Settore Cultura, Sport e Politiche Giovanili Servizio Biblioteche e Archivio Storico

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1 Settore Cultura, Sport e Politiche Giovanili Servizio Biblioteche e Archivio Storico PROCEDURA NEGOZIATA AI SENSI DELL ART. 36, COMMA 2, LETTERA B) DEL D. LGS. N. 50/2016 ss.mm.ii. PER L AFFIDAMENTO MEDIANTE RDO MEPA DELLA FORNITURA A CARATTERE CONTINUATIVO DI NOVITÀ EDITORIALI E PUBBLICAZIONI LIBRARIE IN CONTO VISIONE PER IL SERVIZIO BIBLIOTECHE DEL COMUNE DI MODENA CAPITOLATO SPECIALE DESCRITTIVO E PRESTAZIONALE Art. 1 Oggetto, valore e durata della fornitura La fornitura oggetto della presente procedura concerne pubblicazioni librarie (ed eventuali allegati multimediali), prevalentemente in lingua italiana, poste in vendita sul mercato italiano ed edite in prevalenza da editori nazionali medi e medio-piccoli con interesse per l ampiezza di gamma, in ,00 (euro centosessantottomila/00), IVA inclusa in quanto assolta a monte dall editore, comprese nelle seguenti tipologie: a) narrativa in lingua italiana (inclusi audiolibri) - ca. 57%; b) saggistica (varia) - ca. 24%; c) libri d arte e architettura, cataloghi di mostre in corso - ca. 8%; d) guide turistiche e reportage di viaggio - ca. 5,5%; e) manga, fumetti e graphic novel - ca. 2,5%; f) poesia e teatro - ca. 1,5% g) altro (manualistica concorsi, testi universitari, corsi di lingue, narrativa in lingua straniera, ecc.) - ca. 1,5%. A titolo meramente orientativo, la fornitura è indicativamente ripartita tra le diverse fasce di mercato secondo le percentuali di seguito indicate: fasce di mercato Editori percentuali A B C Gruppi editoriali e controllate Mondadori (BUR, Einaudi, Fabbri, Frassinelli, Electa, Rizzoli, Rizzoli Lizard, Sperling & Kupfer, ecc.), GeMS (Bollati Boringhieri, Chiarelettere, Corbaccio, Garzanti, Guanda, Longanesi, ecc.), Giunti (Bompiani, GAmm, Slow Food, ecc.), Feltrinelli (Apogeo, Donzelli, Gribaudo, Marsilio, ecc.) Piccola e media editoria Ad es.: Adelphi, Angeli, Baldini & Castoldi, Cairo, Carocci, Castelvecchi, E/O, Dedalo, Editrice Bibliografica, Fandango, Fanucci, Fazi, Franco Cosimo Panini, HarperCollins, Hoepli, Il Mulino, Il Saggiatore, Iperborea, La nave di Teseo, Laterza, Lindau, Maggioli, Marcos y Marcos, Minimum Fax, Neri Pozza, Newton Compton, Nottetempo, Odoya, Quodlibet, Sellerio, Silvana, Skira, Voland, ecc. Editoria di settore specializzata Ad es.: Bao Publishing, Becco giallo, Clichy, Coconino press, Oblomov, Panini comics, Tunuè, ecc. (fumetti); Cue Press, Editoria&Spettacolo, Titivillus, ecc. 51% 44% 5% Servizio Biblioteche e Archivio Storico - Corso Canalgrande Modena tel. (+39) / biblioteche@comune.modena.it

2 (teatro); Dumont, Edizioni dei cammini, Edizioni dell Asino, EDT, Exorma, Guido Tommasi, Polaris, Terre di Mezzo, TCI, ecc. (viaggi) L importo a base di gara diverrà il corrispettivo contrattuale: poiché le opere oggetto di acquisto non sono determinabili a priori, il ribasso unico a corpo presentato dall offerta economica diverrà lo sconto unitario generalizzato applicato in sede contrattuale al prezzo di copertina di ogni pubblicazione acquistata; l effetto della gara sarà, quindi, di aumentare il numero di opere che potranno essere acquistate con l importo della fornitura, in modo direttamente proporzionale al ribasso di prezzo globalmente offerto dalla ditta aggiudicataria. La durata della fornitura decorre per 30 (trenta) mesi dalla data di stipula del contratto. Art. 2 Modalità di esecuzione della fornitura La fornitura dovrà essere corredata da un servizio di vendita in conto visione delle novità editoriali, previa selezione del committente e senza impegno d acquisto, presso la sede del Servizio Biblioteche. Il Fornitore dovrà assicurare, per tutta la durata del contratto, le seguenti prestazioni: 1) garantire, tramite sito web: la consultazione del proprio catalogo online con i prodotti disponibili, aggiornato quotidianamente e provvisto di opzioni di ricerca avanzata; la gestione online di richieste in conto visione / ordini, mediante l assegnazione di apposite credenziali (username e password); 2) rendere disponibile un servizio settimanale di prenotazione on line per le novità editoriali da ricevere in conto visione; 3) consentire l acquisto su visione trattenuta a cadenza periodica: la consegna della merce prenotata in visione dovrà avvenire presso la sede del Servizio Biblioteche, come indicate al successivo art. 4, alla prima scadenza settimanale utile dalla prenotazione, ovvero al massimo entro giorni 7 (giorni); il ritiro dei resi, di norma a cadenza quindicinale, avverrà in concomitanza con la consegna settimanale delle novità editoriali, come meglio specificato al successivo art. 7; la consegna e il ritiro della merce in visione sarà a carico e cura dell aggiudicatario; 4) nel caso di opere in continuazione o di collane precedentemente segnalate, comunicare tempestivamente l uscita di volumi successivi a quelli già ordinati per consentire alle Biblioteche comunali di confermarne eventualmente l ordine; 5) in caso di ordini da catalogo, garantire la consegna dei prodotti entro i termini precisati dal fornitore ai punti 2.1 e 2.2. dell Offerta tecnica; 6) garantire il diritto di reso su tutta la merce consegnata (a titolo puramente indicativo si segnala che la percentuale di resi nel biennio è stata pari a circa il 5,6% dei titoli richiesti in visione); 7) segnalare ogni problema che possa ostacolare la completa evasione degli ordini, con le specifiche motivazioni per iscritto (es.: fuori catalogo, in ristampa, esauriti), al fine di consentire al Servizio Biblioteche la possibilità di adottare gli opportuni rimedi; detta comunicazione dovrà pervenire entro e non oltre giorni 3 (tre) dall emissione dell ordine per le richieste urgenti, e giorni 10 (dieci) per le richieste ordinarie; 8) nel caso di opere in più volumi, provvedere alla consegna del titolo nella sua completezza e non dei singoli volumi con successivi invii parziali, fatta eccezione per le novità editoriali in corso di pubblicazione; in caso di frazionamento della fornitura le Biblioteche comunali si riservano il diritto di reso qualora entro 7 (sette) giorni non arrivino anche gli altri volumi ordinati. 9) evitare, per quanto possibile, di aggravare la gestione contabile (ad es. con accrediti o addebiti ex post); Art. 3 Varianti migliorative Nel corso dell esecuzione della fornitura, il Fornitore si impegna a dare piena attuazione e ad applicare tutte le varianti migliorative dichiarate nell offerta tecnica, oggetto di specifica valutazione da parte della Commissione esaminatrice, secondo le modalità e le quantità ivi specificate. La mancata attuazione di una o più azioni descritte nell offerta tecnica è considerata inadempienza contrattuale e perciò motivo di recesso dal contratto.

3 Art. 4 Luogo di consegna delle forniture Le forniture dovranno essere consegnate presso la sede del Servizio Biblioteche Corso Canalgrande Modena (primo piano) nelle seguenti giornate e fasce orarie: dal lunedì al venerdì ore Art. 5 Emissione ordini Documenti di trasporto Fatture La fatturazione dovrà essere effettuata a cadenza mensile, raggruppando più bolle di consegna. In ogni caso non dovranno essere fatturate bolle prima del ritiro degli eventuali resi e dell emissione della relativa conferma d ordine da parte del Servizio Biblioteche. I documenti di trasporto dovranno contenere i seguenti elementi: - dati identificativi della biblioteca destinataria della fornitura e nominativo del titolare dell ordine; - data e numero dell ordine di fornitura emesso, precisando se da catalogo o in conto visione e tenendo distinte le forniture di libri per la sezione: per agevolare il controllo sulle consegne, i libri e le relative bolle di accompagnamento dovranno quindi essere suddivisi per ordine di fornitura; - i quantitativi consegnati con l esatta descrizione dei prodotti (editore, autore, titolo), ordinati per editore; - prezzo di copertina e sconto unitario. Le fatture elettroniche dovranno essere intestate a: Comune di Modena via Scudari Modena C.F./P.I e contenere obbligatoriamente i seguenti elementi: - codice IPA: UFE5A1 - codice ufficio: PAF (corrispondente al Servizio Biblioteche e Archivio Storico, da indicare al punto Riferim. Struttura oppure in un campo descrittivo); - CIG: F7; - estremi dell atto di impegno adottato dal Servizio Biblioteche e Archivio Storico (numero e data della determinazione, numero di impegno), che verranno comunicati all'atto dell'affidamento; - dati identificativi della biblioteca destinataria della fornitura; - data e numero della documentazione di accompagnamento della merce per il trasporto; - i quantitativi consegnati con l esatta descrizione dei prodotti (editore, autore, titolo), ordinati per editore; - prezzo di copertina e sconto unitario; - tutti i dati relativi alle coordinate bancarie per il pagamento. Il Fornitore si impegna a produrre, su richiesta, il rendiconto della fornitura, con elenco e importo delle fatture emesse, pagate o in attesa di pagamento. Art. 6 Corrispettivo contrattuale e modalità di pagamento Il corrispettivo contrattuale è comprensivo di tutti gli oneri direttamente o indirettamente connessi all esecuzione della fornitura. Il pagamento avverrà periodicamente dietro presentazione da parte della Ditta di regolari fatture elettroniche. Si precisa che come da convenzione di tesoreria del Comune di Modena: il Tesoriere non addebita alcuna commissione per bonifici su c/correnti bancari presso le proprie filiali (gruppo UNICREDIT) e applica una valuta corrispondente alla data dell operazione; il Tesoriere addebita una commissione per accrediti su conti correnti bancari presso altri Istituti di credito di euro 4,65 per importi oltre i 1.000,00 euro, applicando una valuta corrispondente alla data dell operazione. Ai sensi del D. Lgs. n. 192/2012 i termini di pagamento delle fatture sono previsti in 30 giorni. La decorrenza dei termini è comunque subordinata agli adempimenti e al superamento positivo delle verifiche tecniche, all ottenimento del DURC, alla sussistenza in genere dei presupposti condizionanti l esigibilità del pagamento. I 30 giorni per il pagamento decorrono da quando il credito può essere considerato esigibile, pertanto il termine decorre dalla data di accettazione della fattura. Eventuali contestazioni interrompono detti termini. Art. 7 Obblighi a carico del Fornitore Il Fornitore si obbliga a:

4 1) garantire la consegna delle novità editoriali prenotate in conto visione presso la sede del Servizio Biblioteche alla prima scadenza settimanale utile dalla prenotazione, ovvero al massimo entro giorni 7 (sette); 2) garantire la consegna degli ordini da catalogo non appena i titoli richiesti sono disponibili e comunque non oltre i tempi indicati ai punti 2.1 e 2.2. dell Offerta tecnica; 3) ritirare i resi, predisposti periodicamente dalle biblioteche, in concomitanza con la prima scadenza prevista per la consegna delle novità editoriali; 4) assumere a proprio carico tutti gli oneri derivanti dalla consegna e dal ritiro della merce in visione; 5) in presenza di promozioni delle case editrici con sconti superiori a quelli offerti, applicare i suddetti maggiori sconti per i materiali ordinati nel periodo di validità della promozione; 6) sostituire tempestivamente con copie integre le pubblicazioni fornite rovinate o fallate, anche se già timbrate e/o etichettate e/o catalogate, con oneri a proprio totale carico; 7) non fatturare le bolle prima del ritiro degli eventuali resi e dell emissione della relativa conferma d ordine da parte delle singole biblioteche; 8) segnalare ogni problema (es.: irreperibilità di titoli, o mancanza a magazzino di tutte le copie richieste, o mancanza a magazzino di volumi facenti parte di opere in più volumi) che possa ostacolare la completa evasione dell ordine nei termini di cui al precedente art. 5), con le specifiche motivazioni (es.: fuori catalogo, in ristampa, esauriti) per iscritto, al fine di consentire alla biblioteca interessata la possibilità di adottare gli opportuni rimedi; detta comunicazione dovrà pervenire entro e non oltre giorni 3 (tre) dall emissione dell ordine per le richieste urgenti, e giorni 10 (dieci) per le richieste ordinarie; 9) nel caso di opere in più volumi, provvedere alla consegna del titolo nella sua completezza, e non dei singoli volumi con successivi invii parziali, fatta eccezione per le novità editoriali in corso di pubblicazione; in caso di frazionamento della fornitura la biblioteca si riserva il diritto di reso qualora entro 7 (sette) giorni non arrivino anche gli altri volumi ordinati; 10) dare piena e completa attuazione a tutte le varianti migliorative proposte in sede di gara nell Offerta tecnica. Art. 8 Obblighi a carico del Servizio Biblioteche Il Servizio Biblioteche si impegna a valutare le pubblicazioni ricevute in conto visione, predisponendo le conferme d ordine e i relativi resi entro un lasso di tempo congruo, di norma a cadenza bisettimanale, e comunque non oltre 30 (trenta) giorni dalla data di ricevimento della merce. Art. 9 Responsabilità del Fornitore Il soggetto contraente è l esclusivo responsabile dell osservanza di tutte le disposizioni relative alla tutela infortunistica e sociale delle maestranze impiegate nella fornitura oggetto del presente capitolato. È fatto carico allo stesso di dare piena attuazione, nei riguardi del personale comunque impiegato, agli obblighi dell assicurazione e a ogni altro patto di lavoro stabilito per il personale stesso. Il Fornitore deve provvedere, a sua totale cura e spese, alle assicurazioni obbligatorie per legge dei suoi dipendenti per le specifiche prestazioni del presente capitolato, nonché all osservanza di tutte le altre norme previdenziali. Il Fornitore deve, altresì, corrispondere al proprio personale le retribuzioni e le indennità previste dai contratti nazionali collettivi di lavoro di categoria ed eventuali integrativi. Il Comune ha la facoltà di effettuare gli opportuni accertamenti in merito e sospendere i pagamenti qualora riscontrasse irregolarità imputabili al Fornitore. Il Fornitore sarà sempre direttamente responsabile per tutti gli eventuali danni che per fatto suo, dei suoi dipendenti, dei suoi mezzi o per mancate previdenze, anche a causa di forza maggiore, venissero arrecati a persone e/o cose, sia dell Ente che di terzi, durante il periodo contrattuale, tenendo al riguardo sollevata l Amministrazione Comunale da ogni responsabilità e onere. Resta a carico del Fornitore il completo risarcimento dei danni arrecati, senza diritto di rivalsa. Art. 10 Inadempienze del Fornitore e penali La mancata consegna delle novità editoriali e/o delle pubblicazioni ordinate entro i termini stabiliti comporta la possibilità da parte del Servizio Biblioteche di applicare le penali previste dalle Condizioni generali di contratto relative al bando MEPA Beni Libri, prodotti editoriali e multimediali e di rivolgersi nel frattempo

5 ad altro fornitore, riservandosi il diritto di restituire eventuali volumi ordinati e pervenuti in ritardo. Qualora durante l esecuzione del contratto siano rilevate inadempienze rispetto a quanto previsto dagli artt. 2 e 6 del presente capitolato nonché rispetto all offerta tecnica presentata, Il Comune, tramite il direttore dell esecuzione del contratto, si riserva di applicare le seguenti penali: a) mancata disponibilità di novità editoriali pubblicate da case editrici afferenti ai principali gruppi editoriali (Mondadori, GeMS, Giunti, Feltrinelli): penale pari a 50,00 per ogni inadempienza; b) malfunzionamento dei servizi web offerti: penale pari all 1 per mille dell importo netto contrattuale per ogni giorno di mancato funzionamento. Le suddette penali saranno applicate previa contestazione degli addebiti e assegnazione di un termine non inferiore a 15 (quindici) giorni per la presentazione delle controdeduzioni. L importo delle penali applicate potrà essere recuperato dall'amministrazione Comunale mediante corrispondente riduzione sulla liquidazione delle fatture emesse dal Fornitore inadempiente oppure mediante ricorso all escussione della cauzione definitiva; in caso di escussione della cauzione definitiva l appaltatore dovrà provvedere ad integrarla entro 15 (quindici) giorni dal ricevimento della comunicazione di avvenuta escussione. Il pagamento della penale non solleva l appaltatore da ogni onere, obbligo e qualsivoglia responsabilità conseguente l inadempienza rilevata. L'importo delle penalità irrogate non può superare il 10% dell'importo netto contrattuale, pena la risoluzione del contratto in danno del Fornitore. Art. 11 Variazioni della ragione sociale Il Fornitore dovrà comunicare all'ente qualsiasi variazione intervenuta nella denominazione o ragione sociale dell impresa indicando il motivo della variazione (cessione dell azienda, trasformazione, fusione, ecc.). L'Ente non si assume alcuna responsabilità per il ritardo nei pagamenti dovuto a ritardo della comunicazione stessa. Art. 12 Casi di forza maggiore In caso di forza maggiore, debitamente documentata, che renda impossibile la regolare attivazione del servizio/fornitura, il Fornitore si impegna a darne immediata comunicazione al dirigente del Servizio e a definire con lo stesso soluzioni tendenti a limitare al minimo il disagio derivante al Comune a seguito di quanto sopra. Art. 13 Spese a carico dell'affidatario Tutte le spese contrattuali, imposte e tasse inerenti al contratto sono a totale carico dell operatore economico. Art. 14 Codice di comportamento dei dipendenti L'aggiudicatario e i soggetti che a qualsiasi titolo svolgono attività previste nell ambito della presente fornitura sono tenuti a rispettare il Codice di comportamento del Comune di Modena, che è pubblicato sul sito del Comune di Modena nella sezione Amministrazione Trasparente - Disposizioni Generali - Atti Generali - Codice disciplinare di dipendenti e dirigenti e che si intende, in questa sede, integralmente richiamato: Il rispetto dei suddetti obblighi riveste carattere essenziale e la loro violazione potrà dare luogo alla risoluzione di diritto del contratto. Art. 15 Domicilio legale e foro competente A tutti gli effetti del contratto, giudiziali ed extragiudiziali, il Fornitore dovrà eleggere domicilio in Modena. Per tutte le controversie che dovessero insorgere in merito all interpretazione, applicazione, esecuzione e risoluzione del contratto, è stabilita la competenza esclusiva del foro di Modena. È esclusa la competenza arbitrale. Art. 16 Trattamento dei dati personali I dati raccolti saranno trattati, ai sensi dell art. 13 del D. Lgs. n. 196/2003 ss.mm.ii., esclusivamente nell ambito della presente procedura di gara.

6 Art. 17 Rinvio Per quanto non espressamente previsto dalle presenti Condizioni particolari di contratto o dalla documentazione per l abilitazione al bando MEPA Beni Libri, prodotti editoriali e multimediali, le parti fanno riferimento alle norme del Codice Civile e alle specifiche disposizioni di legge in materia. NB: il presente documento, che forma parte integrante del contratto, dovrà essere sottoscritto digitalmente, per accettazione, dal legale rappresentante o da altro soggetto dotato di poteri di rappresentanza specifici e allegato all'offerta, tramite la piattaforma MEPA. Il Responsabile Unico del Procedimento Dr.ssa Giulia Severi (sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D. Lgs. n. 82/2005 ss.mm.ii.)