FAQ sulla promozione di progetti

Transcript

1 FAQ sulla promozione di progetti Aspetti generali 1. Come si svolge il processo dalla presentazione della domanda all avvio del progetto? 2. Da quando si applicano le nuove norme di Innosuisse? 3. Come devono procedere i centri di ricerca extrauniversitari a scopo non lucrativo ai sensi dell articolo 5 della legge federale sulla promozione della ricerca e dell innovazione (LPRI) che finora non hanno mai ottenuto un sussidio? La domanda viene elaborata con l ausilio del tool online «Innosuisse Analytics» e trasmessa a Innosuisse, che svolge una verifica formale e materiale. Il Consiglio dell innovazione decide materialmente in merito alla domanda. Se questa viene approvata, i richiedenti ricevono un informativa con indicazioni in merito ai passi successivi. I partner di ricerca, tramite il formulario «Dati contrattuali», comunicano a Innosuisse i metodi di calcolo prescelti nonché i partner contrattuali e la data di inizio del progetto. Il contratto di sovvenzione sottoscritto da tutti i partner deve essere inviato a Innosuisse. Solo una volta perfezionato l accordo Innosuisse è tenuta a fornire le prestazioni di sovvenzione approvate. Se la domanda viene respinta, i richiedenti ricevono una decisione negativa motivata corredata dell indicazione dei rimedi giuridici. Le domande presentate a partire dal 1 gennaio 2018 vengono valutate e gestite in base al nuovo regolamento di Innosuisse. Per quelle presentate fino al 31 dicembre 2017 la valutazione viene effettuata applicando le vecchie disposizioni della CTI. Il diritto di presentare domanda viene verificato sulla base di una domanda di promozione concreta relativa a un progetto d innovazione. Poiché, quando si presenta una domanda per un progetto che coinvolge nuovi partner di ricerca, le tariffe orarie per il personale di questi ultimi non sono ancora memorizzate nel tool online e l istituzione non è ancora selezionabile, il partner di ricerca deve prima scrivere a supervision@innosuisse.ch. In seguito, i dati necessari vengono salvati nel tool online. Per la prima domanda vengono calcolati, provvisoriamente, i costi per il personale con le tariffe orarie massime. Se viene riconosciuto il diritto al sussidio, il centro di ricerca comunica a Innosuisse le proprie tariffe orarie calcolatorie. Idealmente, la nuova istituzione di ricerca presenta già, oltre alla domanda di promozione, i propri statuti, un elenco dei collaboratori impegnati nell attività di ricerca con indicazione delle funzioni svolte e del livello di formazione, un elenco degli eventuali progetti d innovazione già conclusi negli ultimi due anni nonché ulteriori informazioni utili.

2 Presentazione della domanda 4. Come si calcola il budget e quali tariffe si utilizzano, nell ambito dei costi per il personale, nel tool online per le domande? 5. Come si determinano le tariffe orarie calcolatorie per il 2018? 6. Come deve procedere un istituzione di ricerca che non dispone ancora di una tariffa oraria calcolatoria per determinare i costi salariali? 8. Cosa occorre indicare nella domanda o nel contratto se i collaboratori al progetto, al momento della presentazione della domanda, non sono ancora noti? 9. Cosa occorre tenere presente in merito alle funzioni svolte nell ambito del progetto quando si registrano i costi per il personale nel tool di presentazione delle domande? Nel tool di presentazione delle domande, sulla base dei costi standard per il personale memorizzati in relazione alle singole istituzioni di ricerca, dei costi materiali indicati e dei costi indiretti di ricerca (overhead), vengono calcolati il budget del progetto e il tetto massimo di spesa (cfr. punto 23). Quest ultimo si ricava considerando le tariffe massime relative ai costi per il personale. Per il 2018 si utilizzano le tariffe standard calcolate secondo il modello Excel di Innosuisse (cfr. punto 6). Tale calcolo si effettua sostanzialmente come segue: somma totale dei salari annui lordi di tutti i collaboratori dell istituzione di ricerca a seconda della funzione svolta divisa per gli equivalenti a tempo pieno e le ore produttive annue. Inoltre si calcola il contributo del datore di lavoro con un importo forfettario del 20 per cento. Innosuisse ha inviato a tutti i partner di ricerca finora coinvolti in progetti un modello Excel per il calcolo dei valori standard relativi ai costi per il personale. Il documento può essere richiesto a supervision@innosuisse.ch. Quale soluzione transitoria per il 2018, per dimostrare la legittimità delle tariffe orarie utilizzate è sufficiente una conferma da parte del dipartimento Finanze del partner di ricerca. A partire dal 2019 è previsto che la legittimità del calcolo venga attestata da un ufficio di revisione esterno (ad es. esperto contabile), qualora la tariffa oraria debba essere utilizzata non solo per presentare la domanda, ma anche per effettuare i conteggi relativi al progetto. Nella domanda o nel contratto non vanno indicati i nomi dei collaboratori coinvolti nel progetto, ad eccezione delle persone chiave. Vanno tuttavia indicate le ore di lavoro preventivate nelle singole categorie di personale, in modo da poter calcolare un valore approssimativo. Nelle proprie decisioni sulla promozione, Innosuisse verifica in particolar modo che le ore richieste siano state ripartite in modo opportuno ed efficiente tra le varie categorie di personale coinvolte nel progetto. Le ore di lavoro di un collaboratore vanno registrate in base alla sua funzione in seno al personale e ai relativi costi salariali a carico dell istituzione di ricerca, non in base alla funzione svolta nell ambito del progetto. 2/9

3 Sussidi per il progetto 11. Cosa comprendono i costi diretti del progetto computabili? 12. Cosa comprendono i costi per il personale? 13. Quali costi salariali sono computabili e vanno indicati nel resoconto finanziario? Tutti i partner di progetto devono utilizzare lo stesso metodo di calcolo? E il metodo scelto si applicherà anche a tutti i progetti futuri? I costi diretti del progetto computabili comprendono i costi materiali e per il personale. I costi per il personale comprendono i costi salariali effettivi e i contributi del datore di lavoro. Metodo delle tariffe orarie calcolatorie: per il conteggio si utilizzano le tariffe orarie calcolatorie presentate dal partner di ricerca e approvate da Innosuisse. Metodo dei salari annui lordi: per il conteggio si utilizzano i certificati di salario presentati dal partner di ricerca. Inoltre sono oggetto di indennizzo i contributi del datore di lavoro realmente versati alle assicurazioni sociali (cfr. anche punto 16). No, ciascun partner può scegliere autonomamente il metodo che ritiene più idoneo per documentare i costi per il personale. Il metodo di calcolo scelto vale esclusivamente per il singolo progetto approvato a cui si riferisce. 14. Le spese per il personale computabili sono limitate? Sono computabili esclusivamente le spese riferite alla funzione svolta nell ambito del progetto. La spesa annua non deve superare i salari annui lordi massimi ai sensi dell articolo 5 delle disposizioni d esecuzione concernenti i progetti d innovazione. 15. Le spese relative ai professori sono computabili? 16. Come si calcolano i contributi del datore di lavoro? 17. Quali altri costi del progetto sono computabili, oltre a quelli per il personale? Per tutti i collaboratori coinvolti nel progetto vale il principio secondo cui i salari dichiarati non possono essere finanziati con altri mezzi. La funzione svolta o un rapporto di lavoro a tempo determinato o indeterminato non sono criteri determinanti. Per i collaboratori al progetto la cui assunzione è già finanziata interamente dall ente pubblico o da terzi non possono essere fatti valere costi per il personale. Spetta al singolo partner di ricerca dimostrare, nell ambito di una domanda di promozione concreta, che l assunzione degli eventuali professori coinvolti nel progetto non è finanziata da terzi. Nella domanda, a titolo d indennizzo per i contributi del datore di lavoro secondo LAVS/LAI/LIPG/LPP e LADI, si calcola in primo luogo un importo forfettario corrispondente al 20 per cento dei costi salariali. Per il conteggio nell ambito del progetto si considerano le aliquote presentate e approvate con le tariffe orarie calcolatorie o la percentuale sul salario lordo effettivamente versata secondo quanto risulta dal certificato di salario. I costi materiali sono computabili purché siano necessari alla realizzazione del progetto, non riguardino la dotazione di base di un centro di ricerca e non siano 3/9

4 18. Quali costi per l impiego delle infrastrutture di ricerca sono computabili? coperti dalla prestazione finanziaria del partner attuatore. Tra essi rientrano i costi relativi ad apparecchiature, materiale di consumo, prestazioni di terzi e viaggi internazionali. Non sono computabili ad esempio i costi per: - pubblicazioni riguardanti i risultati della ricerca, - viaggi sul territorio svizzero (compresi nei costi di ricerca indiretti). Anche se gli strumenti (eventualmente già disponibili) non sono utilizzati esclusivamente per un progetto Innosuisse, la loro quota di utilizzo effettiva nell ambito del progetto può essere conteggiata, a condizione che sia comprovabile (ad es. mediante registri di laboratorio) e verificabile. 19. Quali costi per il materiale di consumo sono computabili? 20. Quali costi per prestazioni di terzi sono computabili? Sono computabili i costi per i materiali di consumo necessari per la realizzazione del progetto, acquistati nel corso della durata dello stesso e non appartenenti alle dotazioni standard dell istituzione di ricerca. L acquisto deve essere documentato in modo chiaro e comprensibile (ad es. con un giustificativo). Di regola i lavori inerenti al progetto sono svolti dai partner coinvolti. Il ricorso a prestazioni di terzi deve essere motivato e necessario: può trattarsi, ad esempio, di tempo di calcolo o di cloud computing. Se è necessario incaricare un istituzione di ricerca estera di svolgere singoli compiti, tali costi possono essere dichiarati come prestazioni di terzi. 21. Quali costi per i viaggi sono computabili? Sono computabili i costi per viaggi oltre confine tassativamente necessari per la realizzazione del progetto, specie nel caso di progetti transfrontalieri. Le spese per i viaggi sul territorio svizzero devono essere eventualmente coperte dalla quota overhead e non vengono indennizzate a parte. Il rimborso delle spese di viaggio avviene secondo le disposizioni dell ordinanza del DFF concernente l ordinanza sul personale federale del 6 dicembre /9

5 22. Come si distinguono i costi materiali computabili da quelli non computabili che riguardano la dotazione di base di un centro di ricerca? 23. Quale rilevanza hanno il budget (teorico), il tetto massimo di spesa e i costi effettivi? Non si possono acquistare a spese di Innosuisse gli strumenti e le attrezzature che costituiscono la dotazione di base di un centro di ricerca e sono necessari per le sue normali attività, e non si possono far valere i costi relativi al loro utilizzo. Rientrano nella dotazione di base apparecchiature, materiali e altri elementi che compongono l equipaggiamento standard di un centro di ricerca con finalità equiparabili. Ne sono esempio la dotazione IT standard, come hardware e software, o i guanti monouso e le siringhe da utilizzare in ambito clinico. Se però un software è direttamente correlato al progetto ed è indispensabile per la sua realizzazione, è possibile far valere i costi sostenuti. Budget di promozione: viene calcolato all interno della domanda, tra le altre cose insieme ai costi standard conteggiati per il personale, e vale come budget pianificato per il progetto. Tetto massimo di spesa: viene calcolato all interno della domanda, tra le altre cose sulla base delle tariffe orarie massime per il personale del progetto e definito anch esso nel contratto di sovvenzione insieme al budget di promozione. Il tetto massimo di spesa può essere raggiunto senza per questo dover modificare il contratto di sovvenzione, purché l aumento dei costi per il personale sia riconducibile ad aumenti salariali opportuni, a un aumento necessario dei contributi versati dal datore di lavoro alle assicurazioni sociali, a misure per compensare il rincaro, ad aumenti dovuti a sostituzioni di personale del progetto all interno della medesima categoria di funzione, a modifiche minime della ripartizione delle ore di lavoro preventivate tra le diverse funzioni del personale o a variazioni approvate di persone chiave. Sia il contributo in contanti che la partecipazione propria del partner attuatore, invece, sono fissati nel contratto di sovvenzione secondo il budget di promozione e non si possono modificare. Costi effettivi: si tratta dei costi documentabili sostenuti per realizzare il progetto e devono essere indicati nel conteggio finale fornendo appositi giustificativi. Sulla base del conteggio finale si stabilisce sia l ammontare della rata finale che il sussidio totale effettivamente corrisposto. Partecipazione dei partner attuatori 24. In quale misura i partner attuatori partecipano ai costi del progetto? I partner attuatori partecipano ai costi del progetto in misura almeno equivalente all ammontare dei sussidi di Innosuisse calcolati risultanti dal budget di promozione del contratto di sovvenzione. È determinante il sussidio per il progetto senza quota overhead (escluso quindi il sussidio overhead). 5/9

6 25. In cosa consiste la partecipazione dei partner attuatori? 26. Quali costi sono computati nella partecipazione propria? La partecipazione dei partner attuatori si compone di prestazioni proprie e prestazioni finanziarie (contributo in contanti) erogate ai partner di ricerca. Il contributo in contanti ammonta almeno al 10 per cento del sussidio di Innosuisse. Nel contributo in contanti confluiscono le prestazioni finanziarie versate dai partner attuatori ai partner di ricerca, finalizzate a coprire i costi che questi ultimi devono inevitabilmente sostenere nell ambito della realizzazione del progetto (in particolare costi salariali e dei materiali). Nella partecipazione propria sono computati i costi materiali e per il personale che i partner attuatori devono inevitabilmente sostenere in virtù della loro partecipazione al progetto. I costi per il personale sostenuti dai partner attuatori si compongono dei costi salariali e dei contributi del datore di lavoro. Per calcolare i costi salariali nella domanda, i partner attuatori utilizzano le tariffe orarie (costi standard) approvate da Innosuisse e utilizzate dal partner di ricerca che gestisce i sussidi. Per calcolare i contributi del datore di lavoro nella domanda, i partner attuatori utilizzano l importo forfettario del 20 per cento sulla base dei costi salariali della prestazione propria. I costi materiali vengono computati nella prestazione propria purché siano necessari per lo svolgimento appropriato del progetto e corrispondano ai costi effettivi, ovvero possano essere dichiarati nel conto d esercizio del partner attuatore. Sussidi overhead 27. Quali sono le basi legali per la corresponsione dei sussidi overhead? Articolo 23 LPRI (RS 420.1); articoli 33, 34, 37 e 38 O- LPRI (RS ), articolo 8 dell ordinanza sui sussidi di Innosuisse (RS ). 28. Qual è l obiettivo dei sussidi overhead? 29. Quali partner di ricerca beneficiano di sussidi overhead? I sussidi overhead sono destinati a compensare in parte i costi indiretti sostenuti dalle istituzioni di ricerca in relazione a progetti che ricevono il supporto di Innosuisse nell ambito della propria attività di promozione (art. 33 O-LPRI). Innosuisse concede sussidi overhead a tutti i partner di ricerca che hanno diritto a un sussidio. 30. Come viene calcolato il sussidio overhead? 31. A quanto ammonta questa percentuale forfettaria? Viene calcolato come percentuale forfettaria sulla base dei costi per il personale. Per la compensazione dei costi indiretti di ricerca, il Parlamento ha stabilito un contributo forfettario massimo che per il periodo ammonta al 15 per cento. 6/9

7 33. Qual è il momento determinante per stabilire l aliquota applicabile? 34. L aliquota è vincolante per l intera durata del progetto? 35. Il sussidio overhead viene dichiarato a parte? 36. Come viene versato il sussidio overhead? Innosuisse stabilisce l aliquota applicabile in base ai mezzi finanziari disponibili annualmente. Nel 2018, il contributo massimo erogato da Innosuisse è pari al 15 per cento. I sussidi overhead sono calcolati in base all aliquota in vigore al momento della presentazione della domanda. Sì, l aliquota in vigore al momento della presentazione della domanda vale per l intera durata del progetto. Sì, nella decisione in merito alla promozione tale sussidio viene dichiarato separatamente rispetto ai costi diretti del progetto. Viene versato unitamente alle rate del sussidio per i costi diretti di ricerca e secondo la medesima percentuale di ripartizione di queste ultime. Durante il progetto 37. È possibile effettuare una ridistribuzione del budget tra costi per il personale e costi materiali? 38. È possibile richiedere un aumento del budget? 39. È necessario segnalare modifiche nell organico? 41. Entro quale data deve essere versata la prestazione finanziaria (contributo in contanti) al/ai partner di ricerca? No, non è possibile effettuare una simile ridistribuzione del budget. In casi eccezionali, dietro presentazione di un apposita domanda, Innosuisse può autorizzare costi supplementari rispetto all importo presumibile del sussidio definito nel contratto di sovvenzione, se si tratta di costi aggiuntivi sulla base di variazioni al progetto approvate o di costi imprevisti non imputabili ai partner di progetto. Il contratto di sovvenzione sarà adeguato in maniera corrispondente (art. 11 delle disposizioni d esecuzione concernenti i progetti d innovazione). Gli aumenti dei costi per il personale fino al tetto massimo di spesa sono ammessi per i motivi citati nella domanda 23 senza alcuna necessità di modificare il contratto di sovvenzione. No, ad eccezione delle modifiche inerenti alle persone chiave notificate a Innosuisse. Nel caso delle persone chiave citate nel contratto, si tratta di collaboratori al progetto che a causa del knowhow di cui dispongono non possono essere sostituiti in breve tempo (meno di 6 mesi). La prestazione finanziaria (contributo in contanti) deve essere versata entro il momento del pagamento della seconda rata da parte di Innosuisse al partner di ricerca. Rapporto finanziario intermedio/previsione e rapporto finale del progetto 7/9

8 42. Il metodo di calcolo prescelto può essere modificato nel corso del progetto? 43. Quando occorre presentare un rapporto finanziario intermedio? 44. Quali documenti occorre presentare unitamente al rapporto finanziario intermedio? 45. Cosa occorre indicare nel rapporto finanziario intermedio nell ambito della previsione e cosa viene verificato? 46. Quante ore annuali si possono conteggiare nell ambito del progetto? 47. Cosa accade se i costi effettivi legati al progetto sono superiori al budget previsto dal contratto di sovvenzione? Il metodo di calcolo (salari lordi o tariffe orarie calcolatorie) stabilito alla firma del contratto è valido per l intera durata del progetto e non può più essere modificato in corso d opera. Nel caso dei progetti di durata inferiore a 18 mesi non occorre presentare un rapporto finanziario intermedio, a meno che Innosuisse non lo richieda espressamente. Per tutti gli altri progetti, di norma, si richiede di presentare un rapporto finanziario intermedio ogni 12 mesi. A seconda della durata del progetto e delle rate di erogazione dei sussidi stabilite, può essere consentito applicare questa regola in modo un po più flessibile. Per il rapporto finanziario intermedio non occorre fornire prove o giustificativi. Nella previsione occorre indicare i costi previsti per la conclusione del progetto. Tali indicazioni aiutano Innosuisse a svolgere una valutazione globale degli obiettivi intermedi del progetto. Lo scopo del rapporto intermedio è dare a Innosuisse una visione di massima della situazione del progetto, ad esempio circa lo stato di avanzamento, la ripartizione dei costi attuali e i costi finali. Ciò dovrà consentire di rilevare precocemente e, se necessario, correggere eventuali divergenze presenti nel piano del progetto. Le ore annuali che è consentito preventivare per il progetto si basano sulle direttive interne dell istituzione di ricerca o del partner attuatore in questione. Il salario lordo massimo computabile è disciplinato nell articolo 5 capoverso 1 delle disposizioni d esecuzione concernenti i progetti d innovazione. Modifiche dei costi per il personale: gli aumenti dei costi per il personale per i motivi indicati nella domanda 23 non richiedono alcuna modifica del contratto di sovvenzione, purché non venga superato il tetto massimo di spesa. I costi più ingenti che ne derivano, tuttavia, sono ammessi solo nell ambito dei costi per il personale. Ulteriori modifiche: le variazioni necessarie al piano del progetto e ai pacchetti di lavoro o altre modifiche non previste al progetto che comportano un aumento dei costi richiedono la presentazione di una domanda separata da presentare a Innosuisse con anticipo, mediante l apposito formulario, senza aspettare la conclusione del progetto. In tal caso è necessario modificare il contratto di sovvenzione. 8/9

9 48. In che modo l ammontare del sussidio di Innosuisse calcolato con il conteggio finale può influire sulla partecipazione dei partner attuatori? La partecipazione dei partner attuatori si basa sul budget di promozione stabilito nel contratto di sovvenzione, pertanto il suo importo rimane invariato. 49. In che modo una partecipazione propria ridotta (< 50 %) dei partner attuatori influisce sull importo versato? Se i partner attuatori non partecipano nella misura stabilita nel contratto di sovvenzione, anche il contributo di promozione di Innosuisse viene proporzionalmente ridotto. 50. A quanto ammonta il contributo del datore di lavoro? 51. I pagamenti di bonus e altri contributi straordinari fanno anch essi parte del salario? Metodo delle tariffe orarie calcolatorie: il contributo del datore di lavoro viene conteggiato per l importo approvato da Innosuisse sulla base del calcolo determinante delle tariffe orarie calcolatorie. Metodo dei salari annui lordi: il contributo del datore di lavoro viene conteggiato in modo effettivo sulla base del certificato di salario presentato. No, Innosuisse non riconosce tali prestazioni erogate ai partner di progetto come componenti salariali rilevanti ai fini della promozione. Innosuisse, giugno /9