REGOLAMENTO Diritto di accesso alla visione/rilascio di copie delle cartelle cliniche e di documentazione sanitaria

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1 REGOLAMENTO Diritto di accesso alla visione/rilascio di copie delle cartelle cliniche e di documentazione sanitaria Il codice di deontologia medica prevede all art. 25, relativamente all accesso alla documentazione sanitaria, che il medico abbia l obbligo, nell interesse esclusivo della persona assistita, di mettere la documentazione clinica in suo possesso a disposizione della stessa o dei suoi legali rappresentanti o di medici e istituzioni da essa indicati per iscritto. Inoltre, per ogni ricovero del paziente, può rendersi necessario conoscere la storia clinica del paziente da parte dei professionisti dell Unità Operativa. A quest ultimo fine, quindi, è previsto che le Unità Operative dei ricoveri in azienda successivi al primo, possono visionare, nel rispetto delle vigenti disposizioni normative in materia di tutela dei dati personali, le cartelle cliniche avvalendosi del servizio informatico offerto dall archivio gestito attualmente da CUP 2000 o, qualora necessario, richiedendone copia alla Direzione Medica di Presidio. Per la visione o il rilascio di copie delle cartelle cliniche (integrale o parziale) o di altri documenti sanitari, da parte della persona assistita o di terzi, è stabilito quanto segue: - A) I soggetti che hanno diritto all accesso ed al rilascio di copia della suddetta documentazione sanitaria, previa richiesta scritta e firmata, sono: - Il titolare della cartella clinica o di altro documento sanitario se maggiorenne o un suo delegato previa esibizione/invio di documenti di riconoscimento validi e di delega scritta in caso di delegato; - il genitore, il curatore, l amministratore di sostegno, il tutore dei soggetti in minore età od inabilitati od interdetti previa produzione/invio di apposita dichiarazione 1

2 sostitutiva ex art. 47, D.P.R. 445/2000 sul loro stato e dei documenti di riconoscimento; - una persona terza in possesso di istanza redatta nel rispetto dell articoli 38, D.Lgs. 445/2000 e dell art. 22, L. 241/90 nonché di documento di riconoscimento; - in caso di pazienti deceduti, gli eredi legittimi ed in genere i congiunti del de cuius (art. 9, comma 3, D.Lgs. 196/2003) risultanti da dichiarazione sostitutiva di atto notorio ex artt. 38 e 47 D.P.R. 445/2000 e da documento di riconoscimento; - L Autorità Giudiziaria e le Amministrazioni Pubbliche in genere in base al disposto degli artt. 22 L.241/90 e s.m.i e 43 D.P.R. 445/2000; - il medico curante ( per impossibilità del paziente per motivi sanitari) e le strutture sanitarie accreditate (ove sia in corso un successivo ricovero); - difensori di parte che avanzino la richiesta ai sensi dell art.391quater del c.p.p.; - ai sensi dell art. 22 L. 241/90 e s.m.i., del relativo regolamento di attuazione e del regolamento aziendale vigente ex lege 241/90 e s.m.i., possono esercitare il diritto di accesso e di richiesta di copie tutti i soggetti terzi privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, qualora intendano tutelare con la richiesta una loro situazione giuridicamente rilevante ed almeno pari ai diritti del paziente alla riservatezza sui dati sensibili, contenuti nella cartella clinica, ed inerenti lo stato di salute o la vita sessuale di quest ultimo. Situazione, la suddetta, consistente in un diritto alla personalità od in un altro diritto o libertà fondamentale ed inviolabile ( al proposito si richiamano a titolo esemplificativo ma non esaustivo gli articoli da 1 a 34 della Costituzione). La procedura da seguire nei citati casi è prevista negli articoli da 13 a 18 del regolamento aziendale adottato ex lege 241/90 e s.m.i. (delibera n. 204 del ). 2

3 Fatte salve le ipotesi testé previste, il diritto di accesso e di copia delle cartelle cliniche è escluso ex art. 24 L. 241/90 e s.m.i. - B) Le richieste di accesso per presa visione o per copia informatica o per riproduzione in copia semplice oppure autenticata vanno presentate al Centro Servizi in Cona di Ferrara che ne curerà la registrazione nell apposito applicativo gestionale e l assegnazione alla Direzione Medica di Presidio. Ciò sia per le richieste di cartelle cliniche ancora in custodia delle Unità Operative che per quelle archiviate nell apposito archivio centralizzato e sia per altra e separata documentazione sanitaria. La presentazione può essere effettuata dall interessato a mani proprie, via posta ed anche tramite fax, o PEC. Qualora, poi, l interessato richiedesse l invio del provvedimento e della documentazione in ordine all istanza, tramite fax, o PEC, il medesimo dovrà indicare il proprio numero di fax, l indirizzo di posta elettronica e la PEC. La Direzione Medica di Presidio, in base agli articoli 13, 15 e 16 del Regolamento aziendale di attuazione della L. 241/90 e s.m.i., decide e comunica agli interessati le decisioni adottate in merito disponendo, in caso di accoglimento della richiesta, il pagamento contestuale, qualora dovuto, degli importi previsti al successivo punto D). - C) Effettuato il pagamento, quando dovuto, le richieste ed i relativi atti di accoglimento devono essere evasi dalla Direzione Medica di Presidio che provvede entro sette giorni dalla presentazione della richiesta. Qualora fossero necessarie integrazioni documentali il termine massimo di integrazione è di trenta giorni sempre dalla richiesta (a norma dell art. 4 Trasparenza dati, comma 2, L. n. 24 dell 8/3/2017). 3

4 Se vi fosse urgenza di consegna il suddetto termine di sette giorni è ridotto a cinque giorni. I casi di riconosciuta urgenza sono i seguenti: - ricovero presso altre strutture sanitarie; - effettuazione in altre strutture di terapie connesse alle patologie trattate presso questo presidio ospedaliero. Nelle ipotesi in cui venisse richiesta copia in forma autentica delle cartelle cliniche o di singoli altri documenti, la Direzione Medica di Presidio o altro responsabile del provvedimento e/o procedimento, eventualmente individuato dalla Direzione citata, provvede all autenticazione ex art. 18, D.P.R. 445/2000. Entro i termini suindicati, la documentazione sarà trasmessa al richiedente via fax o in formato elettronico oppure depositata presso il Centro Servizi aziendale per la consultazione e/o per il ritiro a mano oppure per l invio tramite il Servizio Protocollo. Nel caso in cui il richiedente abbia optato per la spedizione, l apposito servizio ne disporrà l invio a mezzo posta previa riscossione delle spese di spedizione. Qualora, poi, gli interessati non dovessero ritirare le copie richieste, le medesime verranno conservate per non più di sei mesi e poi smaltite. E di ciò gli interessati dovranno essere previamente avvertiti. - D) L accesso per presa visione delle cartelle cliniche e di altra documentazione sanitaria è gratuito così come la trasmissione via fax o in formato elettronico. Sono comunque esenti dal pagamento gli accessi e le copie per l Autorità Giudiziaria, per le Amministrazioni pubbliche in genere e per le Strutture Sanitarie convenzionate. Nelle altre ipotesi, per ottenere copie, anche autentiche, delle cartelle cliniche devono essere preventivamente versati i seguenti importi: Diritti di ricerca: euro 3 se gli atti sono conservati negli archivi interni dell Azienda; 4

5 euro 6 se gli atti sono conservati presso archivi esterni. Spese di fotoriproduzione: - rilascio di copia di cartelle cliniche in forma semplice o in forma autenticata 20,00. Tale importo può essere soggetto ad aggiornamento in conseguenza delle verifiche della effettiva copertura dei costi sostenuti dall Azienda e/o nell ambito del monitoraggio con le Aziende Sanitarie della Regione. - E) La disciplina testé dettata in materia di accesso si applica anche alle seguenti fattispecie: 1) rilascio di copia dei referti relativi alle prestazioni rese dal Pronto Soccorso; 2) rilascio di copia CD o DVD relativo all indagine eseguita; 3) rilascio di copia delle immagini radiografiche su pellicola formato 20X25; 4) rilascio di copia delle immagini radiografiche su pellicola formato 35X43. I costi inerenti le specificate fattispecie sono: 1) euro 0,20 per ogni foglio, comprensivo di due facciate, formato A 4 ed euro 0,40 per ogni foglio, comprensivo di due facciate, formato A 3. 2) euro 5,00 oltre ai diritti di ricerca previsti al punto D); 3) euro 2,50 oltre ai diritti di ricerca previsti al punto D); 4) euro 5,00 oltre ai diritti di ricerca previsti al punto D). 5