UOC Sicurezza Prevenzione e Risk Management 05. CUSTODIA E DIRITTO DI ACCESSO

Transcript

1 05. CUSTODIA E DIRITTO DI ACCESSO

2 Conservazione e Consultazione Una corretta gestione della cartella clinica prevede la custodia in luoghi accessibili ai soli addetti autorizzati per evitarne la modifica e/o la compromissione. Il Direttore di ogni Struttura Sanitaria è il diretto responsabile della tutela dei dati personali dei pazienti, della custodia e della conservazione della documentazione sanitaria.

3 Conservazione e Consultazione Qualora fosse necessario smaltire la documentazione relativa alle cartelle cliniche, i dati sensibili dei pazienti in esse contenuti devono essere resi non fruibili a soggetti terzi. Mentre per quanto concerne la consultazione, essa avrà modalità differenti a seconda della fase in cui si trova la suddetta modulistica (cartella ancora aperta; in chiusura; in archivio; etc.)

4 La consultazione L assistito ha il pieno diritto di consultare durante il periodo di ricovero la propria cartella clinica e i dati sensibili rilasciati in qualsiasi momento lo ritenga necessario. Quando la documentazione viene consegnata all archivio, vi sono solo pochi soggetti autorizzati alla fruizione e/o al rilascio di una copia (ad es. l ex paziente e le persone da esso delegate).

5 La consultazione In caso di decesso dell assistito la consultazione della documentazione sanitaria è permessa unicamente a: Gli eredi designati L Autorità Giudiziaria L INAIL I pubblici ufficiali per ragioni specifiche L INPS (solo in determinati casi)

6 Rilascio della copia della cartella clinica (1) Possono richiedere un duplicato della documentazione sanitaria: Il paziente maggiorenne e nel pieno delle sue facoltà legali I minorenni emancipati I genitori o i tutori di minori interdetti o inabili Medico di Medicina Generale dell assistito Il Direttore Sanitario e/o i legali delle Strutture Sanitarie in cui l utente è stato ricoverato l INAIL e/o l INPS L Autorità Giudiziaria

7 Rilascio della copia della cartella clinica (2) Possono richiedere un duplicato della documentazione sanitaria: Il personale sanitario dell Azienda e/o della Regione I delegati dall assistito I parenti prossimi (in caso di gravi condizioni del paziente) Gli eredi sia diretti sia testamentari Altri parenti del defunto per motivi specifici In caso di genitori separati può accedere il genitore non affidatario (dimostrando il consenso dell ex coniuge) e il genitore che detiene l affidamento esclusivo

8 Tempi di custodia della cartella clinica REGIME CONSERVAZIONE REFERTI/CONSENSO INFORMATO ESAMI DIAGNOSTICI E PREPARATI ISTOLOGICI PREPARATI CITOLOGICI Ambulatorio 1 anno risultati diagnostici e di laboratorio Illimitata per tutti gli altri referti Almeno 10 anni Almeno 5 anni Pre-ricovero e/o Ricovero Illimitata (inserimento in cartella clinica) Almeno 10 anni Almeno 5 anni

9 Archiviazione Quando il paziente viene dimesso o nel caso in cui deceda la cartella clinica viene chiusa, inviata all archivio centrale dove verrà custodita. Il Direttore Sanitario diventa responsabile della corretta custodia illimitata nel tempo. La documentazione sanitaria ha inoltre un importante valenza per gli studi sanitari o a carattere storico.

10 Furto o smarrimento (1) In caso di smarrimento o mancato reperimento della cartella clinica il Direttore Sanitario deve denunciare il fatto all Autorità Giudiziaria di competenza. In attesa dell intervento deve cercare di ricostruire il contenuto della documentazione sanitaria mediante il materiale presente in archivio (ad esempio referti di laboratorio, immagini diagnostiche, etc.).

11 Furto o smarrimento (2) Gli Ufficiali di Polizia Giudiziaria (UPG) durante lo svolgimento delle proprie funzioni possono visionare, richiedere copia ma anche sequestrare le cartelle cliniche e altra documentazione conservata all interno delle Aziende Sanitarie.

12 Tenuta non conforme della cartella clinica In caso di trasferimento dell assistito la documentazione sanitaria deve rimanere all interno della Struttura di primo ricovero, quest ultima però deve produrre di una relazione clinica del paziente che andrà consegnata alla Struttura accogliente. L Azienda che riceve l utente trasferito provvederà alla compilazione di una nuova documentazione sanitaria.

13 Reati connessi alla difettosa archiviazione La corretta gestione della documentazione sanitaria è indice di una buona pratica assistenziale; solo in questo modo il personale sanitario sarà tutelato contro possibili responsabilità ritenute penalmente rilevanti e contro l accusa di negligenza.

14 Reati connessi alla difettosa archiviazione Nel corso degli anni la Magistratura è stata costretta a contestare alcuni aspetti pratici contenuti nelle cartelle cliniche, come ad esempio: La grafia incomprensibile Correzioni o compilazioni inappropriate Asportazione o sostituzione di documenti Falsificazioni di esami clinici Mancata trascrizione di episodi importanti (febbre, etc.)