ISTRUZIONE N. 005 SERIE: SOGGETTI FINANZIARI. Organizzazione aziendale, politiche, procedure, controlli e formazione

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1 ISTRUZIONE SERIE: SOGGETTI FINANZIARI Organizzazione aziendale, politiche, procedure, controlli e formazione N. 005 dell'11 febbraio 2019

2 IL DIRETTORE DELL VISTA la Legge 17 giugno 2008, n. 92 e successive modifiche ed integrazioni, Disposizioni in materia di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, e in particolare l articolo 4, comma 1, lettera d), in base al quale l Agenzia emana Istruzioni, Circolari e Linee guida relative alla prevenzione e al contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, EMANA la seguente Istruzione Serie: Soggetti Finanziari n. 005 dell 11/02/2019 in materia di contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo. San Marino, 11 febbraio 2019 FIRMATO: Il Direttore Nicola Veronesi 1

3 SOMMARIO PREMESSA, AMBITO DI APPLICAZIONE E DISPOSIZIONI GENERALI...4 PARTE I... AMBITO DI APPLICAZIONE ARTICOLO 1 SOGGETTI DESTINATARI...10 ARTICOLO 2 DEFINIZIONI...10 PARTE II... ORGANI AZIENDALI CHE ASSICURANO UN EFFICACE PREVENZIONE DEL RISCHIO ARTICOLO 3 ORGANO AMMINISTRATIVO...10 ARTICOLO 4 CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA...11 ARTICOLO 5 COLLEGIO SINDACALE...12 PARTE III... L ASSETTO DEI PRESIDI ANTIRICICLAGGIO ARTICOLO 6 ISTITUZIONE E ORGANIZZAZIONE DEL COMITATO ANTIRICICLAGGIO...13 ARTICOLO 7 FINALITÀ E COMPITI DEL COMITATO ANTIRICICLAGGIO...13 ARTICOLO 8 ESTERNALIZZAZIONE DEI COMPITI DEL COMITATO ANTIRICICLAGGIO...14 ARTICOLO 9 RAPPORTI CON LE FUNZIONI AZIENDALI...15 ARTICOLO 10 LA FUNZIONE DI GESTIONE DEI RISCHI...15 ARTICOLO 11 LA FUNZIONE DI CONFORMITÀ ALLE NORME...15 ARTICOLO 12 LA FUNZIONE DI REVISIONE INTERNA...16 ARTICOLO 13 PRESIDI IN CASO DI AGENTI E MEDIATORI...16 ARTICOLO 14 OBBLIGHI ANTIRICICLAGGIO NEI GRUPPI...17 PARTE IV... REQUISITI, NOMINA E SOSTITUZIONE... DEL RESPONSABILE INCARICATO ANTIRICICLAGGIO TITOLO I... REQUISITI CAPO I... REQUISITI DI ONORABILITÀ ARTICOLO 15 REQUISITI...18 ARTICOLO 16 - MODALITÀ DI CERTIFICAZIONE...18 CAPO II... REQUISITI DI PROFESSIONALITÀ ARTICOLO 17 REQUISITI DEL RESPONSABILE INCARICATO ANTIRICICLAGGIO...18 ARTICOLO 18 - MODALITÀ DI CERTIFICAZIONE...19 CAPO III... REQUISITI DI AUTONOMIA ED INDIPENDENZA ARTICOLO 19 REQUISITI DEL RESPONSABILE INCARICATO ANTIRICICLAGGIO...19 ARTICOLO 20 - MODALITÀ DI CERTIFICAZIONE...20 TITOLO II... NOMINA CAPO I... SCELTA DEL RESPONSABILE INCARICATO ANTIRICICLAGGIO E SUA VACATIO ARTICOLO 21 INDIVIDUAZIONE DEL SOGGETTO IDONEO A SVOLGERE LA FUNZIONE DI RIA...20 ARTICOLO 22 ESTERNALIZZAZIONE DEL RIA...20 ARTICOLO 23 VACATIO DEL RIA...21 CAPO II... DELIBERA DI NOMINA ARTICOLO 24 REQUISITI DI VALIDITÀ DEI CERTIFICATI...21 ARTICOLO 25 PARERE DEL COLLEGIO SINDACALE DI SOGGETTI FINANZIARI...22 SOMMARIO 2

4 ARTICOLO 26 NOMINA DEL RIA...22 ARTICOLO 27 COMUNICAZIONE ALL...22 ARTICOLO 28 DURATA DELL INCARICO E VERIFICA PERIODICA DEI REQUISITI DEL RESPONSABILE INCARICATO...22 CAPO III... SOSTITUZIONE DEL RESPONSABILE INCARICATO ARTICOLO 29 SOSTITUZIONE DEL RIA SU INIZIATIVA DEL SOGGETTO DESIGNATO...23 ARTICOLO 30 SOSTITUZIONE DEL RIA SU ORDINE DELL AIF...23 TITOLO III... FUNZIONI, PROCEDURE E CONTROLLI SVOLTI DAL RIA ARTICOLO 31 POTERI E FUNZIONI...24 ARTICOLO 32 ALTRI COMPITI...24 ARTICOLO 33 RICEZIONE DELLE SEGNALAZIONI PROVENIENTI DALLA RETE...24 ARTICOLO 34 OBBLIGO DI SEGNALAZIONE INTERNA AL RIA...25 ARTICOLO 35 ESONERO DI RESPONSABILITÀ DEL SOGGETTO DESIGNATO, DELLA RETE E DEGLI AMMINISTRATORI...25 ARTICOLO 36 APPROFONDIMENTO DELLE SEGNALAZIONI INTERNE PROVENIENTI DALLA RETE AZIENDALE...26 ARTICOLO 37 FEEDBACK INTERNO AI SEGNALANTI, E CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI INTERNE E CONOSCIBILITÀ DEI NOMINATIVI DEI SOGGETTI SEGNALATI...26 ARTICOLO 38 CONTROLLI E APPROFONDIMENTI D INIZIATIVA DEL RIA...27 ARTICOLO 39 COMPORTAMENTI CONSEGUENTI ALLA SEGNALAZIONE...27 ARTICOLO 40 RELAZIONE ANNUALE DEL RIA...28 TITOLO IV... CONTROLLI SULL ATTIVITÀ DEL RIA ARTICOLO 41 FUNZIONE DI REVISIONE INTERNA...28 ARTICOLO 42 COLLEGIO SINDACALE...29 TITOLO V... IL SOSTITUTO DEL RIA ARTICOLO 43 REQUISITI DEL SRIA...29 ARTICOLO 44 NOMINA DEL SRIA...29 ARTICOLO 45 FUNZIONI DEL SRIA...30 TITOLO VI... IL LEGALE RAPPRESENTANTE ARTICOLO 46 PRESIDIO DELLA FUNZIONE DI RIA DA PARTE DEL LEGALE RAPPRESENTANTE...30 ARTICOLO 47 PLURALITÀ DI LEGALI RAPPRESENTANTI...30 ARTICOLO 48 LEGALE RAPPRESENTANTE QUALE ESERCENTE FUNZIONI DI RIA IN ULTIMA ISTANZA...30 TITOLO VII... IL PERSONALE IN STAFF ARTICOLO 49 ISTITUZIONE DELLO STAFF DEL RIA...30 ARTICOLO 50 COMPITI DELLO STAFF DEL RIA...31 PARTE V... OBBLIGHI DI FORMAZIONE E INFORMAZIONE ARTICOLO 51 FORMAZIONE DEL PERSONALE...31 ARTICOLO 52 ATTIVITÀ INFORMATIVA E OBBLIGHI DEGLI ORGANI AZIENDALI...32 ARTICOLO 53 ENTRATA IN VIGORE...32 ALLEGATO A... DICHIARAZIONE DEI REQUISITI DI ONORABILITÀ ALLEGATO B... DICHIARAZIONE DEI REQUISITI DI PROFESSIONALITÀ ALLEGATO C... MODULISTICA RELATIVA AI REQUISITI DI AUTONOMIA ED INDIPENDENZA SOMMARIO 3

5 ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE Premessa, ambito di applicazione e disposizioni generali La presente Istruzione stabilisce i presidi in termini di organizzazione aziendale, politiche, procedure, controlli e di formazione che i soggetti designati devono adottare per prevenire e contrastare il riciclaggio, il finanziamento del terrorismo ed il finanziamento dei programmi di proliferazione delle armi di distruzione di massa (c.d. financing of proliferation) nonché per assicurare il rispetto delle misure restrittive previste dalle Risoluzioni del Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite. È altresì prioritario che i soggetti designati si dotino di assetti organizzativi solidi e presidi adeguati, funzionali (in termini di efficienza ed efficacia) ed affidabili al fine di evitare il rischio di coinvolgimento diretto in attività illecite e garantire una sana e prudente gestione. Nella presente Istruzione, ogni riferimento all antiriciclaggio va sempre inteso come comprensivo del contrasto al finanziamento del terrorismo, del contrasto al financing of proliferation e del rispetto delle misure restrittive. Pertanto, a differenza delle precedenti Istruzioni, ogni riferimento al rischio o ai rischi deve intendersi relativamente al rischio di riciclaggio, al rischio di finanziamento del terrorismo, al rischio di financing of proliferation ed infine al rischio di violazione delle misure restrittive (incluse le c.d. sanzione finanziarie mirate o targeted financial sanctions ). La presente Istruzione integra le previsioni in materia di organizzazione aziendale (c.d. governo societario o corporate governance ), controlli e procedure, incluse quelle di gestione dei rischi, dettate da Banca Centrale della Repubblica di San Marino. In generale, i soggetti designati si devono dotare di un organizzazione aziendale caratterizzata da solide politiche e procedure. Tali politiche e procedure devono essere commisurate al rischio cui il soggetto designato è esposto ed alla rilevanza sistemica dello stesso (c.d. principio di proporzionalità). Anche nell ambito del contrasto al riciclaggio, al finanziamento del terrorismo e al financing of proliferation nonché del rispetto delle misure restrittive, l ORGANO AMMINISTRATIVO approva l orientamento strategico nonché le politiche collegate alla gestione e mitigazione dei rischi e vigila sulla loro attuazione, crea e comunica una cultura di valori aziendali e stabilisce un solido ed adeguato sistema dei controlli. A tal fine è fondamentale che l ORGANO AMMINISTRATIVO e il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA conoscano e comprendano la struttura operativa del soggetto designato (e del gruppo) ed i relativi RISCHI in modo tale che questi ultimi siano gestiti e attenuati in modo efficace. Il soggetto designato deve altresì dotarsi di un adeguato sistema dei controlli interni, elemento fondamentale dell organizzazione aziendale, con la finalità di assicurare che l attività sia in linea con le strategie e le politiche adottate e sia improntata ad una sana e prudente gestione e ad un efficace presidio dei RISCHI. Tale sistema deve essere in grado di intercettare prontamente carenze procedurali e comportamenti suscettibili di violazioni normative nonché promuovere azioni di correzione. Nella struttura organizzativa devono essere definiti chiaramente, in modo trasparente e coerente, i doveri e le responsabilità, le deleghe dei poteri, le politiche e i processi decisionali; devono essere altresì previsti pesi e contrappesi, secondo il principio dei quattro occhi (ad esempio, segregazione dei compiti, controlli incrociati, doppie firme) ed essere definiti processi efficaci di identificazione, valutazione, gestione e segnalazione dei RISCHI ai quali sono (o potrebbero essere) esposti i soggetti designati. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 4

6 Un assetto organizzativo adeguato deve assicurare procedure in grado di garantire l osservanza degli obblighi previsti dalla LEGGE e dalla normativa emanata dall AIF, in particolare quelli di AVC, di registrazione, conservazione, segnalazione delle operazioni sospette e di formazione. Il sistema dei controlli interni, anche con riferimento ai profili di prevenzione e contrasto del riciclaggio, è costituito dalle seguenti tipologie di controllo: 1) Prima linea di difesa Rientrano nella presente tipologia di controllo: controlli di linea diretti ad assicurare il corretto svolgimento dell attività aziendale. Tali controlli sono sovente svolti dalle strutture operative e/o sono incorporati nei sistemi informatici. Alle linee di business sono attribuiti appropriati processi e controlli che mirano a garantire che i RISCHI siano identificati, analizzati, monitorati, gestiti e segnalati; 2) Seconda linea di difesa Rientrano nella presente tipologia di controllo: la funzione di conformità alle norme a cui è attribuita la verifica di conformità alle norme, la responsabilità di assicurare l adeguatezza, la funzionalità e l affidabilità dei presidi in linea con i dettati normativi e regolamentari nonché con le politiche e le procedure interne. La funzione può svolgere attività di consulenza in materia di conformità agli organi aziendali e al personale e collabora per la definizione di politiche, procedure e processi interni per garantire la conformità e per gestire il c.d. rischio di conformità ; la funzione di gestione dei rischi a cui è demandata la definizione e l'attuazione di un solido quadro di gestione dei rischi in tutta la struttura aziendale, la responsabilità di identificare, analizzare, misurare, monitorare, gestire e segnalare i rischi e formare una visione complessiva di tutti i rischi su base individuale e/o consolidata, qualora sia istituito un GRUPPO. il Responsabile Incaricato Antiriciclaggio (RIA), a cui sono assegnati i compiti e le funzioni previsti per LEGGE e quelli indicati nella normativa emanata dall AGENZIA. 3) Terza linea di difesa Rientra nella presente tipologia di controllo: la funzione di revisione interna a cui è attribuito il compito di valutare la completezza, l adeguatezza, la funzionalità, l affidabilità delle altre componenti del sistema dei controlli interni, del processo di gestione dei rischi e degli altri processi aziendali, avendo riguardo anche alla capacità di individuare errori e irregolarità. La funzione porta all attenzione degli organi aziendali i possibili miglioramenti al processo di gestione dei rischi nonché agli strumenti di misurazione e controllo degli stessi. Sulla base dei risultati dei propri controlli, formula raccomandazioni agli organi aziendali. Come sopra indicato, i soggetti designati applicano le presenti disposizioni secondo il principio di proporzionalità, in coerenza con: a) la rilevanza sistemica, la complessità operativa, la natura dell attività svolta e la tipologia dei servizi prestati; b) il RISCHIO a cui sono esposti. Per quanto riguarda i criteri di cui alla precedente lett. a), i soggetti designati considerano almeno: il totale di bilancio, eventualmente consolidato, il volume di attività in ciascuna area di business, l eventuale appartenenza ad un GRUPPO, i tipi di attività esercitate nonché la loro natura e complessità, il modello di business scelto e le strategie adottate, il tipo di struttura organizzativa, la strategia complessiva predisposta per l efficace gestione dei RISCHI, gli assetti proprietari, la tipologia delle operazioni effettuate, le caratteristiche della clientela, i paesi o aree geografiche di operatività, la complessità dei prodotti, dei ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 5

7 servizi offerti, dei rapporti d affari e delle operazioni eseguite, le attività esternalizzate e i canali di distribuzione utilizzati e le loro modalità di offerta alla clientela ed infine, i sistemi informatici utilizzati. Per comprendere, invece, l esposizione al rischio cui sono esposti e attuare le conseguenti mitigazioni, i soggetti designati devono svolgere la c.d. AUTOVALUTAZIONE, periodicamente aggiornata, volta ad individuare, analizzare e valutare i RISCHI cui i medesimi sono esposti nell esercizio della propria attività. Inoltre, è opportuno che i soggetti designati svolgano una valutazione dei RISCHI sui nuovi prodotti e servizi offerti o sugli innovativi canali di distribuzione nonché sull utilizzo di tecnologie emergenti applicabili a prodotti e servizi nuovi o preesistenti. Tale valutazione precede l utilizzo o la messa a disposizione dei prodotti, e deve essere accompagnata dall azione di adeguate misure per gestire e mitigare tali rischi, proporzionali ed adeguate ai RISCHI rilevati, così come previsto dall art. 16 sexies della LEGGE. I soggetti designati si dotano pertanto di politiche, procedure, controlli e sistemi informativi, nonché di sistemi informatici di base (SIB) idonei a garantire l osservanza degli obblighi di LEGGE e dei provvedimenti emanati da AIF, secondo il principio di proporzionalità e verificano l adeguatezza e l effettiva implementazione delle stesse. In generale, le politiche indicano - in modo analitico e motivato - le scelte che in concreto si intendono compiere sui vari profili rilevanti per i soggetti designati. Ferma restando la possibilità di definire gli assetti organizzativi antiriciclaggio secondo il principio di proporzionalità, così come innanzi indicato, si evidenzia che un efficace assetto organizzativo si basa su un ampio coinvolgimento di tutte le strutture operative e delle funzioni aziendali e sulla chiara definizione di compiti e responsabilità delle stesse. Ne consegue che, sebbene la figura del RIA rappresenti il principale interlocutore dell AGENZIA, l osservanza delle norme e la gestione dei RISCHI devono necessariamente coinvolgere altri importanti organi, funzioni e strutture del soggetto designato: in primis l ORGANO AMMINISTRATIVO, il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA, il Collegio Sindacale e le più importanti funzioni di controllo quali la funzione di conformità alle norme, la funzione di revisione interna e la funzione di gestione dei rischi. In ragione dei principi innanzi cennati, la presente Istruzione istituisce il Comitato Antiriciclaggio, la cui funzione è principalmente quella di supportare in particolare gli organi e le funzioni aziendali nell assolvimento dei propri compiti al fine di gestire e mitigare - in modo efficace - i RISCHI cui il soggetto designato è esposto. *** Uno dei primari obiettivi della LEGGE è quello di proteggere l integrità del settore economico e finanziario nonché la sua stabilità. In tale ambito, particolare importanza deve essere quindi riconosciuta all ORGANO AMMINISTRATIVO, al CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA, al Collegio Sindacale e alle diverse funzioni aziendali coinvolte, nonché ai RIA in quanto rappresentano l anello di congiunzione tra la RETE aziendale - che cura i rapporti con i clienti - e le Autorità preposte alla prevenzione e al contrasto del riciclaggio, del finanziamento del terrorismo e altri crimini finanziari. L obbligo di collaborazione con le Autorità investe tutta la struttura del soggetto designato senza alcuna esclusione, a partire dal vertice fino alla RETE aziendale, sui quali gravita quantomeno un obbligo di segnalazione interna al RIA. Il Responsabile Incaricato Antiriciclaggio, invece, è responsabile del vaglio di quanto ricevuto dalla RETE e dagli altri soggetti tenuti alla segnalazione (ad esempio, i componenti del Collegio Sindacale) nonché dell inoltro o dell archiviazione delle segnalazioni. Il Responsabile Incaricato Antiriciclaggio analizza inoltre ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 6

8 d iniziativa le operazioni compiute dalla clientela, avvalendosi di un adeguata struttura organizzativa interna. Le norme contenute nella presente Istruzione intendono inoltre delineare con maggior puntualità la figura del Responsabile Incaricato Antiriciclaggio, prevista dalla Legge 17 giugno 2008 n. 92. Il quadro sopra delineato implica che i soggetti deputati ad assumere la funzione di Responsabile Incaricato Antiriciclaggio siano consapevoli delle responsabilità insite in tale ruolo. I Responsabili Incaricati Antiriciclaggio svolgono funzioni di rilevante importanza anche a presidio del rischio di coinvolgimento in fatti di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo, di proliferation financing o di violazione delle misure restrittive da parte del soggetto designato; essi pertanto devono mantenere costantemente aggiornata la loro formazione professionale ed essere in grado di inoltrare segnalazioni di qualità. L AGENZIA ritiene che l approccio verso la figura del Responsabile Incaricato Antiriciclaggio debba tenere conto della necessità di affidare tale funzione a figure di elevata competenza in grado di assumersi responsabilità ed assicurare la professionalità necessaria a far fronte agli obblighi previsti dalla normativa di riferimento. L azione del Responsabile Incaricato Antiriciclaggio è peraltro improntata sulla necessità di lasciar traccia del lavoro svolto. Egli pertanto è tenuto a ricevere ed inviare segnalazioni, inviare feedback, conservare documenti, svolgere approfondimenti, redigere relazioni; tutte attività che richiedono una pronta ricostruibilità delle attività e delle valutazioni svolte. La presente Istruzione posiziona la figura del Responsabile Incaricato Antiriciclaggio in staff all ORGANO AMMINISTRATIVO; pertanto ad esso risponde e con esso interloquisce periodicamente. Il rendiconto verso l ORGANO AMMINISTRATIVO avviene in primis attraverso la relazione annuale ed ovviamente in tutte le occasioni in cui se ne ravvisi la necessità. Il Responsabile Incaricato Antiriciclaggio è inoltre sottoposto alla supervisione del Collegio Sindacale e della funzione di revisione interna nei termini definiti dalla presente Istruzione. L espressione contenuta nell art. 42 comma 5-bis della LEGGE, Il responsabile incaricato antiriciclaggio riferisce direttamente all organo amministrativo - omissis - sta ad indicare che il RIA è posto in staff all ORGANO AMMINISTRATIVO e che, conseguentemente, il predetto organo valuta la correttezza del suo operato esaminando la relazione annuale ed eventualmente chiedendo chiarimenti ed implementazioni. Alla luce di quanto esposto ne consegue che la figura del RIA non rappresenta un mero delegato ma un titolare di funzioni proprie. Nonostante l obbligo di interloquire con l ORGANO AMMINISTRATIVO, il RIA deve mantenere la sua piena indipendenza ed autonomia senza subire alcun tipo di pressione nell esercizio delle sue funzioni. Nello spirito della presente Istruzione è pertanto basilare la formazione degli organi aziendali ed in generale del personale che opera per il soggetto designato. Fondamentale è creare una solida cultura del rischio negli intermediari. I RISCHI dovrebbero essere inclusi in un quadro ben definito in linea con la strategia e con le politiche di gestione del RISCHIO del soggetto designato. Ciò include la creazione e il rispetto di un sistema di limiti e controlli. I RISCHI all'interno di nuovi prodotti e aree aziendali, ma anche i RISCHi che possono derivare da modifiche ai prodotti, processi e sistemi dei soggetti designati, devono essere debitamente identificati, valutati, gestiti e monitorati in modo appropriato. In relazione all oggetto della presente Istruzione, si riportano di seguito i principali articoli di LEGGE che trattano della materia. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 7

9 Art. 16 quinquies (Autovalutazione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo da parte dei soggetti designati) 1. I soggetti designati devono adottare procedure volte a individuare, analizzare e valutare i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo cui sono esposti nell esercizio della propria attività, tenendo conto di diversi fattori di rischio compresi quelli relativi alla tipologia delle operazioni effettuate, della clientela, dei paesi o aree geografiche di operatività, prodotti e servizi offerti e dei canali di distribuzione utilizzati e delle loro modalità di offerta alla clientela. 2. Le procedure di autovalutazione di cui al comma precedente devono essere proporzionate alla natura dell attività svolta e alle dimensioni dei soggetti designati. 3. Per i soggetti designati non compresi nell art. 18 comma 1 lettere a), b), c) e f) della presente legge, l autovalutazione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo è svolta dagli Ordini Professionali o Associazioni di categoria secondo schemi indicati dall Agenzia. 4. Ai fini dell autovalutazione dei rischi di cui al comma 1, i soggetti designati tengono in dovuta considerazione le risultanze della valutazione nazionale dei rischi e, qualora disponibili, le risultanze della relazione predisposta dalla Commissione Europea di cui all'art. 6, paragrafo 1 della Direttiva (UE) 2015/ L autovalutazione dei rischi deve essere scritta, documentata, aggiornata e comunicata all Agenzia secondo la periodicità indicata dalla stessa. Art. 16 sexies (Misure di mitigazione dei rischi) 1. I soggetti designati devono predisporre misure proporzionali ed adeguate ai rischi rilevati ponendo in essere politiche, procedure e controlli per gestire e mitigare in maniera efficace i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo individuati dagli stessi e quelli individuati a livello nazionale. Tali politiche, procedure e controlli sono commisurate alla natura e alle dimensioni dei soggetti designati. 2. I soggetti designati, su autorizzazione dell alta dirigenza, adottano politiche, procedure e controlli di cui al presente articolo, ne verificano l'adeguatezza ed adottano altresì misure rafforzate per gestire e mitigare quei rischi che sono stati identificati come più alti. Art. 40 ter (Obblighi di comunicazione degli organi di controllo dei soggetti designati) 1. I componenti del collegio sindacale, del comitato di sorveglianza e di ogni altro organo per il controllo sulla gestione presso i soggetti designati vigilano sull osservanza delle norme di cui alla presente legge e sono tenuti a: a) segnalare, tempestivamente, al responsabile incaricato antiriciclaggio le operazioni sospette di cui sono venuti a conoscenza nell'esercizio delle proprie funzioni; b) comunicare, tempestivamente, all Agenzia i fatti che possono integrare violazioni gravi o ripetute o sistematiche o plurime delle disposizioni di cui alla presente legge e delle istruzioni e circolari dell Agenzia, di cui vengano a conoscenza nell'esercizio delle proprie funzioni. Art. 41 (Obblighi di controllo) 1. I soggetti designati di cui all articolo 17 che svolgono in forma individuale o associata le attività sottoposte agli obblighi previsti dalla presente legge, nonché i legali rappresentanti e coloro che svolgono funzioni di direzione, amministrazione e controllo di soggetti designati organizzati in forma societaria devono, nell ambito delle rispettive attribuzioni e competenze: a) adempiere agli obblighi previsti dalla presente legge; b) disporre e verificare l adempimento di tali obblighi da parte dei dipendenti e dei collaboratori. Art. 42 (Funzione e poteri del responsabile incaricato antiriciclaggio) 1. I soggetti designati devono nominare un responsabile incaricato antiriciclaggio al quale compete la ricezione delle segnalazioni interne, l approfondimento delle stesse e la trasmissione all Agenzia, qualora le condivida sulla base dell insieme degli elementi a sua disposizione, anche desumibili da altre fonti. Le segnalazioni devono essere inoltrate all Agenzia prive del nominativo della persona fisica che ha rilevato l operazione sospetta ai sensi dell articolo L atto di nomina del responsabile incaricato antiriciclaggio contiene l indicazione e la valutazione dei requisiti di professionalità e dei poteri conferiti. L atto di nomina è trasmesso all Agenzia. 3. Fino alla nomina del responsabile incaricato antiriciclaggio, tutti i compiti e le responsabilità connesse a tale funzione sono attribuite al legale rappresentante. In caso di assenza temporanea del responsabile incaricato antiriciclaggio tutti i compiti e le responsabilità connesse a tale funzione possono essere attribuite ad un suo sostituto. La nomina del sostituto avviene secondo quanto stabilito per il responsabile incaricato antiriciclaggio. In caso di assenza o impedimento del responsabile incaricato antiriciclaggio e del suo sostituto, qualora nominato, tutti i compiti e le responsabilità connesse a tale funzione sono attribuite al legale rappresentante del soggetto designato ovvero al titolare dell impresa individuale o al professionista. 4. Il responsabile incaricato antiriciclaggio ricerca e acquisisce le informazioni, anche attraverso gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori che, a qualsiasi titolo, entrano in contatto con la clientela o che, comunque, sono a conoscenza dei rapporti con la clientela o dell esecuzione di operazioni per conto della stessa. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 8

10 5. Anche in assenza di segnalazioni interne, il responsabile incaricato antiriciclaggio esegue l analisi delle operazioni compiute, ricerca ed acquisisce le informazioni e, nei casi previsti dall articolo 36, trasmette la segnalazione all Agenzia. 5 bis. Il responsabile incaricato antiriciclaggio deve avere adeguate competenze professionali e gli devono essere attribuiti poteri idonei a svolgere in modo autonomo e indipendente le funzioni ed i compiti assegnati, compreso il potere di accedere ad ogni informazione o documento, senza necessità di autorizzazione. Il responsabile incaricato antiriciclaggio riferisce direttamente all organo amministrativo, al titolare dell impresa individuale oppure al professionista in quanto soggetti designati. 6. L Agenzia disciplina con proprie Istruzioni le procedure di nomina, i requisiti, le funzioni ed i compiti, anche ulteriori, del responsabile incaricato antiriciclaggio. Art.43 bis (Sostituzione del responsabile incaricato antiriciclaggio) 1. L Agenzia può ordinare al soggetto designato la sostituzione del responsabile incaricato antiriciclaggio qualora ritenga non sufficienti i requisiti di onorabilità o le competenze professionali di quest ultimo. Art. 44 (Politiche, procedure e controlli interni) 1. I soggetti designati devono adottare politiche, procedure e controlli interni conformi agli obblighi di legge e alle istruzioni e circolari emanate dall Agenzia, avendo riguardo agli esiti delle procedure di autovalutazione di cui all art. 16 quinquies e alle misure di mitigazione dei rischi di cui all art. 16 sexies della presente legge. 2. I soggetti designati devono individuare, analizzare e valutare i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo che possono sorgere in relazione allo sviluppo di nuovi prodotti, attività, modalità di distribuzione e all'utilizzo di tecnologie emergenti applicabili a prodotti nuovi o preesistenti. Nel caso di soggetti finanziari, tale valutazione precede l utilizzo o la messa a disposizione dei prodotti, e deve essere accompagnata dall azione di adeguate misure per gestire e mitigare tali rischi. 3. I soggetti designati devono dotarsi di strumenti informatici o telematici idonei a garantire la ricezione riservata e tempestiva delle comunicazioni inoltrate dall Agenzia. Le comunicazioni inoltrate dall Agenzia devono essere accessibili ai soli soggetti designati. 4. I soggetti finanziari devono estendere gli obblighi di cui al presente articolo alle succursali estere. Art. 44 bis (Obblighi di formazione) 1. I soggetti designati informano i propri dipendenti e collaboratori circa gli obblighi cui sono tenuti ai sensi della presente legge e delle istruzioni e circolari emanate dall Agenzia. 2. I soggetti designati garantiscono lo svolgimento di programmi permanenti di formazione, finalizzati alla corretta applicazione delle disposizioni di cui alla presente legge. Tali programmi prevedono in particolare informazioni su indicatori, tendenze e schemi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, facilitano agli amministratori e al personale l individuazione di operazioni sospette, definendo le procedere da seguire in tali casi. 3. Gli obblighi di formazione di cui ai commi 1 e 2 si applicano anche ai titolari di imprese individuali, agli amministratori ovvero ai legali rappresentanti di società rientranti nelle categorie di soggetti non finanziari di cui all art Gli obblighi di formazione di cui ai commi 1 e 2 si applicano anche ai professionisti di cui all art. 20. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 9

11 PARTE I AMBITO DI APPLICAZIONE Articolo 1 Soggetti destinatari 1. Tutti i soggetti designati di cui all articolo 18 (Soggetti finanziari), comma 1 lett. a), b), c) e f) della Legge 17 giugno 2008 n. 92. Articolo 2 Definizioni 1. Ai fini della presente Istruzione valgono le definizioni di cui alla Legge n. 92 del 17 giugno Inoltre, si intende per: a) AREA/E OPERATIVA/E : settori aziendali che gestiscono i rapporti con la clientela ovvero intervengono nel processo di trasferimento fondi della clientela. b) CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA : Direttore Generale o, in mancanza, amministratore con delega a svolgere le funzioni di Direttore Generale; c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO : documento, contenente la fotografia e l indicazione di tutte le generalità di una persona fisica e rilasciato da una pubblica autorità nazionale od estera; d) ESPONENTI AZIENDALI : persone fisiche che ricoprono le cariche di amministratore, sindaco o direttore generale; e) GRUPPO : Gruppo Bancario e Gruppo Finanziario così come definiti nei Provvedimenti di Banca Centrale della Repubblica di San Marino; f) LEGGE SULLE SOCIETÀ : Legge 23 febbraio 2006, n. 47 e successive modifiche e integrazioni; g) LISF : la Legge 17 novembre 2005, n. 165 Legge sulle imprese e sui servizi bancari, finanziari e assicurativi e successive modifiche e integrazioni; h) ORGANO AMMINISTRATIVO : Consiglio di Amministrazione ovvero Amministratore Unico, Consiglio Direttivo, Commissari e Liquidatori; i) RETE : i dipendenti e i collaboratori esterni facenti parte della struttura aziendale; j) SOSTITUTO DEL RESPONSABILE INCARICATO ANTIRICICLAGGIO o SRIA : figura prevista e disciplinata dall art. 42 comma 4 della Legge 17 giugno 2008, n Nella presente Istruzione, l utilizzo di termini oggetto di definizione è indicato con carattere MAIUSCOLETTO. Con il termine soggetti designati si intendono i soggetti, indicati all art. 1, a cui è destinata la presente Istruzione. 3. Premessa e ambito di applicazione consentono ai destinatari dell Istruzione di chiarire eventuali dubbi sull applicazione della norma e hanno un contenuto dispositivo. PARTE II ORGANI AZIENDALI CHE ASSICURANO UN EFFICACE PREVENZIONE DEL RISCHIO Articolo 3 Organo Amministrativo 1. L ORGANO AMMINISTRATIVO definisce e riesamina periodicamente gli orientamenti strategici in materia di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e approva le politiche di gestione dei RISCHI. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 10

12 2. Le politiche di gestione dei RISCHI devono risultare adeguate all entità e alla tipologia degli stessi cui è concretamente esposta l attività dell impresa, come rappresentati dalle risultanze dell AUTOVALUTAZIONE. 3. In particolare, fatti salvi altri specifici obblighi ed adempimenti, l ORGANO AMMINISTRATIVO: a) approva una strategia che indichi in modo analitico e motivato le scelte che il soggetto designato intende in concreto compiere sui vari profili rilevanti in materia di politiche, procedure, controlli e formazione per assicurare coerenza con l effettiva esposizione al RISCHIO; b) si assicura che le politiche e le procedure siano gestite in modo efficace; c) approfondisce le risultanze dell AUTOVALUTAZIONE che devono essere comunicate all ORGANO AMMINISTRATIVO in modo tempestivo, completo, comprensibile e accurato in modo che quest ultimo sia in grado di prendere decisioni informate e consapevoli; d) definisce e approva le linee di indirizzo di un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione dei RISCHI e ne verifica l efficacia nel tempo; e) nomina il RIA; f) nomina tra i propri membri il Presidente del Comitato Antiriciclaggio; g) assicura che i compiti e le responsabilità siano allocate in modo chiaro e appropriato, garantendo che le aree operative e quelle di controllo siano distinte e fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate (ad esempio lo staff del RIA soprattutto quando assume l incarico a livello di GRUPPO); h) assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi, adeguato, completo e tempestivo, verso gli organi aziendali e tra le aree deputate ai controlli; i) assicura la tutela della riservatezza nell ambito della procedura di segnalazione di operazioni sospette; j) con cadenza annuale, esamina e approva la relazione del RIA; k) individua le funzioni aziendali competenti in materia di formazione e approva annualmente i programmi di formazione presentati dal Comitato Antiriciclaggio; l) esamina le risultanze emerse nell ambito dei controlli eseguiti dalle funzioni competenti e assicura che le carenze e le anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua conoscenza, promuovendo l adozione di idonee misure correttive, delle quali valuta l efficacia; m) definisce principi per le politiche di accettazione della clientela compreso il caso di controparti estere e definisce principi per la gestione dei clienti con un PROFILO DI RISCHIO alto; n) assicura che vengano adottate procedure di selezione del personale e dei collaboratori che siano rigorose, al fine di garantire nel continuo alti livelli professionali ed etici. Articolo 4 Capo della struttura esecutiva 1. Il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA cura l attuazione degli indirizzi strategici e delle politiche di gestione dei RISCHI definiti dall ORGANO AMMINISTRATIVO ed è responsabile per l adozione di tutti gli interventi necessari ad assicurare l efficacia dell organizzazione e del sistema dei controlli, al fine di assicurare il rispetto degli obblighi previsti dalla normativa vigente. Nella predisposizione delle procedure tiene conto delle evoluzioni del quadro normativo e regolamentare, delle indicazioni e delle linee guida espresse dalle autorità. 2. Il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA si assicura che le politiche e le procedure siano prodotte in forma scritta, comunicate e messe a disposizione dei dipendenti e dei collaboratori e che contengano chiare e precise descrizioni dei doveri e dei compiti del personale al fine di assicurare il rispetto delle norme da parte del soggetto designato. 3. Il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA cura la definizione di un sistema dei controlli interni funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del RISCHIO e ne assicura l efficacia nel tempo, in coerenza con le evidenze tratte dalle risultanze dell AUTOVALUTAZIONE. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 11

13 4. Il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA assicura che le procedure e i sistemi informativi consentano il corretto adempimento degli obblighi di LEGGE e di quelli previsti dalla normativa emanata dall AGENZIA. 5. Il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA provvede altresì a: a) definire, nell ambito della strategia approvata dall ORGANO AMMINISTRATIVO, e formalizzate in un documento ad hoc, le scelte che il soggetto designato intende in concreto compiere sui vari profili rilevanti in materia di politiche, procedure, controlli e formazione, per assicurare coerenza con l effettiva esposizione al RISCHIO. Il documento deve essere analitico e motivato e va portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati; b) adottare strumenti idonei a consentire la verifica dell attività svolta dai dipendenti e dai collaboratori in modo da rilevare eventuali anomalie che emergano, segnatamente, nei comportamenti, nella qualità delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali nonché nei rapporti che gli stessi dipendenti o collaboratori intrattengono con la clientela; c) assicurare, nei casi di accensione di rapporti o operatività a distanza (ad esempio effettuata attraverso canali digitali), l adozione di specifiche procedure informatiche per il rispetto della normativa antiriciclaggio, con particolare riferimento all individuazione automatica delle operazioni potenzialmente sospette; d) definire le politiche e le procedure di accettazione della clientela comprese quelle relative ai clienti con un PROFILO DI RISCHIO alto, in coerenza con i principi generali fissati dall ORGANO AMMINISTRATIVO. Articolo 5 Collegio sindacale 1. Il Collegio Sindacale vigila sull osservanza della normativa, delle procedure adottate e sulla completezza, funzionalità e adeguatezza dei sistemi di controllo interno. Nell esercizio delle proprie attribuzioni, si avvale anche delle strutture interne per lo svolgimento delle verifiche e degli accertamenti necessari e utilizza flussi informativi provenienti dagli altri organi aziendali, dal Comitato Antiriciclaggio, dal RIA e dalle altre aree di controllo interno. 2. In tale ambito, il Collegio Sindacale: a) valuta con particolare attenzione l idoneità e l efficacia delle procedure in essere per l AVC, la registrazione e la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette; b) stimola l azione di approfondimento dei motivi delle carenze, anomalie e irregolarità riscontrate e promuove l adozione delle opportune misure correttive. 3. Il Collegio Sindacale interviene in merito alle decisioni concernenti la nomina del RIA e del SRIA, e viene coinvolto nella definizione degli elementi dell architettura complessiva del sistema di gestione e controllo dei RISCHI. 4. Per quanto concerne i rapporti con AIF e con il RIA, si rammenta la norma di LEGGE di seguito riportata. Art. 40 ter (Obblighi di comunicazione degli organi di controllo dei soggetti designati) 1. I componenti del collegio sindacale, del comitato di sorveglianza e di ogni altro organo per il controllo sulla gestione presso i soggetti designati vigilano sull osservanza delle norme di cui alla presente legge e sono tenuti a: a) segnalare, tempestivamente, al responsabile incaricato antiriciclaggio le operazioni sospette di cui sono venuti a conoscenza nell'esercizio delle proprie funzioni; b) comunicare, tempestivamente, all Agenzia i fatti che possono integrare violazioni gravi o ripetute o sistematiche o plurime delle disposizioni di cui alla presente legge e delle istruzioni e circolari dell Agenzia, di cui vengano a conoscenza nell'esercizio delle proprie funzioni. Pertanto, spetta ai componenti del Collegio Sindacale anche il compito di segnalare al RIA operazioni sospette e di comunicare all AGENZIA possibili violazioni gravi o ripetute o sistematiche o plurime della norma. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 12

14 PARTE III L ASSETTO DEI PRESIDI ANTIRICICLAGGIO Articolo 6 Istituzione e organizzazione del Comitato Antiriciclaggio 1. I soggetti designati istituiscono un Comitato Antiriciclaggio costituito dai seguenti membri : un membro dell ORGANO AMMINISTRATIVO che ne presiede le riunioni; un membro del Collegio Sindacale; il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA o un suo delegato in caso di assenza; il RIA ovvero, in caso di assenza, il SRIA; il responsabile della funzione di conformità alle norme; il responsabile della funzione di gestione dei rischi. 2. I soggetti designati disciplinano, con apposito regolamento interno: l organizzazione del Comitato Antiriciclaggio, le procedure che il medesimo deve seguire nell esercizio della propria attività nonché la indicativa periodicità delle proprie riunioni; la partecipazione, anche secondo le tematiche all ordine del giorno, di ulteriori responsabili di settori aziendali nonché del responsabile della funzione di revisione interna. 3. La convocazione delle riunioni spetta al Presidente. In caso di necessità qualunque membro può convocare il Comitato Antiriciclaggio. 4. I soggetti designati che abbiano già istituito comitati aziendali (quale ad es. il Comitato Rischi) possono assegnare i compiti di cui alla presente Istruzione a tali comitati, purché sia prevista almeno la partecipazione dei membri di cui al precedente comma Il Comitato Antiriciclaggio ha accesso ai dati, alle informazioni e ai documenti necessari per svolgere i compiti assegnati, fatti salvi i vigenti vincoli di segretezza e/o riservatezza previsti per determinati atti o soggetti (ad esempio gli specifici dati e documenti relativi alle segnalazioni di operazioni sospette in possesso del RIA). 6. Il Comitato Antiriciclaggio conserva le carte di lavoro e redige apposito verbale per ciascuna riunione concernente le questioni affrontate, le deliberazioni assunte e quant altro ritenuto di rilievo. Articolo 7 Finalità e compiti del Comitato Antiriciclaggio 1. Il Comitato Antiriciclaggio, istituito ai sensi del precedente articolo 6 e nel rispetto delle norme che regolano l attività delle specifiche funzioni di controllo interno ed esterno - ha la precipua finalità di sovrintendere le attività di prevenzione e contrasto del riciclaggio, del finanziamento del terrorismo e del financing of proliferation ; evitando altresì il coinvolgimento dei soggetti designati nei citati fenomeni ovvero nella evasione delle misure restrittive. 2. Il Comitato Antiriciclaggio rappresenta il naturale luogo di incontro, condivisione e confronto in merito a tutti gli aspetti antiriciclaggio previsti dalla LEGGE o dalle disposizioni delle Autorità di Vigilanza; da ciò consegue che tutti i partecipanti, ciascuno per il proprio ambito funzionale ed operativo e fatti comunque salvi eventuali vincoli di segretezza tempo per tempo vigenti in capo a specifici soggetti (es. il RIA nel caso di segnalazioni di operazioni sospette), sono tenuti a fornire il proprio contributo di conoscenza ed esperienza al fine di consentire al Comitato di supportare, in particolare, l ORGANO ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 13

15 AMMINISTRATIVO e il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA nell assolvimento dei propri compiti al fine di gestire e mitigare in modo efficace i RISCHI cui il soggetto designato è esposto. 3. Pertanto, il Comitato Antiriciclaggio si avvale del contributo verbale relativo all esito dell attività svolta dai partecipanti al Comitato, ovvero degli altri soggetti appositamente convocati, e della eventuale documentazione da essi fornita. Il corredo informativo/documentale così acquisito deve pertanto consentire al Comitato stesso di formulare tempestivamente all ORGANO AMMINISTRATIVO, al CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA ed al Collegio Sindacale eventuali criticità riscontrate ovvero la mancata adozione di correttivi precedentemente segnalati. 4. Tra i compiti che il soggetto designato deve attribuire al Comitato Antiriciclaggio si annoverano quelli di: a) collaborare con l ORGANO AMMINISTRATIVO alla definizione delle politiche di gestione dei RISCHI; b) collaborare con il CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA alla definizione del sistema dei controlli interni e delle procedure; nonché alla definizione delle varie fasi in cui si articola il processo di gestione dei rischi, in particolare per quanto attiene alla definizione del documento di cui all art. 4, comma 5, lett. a) della presente Istruzione; c) valutare l impatto delle norme sulle procedure interne identificate dalla funzione di conformità alle norme; d) valutare che le procedure adottate siano conformi agli obblighi normativi in materia e in grado di mitigare i RISCHI individuati; e) valutare, nel complesso, l affidabilità del sistema informativo per l adempimento degli obblighi di AVC, registrazione e conservazione dei dati e delle informazioni; f) prestare supporto e assistenza alle funzioni a cui sono state delegate le attività collegate all esercizio di AUTOVALUTAZIONE; g) effettuare, in via preventiva, una valutazione in caso di offerta di nuovi prodotti e servizi e l utilizzo di tecnologie emergenti; h) curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione annuale, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa dell Alta Dirigenza, del personale dipendente e dei collaboratori, secondo quanto stabilito nella Parte V della presente Istruzione; i) predisporre, anche d iniziativa, flussi informativi diretti agli organi aziendali e al CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA sulle questioni affrontate. 5. Almeno una volta all anno, il Comitato Antiriciclaggio presenta all ORGANO AMMINISTRATIVO, al CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA ed al Collegio Sindacale una relazione sulle iniziative intraprese e sulle criticità ancora in corso di risoluzione. Articolo 8 Esternalizzazione dei compiti del Comitato Antiriciclaggio 1. Nel caso di GRUPPO, il Comitato Antiriciclaggio della capogruppo può svolgere i compiti ad esso attribuiti dalla presente Istruzione anche in relazione ai diversi soggetti designati appartenenti al GRUPPO. 2. Nel caso di cui al comma precedente, l ORGANO AMMINISTRATIVO del soggetto designato non capogruppo nomina un Alto dirigente che lo rappresenti in seno al Comitato Antiriciclaggio della capogruppo al fine di: verificare il corretto svolgimento dei compiti da parte del medesimo Comitato Antiriciclaggio partecipando alle riunioni quando di interesse anche per il soggetto designato che rappresenta; riferire all ORGANO AMMINISTRATIVO del soggetto designato non capogruppo. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 14

16 Articolo 9 Rapporti con le funzioni aziendali 1. Il Comitato Antiriciclaggio collabora anche con le funzioni o uffici aziendali che non partecipino affinché siano sviluppate metodologie di gestione dei RISCHI e disegnati processi conformi alla normativa in modo coerente con le strategie e l operatività aziendale e prestando attività di consulenza. Articolo 10 La funzione di gestione dei rischi 1. La funzione di gestione dei rischi predispone, per l ORGANO AMMINISTRATIVO che lo discute ed approva in presenza del CAPO DELLA STRUTTURA ESECUTIVA, un documento che definisce responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del RISCHIO. Il documento - costantemente aggiornato - deve essere disponibile e facilmente accessibile a tutto il personale dipendente e ai collaboratori. 2. Alla funzione di gestione dei rischi è assegnata l attività di coordinamento relativa all esercizio di AUTOVALUTAZIONE dei RISCHI a cui è esposto il soggetto designato, con il supporto del Comitato Antiriciclaggio. Articolo 11 La funzione di conformità alle norme 1. Alla funzione di conformità alle norme spetta la responsabilità di assicurare l adeguatezza, la funzionalità e l affidabilità dei presidi antiriciclaggio in linea con i dettati normativi e regolamentari nonché con le politiche e le procedure interne. 2. La funzione di conformità alle norme inoltre si occupa di: a) individuare le norme applicabili e informare il Comitato Antiriciclaggio e l ORGANO AMMINISTRATIVO che provvede a determinare le azioni conseguenti; b) svolgere rigorosi controlli sul SIB in materia di: registrazione, estrazione di dati ed informazioni e loro conservazione; registrazione dei trasferimenti di denaro contante e titoli al portatore tra soggetti diversi; registrazioni di contante virtuale; registrazione dell esecutore; registrazioni inerenti i trasferimenti di titoli tra dossier. c) svolgere, qualora non formalmente assegnati ad altra struttura del soggetto designato, controlli in relazione alla corretta applicazione della normativa antiriciclaggio da parte del personale e dei collaboratori del soggetto designato, con particolare riferimento ai processi aziendali di adeguata verifica, profilatura del rischio, controllo costante, obblighi di astensione e segnalazione/comunicazione. d) svolgere, qualora non formalmente assegnati ad altra struttura del soggetto designato, controlli in relazione all integrità del personale e dei collaboratori, con particolare riguardo ai comportamenti tenuti con la clientela e sulla movimentazione bancaria. 3. Qualora l istituzione di una funzione di conformità alle norme non sia prevista dalla normativa di vigilanza prudenziale, il soggetto designato comunica all AGENZIA quale ufficio o quale funzione svolge in concreto le attività antiriciclaggio che la presente Istruzione attribuisce alla predetta funzione di conformità alle norme. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 15

17 Articolo 12 La funzione di revisione interna 1. La funzione di revisione interna verifica in modo continuativo il grado di adeguatezza dell assetto organizzativo del soggetto designato e la sua conformità rispetto alla disciplina di riferimento e vigila sulla funzionalità del complessivo sistema dei controlli interni antiriciclaggio. 2. La funzione, attraverso controlli anche di tipo ispettivo, verifica inoltre l adeguatezza e correttezza dei processi e procedure aziendali riferiti: al costante rispetto dell obbligo di AVC, sia nella fase di instaurazione del rapporto d affari che nello svilupparsi nel tempo della relazione (ponendo particolare attenzione al controllo costante e alla clientela con PROFILO DI RISCHIO alto); all effettiva acquisizione, registrazione e ordinata conservazione dei dati e documenti secondo quanto prescritto dalla normativa; all effettivo grado di coinvolgimento del personale dipendente e dei collaboratori nonché dei responsabili delle strutture centrali e periferiche, nell attuazione dell obbligo della collaborazione attiva, cioè di segnalazione di operazione sospetta; alla completezza e all effettività del processo di formazione del personale e dei collaboratori. 3. Gli interventi, sia a distanza che ispettivi, devono essere oggetto di pianificazione per consentire che tutte le strutture operative periferiche e centrali siano sottoposte a verifica in un congruo arco di tempo e che le iniziative siano più frequenti nei confronti delle strutture maggiormente esposte ai RISCHI. 4. La funzione deve svolgere altresì interventi di follow-up per assicurarsi dell avvenuta adozione degli interventi correttivi in merito alle carenze e irregolarità riscontrate e della loro idoneità a evitare analoghe situazioni nel futuro. Articolo 13 Presidi in caso di agenti e mediatori 1. Per i servizi o prodotti offerti dalla rete distributiva, ovverosia attraverso agenti, consulenti o altri soggetti legati al soggetto designato da vincoli contrattuali, quest ultimo adotta le precauzioni necessarie ad assicurare il rispetto delle disposizioni in materia di prevenzione e contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo da parte della rete distributiva. 2. A tal fine, il soggetto designato: indica, nell ambito dei contratti di collaborazione stipulati con i collaboratori addetti alla RETE distributiva le regole di condotta a fini antiriciclaggio cui gli stessi devono attenersi nell esercizio dell attività per conto del soggetto designato medesimo; fornisce agli addetti alla propria rete distributiva gli strumenti operativi e le procedure, anche informatiche, che li assistano nell esecuzione di ogni operazione e dei relativi adempimenti a fini antiriciclaggio; appronta specifici e periodici programmi di formazione a favore degli addetti alla rete distributiva, affinché abbiano adeguata conoscenza della normativa di riferimento e delle connesse responsabilità e siano in grado di utilizzare consapevolmente strumenti e procedure di ausilio nell esecuzione degli adempimenti; monitora costantemente il rispetto da parte della rete distributiva delle regole stabilite dalla normativa e in sede contrattuale; effettua verifiche periodiche presso i punti operativi degli addetti alla rete distributiva. ORGANIZZAZIONE AZIENDALE, POLITICHE, PROCEDURE, CONTROLLI E FORMAZIONE 16