Relazione al Bilancio di Zona consuntivo 2011 /2012, preventivo 2012/2013

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2 Relazione al Bilancio di Zona consuntivo 2011 /2012, preventivo «Esiste una rendicontazione delle cifre, una rendicontazione dei fatti ed una rendicontazione dei valori intesi non in senso economico, ma come principi ispiratori della gestione.» I Principi del nostro agire economico e finanziario sono chiaramente riportati nel testo approvato al C.G. del 2011 Linee guida per un economia al servizio dell associazione che sintetizza slanci ideali e prassi condivise, basato su una sorta di codice etico e definisce chiaramente le regole del gioco e fornisce suggerimenti pratici. La nostra associazione dal punto di vista giuridico è un associazione che rientra nella normativa sulle associazioni di promozione sociale; dal punto di vista fiscale ci configuriamo come ente non commerciale di tipo associativo con indubbi vantaggi dal punto di vista della tassazione e degli obblighi di tenuta di libri o registri contabili e fiscali. In sostanza le nostre attività (censimenti, raccolte di fondi, ecc.) non comportano implicazioni di tipo fiscale. La mancanza di prescrizioni non ci esenta dal rappresentare in un documento analitico come le risorse (entrate) sono utilizzate (spese ordinarie, investimenti) per raggiungere gli obiettivi che sono propri della nostra associazione: quelli educativi. Questo documento è il Bilancio preventivo e consuntivo che deve ispirarsi, come tutti i bilanci aziendali, ai principi della veridicità, della completezza, della documentabilità tra gli altri, ma non solo: è essenziale che ogni bilancio in associazione sia caratterizzato dal principio della trasparenza attiva che significa riportare non solo ciò che è stato fatto, ma la spiegazione più chiara e comprensibile di quanto è esposto nel bilancio stesso, per permettere anche a chi non è esperto di contabilità di capirne veramente il contenuto, ossia le scelte fatte, le priorità seguite, le eventuali alternative possibili, consentendo a chi lo legge di mettere in discussione chi lo ha preparato, e perciò di valutare davvero le scelte fatte così da potere condividerle o contribuire a ri-orientarle. Lo schema di bilancio utilizzato è unico per tutte le Zone della regione ed è stato predisposto dagli Incaricati all Organizzazione Regionale. Lo schema di Bilancio è composto da 5 colonne : 1. la colonna del bilancio di previsione per l anno associativo 2011 / la colonna del bilancio consuntivo per l anno associativo ( anno appena concluso dal 1 ottobre 2011 al 30 settembre 2012 ); 3. la colonna con il bilancio di previsione per l anno 2012 / 2013, l anno associativo appena iniziato ; 4. la colonna del pre consuntivo che evidenzia i movimenti di cassa già effettuati rispetto alla previsione di bilancio. 5. la colonna con il bilancio di previsione per l anno 2013 / 2014 ( non vincolante ) che ci aiuta nella predisposizione di una programmazione economica biennale della gestione dei fondi della Zona. Gli importi riportati sul Report del Conto Economico essendo di dettaglio sono facilmente deducibili, di seguito verranno relazionate le sole voci che reputiamo necessitino di ulteriori approfondimenti o quelle discordanti dal preventivo approvato in assemblea. Rispetto alla previsione i ristorni per le quote associative sono risultati minori ( 976,80) perché i censiti, nell Anno Associativo 2010 sono calati raggiungendo il n. di 888 soci rispetto ai 929 soci del 2010, il livello più basso in questi anni, i censiti, infatti rispetto allo scorso anno sono diminuiti di ulteriori 41 unità, la Regione ha ristornato per ogni censito 1,10, si ricorda che il ristorno sui censiti viene erogato in base ai censiti del precedente Anno Associativo C è stata nuovamente un inversione di tendenza rispetto al numero di calendari venduti, infatti a differenza dello scorso anno nel quale erano stati venduti 3450 calendari nell anno appena passato ne sono stati venduti 2850 con un decremento di ben 600 e che a fronte di una previsione di 40, infatti la quota di ristorno regionale per singolo calendario è di 0,10, si sperava infatti in un incremento, ha consentito alla Zona di incassare solo 285,00.

3 Quello della vendita del calendario è uno strumento che ogni gruppo della Zona dovrebbe ulteriormente riscoprire, perché oltre al guadagno, sia per i gruppi che per la Zona, è importante in termini di informazione e pubblicità all esterno, dei valori dello scoutismo. Anche quest anno abbiamo contribuito alle spese di gestione della sede di Zona con un contributo di 25 alla parrocchia Maria SS. Assunta di San Pietro in Lama, questo ci consente di usufruire di una sede che ci permette di incontrarci e di lavorare per la nostra formazione e per l educazione dei ragazzi in luogo comune. Per quanto concerne il contributo proveniente dal 5 per mille, viene erogato dalla Regione alle Zone, non più come contributo una tantum, ma su presentazione di progetti o per l organizzazione di eventi straordinari, che riguardino l area della Formazione Capi, nell Anno associativo appena trascorso la nostra Zona non ne ha usufruito perché non ha presentato ne progetti ne eventi di Zona riguardanti la Formazione Capi. È stato rimpinguato, sia il fondo Jamboree con 100, 00 in previsione del Jamboree 2015, sia il fondo imprevisti di 15 che ha già visto un decremento nel consuntivo di 45,00 per consentire di chiudere il Bilancio in pareggio. Tra le entrate straordinarie rientra anche per quest anno il contributo annuale che ogni Comunità Capi versa alla Zona di 1,00 per ogni censito per far fronte alle spese di gestione della Zona per una somma totale di 91 ( 915 censiti nel 2011, sono da recuperare 5,00 per censimenti integrativi fatti durante il corso dell anno ), una quota che ha permesso alla Zona una di far fronte alle varie spese di gestione e organizzazione. Risultano, poi, nella voce eventi 251,40, quota derivante dal rimborso di spese viaggio ricevute dal Nazionale per la partecipazione del Comitato di Zona al Convegno Zone del 24 e 25 settembre Risultano ancora tra le entrate straordinari 212,90 a fronte dei previsti 45 che vengono dal contributo che la scuola primaria di Vernole ha versato alla Zona per l attuazione di un progetto P.O.N. che la zona ha realizzato nello scorso anno scolastico. Nel bilancio consuntivo figurano le spese sostenute per la realizzazione degli eventi di Branca R/S che sono state coperte con le quote di iscrizione agli eventi versate dai ragazzi. Per la branca L/C ed E/G nello scorso Anno Associativo non sono stati realizzati eventi di zona per ragazzi. Così anche figurano le spese di organizzazione per gli incontri di branca tra cui sono inserite anche le spese di rimborso carburante agli IABZ della Branca L/C, ed R/S, per gli Incontri Regionali che si sono tenuti a Bari e a Cassano Murge. Per ciò che concerne i rimborsi spese ai Responsabili di Zona e ai Membri del Comitato di Zona la cifra complessiva è stata di 83, a fronte di una previsione di 50. L importo totale riportato in consuntivo comprende sia le spese per l iscrizione e la partecipazione al Convegno Zone del 22 e 23 settembre 2012 a Bracciano dell intero Comitato di Zona ( 52),sia per gli spostamenti che i membri del Comitato di Zona hanno effettuato durante tutto l Anno Associativo per i vari impegni istituzionali ed associativi. Vogliamo qui ricordare che sia i Responsabili di Zona che i membri del Comitato di Zona hanno anche per quest anno rinunciato a grossa parte dei propri rimborsi per non far chiudere in passivo di circa 40 il Bilancio della Zona, ricordando che i rimborsi spese per i Consigli Regionali, che si tengono a Bari, e a cui partecipano i Responsabili di Zona, sono a carico della Regione, altrimenti la cifra sopra espressa sarebbe stata di circa 60. Vogliamo qui ricordare che nell Anno Associativo si sono tenuti : 10 Riunioni di consiglio di Zona di cui 4 formativi allargati ai capi delle Comunità Capi; 14 Riunioni di Comitato di Zona: di cui 5 allargati agli incaricati di zona; Diversi incontri dei membri del Comitato di Zona per il disbrigo della gestione ordinaria della Zona ; 2 Assemblee di Zona; 5 visite dei Responsabili di Zona verso i Gruppi; 2 visite del Comitato presso le Diocesi di Lecce ed Otranto; 2 riunioni in Provincia per la gestione del Progetto Ambiente.

4 Una spesa straordinaria per un totale di 7 si è avuta per la realizzazione del Progetto Sviluppo di Zona, nello scorso Anno Associativo infatti, si è portata avanti l apertura di un nuovo gruppo a Castro, nel territorio dell Arcidiocesi di Otranto, che ha portato il Comitato di Zona a recarsi a Castro per proseguire le azioni previste dal Progetto Sviluppo per avviare l apertura di un nuovo gruppo. Per far fronte alle spese sopravvenute durante l Anno Associativo ( dovute soprattutto ad un calo dei soci censiti,) si è prelevato dal fondo imprevisti la somma di 45,00, tale fondo perciò ha avuto un decremento e attualmente rimane a 105,00. La previsione di bilancio si chiude ancora una volta con un risultato finale pari a zero e ciò non perché le entrate previste sono pari alle spese; si prevede, infatti, che con studiate entrate straordinarie, si possa raggiungere il pareggio di bilancio. Si prevede un ristorno censiti dal regionale di 1.006,50 perché i censiti definitivi nell Anno Associativo 2011 sono 915, se la quota ristorno per censito rimarrà di 1,10. Le maggiori uscite previste sono in buona parte riferite alle spese sostenute dai quadri associativi della Zona (Comitato e Incaricati) per spese organizzative, di consumo carburante, telefoniche, per la partecipazione agli eventi regionali e per l attuazione del Progetto di Zona che ha delle spese di realizzazione. A titolo esemplificativo ogni incontro, che solitamente si svolge a Bari, grava sulla Zona per un importo di circa Euro 3 relativo alle sole spese di carburante. Questo importo va moltiplicato per il numero di incontri all anno e per il numero dei quadri associativi presenti in Zona che a questi vi partecipano. Siamo consapevoli che questi eventi sono essenziali per la formazione al ruolo dei quadri, per l adempimento del servizio assunto e per il buon funzionamento della struttura associativa. Permane, oggettivamente, la difficoltà nel far fronte ai rimborsi specialmente quando a tali incarichi sono chiamati giovani Capi, magari studenti ed economicamente non autonomi. Ulteriori spese preventivate risultano facilmente verificabili considerando l alta attenzione che si pone alle continue esigenze delle Comunità Capi ed ai contatti intrapresi per l apertura di nuovi gruppi in entrambe le diocesi (attuazione Progetto Sviluppo), e ancora per l attuazione del Progetto di Zona le cui azioni sul territorio non sono prive di spese. È stato rimpinguato nel preventivo l accantonamento per il fondo Jamboree con una somma di 10 per iniziare a comporre il fondo che servirà a contribuire alla quota dei ragazzi della nostra Zona che parteciperanno al Jamboree del Non è stato invece rimpinguato il fondo imprevisti che rimane a quota 105,00. Nel Bilancio preventivo risulta un contributo di 10 per la realizzazione del CFT perché secondo direttive regionali, dallo scorso Anno Associativo, la Zona dovrà integrare il contributo regionale con un contributo di 10 dal proprio Bilancio. Ancora nel bilancio preventivo risultano entrate straordinarie pari a 15 che si intende recuperare con la programmazione di alcune attività di Zona. Si prevedono contributi da soci per 90 mantenendo la quota di 1,00 per ogni censito. Si prevede un entrata straordinaria nella voce eventi di 45 perché il Comitato di Zona è in attesa dei rimborsi spese viaggio dal Nazionale derivanti dalla partecipazione del Comitato di Zona al Convegno Zone del 22 e 23 settembre 2012 a Bracciano. Per ciò che riguarda la voce inerente il cinque per mille sino al 2014 le Zone non potranno usufruirne perché, per deliberazione del Consiglio Generale del 2011, tutto il gettito verrà utilizzato per la copertura parziale delle spese di realizzazione della Route Nazionale di Branca RYS che si terrà nell estate del Il conto pre consuntivo 2010/2011 risulta in passivo perché la Regione non ha ancora provveduto ai ristorni annuali spettanti alla Zona e le Comunità Capi non hanno ancora versato la quota annuale. Le cifre spese sono state anticipate dal Comitato di Zona.

5 Al termine di questa relazione è doveroso ricordare che ogni gruppo è obbligato, entro i termini previsti dallo Statuto e dai Regolamenti AGESCI, a far pervenire al Comitato di Zona il Bilancio di gruppo, lo stato patrimoniale e l inventario dei beni per adeguarci alle linee guida che l Associazione ha assunto nel campo della gestione economica, in un ottica di trasparenza e giusto utilizzo delle risorse. Si evince dalla lettura del Conto economico della Zona che per i prossimi anni dovremo iniziare ad interrogarci su come reperire somme aggiuntive per poter garantire la serena gestione della Zona in merito a : Valorizzare e diffondere le esperienze educative metodologiche; Assicurare la Formazione Capi della Zona ; Concorrere alla formulazione della politica associativa; Curare l informazione tra i soci adulti ; Curare i rapporti con organismi civili, ecclesiali e altre associazioni educative ; Organizzare assemblee e consigli di Zona; Sostenere le Comunità Capi e i Capi nel loro quotidiano. Sicuri di poter far sempre meglio, il Comitato si farà carico della complessiva buona gestione economica della Zona, certo della fiducia e nella collaborazione di tutti i capi. San Pietro in Lama, 2 dicembre 2012 Per il Comitato di Zona L incaricato all Organizzazione Pasquale MARINO

6 AGESCI - ZONA LECCE ADRIATICA Bilancio ( dal 1 ottobre 2011 al 30 settembre 2012) PRE 2013/2014 Soci censiti 888 RIEPILOGO ENTRATE ENTRATE DA SOCI 1.045,00 976, , ,00 ENTRATE PER CONTRIBUTI ENTRATE ACCESSORIE , ENTRATE DA QUOTE ASSOCIATI , Totale Entrate 5.595, , , ,00 destinate a: - Gestione Ordinaria 3.945, , , ,00 - Gestione Straordinaria , RIEPILOGO USCITE USCITE DESTINATE A RAGAZZI USCITE DESTINATE A CAPI ,70 866,50 94 USCITE DESTINATE A QUADRI USCITE DESTINATE A STRUTTURA , ,20 852,00 USCITE PER CONTRIBUTI Totale Uscite , ,50 130, ,00 RIEPILOGO GENERALE (Sintesi) - GESTIONE ORDINARIA Totale Entrate 3.945, , , ,00 Totale Spese , ,50-130, ,00 Risultato Gestione Ordinaria (A) , , , GESTIONE STRAORDINARIA Totale Entrate , Totale Spese Risultato Gestione Straordinaria (B) , RISULTATO TOTALE (A + B) (C -45, ,20 Utilizzo del Fondo imprevisti (D) 45,00 45,00 Accantonamento al Fondo imprevisti (E) 105,00 RISULTATO FINALE (C + D + E) -130,20 2_Bilancio Zona

7 2011 / 2012 PRE 2013/2014 DETTAGLIO PER MACRO VOCI E CENTRI DI COSTO GESTIONE ORDINARIA ENTRATE da AGESCI Regionale 1.245, , , ,00 Ristorno quote per censiti 1.045,00 976, , ,00 Contributo fisso Contributo formazione capi ENTRATE DA ASSOCIATI , Quote per iscrizione campi (CAEX ) Quote iscrizione assemblee di zona , quote eventi L/C quote eventi E/G quote eventi R/S ENTRATE ACCESSORIE , Interessi Attivi Ristorno per calendario scout , TOTALE ENTRATE 3.945, , , ,00 SPESE VINCOLATE Contributo annuale sede di Zona Disponibilità Funzionale 3.695, , , ,00 SPESE ISTITUZIONALI , , Assemblea/Convegno ,70 826,50 90 Consiglio di Zona - Commiss Responsabili e Assistente Organizazione/Gestione/Rappr.za/Ospit , Progetto di Zona Disponibilità Operativa 1.395,00 891, ,00 SPESE STRUTTURALI , , ,00 Branche e Metodo Branca L/C: organizzazione Eventi Capi/ragazzi L/C Branca E/G: organizzazione Eventi Capi/ragazzi E/G Branca R/S: organizzazione Eventi Capi/ragazzi R/S ORGANIZZAZIONE Rimborsi comitato di Zona Formazione capi : Campi CFT/CAEX Incontri tirocinanti _Bilancio Zona

8 PRE 2013/ Fazzolettoni e quaderni x eventi Settori : Gestione Sede: , ,20 402,00 - Energia elettrica, acqua, gas - Manutenzione Mobili, Macchine, Attrezz. - Stampati e Cancelleria Postali 5 48,40 5 5,20 42,00 - Telefoniche/fax/internet Varie , , Hosting sito web Oneri e spese su c/c - Macchine e attrezzature Risultato Ordinario , , , ENTRATE STRAORDINARIE , Contributi Sopravven. Attive contributo quota 5 x millle Fazzolettoni per eventi eventi ,40 45 Altre entrate , USCITE STRAORD. e ACCANTON Acc.to per Jamboree Acc.to per fondo imprevisti Risultato Straordinario , _Bilancio Zona

9 Cons. iniz. Incremento Decremento Cons. finale Fondo Imprevisti 15 45,00 105,00 Fondo Jamboree Fondo EPC 2_Bilancio Zona

10 AGESCI - ZONA LECCE ADRIATICA - REGIONE PUGLIA STATO PATRIMONIALE al 30 settembre 2012 ANNO ANNO Disponibilità liquide 205,00 Attività finanziarie Crediti vari Crediti vs. Incaricati Crediti vs. Regionale ATTIVITA' Depositi cauzionali Attrezzature d'ufficio 2 Ratei/Risconti attivi 225,00 Risultato del periodo Totale Attività 225,00 Debito vs. strutture associate (Gruppi) Debiti vs. Fornitori Debiti vs. Incaricati da rimborsare Debiti vs. Soci Debiti diversi PASSIVITA' Fondo Informatizzazione Fondo ammortamento attrezz. Ufficio 2 Fondo assemblee ed eventi zonali Fondo riserva/rischi/imprevisti Fondo EPC Fondo imprevisti 105,00 Fondo rinnovo attrezzature e materiali Fondo Jamboree 10 Ratei Passivi Avanzo Gestione precedente 225,00 Risultato del periodo 225,00

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