COMUNE DI CERCIVENTO REGOLAMENTO IN MATERIA DI TERMINE, DI RESPONSABILE E DI DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI

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1 Regolamento in materia di termine, di responsabile e di diritto di accesso ai documenti. COMUNE DI CERCIVENTO REGOLAMENTO IN MATERIA DI TERMINE, DI RESPONSABILE E DI DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI

2 CAPO 1 GENERALITÀ Art.1. (Oggetto e contenuto del regolamento) 1. Il presente regolamento è adottato a sensi dell articolo 10 del D.Lgs.267/2000, degli articoli 22 e 23 della L.241/1990 e del D.P.R.352/ Tutte le normative vigenti in merito all'argomento del presente regolamento, superiori allo stesso, si intendono qui riportate; di conseguenza il regolamento tratta solo di oggetti di sua competenza e nell'intesa che parte delle citate normative sono talvolta riportate per motivi di chiarezza espositiva. 3. Ogniqualvolta nel testo trattasi di statuto e regolamento senza specificazione, intendesi statuto comunale e presente regolamento. Art.2. (Procedimento amministrativo) 1. Intendesi per procedimento amministrativo una serie di atti, funzionalmente collegati in relazione ad un effetto finale. 2. Il procedimento non può essere aggravato se non per straordinarie e motivate esigenze imposte dall istruttoria. 3. Quando il procedimento deve essere iniziato per obbligo di legge, deve essere concluso mediante provvedimento espresso. 4. Il procedimento può essere iniziato: a) su richiesta di parte; b) d'ufficio. 5. Ogni provvedimento deve essere motivato tranne i casi di contenuto normativo o generale. 6. In ogni atto notificato devono essere indicati al destinatario il termine e l autorità cui è possibile ricorrere. CAPO 2 TERMINE Art.3. (Termine iniziale del procedimento) 1. Il termine iniziale del procedimento è: a) se su richiesta di parte, la data del ricevimento della richiesta, allora fà fede la data di protocollo; b) se d'ufficio, la data dell'atto propulsivo. Art.4. (Termine finale del procedimento) 1. Il termine finale di ogni procedimento è stabilito dal consiglio comunale; in mancanza di tanto, se non è stabilito per legge o regolamento, è di sessanta giorni. 2. In casi speciali, a discrezione motivata dell organo gestionale, il termine finale può essere diverso, allora deve essere stabilito: 2

3 a) nell'atto di esame della richiesta, se trattasi di procedimento su richiesta di parte; esame che deve essere attuato entro trenta giorni dal ricevimento della richiesta stessa; b) nell'atto propulsivo, se trattasi di procedimento d'ufficio. 3. Il termine finale è sospeso: a) in pendenza dei termini assegnati ai soggetti intervenienti nel procedimento a sensi dell articolo 9 della L.241/1990 per presentare memorie scritte e documenti, nonché per il rilascio di dichiarazioni o la rettifica di dichiarazioni erronee od incomplete; b) in pendenza dell acquisizione dei documenti, attestanti fatti, stati e qualità, di cui al comma 2 dell articolo 18 della L.241/1990, qualora in possesso di altra amministrazione pubblica; c) in pendenza degli accertamenti di cui al comma 3 dell articolo 18 della L.241/1990, qualora i fatti, gli stati e le qualità devono essere certificati da altra amministrazione pubblica; d) in pendenza di pareri obbligatori e valutazioni tecniche degli organi consultivi del Comune o di altre amministrazioni; e) per un periodo comunque non superiore a novanta giorni in pendenza di pareri facoltativi che il responsabile del procedimento ritenga necessari per straordinarie e motivate esigenze imposte dallo svolgimento dell istruttoria; f) in pendenza dei controlli esterni sugli atti, stabiliti dalle normative vigenti, qualora incidano sull efficacia degli atti medesimi; g) nel caso di cui al comma 3 dell articolo I termini temporali del procedimento, iniziali, sospensivi, finali, sono resi noti mediante comunicazione personale all'interessato; eccezionalmente a seguito di congrua motivazione la comunicazione può essere effettuata in modo diverso. 5. Il termine che scade in un giorno non lavorativo per l area competente, è prorogato al primo giorno lavorativo successivo. CAPO 3 RESPONSABILE Art.5. (Responsabile del procedimento amministrativo) 1. Agli effetti del presente capo la figura di dirigente, di cui al comma 1 dell'articolo 5 della legge 241/1990, è considerata coincidente con la figura di responsabile di area. 2. Il responsabile di area assegna a sé o ad altro dipendente, addetto all area, la responsabilità dell istruttoria e di ogni altro adempimento, inerente il singolo procedimento, nonché dell adozione del provvedimento finale. 3. Per le funzioni di cui al comma 2, in caso di impedimento, il responsabile di area può essere sostituito dal segretario comunale o dal responsabile di altra area per quanto compatibile con i relativi titoli; se non vi è compatibilità di titoli o se vi è altra motivata impossibilità, il termine è sospeso per il tempo necessario ad ovviare all ostacolo. 4. L area competente ed il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti ed ai soggetti che per legge debbono intervenirvi, e a chiunque vi abbia un interesse legittimo. Art.6. (Competenze del responsabile del procedimento amministrativo) 1. Il responsabile del procedimento amministrativo: 3

4 a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l emanazione di provvedimento; b) accerta d ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all uopo necessari, e adotta ogni misura per l adeguato e sollecito svolgimento dell istruttoria: In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete, e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni, ed ordinare esibizioni documentali; c) propone l indizione o, avendone la competenza, indice le conferenze di servizi di cui all articolo 14 della L.241/1990; d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le modificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti; e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all organo competente per l adozione. CAPO 4 DIRITTO DI ACCESSO Art.7. (Estratto del capo 5 della L.241/1990) 1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. 2. E considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti formati dalle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa. 3. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti. 4. L esame dei documenti è gratuito; il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. 5. La richiesta di accesso, il rifiuto, il differimento e la limitazione del diritto devono essere motivati. 6. Trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende rifiutata. Art.8. (Generalità) 1. L esercizio del diritto di accesso è assicurato dal responsabile di area o dal suo sostituto compatibilmente alle esigenze d ufficio. 2. Ogni responsabile di area è competente per l accesso all attività relativa alla sua area. 3. Ogni area riscuote i diritti e le spese eventualmente necessarie all accesso. 4. Ogni area ha un registro in cui viene riportata l attività relativa all accesso. Art.9. (Legittimazione e identificazione del richiedente) 1. Sono legittimati al diritto di accesso i soggetti di cui al comma 1 dell articolo 22 della 241/1990, ed i loro rappresentanti. 2. L identificazione del richiedente è effettuata: a) per conoscenza personale; 4

5 b) mediante documento a sensi degli articoli 288, 292 e 293 del R.D.635/1940 e successive modificazioni. 3. I rappresentanti devono dichiarare il loro titolo. Art.10. (Accesso informale) 1. Il diritto di accesso si esercita ordinariamente per via informale mediante richiesta verbale al responsabile del procedimento o al responsabile dell area detentrice del documento; l interessato deve identificarsi, legittimarsi, indicare gli estremi del documento, oggetto della richiesta, e motivare la richiesta stessa. 2. La richiesta è accolta ed esaudita immediatamente senza ulteriori formalità dal responsabile del procedimento o da suo incaricato, salvo quanto di cui al comma Se non è possibile esaudire immediatamente la richiesta per esigenze d ufficio o se, a discrezione del funzionario comunale di cui al comma 2, vi sono dubbi sull identificazione, sulla legittimazione e sulla motivazione, si procede per via formale. Art.11. (Accesso formale) 1. Si procede per via formale, quando ricorrono i presupposti del comma 3 dell articolo 10 o quando lo vuole il richiedente. 2. La via formale costituisce procedimento amministrativo e si attua mediante la compilazione di una scheda in carta semplice, predisposta dall ufficio e compilata dal richiedente; la scheda è registrata al protocollo del Comune e copia della stessa è rilasciata per ricevuta. 3. Se la richiesta è irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento comunica tanto al richiedente; il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata; trascorsi trenta giorni senza risposta, il procedimento è chiuso ed archiviato. 4. Competente all ammissione della richiesta é: a) ordinariamente il responsabile del procedimento; b) il sindaco in caso dei dubbi sull identificazione, sulla legittimazione e sulla motivazione di cui al comma 3 dell articolo 10, e di dubbio sull accessibilità. 5. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell accesso vanno motivati. 6. Il procedimento di accesso deve concludersi, a meno di motivato ritardo, entro trenta giorni dalla presentazione della richiesta. Art.12. (Esclusione del diritto di accesso) 1. Il diritto di accesso è escluso: a) in ispecie per i documenti di cui all allegato A; b) in generale quando non ha altro scopo che quello di nuocere o recare molestia ad altri, e quando la richiesta è formulata genericamente. 2. L esclusione dal diritto è ordinata dal sindaco con atto scritto e notificato all interessato personalmente o tramite lettera raccomandata. Art.13. (Esclusione temporanea del diritto di accesso) 1. L esercizio del diritto di accesso può essere temporaneamente escluso: 5

6 a) quando la diffusione degli atti può pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese; b) quando la conoscenza dei documenti richiesti può impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell azione amministrativa. 2. L esclusione temporanea dal diritto è ordinata dal sindaco con atto scritto e notificato all interessato personalmente o tramite lettera raccomandata. Art.14. (Diritto di visione) 1. Il diritto di visione si esercita mediante consultazione dei documenti espressamente indicati nella richiesta. 2. Il diritto riguarda anche tutti gli atti allegati o richiamati nel documento richiesto, purché non ricadano nei casi di cui agli articoli 12 e Il diritto è esercitato dal richiedente o da persona da lui formalmente incaricata con l eventuale accompagnamento di altre persone di cui vanno specificate le generalità, nel luogo e nel tempo indicati nell atto di accoglimento e, se necessario, alla presenza di personale addetto. 4. E vietato l asporto dei documenti e la loro manomissione. 5. I documenti richiesti devono essere esattamente individuati; non è ammessa la richiesta di visione di una pluralità generica o indefinita di documenti. 6. L esercizio del diritto è gratuito. Art.15. (Diritto del rilascio di copie) 1. Il rilascio di copie di documenti è disposto dal responsabile del procedimento interessato. 2. Per il rilascio delle copie è dovuto il solo rimborso del costo di riproduzione e di trasmissione, salvo eventualmente quanto relativo alle disposizioni vigenti in materia di bollo e di diritti di ricerca e di visura. 3. Il pagamento del dovuto è effettuato al responsabile del procedimento interessato al momento del ritiro delle copie; nel caso di richiesta di trasmissione a mezzo posta o altro, il pagamento deve essere effettuato a mezzo vaglia postale o assegno circolare non trasferibile. Art.16. (Diritto di accesso dei consiglieri) 1. Se i consiglieri agiscono nell espletamento del loro mandato, l esercizio del diritto di accesso è completamente gratuito e non è soggetto a tributi; essi sono comunque tenuti al segreto d ufficio. CAPO 5 NORME FINALI Art.17. (Norme di rinvio) 1. Per tutto quanto non stabilito espressamente nel presente regolamento valgono le normative vigenti. Art.18. (Entrata in vigore) 6

7 1. Il presente regolamento entra in vigore al momento stabilito nella deliberazione di adozione o dopo la sua pubblicazione per 15 giorni consecutivi all albo pretorio. 7

8 ALLEGATO A ATTI PER CUI E ESCLUSO IL DIRITTO DI ACCESSO 1. Atti relativi a trattative precontrattuali. 2. Fascicoli personali dei dipendenti ed atti relativi alla loro salute. 3. Rapporti trasmessi all autorità giudiziaria. 4. Atti esecutivi di provvedimenti giudiziari. 5. Atti dello stato civile, anagrafe, elettorale, leva ad eccezione dei seguenti: a) dati anagrafici anonimi ed aggregati per fini statistici e di ricerca (articolo 34 del D.P.R.233/1989); b) elenchi nominativi di iscritti all anagrafe per le pubbliche amministrazioni che ne facciano motivata richiesta per uso esclusivo di pubblica utilità; c) liste elettorali per finalità elettorali (articolo 51 del D.P.R.223/1967). 6. Cartellini delle carte d identità, fatta eccezione per le richieste di visione, effettuate dal personale delle forze dell ordine per motivi di pubblica sicurezza. 7. Fascicoli personali degli assistiti a norma delle leggi e regolamenti in materia. 8. Pareri legali che non vengono richiamati negli atti dell amministrazione. 9. Progetti e atti che costituiscono espressione di attività intellettuale, non richiamati negli atti. 10. Atti idonei a rilevare l identità di chi ha fatto ricorso alle procedure o agli interventi previsti dalla L.194/1978 sulla tutela sociale della maternità e sull interruzione volontaria della gravidanza. 8

9 Riservato all ufficio ISTANZA DI ACCESSO FORMALE Al Sindaco del Comune di Cercivento Il sottoscritto nato a il residente a In conosciuto personalmente dal ricevente / munito del seguente documento di identificazione: chiede per sé / in rappresentanza, come da allegata documentazione, in qualità di per il seguente motivo: di prendere visione / il rilascio in copia semplice / autenticata dei seguenti documenti:

10 Data Firma del richiedente Ricevuto da il Firma del ricevente NOTE 10

11 PRO MEMORIA PER I DIPENDENTI 1. Il diritto di accesso si può esercitare in via informale mediante richiesta verbale all'ufficio competente da parte del diretto interessato o di un suo rappresentante; se trattasi di rappresentante, deve essere esibito il documento che comprova la rappresentanza. 2. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale ovvero sorgano dubbi da parte del ricevente sulla legittimità della richiesta stessa, il richiedente deve presentare richiesta formale. 3. L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o dal suo rappresentante, anche accompagnati da altra persona di cui vanno specificate le generalità; l'interessato può prendere appunti e trascrivere i documenti stessi. cioè: 4. Le copie dei documenti sono rilasciate subordinatamente al pagamento delle spese e a) foglio A4, per una facciata euro ; b) foglio A4, per due facciate euro ; c) foglio A3, per una facciata euro ; d) foglio A3, per due facciate euro ; e) altri tipi a seconda del costo di riproduzione. 5. Per quanto concerne le copie autentiche: a) la domanda non va bollata; b) i documenti autenticati vanno bollati con euro per ogni quattro fogli A4. 6. Possono essere dati in visione e rilasciati senza problemi tutti i documenti che siano già stati pubblicati; per gli altri è opportuno far fare sempre la richiesta formale. 11