P R O V I N C I A D I C A T A N I A ALLEGATO A LINEE GUIDA PER LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI ALL ALBO PRETORIO INFORMATICO (ON-LINE)

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1 C O M U N E DI S A N T A L F I O P R O V I N C I A D I C A T A N I A ALLEGATO A LINEE GUIDA PER LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI ALL ALBO PRETORIO INFORMATICO (ON-LINE) 1

2 Appendice Art.1 Oggetto delle linee guida; Art.2 Istituzione e finalità dell Albo Pretorio on-line; Art.3 Accesso all Albo Pretorio on line; Art.4 Informazione sull attività amministrativa e protezione dei dati personali; Art.5 Atti soggetti alla pubblicazione e termini ; Art.6 Individuazione del responsabile del procedimento di pubblicazione ; Art.7 Modalità di svolgimento del servizio "albo pretorio on line"; Art.8 Modalità della pubblicazione per l'albo Pretorio on line; Art.9 Procedure per la pubblicazione nell Albo Pretorio on line degli atti interni all Amministrazione; Art.10 Pubblicazioni per conto di altre Pubbliche Amministrazioni o altri soggetti; Art.11 Pubblicazione dei dati relativi alla "Trasparenza, valutazione e merito" D.lvo 150/2009; Art.12 - Garanzie alla riservatezza; Art.13 - Disposizioni finali; Art.14 Norma finale e di rinvio; Art.15 Pubblicità 2

3 Art. 1 Oggetto delle linee guida Il presente regolamento disciplina Albo Pretorio on line del Comune di Sant Alfio, il quale sostituisce ai sensi dell art 32 della legge 69/2009, l Albo Pretorio comunale. Il presente regolamento disciplina le competenze, le modalità, le forme ed i limiti con i quali questo Ente organizza e gestisce la pubblicità e la trasparenza amministrativa degli atti da pubblicare sul sito web istituzionale. Art. 2 Istituzione e finalità dell Albo Pretorio on line Ai sensi dell'art 32 della L 69/2009 ed a decorrere dal termine previsto dall'art. 2, comma 5 della Legge 25/2010 i documenti per i quali sussiste l'obbligo di pubblicazione conseguono la pubblicità legale soltanto con la loro pubblicazione all'albo Pretorio on line dell Ente. Pertanto, il Comune di Sant Alfio all interno del proprio sito istituzionale www. comune.sant-alfio.ct.it, ha istituito un area dedicata all Albo Pretorio on line operazione trasparenza finalizzata a fornire conoscenza degli atti per i quali disposizioni di legge e di regolamento prevedono l'obbligo di pubblicazione, avente effetto di pubblicità legale. Ogni eventuale affissione all Albo Pretorio o diversa pubblicità di documenti o atti in versione cartacea rappresenta una modalità di pubblicazione integrativa. Art. 3 Accesso all Albo Pretorio on line L'accesso all'albo Pretorio on line, collocato sulla home page del sito di questo Ente, è facilmente individuabile dall'utente visitatore. La struttura dell'albo Pretorio on line, accessibile dal sito web tramite il link albo pretorio on line operazione trasparenza, consente all utente un agevole conoscenza dell'intero contenuto dei documenti pubblicati. Al fine di facilitare l'accessibilità alle diverse tipologie di atti pubblicati, l'albo Pretorio on line é suddiviso in specifiche sezioni a secondo dei soggetti da cui promanano e/o delle tipologie degli atti pubblicati. 3

4 Art.4 Informazione sull attività amministrativa e protezione dei dati personali Nel predisporre gli atti amministrativi destinati alla diffusione mediante pubblicazione sul sito internet dell Ente ogni responsabile dovrà attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e sufficienza delle informazioni concernenti dati personali forniti dall atto. Le informazioni contenute nell atto dovranno essere solo quelle ritenute rilevanti ed indispensabili al fine della comprensione agli eventuali interessati e contro interessati all atto, al fine di dare conoscenza necessaria e sufficiente per esercitare la funzione di controllo e la tutela dei propri diritti o interessi legittimi. Tutte le informazioni che esulino dalle predette finalità o che appaiano esuberanti dovranno essere omesse dal responsabile che redige l atto e che ne resta comunque responsabile. E fatta salva la possibilità di riportare nell atto richiami ad atti istruttori depositati negli uffici contenenti maggiori informazioni la cui conoscenza verrà consentita agli interessati in base alle regole sul diritto di accesso; nel formare e diffondere gli atti e le informazioni relative all attività amministrativa, quindi, dovrà essere assicurata la conformità alle norme del Dgls 196/2003 ed ai provvedimenti del garante della Privacy. La responsabilità del contenuto diffuso rimane comunque a carico del redattore dell atto. Art 5 Atti soggetti a pubblicazione e termini Sono pubblicati all Albo Pretorio On Line gli atti adottati dagli organi di governo, gestione e controllo di questo Ente da altre pubbliche amministrazioni oppure da soggetti privati e comunque tutti quegli atti previsti dall ordinamento, da provvedimenti dell autorità giudiziaria e quelli dai quali possono nascere diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di una indistinta pluralità di soggetti potenzialmente interessati dipende la loro efficacia. Gli atti sono di norma pubblicati nel loro integrale contenuto ed in copia conforme all originale tranne casi particolari disciplinati dalle specifiche disposizioni, per i quali sia ammessa anche la pubblicazione del solo estratto od avviso; relativamente agli allegati agli atti qualora si tratti di elaborati tecnici o documenti dei quali non sia possibile l integrale pubblicazione on line si provvederà ad indicare in un avviso o anche all interno dell atto stesso che tutti gli allegati sono depositati presso i competenti uffici individuandoli in maniera univoca. La durata della pubblicazione di ogni atto è prevista dalla legge o dai regolamenti comunali. 4

5 Se non specificatamente prevista, la durata della pubblicazione è indicata nell atto oggetto della pubblicazione. In mancanza di ogni riferimento, la durata minima della pubblicazione è di quindici giorni. Salvo diverse disposizioni, il computo dei giorni decorre dalla data di pubblicazione. Con adeguata motivazione e come richiamato all art. 8 del presente regolamento, il responsabile del procedimento amministrativo potrà richiedere l annullamento di una pubblicazione; la registrazione è annullata nel repertorio dell albo on line apponendo la dicitura Annullato in posizione sempre visibile ed in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza tranne il caso in cui l annullamento sia motivato da possibili violazioni di legge. Sono individuati con il presente provvedimento a titolo comunque non esaustivo i principali atti che vengono pubblicati on line: A - le deliberazioni di consiglio; B - le deliberazioni di giunta; C - gli avvisi di convocazione del consiglio comunale; D - le determinazioni e le ordinanze del Sindaco; E - le determinazioni dirigenziali; F - i bandi, gli avvisi di gara e gli esiti delle gare stesse; G - i bandi di concorso e gli avvisi per le assunzioni di personale; H - l'albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica; I - le concessioni, le autorizzazioni edilizie, i provvedimenti sanzionatori in materia di edilizia ed urbanistica; L- pubblicazioni di matrimonio; M- provvedimenti di cambio nome e cognome; N - avvisi, certificati e altri documenti di competenza degli uffici anagrafe, stato civile ed elettorale per i quali è prevista la pubblicazione all'albo pretorio; 5

6 O - avvisi di recapiti atti; P- gli atti inviati dagli altri enti per la pubblicazione; Q - gli atti inviati da privati per la pubblicazione; R - tutti gli ulteriori atti o documenti che per disposizioni di legge, di regolamento o su richiesta devono essere pubblicati ufficialmente mediante affissione all'albo pretorio, per la durata stabilita nelle predette norme o richieste. Non sono soggetti alla pubblicazione nella sezione "albo pretorio" gli atti e i documenti cui l'adempimento non produca effetti legali. In tal caso possono essere affissi nella versione cartacea in appositi spazi informativi dislocati nell'ente oppure essere pubblicati in altre sezioni del sito web istituzionale. Art. 6 Individuazione del responsabile del procedimento di pubblicazione L'affidamento della responsabilità della tenuta dell' "albo pretorio on line" è disposta con specifico atto dell'amministrazione. Al responsabile del procedimento di pubblicazione compete l'attività di pubblicazione degli atti all'albo entro le scadenze e nel rispetto delle regole fissate dal presente disciplinare, nonché la relativa attestazione di avvenuta pubblicazione in via digitale. Il responsabile può essere coadiuvato da un addetto che si occupa delle attività di pubblicazione utilizzando gli strumenti informatici messi a disposizione dall'ente. Il responsabile potrà non accogliere la richiesta di pubblicazione nel caso in cui la stessa sia difforme e/o incompleta, motivando le ragioni della non accettazione al richiedente. Il responsabile dell'unità operativa a cui è affidato la tenuta dell'albo pretorio on line vigila sulla regolare tenuta dello stesso. L 'ufficio di Segreteria provvede al controllo delle attività di pubblicazione e di referto. Le eventuali contestazioni o ricorsi all'atto pubblicato, saranno oggetto di specifico referto a cura del Capo Area che ha emanato o detiene stabilmente l'atto. Art. 7 Modalità di svolgimento del servizio "albo pretorio on line" I documenti restano pubblicati per il tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o di regolamento, che è generalmente di giorni 15 consecutivi. Per alcuni atti 6

7 come ad esempio : bandi di gara e bandi dei pubblici concorsi, giorni superiore a 15, atto di matrimonio giorni 8, per gli atti ove la durata di affissione non sia stabilita resta codificata in trenta giorni. Alla scadenza dei termini, per gli atti pubblicati per cui è opportuno mantenere visibilità per un tempo prolungato, gli stessi potranno essere posti in appositi spazi del sito web all'uopo dedicati organizzandoli per area tematica. All'Albo Pretorio on line viene pubblicato il solo documento principale, in formato digitale non modificabile. I pareri e gli eventuali allegati che accompagnano l'atto, verranno depositati per l'intero tempo di pubblicazione presso l'ufficio che detiene stabilmente l'atto. L'atto potrà contenere l'esplicazione degli eventuali allegati che essendo parte integrante dello stesso vanno pubblicati digitalmente. Attraverso il software di gestione dell'albo Pretorio on line, verrà elaborato il certificato di pubblicazione che sarà trasmesso all'ufficio che ha richiesto la pubblicazione. Ogni anno viene estratto un registro dell'albo Pretorio con gli estremi degli atti pubblicati. Il registro dell'albo Pretorio viene annualmente stampato e conservato agli atti a cura del responsabile di procedimento delle pubblicazioni Albo on line. Se il registro è conservato in formato cartaceo su ogni facciata del repertorio, numerata progressivamente, devono essere riportati il timbro tondo dell'ente, la dizione "Repertorio Albo Pretorio on line" e la firma del Segretario Generale previa attestazione del Responsabile dell'albo pretorio on line. Tali repertori possono essere gestiti anche con strumenti informatici. In tal caso, la vidimazione, potrà essere eseguita solo attraverso firma digitale del Segretario Generale. In mancanza, e sino alla completa informatizzazione del registro, si procederà attraverso repertorio cartaceo. L'Albo Pretorio on line deve essere accessibile in tutti i giorni dell'anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore ovvero da manutenzioni dei macchinari e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e dell'albo. Art. 8 Modalità della pubblicazione per l'albo Pretorio on line. Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare, 7

8 informalmente, il contenuto dei documenti. Le eventuali sostituzioni o modifiche apportate,ove possibile e previo parere del Segretario Generale, devono formalmente risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso, in modo da rendere facilmente ed esattamente intelligibile quanto segue: il contenuto della modifica apportata ovvero il contenuto o gli estremi dell'atto sostituito; il soggetto che ne ha dato la disposizione ed il soggetto che ha eseguito la modifica o la sostituzione. Su motivata richiesta scritta dell'organo competente, la pubblicazione può essere interrotta; di tale fatto deve effettuarsi annotazione sul documento originale cartaceo, unitamente agli estremi del soggetto che lo ha disposto e del soggetto che ha eseguito l'interruzione. Ciascun Dirigente, per gli atti di competenza della propria area, è tenuto ad adottare le misure organizzative necessarie ai fini della pubblicazione degli atti aventi effetti legali sul portale web dell'ente, come previsto dal presente disciplinare. Art. 9 Procedure per la pubblicazione nell Albo Pretorio on line degli atti interni all Amministrazione La pubblicazione all'albo pretorio costituisce una forma di comunicazione, pubblicità legale o di diffusione di dati, consentita dal decreto legislativo n. 196/2003 solo se prevista da norme di legge o di regolamento, tutti i documenti pubblicati devono essere firmati con firma digitale da parte del responsabile del procedimento che ha generato l atto o da parte del responsabile del procedimento di pubblicazione, poiché l integrità del documento informatico è assicurata dalla firma digitale. Il responsabile dell'albo pretorio on line, che cura le pubblicazioni, adempie alle sole procedure di pubblicazione. I corretti adempimenti per il rispetto di quanto previsto dal D.lgs 196/2003 restano in capo all'ufficio che ha richiesto la pubblicazione. L'atto da pubblicare deve pervenire all'ufficio preposto alla tenuta dell'albo entro due giorni lavorativi antecedenti a quello richiesto per la pubblicazione, salvo motivate urgenze evidenziate da responsabile del servizio e valutate, di volta in volta, dal Segretario Comunale. 8

9 Gli atti da pubblicarsi devono essere trasmessi con la specifica funzione messa a disposizione del sistema informatico. Art. 10 Pubblicazioni per conto di altre Pubbliche Amministrazioni o altri soggetti II Comune provvede alla pubblicazione all'albo Pretorio on line dei documenti provenienti da Pubbliche Amministrazioni o da altri soggetti, anche privati, purché rispettino le caratteristiche informatiche, funzionali e procedurali previsti dal presente disciplinare. Per poter procedere alla pubblicazione nei termini richiesti, il documento deve pervenire al responsabile dell'albo entro due giorni lavorativi antecedenti a quello richiesto per la pubblicazione, salvo motivate urgenze evidenziate da responsabile del servizio e valutate, di volta in volta, dal Segretario Comunale. Le modalità di pubblicazione sono quelle indicate all'articolo 6 "Modalità di svolgimento del servizio "albo pretorio on line". In presenza di difficoltà tecniche per la digitalizzazione dei documenti pervenuti, verrà pubblicato un avviso che notifica la disponibilità del documento originale presso l'ufficio che gestisce l'albo Pretorio. La pubblicazione sul sito web dei documenti dovrà essere preceduta da specifica richiesta, contenente i termini di pubblicazione e di restituzione del documento, non ché specifica assunzione di responsabilità ai fini del rispetto del codice sulla privacy; in ogni caso la responsabilità sui contenuti degli atti rimarrà in capo al soggetto redattore e sottoscrittore dell atto. Qualora venga trasmesso il documento in solo formato cartaceo con espressa richiesta di pubblicazione on line in quanto si tratti di pubblicazione dalla quale derivino effetti legali, il personale addetto al servizio o i messi comunali provvederanno alla scansione dello stesso per il suo inserimento web. Art. 11 Pubblicazione dei dati relativi alla "Trasparenza, valutazione e merito" D.lvo 150/2009. Il sito web istituzionale dovrà prevedere un apposita sezione nella quale saranno pubblicati i documenti previsti dal D.lvo 150/2009. Tali documenti dovranno essere pubblicati non appena essi saranno resi disponibili dagli uffici preposti alla 9

10 loro produzione. Gli stessi uffici preposti alla produzione saranno inoltre responsabili dell'aggiornamento degli stessi secondo la tempistica prevista dal D.lvo 150/2009 e s.m.i. Per provvedere alla pubblicazione gli uffici che producono l'atto dovranno farlo pervenire all'ufficio Albo con l'indicazione del tìtolo e dell'informazioni circa il posizionamento sul sito web. Il documento da pubblicare è indicato nelle "Linee guida per i siti web della PA" relativo all'art. 4 della direttiva 8/2009 del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione. Art. 12 Garanzie alla riservatezza La pubblicazione degli atti all'albo, salve e impregiudicate le garanzie previste dalla legge 7/8/1990, n. 241 in tema di accesso ai documenti amministrativi, avviene nel rispetto della tutela alla riservatezza dei cittadini, secondo quanto disposto dal decreto legislativo 30/6/2003, n. 196 e s. m. i, in materia di protezione dei dati personali. I soggetti che chiedono la pubblicazione all'albo garantiscono la salvaguardia e il rispetto dei principi sul diritto alla riservatezza intervenendo sulle informazioni non ostensibili, prima della loro pubblicazione, adeguandole ai contenuti della norma. Relativamente alle regole che governano la pubblicità di dati personali, i soggetti che richiedono la pubblicazione dovranno attenersi alle indicazioni contenute nel Provvedimento del garante della privacy del 15/12/2010 e della delibera n.88/2011 inerente le, problematiche in materia di trattamento di dati personali effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e di diffusione sul web di atti e documenti adottati dalle pubbliche amministrazioni". Il sistema informatico garantisce l avvenuta pubblicazione degli atti e l attestazione è redatta dal responsabile del servizio o dal messo comunale con modalità informatiche. Art. 13 Disposizioni finali Per la visione del documento originale bisogna rivolgersi al Responsabile del procedimento che lo ha prodotto o presso l'ufficio che detiene stabilmente l'atto. Per il rilascio di eventuali copie si applicano le disposizioni previste dal regolamento per l'accesso agli atti. 10

11 Rientra tra i doveri d'ufficio di ogni dipendente avvalersi delle tecnologie, degli strumenti informatici posti in dotazione dei diversi uffici, con particolare riferimento alle applicazione delle presenti regole per la pubblicazione all'albo pretorio on line. Il mancato utilizzo delle risorse tecnologiche messe a disposizione o la mancata applicazione delle presente regole per la pubblicazione all'albo Pretorio on line costituisce, per il personale dipendente del Comune, negligenza nell'esecuzione dei compiti assegnati sanzionabili disciplinarmente. I responsabili dei servizi rispondono dell'osservanza ed attuazione delle disposizioni del presente regolamento. Art. 14 Norma finale di rinvio Per quanto non previsto nel presente documento troveranno applicazione: a) le leggi e i regolamenti nazionali, regionali ; b) lo statuto comunale; c) gli altri regolamenti comunali in quanto applicabili. Alla data di entrata in vigore delle presenti linee guida si intendono disapplicati le seguenti norme statutarie e regolamenti in materia, qualora non compatibili con l art. 32 della legge 69/09 e con il presente regolamento. Dopo una prima fase di attuazione delle presenti linee guida si procederà se necessario ad un eventuale revisione del presente modello organizzativo. Per la pubblicazione degli atti concernenti la procedura ad evidenza pubblica e dei bilanci si rimanda al combinato disposto dei commi 2 e 5 dell art. 32 della legge 69/09. Art. 15 Pubblicità Il presente regolamento entrerà in vigore contestualmente all esecutività della delibera che lo approva, copia a cura del Segretario Generale sarà trasmessa a tutti i responsabili di area ed unità operativa. Inoltre, il presente regolamento, a norma dell'art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241, come sostituito dall'art. 15, comma 1, della legge 11 febbraio 2005, n. 15, è tenuto a disposizione del pubblico perché ne possa prendere visione in qualsiasi momento e sarà inserito nel sito web di questo Comune. 11

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