GARA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO SANITARIO DI MEDICINA E DIAGNOSTICA PREVENTIVA IN FAVORE DEI DIPENDENTI DI CASSA DEPOSITI E PRESTITI

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1 dei dipendenti di Cassa Depositi e Prestiti GARA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO SANITARIO DI MEDICINA E DIAGNOSTICA PREVENTIVA IN FAVORE DEI DIPENDENTI DI CASSA DEPOSITI E PRESTITI CAPITOLATO TECNICO

2 Indice 1 OGGETTO E DEFINIZIONI GENERALI Oggetto Definizioni Referente dell Aggiudicatario SERVIZI RICHIESTI Check up medico Quantità previste Elenco delle prestazioni Modalità di gestione dei servizi di check up Servizio di Contact Center e prenotazioni on line SLA E MONITORAGGIO DELLA QUALITA DEI SERVIZI EROGATI Service Level Agreement Penali Reportistica Rilevamento della customer satisfaction

3 1 OGGETTO E DEFINIZIONI GENERALI 1.1 Oggetto Cassa Depositi e Prestiti S.p.A. (nel seguito, CDP) ha intenzione di affidare un servizio che consenta di offrire ai dipendenti in servizio la possibilità di monitorare il proprio stato di salute, in modo periodico e continuativo tramite check up medici comprensivi di Esami di Laboratorio, Esami strumentali e Visite specialistiche. Il presente Capitolato Tecnico ha lo scopo di disciplinare gli aspetti tecnico giuridici ed economici per l affidamento dei servizi sanitari di medicina e diagnostica preventiva a favore dei dipendenti di CDP ad un soggetto appositamente selezionato. Il servizio è regolato dalla legge italiana. Per tutto quanto non espressamente regolato dalle condizioni del presente Capitolato Tecnico, valgono le norme di legge. 1.2 Definizioni Per la definizione dei termini utilizzati nel presente Documento valgono le ulteriori definizioni di seguito indicate: Aggiudicatario: le imprese, i raggruppamenti temporanei di imprese o i consorzi che risultano Aggiudicatari della procedura di affidamento cui il presente Documento si riferisce; Committente: Cassa Depositi e Prestiti S.p.A.; Capitolato Tecnico: il presente documento; Concorrente: l Impresa o il raggruppamento temporaneo di imprese o il Consorzio che presentano offerta tecnico/economica per la partecipazione alla procedura di affidamento; Fornitura: la fornitura dei servizi oggetto della procedura di affidamento cui il presente Documento si riferisce; Offerta Tecnica: il documento redatto dal Concorrente in risposta alla procedura di affidamento alla quale il presente Capitolato fa riferimento; Sede: la sede principale della Committente, sita in Via Goito n. 4, Roma. Qualora non diversamente specificato, i termini temporali espressi nel presente Capitolato Tecnico sono tutti da intendersi come solari (di calendario). 1.3 Referente dell Aggiudicatario L Aggiudicatario è tenuto ad identificare una figura professionale (Referente dell Aggiudicatario) all interno della propria organizzazione che lo rappresenterà nei confronti della Committente. La comunicazione del nominativo prescelto dovrà essere effettuata dall Aggiudicatario contestualmente alla stipula del Contratto. Il Referente dell Aggiudicatario sarà responsabile: della gestione dei rapporti con la Committente, del conseguimento degli obiettivi di esecuzione (erogazione dei servizi in conformità con le specifiche richieste, rispetto dei livelli di servizio definiti, etc.) e in generale del coordinamento di tutte le attività contrattualmente previste, dell applicazione delle procedure, delle metodologie concordate e del corretto funzionamento dei processi in atto, della partecipazione, a seguito di esplicita richiesta della Committente, ad incontri di SAL (Stato Avanzamento Lavori) allo scopo di fornire aggiornamenti sullo stato di avanzamento nell erogazione dei servizi e di condividere ogni azione correttiva che si renda necessaria per il rispetto dei tempi e degli obiettivi di qualità del servizio previsti. 3

4 2 SERVIZI RICHIESTI I servizi richiesti dal presente Capitolato Tecnico sono: check up medico, nelle modalità descritte nel 2.1; servizio di contact center e prenotazioni on line, nelle modalità descritte nel Check up medico Costituirà obbligo dell Aggiudicatario l erogazione di un servizio di check up medico rivolto al personale in servizio della Committente. Al fine di consentire una più efficiente ed efficace gestione del servizio che consenta ai dipendenti il rientro agevole sul luogo di lavoro al termine dell effettuazione degli esami, il servizio dovrà essere erogato in strutture ubicate necessariamente nel Comune di Roma all interno della zona delimitata dal confine della cosiddetta Area Fascia verde definita nel PIANO GENERALE DEL TRAFFICO URBANO approvato dall Assemblea Capitolina con Delibera n. 21 del 16 aprile 2015 ( generale traffico urbano pgtu.html). Le prestazioni legate ai check up medici sanitari per tutte le attività descritte nel presente Capitolato Tecnico, ad eccezione del servizio di Contact Center e prenotazione online, dovranno essere obbligatoriamente erogate all interno di un unico complesso/compendio/struttura sanitaria al fine di agevolare l effettuazione delle stesse in un unico giorno permettendo al personale di CDP di rientrare nel luogo di lavoro e di non spostarsi per i vari eventuali centri con disagi evidenti Quantità previste Di seguito si riportano le quantità previste per il servizio nel corso dei 24 mesi di contratto. Numero di prestazioni da erogare nel corso dei 24 mesi di contratto DONNE UOMINI Totale pacchetti a base d asta Le quantità distinte per sesso del dipendente sono indicative, pertanto in corso di validità del contratto CDP si riserva la possibilità di variare la distribuzione, aumentare o diminuire le prestazioni sulla base delle effettive esigenze secondo quanto previsto dalla normativa in materia di appalti, concertando le variazioni preliminarmente con il Fornitore. Nel caso in cui CDP ne dovesse fare richiesta, l aggiudicatario dovrà garantire gli stessi prezzi unitari e condizioni offerte in sede di gara anche in favore di dipendenti di società controllate da CDP S.p.A. orientativamente nell ordine di 23 pacchetti check up sanitari per personale di sesso maschile e 14 pacchetti check up per personale di sesso femminile Elenco delle prestazioni Ciascuna singola attività di check up si intende costituita obbligatoriamente del seguente set di esami/prestazioni, nel seguito distinte per dipendenti di sesso maschile e dipendenti di sesso femminile: Elenco delle prestazioni oggetto di check up per dipendenti di sesso maschile: o Esami di laboratorio Emocromo completo Colesterolo totale 4

5 Colesterolo HDL Colesterolo LDL Transaminasi ALT, AST Creatinina Emocromo con formula Azotemia Glicemia PT PTT Trigliceridi LDH Urea Esame completo urine VES Fosfatasi alcalina Elettroliti Na, Ca, K Bilirubina totale e frazionata HbsAg, HCV Elettroforesi proteica FT3, FT4, TSH Ricerca del sangue occulto nelle feci PSA sideremia e ferritina Ab antiperossidasi Ab antitireoglobulina Omocisteina o Esami strumentali Ecografia tiroidea Ecografia addome completo RX Torace (2 proiezioni) Spirometria Elettrocardiogramma Esame audiometrico (in cabina silente) Doppler TSA o Visite specialistiche Visita medica internistica Visita cardiologica Visita dermatologica con eventuale esame strumentale per casistiche sospette Visita oculistica Visita otorinolaringoiatria Visita ortopedica Visita urologia Visita posturale Visita odontoiatrica Elenco delle prestazioni oggetto di check up per dipendenti di sesso femminile: o Esami di laboratorio Emocromo completo Colesterolo totale Colesterolo HDL Colesterolo LDL Transaminasi ALT, AST Creatinina Emocromo con formula 5

6 o o Azotemia Glicemia PT PTT Trigliceridi LDH Urea Esame completo urine VES Fosfatasi alcalina Elettroliti Na, Ca, K Bilirubina totale e frazionata HbsAg, HCV Elettroforesi proteica FT3, FT4, TSH Ricerca del sangue occulto nelle feci Pap test citologia endocervicale Esami strumentali Ecografia tiroidea Ecografia addome completo RX Torace (2 proiezioni) RX Mammografia bilaterale e ecografia mammaria Colposcopia Spirometria Elettrocardiogramma Esame audiometrico (in cabina silente) Doppler TSA Visite specialistiche Visita medica internistica Visita cardiologica Visita dermatologica con eventuale esame strumentale per casistiche sospette Visita oculistica Visita otorinolaringoiatria Visita ortopedica Visita posturale Visita odontoiatrica Visita ginecologica Visita senologica Si precisa inoltre che l esame strumentale RX torace dovrà essere effettuato solo dietro consenso informato da parte del Dipendente e che all interno del prezzo offerto per ciascun pacchetto è ricompreso il costo della colazione che dovrà essere fornita al dipendente a seguito degli esami per i quali è previsto digiuno. Costituirà obbligo dell Aggiudicatario, ai fini di un efficace ed efficiente erogazione dei servizi richiesti, disporre delle idonee attrezzature e di personale medico e paramedico altamente qualificato per l esecuzione diretta degli esami e delle prestazioni sopra elencate. Si precisa altresì che: i check up saranno effettuati con una distribuzione mensile omogenea, ad eccezione del mese di agosto nel quale non verranno richieste prestazioni, durante l intera durata del Contratto; sarà facoltà dell Aggiudicatario, solo a seguito di approvazione di CDP, nel rispetto dei livelli di servizio indicati nel 3, concordare con CDP la distribuzione dei check up nei giorni della settimana, garantendo la possibilità di effettuare i check up in ciascuna settimana di ciascun mese (ad 6

7 eccezione, come detto, del mese di agosto), per almeno 2 (due) giorni a settimana, da Lunedì a Venerdì; ferme restando le condizioni previste all interno del presente documento, costituirà obbligo dell Aggiudicatario svolgere tutti gli esami previsti per ogni singolo checkup in un unico giorno, senza alcuna possibilità di frazionamento su più giornate, in un arco temporale compreso tra le ore 7:30 e le ore 14:00. Sarà cura dell Aggiudicatario garantire un organizzazione ed una programmazione delle prestazioni tali da assicurare l erogazione delle attività sanitarie nelle modalità e nelle tempistiche richieste dal presente Capitolato Tecnico Modalità di gestione dei servizi di check up Fatta eccezione per il mese di agosto, la Committente si impegna a comunicare all Aggiudicatario entro il giorno 25 (venticinque) di ciascun mese, l elenco nominativo dei propri dipendenti autorizzati ad effettuare il check up medico nel mese successivo. Si precisa che: CDP si riserva la facoltà di variare la periodicità di detta comunicazione e si impegna, nel caso, a informare tempestivamente l Aggiudicatario, è facoltà del singolo dipendente rinunciare, anche solo parzialmente a specifiche prestazioni, al check up medico. Successivamente all avvenuta comunicazione dell elenco nominativo di cui sopra, sarà cura dei singoli dipendenti contattare l Aggiudicatario, tramite i canali previsti di cui al 2.2, per prenotare il check up. Costituirà obbligo dell Aggiudicatario, contestualmente al momento della prenotazione, comunicare al dipendente tutti gli eventuali prerequisiti e le attività propedeutiche per l effettuazione delle prestazioni oggetto del check up (es. presentarsi a digiuno, etc.) al fine di garantire il buon esito degli esami previsti e procedere anche all invio alla Committente di una comunicazione di avvenuta prenotazione per ciascun dipendente all indirizzo mail che verrà comunicato in fase di stipula del contratto. Costituirà inoltre obbligo dell Aggiudicatario: prima di iniziare le attività di ciascun singolo check up, verificare l identità del dipendente in accordo con l elenco fornito dalla Committente; al termine di ogni singola giornata nella quale sono previsti check up, inviare alla Committente un messaggio di posta elettronica (ad un indirizzo che sarà comunicato dalla Committente medesima nei tempi opportuni) contenente l elenco nominativo dei dipendenti che hanno eseguito il check up con indicazione di dettaglio degli orari di durata dello stesso (orario di check in, orario di check out); concordare con il Dipendente nella fase di check in presso la sede del Fornitore la modalità preferita per la trasmissione degli esiti degli esami effettuati e dei referti di tutte le visite cui è stato sottoposto e quindi trasmettere gli stessi alternativamente: o alla Committente (presso la sede legale di Cassa Depositi e Prestiti S.p.A.) nel caso in cui il Dipendente abbia manifestato tale volontà (Modalità 1), o presso indirizzo alternativo a quello di CDP, ove esplicitamente richiesto dallo stesso in sede di check in (Modalità 2) o ritiro brevi manu dei referti presso la sede indicata dal Fornitore per la consegna dei referti nei termini previsti per il processo di refertazione (Modalità 3); Resta inteso che l Aggiudicatario dovrà gestire tutti i dati sensibili del dipendente nel rispetto della normativa vigente in materia di tutela della privacy. Il processo di refertazione degli esiti di tutti gli accertamenti dovrà essere terminato entro e non oltre il quinto giorno lavorativo dall esecuzione della prestazione di check up. 7

8 I referti dovranno essere consegnati in un plico sigillato. Nel caso di scelta della Modalità 1 sarà quindi in seguito cura della Committente consegnare detti plichi al dipendente interessato. Nel caso di Modalità 1 e 2 l Operatore dovrà garantire l utilizzo di mezzi e strumenti (corriere, spedizione postale, ecc) che consentano la consegna entro e non oltre 3 gg dalla spedizione del plico che dovrà avvenire entro e non oltre 3 giorni dal termine del processo di refertazione. Si sottolinea che, fermo restando quanto sopra, costituirà obbligo dell Aggiudicatario, qualora gli accertamenti effettuati dovessero manifestare o destare il sospetto di patologie di particolare gravità e per le quali sia consigliabile/necessario un intervento immediato, dare immediata e tempestiva comunicazione direttamente al dipendente interessato tramite i canali di contatto rilasciati in fase di prenotazione/check in presso la struttura del Fornitore. 2.2 Servizio di Contact Center e prenotazioni on line L Aggiudicatario dovrà garantire per tutta la durata del Contratto un servizio di Contact Center multicanale, a propria cura e spese, costituito da: un servizio di reperibilità su rete telefonica fissa (CC1); un servizio di reperibilità tramite un indirizzo mail di riferimento per il servizio (CC2), un canale di contact center tramite interfaccia web per prenotazioni e comunicazioni (CC3). Il Contact Center sarà accessibile direttamente dai dipendenti da CDP, ai fini della prenotazione dei check up medici di cui al 2.1. Costituirà obbligo dell Aggiudicatario garantire la disponibilità del Contact Center nei giorni dal Lunedì al Venerdì (esclusi giorni festivi), dalle ore alle ore 18.00, nella modalità CC1, mentre tutti i giorni 24h/24h per le modalità CC2 e CC3. L Aggiudicatario dovrà rendere disponibile il Contact Center multicanale con tutte le caratteristiche minime richieste con le eventuali migliorie offerte, entro 15 (quindici) giorni solari dalla data di stipula del Contratto. 3 SLA E MONITORAGGIO DELLA QUALITA DEI SERVIZI EROGATI I Service Level Agreement (SLA) definiscono i parametri di qualità del servizio che devono essere rispettati dall Aggiudicatario, il quale dovrà assicurare la qualità della Fornitura attraverso: il rispetto dei criteri di qualità dei propri processi, il rispetto dei parametri di SLA definiti di seguito, l attivazione di eventuali azioni correttive a fronte del loro mancato rispetto. Nel seguito del presente Capitolato sono pertanto descritti: livelli di servizio (cfr. 3.1) che l Aggiudicatario dovrà obbligatoriamente rispettare, penali (cfr. 3.2) da applicarsi in caso di mancato rispetto dei livelli di servizio di cui sopra, reportistica (cfr. 3.3) a cura dell Aggiudicatario e modalità di misura dei livelli di servizio, attività a carico dell Aggiudicatario volte al rilevamento della customer satisfaction dei dipendenti della Cassa Depositi e Prestiti S.p.A. (cfr. 3.4). 3.1 Service Level Agreement Nel presente paragrafo sono definiti i parametri di SLA che l Aggiudicatario dovrà obbligatoriamente rispettare nell ambito dell erogazione dei servizi richiesti nel presente Capitolato Tecnico. Per ciascuno di tali parametri è stabilito un valore target (nel seguito SLA target) al cui scostamento scatta il meccanismo di applicazione delle penali nelle modalità previste nel 3.2. Il Concorrente, qualora lo ritenga opportuno, ha facoltà di proporre nell Offerta Tecnica secondo quanto previsto dal disciplinare di gara, per alcuni dei parametri di SLA come indicato nella seguente tabella, dei 8

9 valori migliorativi rispetto a quelli minimi determinati dallo SLA target; in caso di aggiudicazione, i valori migliorativi offerti costituiranno la nuova soglia minima (SLA target) per la misurazione dei parametri di SLA e per il calcolo delle eventuali penali ad essi associate. Nella seguente tabella sono indicati i parametri di SLA e il relativo valore di SLA target (sono fatte salve eventuali circostanze non imputabili al Fornitore, a titolo meramente esemplificativo, riduzione del numero minimo di check up medici mensili/giornalieri per indisponibilità del personale dipendente, ): Ambito di servizio Parametro di SLA SLA target Check up medico (cfr. 2.1) Numero minimo di check up medici effettuabili NCMM (garantiti dall Aggiudicatario) in un mese solare presso la struttura sanitaria proposta Numero massimo di check up medici effettuabili in una sola giornata Numero di giorni settimanali (NGS) di disponibilità dell Aggiudicatario per la prestazione di check up in favore dei dipendenti Cassa Depositi e Prestiti che dovrà essere garantito dall Aggiudicatario stesso 40 (quaranta) check up 10 (dieci) 2 (due) giorni 3.2 Penali Tempo di invio via e mail (da parte dell Aggiudicatario alla Committente) dell elenco dei nominativi che hanno effettuato il check up medico (cfr ) Tabella 1 - Parametri di SLA e valori di SLA target Entro il termine di ciascuna giornata nella quale sono stati effettuati i check up medici In caso di mancato rispetto dei parametri di SLA definiti nel paragrafo precedente o proposti dall Aggiudicatario (qualora migliorativi rispetto a quelli minimi prescritti), l Aggiudicatario sarà tenuto a corrispondere alla Committente le penali indicate nella tabella seguente fatto salvo l eventuale risarcimento del maggior danno subito. CDP si riserva la possibilità di verificare anche attraverso un soggetto terzo appositamente dedicato il rispetto delle condizioni previste dal capitolato e dei livelli qualitativi offerti. Ambito di servizio Parametro di SLA Importo della penale Check up medico (cfr. 2.1) Mancato rispetto del numero minimo di prestazioni effettuabili in un mese solare effettuabili presso la struttura proposta (NCMM) Per ciascun check up effettuato in meno rispetto al numero di check up richiesti mensilmente nell ambito del valore dello SLA target, verrà imputata una penale pari al doppio dell importo medio 9

10 offerto dal Concorrente per l espletamento di un singolo check up (valor medio fra importo di un check up uomo e importo di un checkup donna) Contact Center (cfr. 2.2) Numero di giorni settimanali (NGS) di disponibilità dell Aggiudicatario per la prestazione di check up in favore dei dipendenti Cassa Depositi e Prestiti da garantire Tempo di refertazione degli esiti di tutti gli accertamenti Tempo di disponibilità del Contact Center multicanale (TCM) Per ciascun giorno di indisponibilità per check up rispetto al numero previsto settimanalmente e comunque nell ambito del valore dello SLA target, verrà imputata una penale pari a 5 volte l importo medio offerto dal Concorrente per l espletamento di un singolo check up (valor medio fra importo di un check up uomo e importo di un checkup donna) 50 (cinquanta) per ciascun giorno solare di ritardo rispetto allo SLA target per ciascun check up 200 (duecento) per ciascun giorno solare di ritardo rispetto allo SLA target Reportistica mensile 3.3 Tempo di invio della reportistica mensile richiesta alla Committente 3.3 Reportistica Tabella 2 - Penali 50 (cinquanta) per ciascun giorno solare di ritardo rispetto allo SLA target per ciascun check up Costituirà obbligo dell Aggiudicatario redigere e inviare, con cadenza mensile ed in formato elettronico, alla Committente un report contenente le informazioni come indicate nella seguente tabella: Ambito di servizio Parametro di SLA Contenuti del report Check up medico (cfr. 2.1) Numero minimo di checkup medici effettuabili (garantiti dall Aggiudicatario) in un mese solare presso la struttura sanitaria proposta (NCMM) Con riferimento al mese cui il report si riferisce: numero di checkup effettuati nominativo dei dipendenti della Committente sottoposti al 10

11 Tempo di invio via e mail (da parte dell Aggiudicatario a CDP) dell elenco dei nominativi che hanno effettuato il check up medico (cfr ) Elenco delle prestazioni erogate dall Aggiudicatario mensilmente Tabella 3 - Report checkup con indicazione dei giorni in cui è stato effettuato il checkup Con riferimento al mese cui il report si riferisce: giorni nei quali sono stati effettuati i check up giorni di invio delle e mail con l elenco dei nominativi che hanno effettuato il check up medico Con riferimento al mese cui il report si riferisce per ciascun tipo di pacchetto di checkup: il numero aggregato per ciascuna prestazione sanitaria elencata nel paragrafo distinta per sesso L Aggiudicatario dovrà, come detto, consegnare il report alla Committente con cadenza mensile, entro il giorno 10 (dieci) di ciascun mese successivo al mese cui il report si riferisce. 3.4 Rilevamento della customer satisfaction Costituirà compito dell Aggiudicatario predisporre un questionario di rilevazione della soddisfazione degli utenti da somministrare a tutti coloro che sono stati sottoposti ai check up medici. La struttura e i contenuti del questionario, che saranno poi concordati con la Committente e dovranno essere proposti dal Concorrente all interno della propria Offerta Tecnica. Costituirà obbligo dell Aggiudicatario: consegnare alla Committente, con cadenza mensile, copia dei questionari somministrati nel corso del mese precedente, rendersi disponibile, per il tramite del Referente dell Aggiudicatario (cfr. 1.3), a partecipare ad eventuali incontri che la Committente riterrà opportuno condurre al fine di valutare eventuali anomalie riscontrate a seguito dell analisi dei questionari e valutare eventuali soluzioni correttive. 11