LINEE DI INDIRIZZO PER IL CONTROLLO DI GESTIONE

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1 LINEE DI INDIRIZZO PER IL CONTROLLO DI GESTIONE 1) Premessa L attività di controllo interno nel Comune di Pisa ha avuto avvio nell anno I controlli finora effettuati hanno avuto i seguenti oggetti: 1) controllo di regolarità amministrativa che ha riguardato soprattutto la valutazione del modo di acquisire beni e servizi con la trattativa privata; 2) controllo delle attività ordinarie inserite nel PEG con la rilevazione di indicatori di attività a cui sono stati affiancati alcuni indicatori di efficacia; 3) controllo sulle spese e sulle entrate e sullo smaltimento dei residui attivi e passivi; 4) monitoraggio degli obiettivi assegnati ai Dirigenti, dei progetti strategici e della programmazione strategica; 5) monitoraggio sui lavori pubblici. Sono inoltre stati effettuati controlli su alcuni servizi campione (servizi educativi) e su alcuni aspetti specifici della gestione (parco auto e sistema degli acquisti). Si percepisce però la necessità, da parte della Direzione generale e degli organi politici, di incrementare l attività di controllo e di valutazione al fine di avere maggiori strumenti conoscitivi sotto un duplice profilo. L attività di controllo deve essere in grado di fornire informazioni sull utilizzo delle risorse pubbliche e del gradimento dei servizi erogati. L attività di controllo deve essere in grado di valutare il raggiungimento degli obiettivi assegnati ai Dirigenti e a coloro che ricoprono incarichi di responsabilità all interno dell ente. Questa seconda caratteristica è particolarmente necessaria in seguito alla definizione della nuova struttura organizzativa e all accordo decentrato sottoscritto con la dirigenza. Si ritiene pertanto necessario potenziare il processo di controllo adeguandolo alle nuove esigenze informative, tenendo conto dei problemi riscontrati fino ad oggi nella gestione dei dati e delle informazioni necessarie all attività di controllo. In modo particolare le finalità principali dell attività di controllo sono determinate a: a) rappresentare lo strumento della partecipazione intesa come perseguimento degli obiettivi concordati con gli organi e i soggetti responsabili degli indirizzi e degli obietti vi e i soggetti responsabili della gestione e dei risultati; b) conseguire l economicità quale impiego delle risorse il più possibile rispondente al soddisfacimento delle esigenze dei soggetti amministrati; c) verificare la coerenza rispetto ai programmi ed ai progetti contenuti nei documenti revisionali e programmatici dell ente; d) verificare l adeguatezza rispetto alle risorse finanziarie disponibili; e) verificare l efficienza e l efficacia dei processi di attivazione e di gestione dei servizi. Si ritiene indispensabile colmare soprattutto la lacuna relativa alla conoscenza dei costi dei servizi, in modo particolare di quelli a domanda individuale. Nel rispetto dell impostazione data fino ad oggi a tutta l attività di controllo, si ritiene necessario porre alcuni correttivi migliorativi che consentano una maggiore conoscenza di 1

2 tutta l attività comunale. In modo particolare l attività di controllo dovrà verificare il grado di attuazione degli strumenti di programmazione, ed, in primo luogo, del Programma di mandato del Sindaco A tale proposito dovranno essere sviluppate, con le modalità meglio specificate in seguito, le seguenti attività di controllo: 1) monitoraggio dei costi dei servizi comunali, con particolare interesse ai servizi a domanda individuale; 2) monitoraggio dei costi relativi a particolari attività o relativi all acquisizione e l uso di particolari risorse; 3) individuazione ed analisi di indicatori di efficienza ed efficacia; 4) sviluppo della rilevazione della customer satisfaction per i servizi erogati direttamente; 5) monitoraggio dell andamento del Programma di mandato del Sindaco ) Il sistema dei controlli Le attività di programmazione e quella di controllo sono tra loro complementari. La presenza di prefissati obiettivi è condizione imprescindibile per l attività di controllo dei risultati. L attività di controllo interno svolta dalla Direzione generale è essenzialmente un verifica ed un monitoraggio dell attuazione del Piano Esecutivo di Gestione. Il Piano Esecutivo di Gestione è il principale strumento di programmazione operativa e pertanto l attività di controllo dovrà ad esso fare riferimento. 2.1 La struttura del PEG e l attività di controllo. Il PEG è strutturato per Centri di Responsabilità, che corrispondono alle Direzioni individuate con la nuova struttura organizzativa. Ogni Dirigente è responsabile per gli obiettivi assegnati al Centro di responsabilità. All interno dei Centri di responsabilità sono individuati i centri di costo, i centri di spesa e i centri di entrata. Per Centri di costo si intendono aggregati economici cui debbono essere imputati i vari costi e che servono ad indicare il costo dell aggregato (servizio, insieme di servizi, struttura, ecc.); Per Centri di spesa si intendono quei soggetti che hanno la potestà di spesa. I centri di spesa possono impegnare spese che andranno ad incidere anche su centri di costo appartenenti ad altri Centri di responsabilità; Per centri di entrata si intendono soggetti responsabili dell acquisizione delle entrate. 2.2 I soggetti e l attività di controllo I soggetti che prendono parte all attività del controllo di gestione sono: Il Sindaco e la Giunta; La Direzione Generale; I Dirigenti ed i titolari di posizione organizzativa; I referenti nei singoli servizi. 2

3 Il Sindaco verifica, in base all attività di controllo, l osservanza degli indirizzi impartiti, lo stato di attuazione dei programmi e il conseguimento degli obiettivi gestionali assegnati ai vari Responsabili. La Giunta approva il Piano Esecutivo di Gestione ed assegna gli obiettivi ai Dirigenti. La Direzione Generale predispone la proposta del Piano Esecutivo di Gestione e la sottopone alla Giunta. Predispone gli indirizzi per la redazione dei Progetti strategici e per i piani di attività Predispone ed individua, di concerto con i Dirigenti interessati: gli obiettivi per ogni Centro di responsabilità da sottoporre alla Giunta; i Centri di costo, i centri di entrata ed i centri di spesa. il piano dei conti ed i fattori produttivi. il sistema degli indicatori. l assegnazione delle utenze ai centri di responsabilità Predispone report periodici relativi all attività di controllo e valutazione sulla base di un programma annuale. Verifica periodicamente la rispondenza dell attività di gestione agli atti di programmazione La Direzione Generale è autorizzata ad accedere a tutti gli atti di cui sono consentite la consultazione e la visione ai sensi di legge. I Dirigenti, i referenti dei servizi, i responsabili dei procedimenti sono obbligati a fornire le informazioni, i dati e notizie concernenti l organizzazione ed il funzionamento del loro servizio, i costi, i ricavi, i tempi e le procedure per l emanazione di atti, per l approvvigionamento di beni o servizi e per l erogazione di un determinato servizio ai cittadini. La Direzione Generale è autorizzata ad accedere direttamente ai software gestionali sentiti il responsabile del servizio e del referente del CED nel pieno rispetto delle procedure informatiche e della normativa sul trattamento dei dati personali. I Dirigenti I Dirigenti sono responsabili degli obiettivi loro assegnati. I Dirigenti sono responsabili dei dati e delle informazioni fornite alla Direzione Generale per lo svolgimento dell attività di controllo e valutazione. La responsabilità riguarda la qualità dei dati e delle informazioni fornite ed il rispetto dei tempi per la trasmissione. I Dirigenti propongono alla Direzione Generale modifiche ai Centri di costo, di spesa e di entrata ed ai fattori produttivi. Propongono inoltre modifiche al sistema degli indicatori relativi al Centro di responsabilità da loro diretto. I Dirigenti sono responsabili della corretta imputazione dei fattori produttivi ai centri di costo. La corretta trasmissione dei dati e delle informazioni richiesti dalla Direzione Generale, la corretta imputazione dei fattori produttivi incidono sul sistema di valutazione dei Dirigenti al fine della corresponsione della retribuzione di risultato ai sensi della normativa vigente. I Dirigenti sono responsabili del monitoraggio delle spese relative alle utenze, della gestione complessiva delle utenze stesse (attivazione, pagamenti, volturazioni, cassazioni, ecc.), dei relativi stanziamenti di PEG e della tempestiva liquidazione delle fatture e trasmissione al servizio finanziario. 3

4 In ogni Direzione il Dirigente individua il referente della Direzione verso il servizio finanziario per lo svolgimento delle attività connesse al monitoraggio ed alla liquidazione delle utenze ed, in genere, per la gestione delle utenze stesse. I Referenti nei singoli servizi In ogni Direzione i Dirigenti individuano i referenti della Direzione Generale per lo svolgimento dell attività di controllo e valutazione. Il nominativo del/dei referenti è comunicato alla Direzione Generale. Parimenti sono comunicate eventuali sostituzioni temporanee o definitive. I referenti nei singoli servizi debbono: a) individuare per qualsiasi atto di spesa il fattore o i fattori produttivi relativi alle spese ed il centro o i centri di costo ai quali deve essere correttamente imputato il fattore produttivo oggetto della spesa; b) fornire alla Direzione Generale i dati relativi agli indicatori in base alle scadenze prestabilite; c) fornire qualsiasi altro dato o informazione utile all attività di controllo nei tempi concordati con la Direzione Generale. d) collaborare con la Direzione Generale nella predisposizione dei report periodici e) collaborare con il servizio finanziario per la gestione delle utenze. 3) Il sistema informativo Il sistema informativo è composto da tutti i dati e le informazioni individuati dalla Direzione Generale e concordati con i Dirigenti interessati. La Direzione Generale svolge la particolare funzione di collettore di dati e informazioni provenienti dalle Direzioni. L elaborazione dei dati e delle informazioni è funzionale all attività di reporting. In particolare il sistema informativo per l attività di programmazione e controllo è composto da: dati informativo statistici relativi alla popolazione, al territorio, alle infrastrutture, alla tutela ambientale, alle condizioni socio-sanitarie, alle attività produttive insediate, all erogazione dei servizi; sistema degli indicatori che comprende indicatori di attività, di efficienza ed efficacia; informazioni relative agli obiettivi assegnati ai Dirigenti, ai programmi strategici ed ai piani di attività inseriti nel PEG; Ogni Dirigente è responsabile nel reperimento e nella gestione delle informazioni di natura statistico-informativa afferenti e di interesse alle attività relative al proprio Centro di Responsabilità. Il sistema degli indicatori è l insieme degli indicatori di attività, di efficacia ed efficienza inseriti nel PEG. Gli indicatori sono individuati dalla Direzione Generale di concerto con i Dirigenti interessati. Per ogni indicatore sono stabilite le modalità e le periodicità della rilevazione e della trasmissione dei dati alla Direzione Generale. Di norma i dati sono raccolti e trasmessi con l uso delle tecnologie informatiche e telematiche. Gli indicatori e le altre informazioni richieste dalla Direzione Generale devono obbligatoriamente essere trasmessi su apposita modulistica predisposta dalla Direzione Generale. I moduli (e la modalità di trasmissione) devono indicare i nominativi del 4

5 Dirigente e del referente del servizio che si assumono la responsabilità della veridicità e della qualità dei dati e delle informazioni. I dati trasmessi alla Direzione Generale per l attività di controllo diventano unica fonte per quella tipologia di dato o informazione. La raccolta e la trasmissione dei dati effettuate con modalità diverse da quelle precedentemente indicate devono essere concordate con la Direzione Generale Il sistema degli indicatori è collegato alle attività dei Centri di Responsabilità ed è parte integrante del PEG. Il sistema degli indicatori può essere aggiornato nel corso della gestione del PEG da parte della Direzione Generale di concerto con i Dirigenti interessati. 4) L attività di reporting La Direzione Generale predispone report periodici circa l elaborazione dei dati e delle informazioni oggetto dell attività di controllo e valutazione. I report sono finalizzati alla verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati ai Dirigenti, dei progetti, delle attività individuate nel PEG, dell efficienza e dell efficacia dei servizi erogati e dell uso delle risorse. L attività di reporting rappresenta inoltre il principale strumento di supporto decisionale. Ogni singolo report prodotto dalla Direzione Generale viene messo a disposizione di tutti gli organi politici (Sindaco, Giunta, Consiglio comunale) e dei Dirigenti. Ogni report viene comunque inserito nella rete civica comunale. Gli organi politici ed i Dirigenti possono concordare con il Servizio Programmazione, Valutazione e Controlli la redazione di particolari report, monitoraggi, analisi relative alla gestione. La periodicità è stabilita in base alle necessità delle informazioni da acquisire. In ogni caso, la Direzione Generale predispone due report semestrali da presentare al Consiglio comunale. Il primo report relativo al 1 semestre di ogni anno, è presentato, di norma entro il 15 luglio; il secondo report, relativo all attività annuale è presentato non oltre l approvazione del conto consuntivo. 5