Amministrazione Aggiudicatrice. Lo svolgimento della suddetta iniziativa è fissato per il periodo dal 07/12/2017 al 06/01/2018;

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1 AFFIDAMENTO DELL ORGANIZZAZIONE DELLA FESTA MAGIA DEL NATALE PER IL PERIODO COMPRESO DAL 7/12/2017 AL 6/01/ RICHIESTA DI PRESENTAZIONE DI PROPOSTE CULTURALI, SPORTIVE E DI ANIMAZIONE DISCIPLINARE DI INDAGINE DI MERCATO Il Comune di Sedriano, intende raccogliere proposte di realizzazione eventi in occasione della Festa Magia del Natale programmata per il periodo dal 7/12/2017 al 06/01/2018 Si forniscono, a tale proposito, le seguenti informazioni: Articolo 1. Amministrazione Aggiudicatrice Comune di Sedriano, Via Fagnani, Sedriano (MI) P.IVA Web : Mail : silvia.triveri@comune.sedriano.mi.it PEC : comune.sedriano@post certificata.it Articolo 2. Giornate di svolgimento Lo svolgimento della suddetta iniziativa è fissato per il periodo dal 07/12/2017 al 06/01/2018; Soggetti legittimati a presentare proposte Possono presentare proposte associazioni, società, soggetti comunque aventi personalità giuridica e legittimati a svolgere le attività e i servizi oggetto della presente indagine. Si accettano anche proposte presentate in raggruppamento da due o più soggetti, purché con chiara indicazione del soggetto che funge da capogruppo. Articolo 3. Finalità Le finalità della presente indagine di mercato sono: Realizzare una programmazione integrata delle attività in occasione della festività natalizie; Creare una opportunità per mostrare alla città impegno lavorativo, di volontariato e le capacità professionali delle associazioni cittadine e del territorio; Garantire ai cittadini la possibilità di fruire di iniziative diversificate; Offrire maggiori opportunità al commercio del territorio. Articolo 4. Eventi ed attrazioni da garantire Giorno 07/12/2017 ore accensione dell albero di Natale da collocare presso piazza del Seminatore. La ditta che si aggiudicherà l organizzazione dovrà provvedere a proprie spese a comperare installare ed addobbare l albero rispettando tutte le norme di sicurezza e producendo le eventuali certificazioni necessarie. Mercatini di Natale; Casetta e slitta di Babbo Natale; Pagina 1

2 Cassetta della posta per letterine dei bambini a Babbo Natale; Festeggiamento del giorno 06/01/2018 (Epifania); Articolo 5. Tipo di proposta Potranno essere presentate proposte di spettacolo, evasione, intrattenimento e offerta commerciale, con particolare riferimento alle seguenti categorie: Spettacoli per bambini; Mercatini tipici natalizi Eventi per ragazzi e giovani; Spettacoli per famiglie; Concerti musicali; Eventi sportivi, ad impatto sociale, ricreativi o ludici; (es, pista pattinaggio ghiaccio sintetico) Spettacoli itineranti ; Eventi di carattere eno-gastronomico; Eventi culturali; Eventi di promozione e offerta commerciale; Attività di promozione del territorio. Articolo 6. Localizzazione delle proposte La Festa Magia del Natale interesserà tutti i luoghi pubblici di disponibilità comunale presenti sul territorio, a partire dal centro (parchi, piazze, ecc.) nonché altri luoghi che i privati vorranno mettere gratuitamente a disposizione. Il Comune può riservarsi la facoltà di gestire direttamente (o tramite Associazione di fiducia) un evento nell ambito della manifestazione. Articolo 7. Oneri dell Amministrazione comunale L Amministrazione comunale sosterrà i seguenti oneri: Adeguata pubblicizzazione delle manifestazioni tramite i canali istituzionali (sito, pannelli luminosi, comunicati stampa); Messa a disposizione di tutti gli spazi pubblici all aperto di proprietà o disponibilità comunale, con pagamento di plateatico per tutti gli operatori. Oneri del servizio di sicurezza impiegando la Polizia Locale e la Protezione Civile; Oneri relativi alle attività, da parte degli operai comunali, relative alla posa di tutte le transenne; Pulizia finale con raccolta sacchi della spazzatura e pulizia meccanica delle strade interessate, fermo restando l obbligo per gli operatori partecipanti, della rimozione dei propri rifiuti. Pagina 2

3 L intervento finanziario del Comune non potrà in ogni caso essere superiore ad 2.500,00 iva e oneri vari compresi. Articolo 8. Oneri a carico del proponente Il soggetto proponente dovrà sostenere i costi relativi a: Pagamento SIAE usufruendo delle riduzioni per manifestazioni promosse o organizzate dall Amministrazione comunale; Compensi artisti; Service audio-luci; Gestione di tutte le pratiche (Siae, Enpals, ecc ) legate allo svolgimento degli spettacoli; Logistica e allestimenti vari; Assistenza tecnica e logistica a tutti gli eventi programmati (compresi quelli di eventuale diretta organizzazione comunale); Pagamento in un unico versamento, della TOSAP riscossa dai singoli operatori commerciali. Pagamento della tassa pubblicitaria nelle misure stabilite dai vigenti regolamenti comunali, usufruendo delle riduzioni per manifestazioni promosse o organizzate dall Amministrazione comunale; Ogni altro costo necessario per lo svolgimento della manifestazione e non compreso negli oneri a carico del Comune di cui all art. 7. Inoltre la ditta aggiudicataria dovrà provvedere alla verifica; che tutte le attrazioni proposte siano in regola con le autorizzazioni di pubblica sicurezza, certificati di collaudo e polizza assicurativa; che gli eventuali palchi, impianti elettrici, impianti video e/o audio siano corredati da una dichiarazione di idoneità statica e corretto montaggio delle strutture e dal certificato di conformità degli impianti elettrici con relativi allegati tecnici a firma di tecnici abilitati ed incaricati. Gli impianti elettrici dovranno comunque essere posizionati in aree non fruibili dal pubblico; Articolo 9. Contenuti minimi della proposta La proposta dovrà contenere i seguenti contenuti minimi: 2 eventi indirizzati a bambini; 1 evento rivolto all intera famiglia; 1 evento di carattere culturale/artistico; 1 concerto musicale/corale. Articolo 10. Introiti da parte del soggetto proponente. Il soggetto proponente potrà sostenere economicamente le iniziative proposte mediante: a) Sponsorizzazioni; Pagina 3

4 b) Attività di carattere commerciale. Sponsorizzazioni I soggetti che produrranno domanda potranno contemplare la partecipazione di uno o più sponsor per la realizzazione del Progetto che dovranno tassativamente rispettare le seguenti condizioni: a) coerenza con gli interessi pubblici; b) assenza di pregiudizio o danno all immagine dell Amministrazione comunale o delle sue iniziative. Sono in ogni caso escluse le sponsorizzazioni riguardanti: Attività di propaganda di natura politica, sindacale, filosofica, religiosa; Produzione o distribuzione di tabacco, prodotti alcolici, armi, gioco d azzardo, materiale pornografico o a sfondo sessuale e quelle contro il decoro e l ordine pubblico. La sponsorizzazione potrà consistere in: Posizionamento striscioni o manifesti nei luoghi di svolgimento dell evento per tutta la durata della Festa Magia del Natale ; Spazi su eventuale depliant e manifesti di pubblicizzazione; Posizionamento di banchetti/stand informativi in concomitanza alle iniziative; Altre forme non in contrasto con le vigenti Leggi e regolamenti. Spazi commerciali Il soggetto proponente potrà consentire l occupazione di parte dell area messa a disposizione ad alcune attività di carattere commerciale. Gli operatori commerciali invitati dovranno essere muniti dei prescritti titoli autorizzativi che dovranno essere posti a disposizione dei competenti uffici comunali. Le attività commerciali non dovranno tuttavia riguardare: Tabacchi, gioco d azzardo, materiale pornografico o a sfondo sessuale, armi e affini, articoli contro il decoro. Gli accordi stretti tra soggetto proponente e singoli operatori commerciali dovranno essere resi noti all Amministrazione comunale almeno quindici giorni prima l evento programmato. L Amministrazione comunale si riserva il pieno diritto di rifiutare il posizionamento di operatori commerciali che: Non si presentino in regola con la vigente normativa; Siano oggetto di condizioni contrattuali non conformi agli usi o tali da configurare una eccessiva sproporzione tra costi e guadagni da parte dell operatore commerciale. Articolo 11. Piano economico Ad ogni proposta dovrà essere necessariamente allegato, pena esclusione dalla presente procedura, un piano economico dettagliato, in grado di illustrare la sostenibilità degli eventi. Pagina 4

5 Il soggetto proponente sarà l esclusivo responsabile delle entrate previste. Nulla sarà dovuto dall Amministrazione comunale a compensazione di eventuali mancati introiti. Articolo 12. Selezione delle proposte Saranno prese in considerazione le proposte provenienti da soggetti aventi i requisiti indicati all art. 2, pervenute entro i termini precisati all art.15. Le proposte verranno valutate in base a: Corrispondenza criteri stabiliti dall Amministrazione comunale; Pregio ed originalità della proposta; Precedenti esperienze del soggetto proponente nel novero dell Amministrazione pubblica; Coinvolgimento di diversi soggetti attivi sul territorio. Grado di coinvolgimento degli operatori commerciali presenti sul territorio del Comune di Sedriano. La valutazione dei progetti avverrà secondo i seguenti criteri su punteggio a base 70 per l offerta tecnica, così suddivisi: Originalità delle proposte in considerazione della qualità artistica, sportiva, aggregativa Proposte oltre il numero minimo di iniziative richieste Punteggio MAX Punti 10 MAX Punti 20 - Fino a 1 ulteriori proposte 5 - Fino a 3 ulteriori proposte 10 - Fino a 5 ulteriori proposte 15 - Oltre 5 ulteriori proposte 20 Precedenti esperienze del soggetto per organizzazione eventi similari per conto di Enti locali Realizzazione evento in collaborazione con commercianti locali Coinvolgimento di almeno tre associazioni/realtà artistiche sedrianesi 2 punti per ogni evento organizzato per conto di pubbliche amministrazioni MAX Punti MAX Punti 20 La valutazione dei progetti avverrà secondo i seguenti criteri su punteggio a base 30 per l offerta economica, così suddivisi: Pagina 5

6 Sostenibilità economica MAX Punti 30 - Proposta a costo zero per l Amministrazione comunale - Utilizzo del contributo comunale nella misura di euro Utilizzo del contributo comunale nella misura di euro Utilizzo del contributo comunale nella misura di euro Non verranno prese in considerazione proposte che presentino un punteggio inferiore a 40 punti. La partecipazione alla presente indagine di mercato mediante spedizione del plico implica l accettazione integrale delle condizioni del presente Avviso. Articolo 13. Procedura e criterio di aggiudicazione Trattandosi di appalto sottoglia, la procedura di scelta del contraente verrà effettuata come disciplinato dell art. 36 comma 2 lett. a) del D. Lgs. 50/2016 ; Articolo 14. Documenti e modalità di partecipazione La presente indagine viene condotta mediante l'ausilio di sistemi informatici e l'utilizzazione di modalità di comunicazione in forma elettronica, ai sensi dell art. 58 del D.Lgs. 50/2016. I concorrenti dovranno far pervenire il plico elettronico contenente l offerta e la documentazione, come di seguito precisato esclusivamente mediante la piattaforma SINTEL. Salvo diversa indicazione, ogni documento elettronico (File) inviato dall operatore economico nell ambito della presente indagine dovrà essere inserito in formato pdf. e sottoscritto dal Legale rappresentante dell operatore economico, ovvero un soggetto munito di poteri di rappresentanza atto ad impegnare la società a presentare offerta con la firma digitale. Resta in ogni caso di esclusiva competenza e responsabilità dell operatore economico verificare che la propria documentazione sia effettivamente e correttamente sottoscritta con firma digitale. È responsabilità dei concorrenti, in ogni caso, l invio tempestivo e completo di quanto richiesto nel termine sopraindicato, anche atteso che il Sistema non accetta offerte presentate dopo la data e l orario stabiliti come termine ultimo di presentazione delle offerte. La presentazione dell offerta mediante il Sistema, pertanto, è a totale ed esclusivo rischio del concorrente, il quale si assume qualsiasi rischio in caso di mancata o tardiva ricezione dell offerta medesima. Tutte le comunicazioni nell ambito dell indagine, fino all aggiudicazione provvisoria, avverranno, di regola, per via telematica, attraverso l apposito spazio all interno di SINTEL denominato Comunicazioni della procedura. Pagina 6

7 Ogni documento relativo alla procedura deve essere presentato secondo le norme e le modalità di partecipazione sotto indicate, redatto in ogni sua parte in lingua italiana ed in conformità a quanto previsto dalla documentazione dell indagine di mercato. La presentazione dell offerta implica l accettazione incondizionata di tutta la documentazione relativa alla presente procedura di indagine. Articolo 15. Fasi e procedura per la presentazione delle offerte. La redazione dell offerta dovrà avvenire seguendo le diverse fasi successive dell apposita procedura guidata di SINTEL, che consentono di predisporre: a) BUSTA TELEMATICA 1: DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA b) BUSTA TELEMATICA 2: OFFERTA TECNICA c) BUSTA TELEMATICA 3: OFFERTA ECONOMICA Il plico elettronico, contenente a pena di esclusione dall indagine le tre buste elettroniche sopra indicate, deve pervenire a mezzo del servizio SINTEL entro il seguente termine perentorio: Ore del giorno 06/10/2017 Ai concorrenti si raccomanda di connettersi al Sistema entro un termine adeguato rispetto all articolazione delle fasi descritte per la sottomissione delle offerte, al fine di non incorrere nel rischio di mancato invio della documentazione entro i termini dell indagine di mercato. Il recapito tempestivo del plico elettronico rimane ad esclusivo rischio del mittente. Non si darà corso all apertura del plico che non risulti pervenuto in SINTEL entro il termine fissato o pervenuto non completo. Il plico elettronico deve contenere al suo interno tre buste elettroniche : a) BUSTA TELEMATICA 1: DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA b) BUSTA TELEMATICA 2: OFFERTA TECNICA c) BUSTA TELEMATICA 3: OFFERTA ECONOMICA Il plico telematico che compone l offerta dovrà contenere la seguente documentazione Busta A Documentazione Amministrativa Nell apposito campo Documentazione Amministrativa presente sulla piattaforma SINTEL il Concorrente, dovrà allegare, la documentazione amministrativa in un unico file o cartella formato.zip ovvero.rar o altro formato accettato dal sistema, secondo le istruzioni di cui al manuale SINTEL per la presentazione dell offerta da parte del concorrente. Ciascun documento allegato all offerta dovrà essere debitamente compilato e firmato digitalmente dal legale rappresentante, o in alternativa da un procuratore del legale rappresentante munito di idonei poteri. In questa busta elettronica devono essere contenuti, a pena di esclusione, i seguenti documenti: 1. Dichiarazione di accettazione termini e condizioni; Pagina 7

8 2. Dichiarazione ai fini dell ammissione (modello 1/A) ai sensi del DPR 445/2000 con la quale il legale rappresentante, o suo procuratore (in tal caso andrà allegata la relativa procura, in originale o copia autentica ex art. 18 DPR 445/2000) assumendone la piena responsabilità, a pena di esclusione, dichiara il possesso dei requisiti di partecipazione. 3. Copia del disciplinare dell indagine di mercato, firmato in ogni pagina per accettazione, da parte del legale rappresentante della società concorrente o suo procuratore; 4. Dichiarazione antimafia (modello 1/c) compilata da parte del legale rappresentante della società concorrente o suo procuratore; BUSTA B - Offerta Tecnica" Ai fini dell attribuzione del punteggio per la qualità del servizio la busta elettronica sopraindicata, dovrà contenere : 1. Presentazione della Proposta culturale, sportiva e di animazione composta da una relazione esplicativa che illustri dettagliatamente le modalità di organizzazione e gestione dei servizi, suddividendo la descrizione in capitoli secondo i parametri di valutazione indicati. Il progetto dovrà essere formulato in un'unica relazione, massimo di 15 pagine formato A4 stampate solo fronte massimo 35 righe e carattere ARIAL 11. Nel caso di superamento del limite massimo di pagine o di righe, non si procederà alla valutazione delle pagine eccedenti il suddetto limite. Sono ammessi allegati tecnici, non descrittivi. BUSTA C Offerta Economica" Nell apposita sezione Offerta economica presente sulla piattaforma SINTEL il Concorrente, a pena di esclusione, dovrà indicare, la propria offerta economica, come specificato nella disciplina specifica di partecipazione. 1. Dichiarazione in competente bollo (modello 1/B), sottoscritta dal legale rappresentante o da suo procuratore (in tal caso andrà allegata la relativa procura, in originale o copia autentica ex art. 18 DPR 445/2000), contenente l'indicazione: dell'oggetto dell indagine di mercato; l indicazione della sostenibilità economica mediante selezione casella con firma autografa nella casella a fianco. In caso di contrasto tra le due indicazioni prevarrà quella più vantaggiosa per l'ente (art. 72, R.D , N. 827); La mancanza di sottoscrizione elettronica della offerta sarà causa di esclusione dall indagine in oggetto. Pagina 8

9 Articolo 16. Apertura dei plichi Allo scadere del termine fissato per la presentazione delle offerte, le stesse sono acquisite definitivamente dal Sistema e, oltre ad essere non più modificabili o sostituibili, sono conservate dal Sistema medesimo in modo segreto, riservato e sicuro. Durante la fase di apertura dei plichi, si procederà operando attraverso il Sistema, allo svolgimento delle seguenti attività: a) verifica della ricezione delle offerte tempestivamente presentate; b) apertura delle offerte ed apertura della Documentazione amministrativa; c) verifica della presenza dei documenti richiesti e contenuti nella Documentazione amministrativa ed ammissione; Le proposte culturali, nonché il Documento di Offerta in formato.pdf resteranno chiuse a Sistema e, quindi, il relativo contenuto non sarà visibile. Al termine della verifica dei documenti contenuti nella Documentazione amministrativa e della fase di ammissione si procederà all apertura delle proposte culturali dei concorrenti ammessi. Successivamente si procederà all apertura delle Offerte economiche dei concorrenti ammessi ed alla lettura dei valori offerti. All esito delle predette operazioni, il Sistema consentirà la visualizzazione della classificazione delle offerte ammesse secondo la graduatoria decrescente delle offerte in ragione dei punteggi tecnici ed economici attribuiti. Articolo 17. Obbligo del sopralluogo È obbligatorio per le ditte che intendono partecipare alla presente procedura, a pena di esclusione, effettuare il sopralluogo dei luoghi dove si svolgerà l iniziativa. Si prega richiedere appuntamento in data successiva al giorno 26/09/2017. Articolo 18. Richieste di Autorizzazioni Per tutte le attività soggette ad autorizzazione, la ditta aggiudicatrice si impegna a consegnare tutta la documentazione necessaria al rilascio della stessa agli uffici competenti almeno 15 giorni prima della data di esecuzione dell evento. Articolo 19. Disposizioni varie L Amministrazione comunale è esonerata da qualsiasi responsabilità per danni a persone o cose che dovessero verificarsi durante la realizzazione degli spettacoli ed eventi legati alla Festa Magia del Natale. L affidatario del servizio è tenuto a contrarre, almeno 20 giorni prima della data fissata dell evento e a mantenere costantemente attiva fino a svincolo da parte del comune, apposita polizza per la copertura della responsabilità derivante dalla gestione del servizio di organizzazione, con primaria compagnia assicuratrice, secondo condizioni da sottoporre al benestare del Comune, con un massimale di almeno ,00 di euro per sinistro. Pagina 9

10 Il presente avviso non ha natura vincolante per il Comune di Sedriano che ha la facoltà a suo insindacabile giudizio di interrompere l iniziativa in qualsiasi momento e di non dare corso o conclusione alla stessa. In caso di accoglimento della proposta, il legale rappresentante del soggetto proponente dovrà sottoscrivere apposita scrittura privata predisposta dal Comune con le modalità di gestione dell iniziativa nonché l indicazione degli oneri a carico delle parti. I dati dei quali l Amministrazione comunale entrerà in possesso nell ambito del presidente Avviso pubblico saranno trattati nel rispetto del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 s.m.i. Il titolare del trattamento dei dati personali è il Comune di Sedriano. I dati personali forniti dai soggetti partecipanti saranno trattati esclusivamente per le finalità concesse all Avviso pubblico. Articolo 20. Richieste di informazioni e chiarimenti Tutte le comunicazioni nell ambito della procedura di indagine avvengono attraverso Posta Elettronica Certificata all indirizzo dichiarato nella fase di Registrazione al Sistema. Tali predette comunicazioni, peraltro, sono disponibili anche mediante il Sistema e attraverso l apposita area Comunicazioni della procedura riservata a ciascun singolo concorrente. Nei casi di comprovato malfunzionamento e/o indisponibilità prolungata del Sistema, la Stazione Appaltante si riserva di inviare le comunicazioni ai concorrenti anche solo a mezzo fax. Per tutto quanto concerne il presente appalto, le richieste di informazioni e chiarimenti andranno rigorosamente formulate in forma scritta, indirizzate all Ufficio Sport e tempo libero del Comune di Sedriano. Articolo 21. Responsabile del procedimento Il Responsabile di Procedimento è individuato nella persona del Responsabile dell Area Tributi Commercio Sport e Tempo libero D.ssa Silvia Maria Triveri - Tel 02/ mail : silvia.triveri@comune.sedriano.mi.it Sedriano, lì 06/09/2017 IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO D.ssa Silvia Maria Triveri Pagina 10