Nota operativa per missioni istituzionali

Transcript

1 Con decreto n. 580 del è stato approvato il regolamento aziendale per la disciplina della missione istituzionale e l aggiornamento obbligatorio, rimborso spese ed uso del mezzo proprio per l AAS 5 Friuli Occidentale. Al fine di darne una più corretta applicazione si fornisce la seguente nota operativa che ha la funzione di fornire chiarimenti sulla corretta applicazione del regolamento adottato. Nota operativa per missioni istituzionali Il diritto al trattamento di missione è garantito esclusivamente a fronte della presentazione alla SC Politiche e Gestione Risorse Umane da parte del dipendente interessato, di uno dei nuovi moduli allegati al regolamento (Modulo autorizzazione missione istituzionale, Modulo autorizzazione corsi di aggiornamento obbligatorio e Modulo autorizzazione mensile all uso del mezzo proprio e richiesta rimborso chilometrico) appositamente sottoscritto dal Direttore della Struttura o da un suo delegato, ai fini autorizzativi. Per accedere ai rimborsi spese, oltre a seguire la disciplina dettata dal regolamento, è necessario produrre a supporto la seguente documentazione giustificativa in originale: 1) Pasti e pernottamenti: per i pernottamenti deve essere esibita ricevuta intestata al dipendente con descrizione analitica di eventuali extra; per i pasti si richiede la ricevuta fiscale o scontrino con descrizione analitica di cibi e bevande somministrate; il rimborso del pasto avverrà nei limiti di cui all art. 6 comma 1 del regolamento; per quanto riguarda l art. 6 comma 1, punto b) si precisa che si intendono rimborsabili 22,26 per pasto. 2) Viaggi con mezzo aziendale: in caso di impossibilità ad effettuare il pagamento con la tessera aziendale, il rimborso della spesa sostenuta per il rifornimento di carburante può essere richiesto alla S.C. Provveditoratoeconomato dietro presentazione della ricevuta; 3) Viaggi con mezzo pubblico: biglietto convalidato (qualora previsto dall azienda di trasporti) o ricevuta del taxi. In caso di utilizzo del taxi è necessaria l autorizzazione da parte del Responsabile. In caso di variazione dell orario di partenza che comporti una maggiorazione del prezzo, il rimborso della differenza è autorizzato dal Responsabile; 4) Viaggi con mezzo proprio: la distanza sarà calcolata dall ufficio liquidante, sulla base della compilazione del modulo di missione, nella misura della distanza chilometrica più breve tra le località (v. art. 3, comma 3 del regolamento), attestata dalla guida Via Michelin. Il dipendente può presentare eventuali ricevute dell autostrada; 5) E ammesso il rimborso della spesa documentata sostenuta per l eventuale sosta in parcheggio pubblico a pagamento, qualora funzionale al pagamento della missione, nei limiti previsti dall art.11 c. 5, b). E esclusa la sosta in garage, pubblico o privato

2 Documentazione Per i casi di cui all art. 5 comma 3, lettere c) - partecipazione a tavoli tecnici o comitati aziendali e/o regionali e d) svolgimento di attività insite nelle mansioni specifiche del profilo presso una sede operativa aziendale diversa, devono essere prodotti i seguenti documenti, a seconda del caso: c) attestazione dell effettiva partecipazione a Commissioni o Comitati aziendali e/o regionali come componente/invitato a gruppi di lavoro aziendali, regionali, di area vasta (su specifici progetti formalizzati da azienda, regione o area vasta), comprovata dal visto della segreteria ovvero resa mediante dichiarazione sostitutiva; d) disposizione di servizio scritta (anche ) del responsabile, che evidenzi ragione e durata dell assegnazione di sede operativa diversa rispetto a quella di assegnazione. Autorizzazione di missione: casi particolari (missioni continuative e autorizzazioni cumulative) - Nel caso di missioni continuative per lo svolgimento delle attività indicate all art. 5 punto d) è possibile compilare, in luogo del modulo di missione, una specifica autorizzazione mensile/trimestrale con descrizione delle attività svolte al di fuori della propria sede di assegnazione e con indicazione della sede di servizio autorizzata. L autorizzazione deve essere rilasciata dal responsabile della struttura di appartenenza o suo delegato. - L autorizzazione per corsi di aggiornamento obbligatorio interno (senza rimborso spese) può essere rilasciata in forma cumulativa per più dipendenti e deve contenere titolo e data del corso. L autorizzazione deve essere rilasciata dal dirigente responsabile della struttura di appartenenza o suo delegato. Rilevazione orari Si segnala che alcuni codici da utilizzare per la missione istituzionale sono stati cambiati rispetto al passato. Si chiede di prestare particolare attenzione al presente paragrafo al fine di evitare l uso di codici non adeguati. La posizione di Servizio fuori sede è rilevata con i seguenti codici: a) personale in attività di vigilanza: CODICE 10 b) personale tecnico/sanitario che effettua prestazione sanitarie/assistenziali presso strutture esterne, abitazioni :CODICE 10 c) partecipazione a tavoli tecnici o comitati aziendali e/o regionali : CODICE 36 d) svolgimento di attività insite nelle mansioni specifiche del profilo presso una sede operativa aziendale diversa (tranne i casi a) e b)): CODICE 36 e) attività di aggiornamento obbligatorio aziendali (ECM e non): CODICE 33 f) attività di aggiornamento obbligatorio esterno (ECM e non): AGG110

3 g) per tutti i casi non ricompresi sopra: CODICE 36. Le timbrature fuori sede verranno effettuate con le seguenti modalità: (N.B. E = entrata; U = uscita) PARTENZA E RIENTRO PRESSO SEDE AZIENDALE PRINCIPALE (presuppone attività lavorativa nella sede principale prima e dopo la missione) a) timbratura U senza causale dalla sede principale e contestale E Codice 10 o 36 all inizio della missione; b) timbratura U Codice 10 o 36 al termine della missione e contestuale E senza causale nella sede principale; ATTIVITA PRESTATA TOTALMENTE PRESSO ALTRA SEDE (SECONDARIA) CON PAUSA PRANZO (presuppone attività lavorativa esclusivamente nella sede secondaria) a) timbratura in E nella sede secondaria con Codice 10 o 36 ; b) timbratura in U dalla sede secondaria Codice 10 o 36 per inizio pausa pranzo; c) timbratura in E nella sede secondaria Codice 10 o 36 alla fine pausa pranzo; d) timbratura in U dalla sede secondaria Codice 10 o 36 al termine della giornata; PARTENZA DA DOMICILIO (UTILIZZO SELF SERVICE DIPENDENTE) E RIENTRO PRESSO SEDE AZIENDALE PRINCIPALE a) nel self service del dipendente inserire E Codice 10 o 36 ; b) al rientro della missione, nella sede principale timbratura in U Codice 10 o 36 ; c) eventuale timbratura in E senza causale nella sede principale; PARTENZA DA SEDE PRINCIPALE E ARRIVO DIRETTAMENTE AL DOMICILIO (UTILIZZO SELF SERVICE DIPENDENTE) a) timbratura in U senza causale dalla sede principale e contestuale E Codice 10 o 36 all inizio della missione; b) nel self service del dipendente inserire U codice 10 o 36 con l orario di fine della missione; MISSIONI PER CORSI DI AGGIORNAMENTO OBBLIGATORIO PRESSO SEDI AZIENDALI PARTENZA E RIENTRO PRESSO SEDE AZIENDALE PRINCIPALE (presuppone attività lavorativa prima e dopo la missione): a) timbratura in U senza causale dalla sede principale e contestuale E Codice 36 all inizio della missione; b) timbratura in U nella sede di missione con codice 36 e contestuale E con codice 33 ; c) timbratura in U dalla sede di missione con codice 33 e contestuale E con codice 36 ;

4 d) timbratura in U nella sede principale con codice 36 e contestuale E senza causale; giornaliero. MISSIONI PER CORSI DI AGGIORNAMENTO OBBLIGATORIO PRESSO SEDI AZIENDALI SECONDARIE PARTENZA DA DOMICILIO E RIENTRO NELLA SEDE AZIENDALE PRINCIPALE (presuppone attività lavorativa dopo il corso): a) timbratura in E codice 33 all inizio del corso; b) timbratura in U codice 33 alla fine del corso e contestuale E codice 36 ; c) timbratura in U codice 36 nella sede principale e contestuale E senza causale; giornaliero. MISSIONI PER CORSI DI AGGIORNAMENTO OBBLIGATORIO PRESSO SEDI AZIENDALI SECONDARIE PARTENZA PRESSO SEDE AZIENDALE PRINCIPALE E RIENTRO DIRETTAMENTE AL DOMICILIO (presuppone attività lavorativa prima del corso): a) timbratura in U senza causale e contestuale E codice 36 presso la sede principale; b) timbratura in U nella sede di missione con codice 36 e contestuale E codice 33 ; c) timbratura in U dalla sede di missione con codice 33 e rientro direttamente al domicilio; giornaliero MISSIONI PER CORSI DI AGGIORNAMENTO AZIENDALE OBBLIGATORIO PRESSO SEDI ESTERNE (NON AZIENDALI): Qualora nell attestato del corso non siano indicati gli orari dello stesso, è necessario specificarli in apposita autocertificazione. Il dipendente inserirà nel self service aziendale, nella sezione movimenti, esclusivamente gli orari del corso come indicati nell attestato/autocertificazione usando il codice 33. Il funzionario incaricato alla liquidazione provvederà a verificare gli orari inseriti e, se necessario, a modificare l orario validato dal responsabile qualora quest ultimo sia incompatibile con quanto previsto dal regolamento (tempi di viaggio vengono convalidati solo fino a concorrenza del debito orario giornaliero). MISSIONI PER CORSI DI AGGIORNAMENTO NON AZIENDALE OBBLIGATORIO PRESSO SEDI ESTERNE: Si precisa che anche qualora non siano previsti rimborsi spese, gli attestati dei corsi di aggiornamento obbligatori esterni, eventualmente accompagnati da apposita autocertificazione (qualora nell attestato del

5 corso non siano indicati gli orari dello stesso), devono essere trasmessi alla S.C. Politiche e Gestione Risorse Umane. La stessa procedura deve essere applicata per la comunicazione dei crediti ECM. Il dipendente inserirà nel self service aziendale, nella sezione giustificativi, esclusivamente gli orari del corso come indicati nell attestato/autocertificazione usando la causale AGG110. Il funzionario incaricato alla liquidazione provvederà a verificare gli orari inseriti e, se necessario, a modificare l orario validato dal responsabile qualora quest ultimo sia incompatibile con quanto previsto dal regolamento (tempi di viaggio vengono convalidati solo fino a concorrenza del debito orario giornaliero).