COMUNE DI BORGO SAN LORENZO Provincia di Firenze

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1 ALLEGATO A Definizione procedure per la segnalazione di condotte illecite e disciplina della tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (whistleblower). PREMESSA Il Comune di Borgo San Lorenzo adotta la presente disciplina al fine di favorire la presentazione di segnalazioni, da parte dei propri dipendenti, di condotte illecite, nella ampia accezione data a questo termine dalle Linee Guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti approvate da ANAC con determinazione n. 6 del 28/04/2015 (d'ora in poi Linee Guida ). I) FINALITÀ Le finalità perseguite da tale disciplina sono: 1- promuovere la figura del dipendente che segnala illeciti (whistleblower significa letteralmente colui che soffia nel fischietto, riferendosi all'azione dell'arbitro che segnala un'infrazione nel gioco). L attività del segnalante, nelle intenzioni del legislatore, non deve essere considerata, in senso negativo, assimilabile ad un comportamento come la delazione (che tradisce un rapporto di fiducia preesistente e che di solito avviene nel più completo anonimato), ma come un fattore destinato a eliminare ogni possibile forma di maladministration ed orientato attivamente all eliminazione di ogni possibile fattore di corruzione all interno dell Ente, nel rispetto dei principi, sanciti dalla Costituzione, di legalità, di imparzialità e di buon andamento della Pubblica Amministrazione (art. 97). Quindi la segnalazione costituisce una forma di espressione di senso civico, in quanto il whistleblower aiuta a prevenire rischi e pregiudizi per l'ente e per l interesse pubblico, prima che i problemi si ingigantiscano con grave danno della collettività e dell immagine dell Ente. 2- garantire il whistleblower da possibili ritorsioni di vario genere, dalle sanzioni al licenziamento o ad altra misura sanzionatoria, fino alle più disparate forme di discriminazioni sul luogo di lavoro configurabili sempre come forme di mobbing. La norma si preoccupa pertanto di tutelare la riservatezza dell'identità del whistleblower, in ogni fase della segnalazione (dalla ricezione alla successiva gestione e conservazione). Si tenga presente che la legge tutela l anonimato del segnalante nei confronti dei soggetti denunciati, non il suo anonimato tout court. Per questa ragione le segnalazioni anonime non sono considerate nella presente direttiva. II) SOGGETTI TUTELATI I soggetti cui la legge riconosce tutela sono i dipendenti pubblici; i titolari, cioè, di un rapporto di lavoro, anche a tempo determinato, con (nel ns. caso) il Comune di Borgo San Lorenzo. L opportunità segnalata dalle Linee Guida al riguardo, di estendere le tutele previste per i dipendenti pubblici, anche ad altri soggetti (collaboratori o consulenti, titolari di incarichi negli uffici di diretta collaborazione delle autorità politiche, collaboratori di imprese fornitrici di beni o servizi e opere), necessità di apposita previsione legislativa e/o del PTCP, come affermato dalla stessa ANAC (cfr. Linee Guida, ult. pag.). Pertanto, in questa fase di prima attuazione tali soggetti non sono ricompresi nella presente disciplina, riservandosi eventualmente un'integrazione in tal senso nei prossimi aggiornamenti annuali del PTPC del Comune. III) OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE Sono oggetto del presente atto non solo i delitti contro la pubblica amministrazione, di cui al Titolo II Capo I del Codice penale, ma tutte le situazioni in cui si riscontri l'abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato per ottenere vantaggi privati, nonché i fatti in cui venga in evidenza un 1/6

2 malfunzionamento dell'amministrazione, a causa dell'uso a fini privati delle funzioni attribuite (ad esempio: sprechi, nepotismo, demansionamenti, ripetuto mancato rispetto dei tempi procedimentali, assunzioni non trasparenti, irregolarità contabili, false dichiarazioni, violazioni delle norme ambientali e di sicurezza sul lavoro). Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto a conoscenza direttamente, in ragione ed in occasione del rapporto di lavoro. Si sottolinea che la segnalazione al RPC non sostituisce, laddove ne ricorrano i presupposti, l obbligo di denuncia all'autorità giudiziaria competente. IV) PROCEDURE DI SEGNALAZIONE In fase transitoria le segnalazioni saranno gestite in modalità non automatizzata. Qualora, come previsto dalle Linee Guida, l'anac metta a disposizione degli enti il riuso gratuito del software per la gestione automatizzata, si valuterà la possibilità di passare a tale gestione, sempreché il numero di segnalazioni annue ricevute, sia tale da giustificare tale automatizzazione. Nel dettaglio la procedura è articolata come segue. 1) Soggetto destinatario della segnalazione Il Comune di Borgo S. Lorenzo individua nel Responsabile della Prevenzione della Corruzione, il soggetto destinatario delle segnalazioni da parte del dipendente che intende denunciare un illecito o un'irregolarità all interno dell Amministrazione Comunale, di cui è venuto a conoscenza, nell esercizio dell'attività lavorativa. Qualora le segnalazioni riguardino il R.P.C., gli interessati devono inviare le stesse direttamente all'anac. 2) Soggetti segnalanti. Sono titolari del diritto/dovere di segnalazione oggetto del presente atto i dipendenti del Comune di Borgo San Lorenzo. Le segnalazioni degli ulteriori soggetti di cui al paragrafo III, non sono, al momento, ricomprese nell ambito applicativo del presente atto. Le segnalazioni anonime non sono ricomprese nell ambito applicativo del presente atto e, ove necessario, vengono trattare attraverso canali distinti e separati, non fruendo della tutela legale. 3) Soggetti autorizzati a conoscere la segnalazione. Il sistema delle segnalazioni è informato ai principi di necessità e non eccedenza (mutuabili dal D.Lgs. n. 196/ Codice privacy): solo e soltanto i soggetti che necessariamente devono espletare mansioni e/o funzioni nell ambito del procedimento possono venire a conoscenza della segnalazione. In via generale, comunque, i suddetti soggetti possono identificarsi come segue: - addetti protocollo (nei limiti di cui infra); - addetti ai sistemi informatici (nei limiti di cui infra); - componenti, individuati e delegati, del gruppo lavoro a supporto RPC; - eventuali soggetti interni o esterni, cui vengano richiesti documenti o informazioni istruttorie. 2/6

3 In ogni caso, chiunque, per ragioni d ufficio, venga a conoscenza della segnalazione è tenuto al riserbo e risponde nelle sedi idonee di eventuali divulgazioni illecite. Si rammenta, in particolare, che ai sensi dell art. 1, comma 14, Legge n. 190/2012, la violazione da parte di dipendenti dell amministrazione delle misure di prevenzione della corruzione previste nel Piano di prevenzione della corruzione, ivi compresa la tutela del dipendente che segnala condotte illecite ai sensi dell art. 54-bis, è sanzionabile sotto il profilo disciplinare. 4) Modulo per la segnalazione Il segnalante utilizza un apposito modulo, reperibile nella rete Intranet aziendale Portale del dipendente - Bacheca e nella rete Internet in Amministrazione trasparente - sottosezione Altri contenuti e che si allega in appendice al presente documento (allegato 1). Le segnalazioni potranno essere inviate anche con forme diverse da quelle previste nel modulo, purché contengano gli elementi essenziali ivi indicati. Il modulo prevede l indicazione di tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche e controlli, a riscontro della fondatezza dei fatti che sono ricompresi nell oggetto della segnalazione, ed in particolare: - generalità del segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta; - una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione; - se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi; - se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati; - l indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione; - l indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti (anche allegandoli alla segnalazione); - ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati. Allo scopo di trattare la segnalazione nel rispetto della prevista riservatezza e tutela, Il modulo ( o l eventuale denuncia in forma libera), è diviso in due parti: - parte A (dati identificativi del segnalante); - parte B (le restanti informazioni e notizie). 5) Modalità presentazione, ricezione e trattamento segnalazioni. 5.1 Presentazione Le segnalazioni possono essere presentate esclusivamente con le seguenti modalità: a) mediante posta elettronica (inviandolo all'indirizzo PEC del R.P.C.); b) mediante consegna personale al R.P.C. L indirizzo PEC è pubblicato sul sito istituzionale dell Ente e nella intranet aziendale. La scelta dell'indirizzo PEC è dovuta agli elevati livelli di sicurezza offerti dalla PEC rispetto alla posta elettronica ordinaria; in ogni caso l'indirizzo PEC sarà abilitato anche alla ricezione di messaggi inoltrati tramite posta elettronica ordinaria. Ad esso può accedere per trattare le segnalazioni esclusivamente il R.P.C. Ad esso potrà accedere per ragioni esclusivamente tecnico/informatico il personale incaricato dal Comune di Borgo S. Lorenzo, che sarà individuato, nell'eventualità, con apposito atto dal R.P.C. In ogni caso l accesso tecnico-informatico all indirizzo succitato, non autorizza il personale individuato a prendere conoscenza della segnalazione e dell identità del dichiarante. 3/6

4 Il R.P.C. potrà effettuare periodiche verifiche degli accessi registrati alla casella PEC. 5.2 Ricezione La segnalazione ricevuta tramite PEC è stampata direttamente a cura del RPC e non è oggetto di archiviazione in fascicolo digitale (cartelle di sistema o del PC). La segnalazione consegnata personalmente non necessita di particolare trattamento. In entrambi i casi, a richiesta, al segnalante viene rilasciata ricevuta (informatica o analogica). Il RPC avrà cura di separare immediatamente i dati identificativi del segnalante (parte A), dal contenuto della segnalazione (parte B), in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima, per tutta la durata dell istruttoria del procedimento. 5.3 Protocollazione La segnalazione è oggetto di protocollazione al protocollo generale, con le modalità che seguono. Il RPC richiede personalmente all addetto al protocollo la registrazione e la segnatura di protocollo della sola parte B della segnalazione, da effettuarsi immediatamente e con priorità. La registrazione avviene con le seguenti indicazioni convenzionali: - mittente: riservato ; - oggetto: segnalazione condotte illecite al R.P.C. La segnatura avviene avendo cura di evitare che l addetto al protocollo possa prendere visione del contenuto della segnalazione (dalla quale evincere l identità del segnalante o i fatti di cui trattasi). Effettuata la protocollazione della parte B, il RPC, sempre in via riservata, provvedere a trascrivere il numero e la data di protocollo nell apposito spazio della parte A della segnalazione. La pratica, da quel momento, è identificata con il solo numero di protocollo. 5.4 Custodia Le due parti della segnalazione (A e B) sono inserite in fascicoli separati e custoditi separatamente, con modalità tali da garantire la massima riservatezza e sicurezza (cartelle fisiche in armadi chiusi a chiave ed accessibili al solo RPC o a personale da egli autorizzato). Nel fascicolo B saranno inseriti tutti i documenti istruttori e finali relativi alla segnalazione. Il RPC dovrà mantenere riservato, per quanto possibile, anche il contenuto della segnalazione, anche in relazione alle esigenze istruttorie. A tale riguardo, si ricorda che la denuncia è sottratta all'accesso di cui all'art. 22 e ss. L. n. 241/90. 6) Istruttoria Il RPC, espletate tali formalità, provvede ad avviare l'istruttoria per la verifica dei fatti segnalati. L intera istruttoria o uno o più atti istruttori, possono essere affidati dal RPC ad uno dei componenti del gruppo di lavoro previsto dal P.T.P.C. Del comune di Borgo S. Lorenzo e costituito con disposizione del Segretario Generale prot. n del 29/07/ /6

5 La delega istruttoria è formalizzata riservatamente ed il delegato assume gli obblighi e le responsabilità di riservatezza del RPC. I componenti del gruppo di lavoro formalizzano eventuali conflitti di interesse con la fattispecie oggetto di segnalazione ed il RPC, ove ne condivida i motivi, ne dispone l astensione. Per l ipotesi di conflitto di interessi del RPC, questi lo comunica al Sindaco che, ove ne condivida i motivi, dispone l astensione del RPC e trasmette la segnalazione all ANAC. Il RPC, con l'adozione delle necessarie cautele, potrà effettuare ogni attività istruttoria ritenuta opportuna, inclusa l audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti (indicati dal segnalante) che possono riferire sugli episodi ivi rappresentati. L'attività istruttoria dovrà concludersi nel termine massimo di 120 giorni. 6) Esito procedimento Al termine il RPC può decidere : 1- l'archiviazione della segnalazione, in caso di evidente e manifesta infondatezza; 2- l'inoltro del contenuto della segnalazione (omettendo i dati del segnalante), in relazione ai profili di illiceità riscontrati, ai seguenti soggetti: Dirigente della struttura cui è ascrivibile il fatto, solo laddove non vi siano ipotesi di reato; Ufficio procedimenti disciplinari; Autorità giudiziaria ordinaria; Corte dei Conti; ANAC; Dipartimento Funzione Pubblica. Il Responsabile della Prevenzione della Corruzione, a conclusione degli accertamenti, informa dell esito o dello stato degli stessi il segnalante, secondo la modalità dallo stesso prescelta. 1) La tutela del segnalante V) PRECAUZIONI PER LA TUTELA DEL SEGNALANTE L identità del segnalante deve essere protetta in ogni contesto, a partire dal momento dell invio della segnalazione. Si applica l art. 54-bis D.Lgs. n. 165/2001, come interpretato dall ANAC nelle Linee Guida. 2) Segnalazione di discriminazioni I segnalanti che denunciano condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, non possono essere sanzionati, licenziati o sottoposti ad alcuna misura discriminatoria per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla denuncia. La discriminazione del segnalante costituisce a sua volta una condotta illecita da parte di chi l ha posta in essere. Pertanto, il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione di cui sopra, deve dare notizia circostanziata della stessa al RPC medesimo, con le medesime modalità della segnalazione iniziale per metterlo in condizioni di valutarne la fondatezza. Il RPC avvia in merito apposita istruttoria con le medesime procedure di cui al presente atto. 5/6

6 L'adozione di misure discriminatorie a seguito di whistleblowing, che abbia avuto anche come destinatario il Responsabile della Prevenzione della Corruzione, può essere altresì segnalata direttamente, ai sensi e per gli effetti del comma 3 dell art. 54 bis, del D.Lgs. 165/2001, all Ispettorato per la funzione pubblica Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della Funzione Pubblica, per i provvedimenti di competenza, dallo stesso interessato. 3) La responsabilità del segnalante La tutela del segnalante non trova applicazione nei casi in cui la segnalazione riporti informazioni false rese con dolo o colpa ed integri i reati di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale. Tali responsabilità penali devono essere accertate in sede giudiziale; fino a tale momento operano le condizioni di tutela del segnalante. VI) ATTIVITÀ DI SENSIBILIZZAZIONE E REFERTO Il Comune promuove, a tutela dei segnalanti, un efficace attività di sensibilizzazione, comunicazione e formazione sui diritti e gli obblighi relativi alla segnalazione degli illeciti, a tutela del pubblico interesse, nell ambito dei percorsi di formazione sull etica pubblica e il codice di comportamento dei pubblici dipendenti. Al fine di sensibilizzare i dipendenti, il RPC invia a tutto il personale una comunicazione specifica in cui sono illustrate le finalità del whistleblowing. In fase di prima applicazione, tale attività si estrinseca nell invio del presente atto a tutti i dipendenti per il tramite dei Responsabili di Servizio/Ufficio. La comunicazione potrà essere ripetuta con cadenza periodica. Altre azioni possono essere previste nel PTPC per un'efficace attività di sensibilizzazione, comunicazione e formazione sui diritti e gli obblighi relativi alla segnalazione degli illeciti, a tutela del pubblico interesse, nell ambito dei percorsi di formazione sull etica pubblica e il codice di comportamento dei pubblici dipendenti. In occasione della propria relazione annuale, il RPC riferisce circa il numero di segnalazioni pervenute e il loro esito e ne tiene conto ai fini dell'aggiornamento del PTPC VII) DISPOSIZIONI FINALI La procedura individuata nel presente atto per il whistleblowing, nonché i profili di tutela del segnalante saranno sottoposti a revisione periodica (nelle modalità e tempi indicati nel PTPC). Per tutto quanto non espressamente previsto in questa sede, si applicano le disposizioni di legge vigenti e le Linee Guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti, approvate dall ANAC con determinazione n. 6 del 28/04/2015 Allegato1: Modulo per le segnalazioni 6/6