Roma, 16/10/2015. e, per conoscenza, Circolare n. 171

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1 Direzione Centrale Entrate Direzione Centrale Organizzazione Direzione Centrale Formazione Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici Direzione Centrale Pianificazione e Controllo di Gestione Direzione Centrale Bilanci e Servizi Fiscali Roma, 16/10/2015 Circolare n. 171 Ai Dirigenti centrali e periferici Ai Responsabili delle Agenzie Ai Coordinatori generali, centrali e periferici dei Rami professionali Al Coordinatore generale Medico legale e Dirigenti Medici e, per conoscenza, Al Presidente Al Presidente e ai Componenti del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza Al Presidente e ai Componenti del Collegio dei Sindaci Al Magistrato della Corte dei Conti delegato all'esercizio del controllo Ai Presidenti dei Comitati amministratori di fondi, gestioni e casse Al Presidente della Commissione centrale per l'accertamento e la riscossione dei contributi agricoli unificati Ai Presidenti dei Comitati regionali Ai Presidenti dei Comitati provinciali OGGETTO: SOMMARIO: Procedure e modalità operative per la gestione delle entrate contributive dei datori di lavoro dipendenti pubblici. Premessa 1. Nuovo ECA (Estratto Conto Amministrazione) 2. Procedure gestionali e modalità operative delle Entrate GDP 3. Monitoraggio della produzione

2 4. Piano della formazione Premessa Il processo di integrazione dei soppressi Istituti Inpdap ed Enpals, di cui all art. 21 del D.L. n. 201/2011, ha determinato la revisione dei processi di lavoro e delle procedure gestionali con particolare riferimento alla attività delle strutture di produzione. In questo contesto, con la circolare n. 31 del 25/2/2013 è stata avviata la sperimentazione della Direzione provinciale integrata, e con la circolare n. 36 del 30/3/2014 è stato rivisto il modello organizzativo per la gestione del Soggetto Contribuente con l istituzione dell Agenzia Flussi Contributivi, nell ottica del miglioramento dei tempi di risposta e dell ottimizzazione di impiego delle risorse. Il livello raggiunto nel processo di integrazione, nonché lo sviluppo delle procedure informatiche e dei sistemi di comunicazione telematica, consentono di avviare una nuova fase nella gestione dei contributi dei datori di lavoro del pubblico impiego, strutturata in modo da garantire una più efficace gestione dei flussi informativi e maggiormente orientata all accertamento e al recupero dei crediti contributivi ed alla conseguente generazione di valore per l Istituto. Peraltro, la sperimentazione ha già evidenziato la necessità di allocare la gestione dei prodotti Enti inadempienti e Correzioni errori DMA (ex UO Entrate delle Pubbliche Amministrazioni) nella UO Anagrafica e flussi (cfr. messaggio Hermes n. 163 del 9 gennaio 2015). Pertanto, nell ambito dell Agenzia Flussi Contributivi vengono introdotte nuove modalità operative e procedurali con la finalità di potenziare, con riguardo ai datori di lavoro pubblici, la gestione e la verifica delle riscossioni rispetto ai contributi denunciati, per un reale controllo del comportamento delle aziende pubbliche che si ispiri sempre più alle modalità operative previste per il mondo dei datori di lavoro privati. 1. Nuovo ECA (Estratto Conto Amministrazione) Le attività delle Entrate GDP, nell ambito dell Agenzia Flussi Contributivi, in analogia alla gestione dei contributi delle gestioni private, saranno incentrate sulla gestione e verifica delle riscossioni relative alle contribuzioni obbligatorie (incrocio tra contributi denunciati e versati). L ECA è lo strumento che incrocia i flussi dichiarativi (DMA, UNIEMENS-ListaPosPA) con i flussi dei versamenti effettuati con gli strumenti di pagamento in uso nelle amministrazioni pubbliche (F24, mandato informatico, versamento diretto sui conti di tesoreria). Le attuali difficoltà relative alle attività di accertamento e verifica sono riconducibili alla platea di riferimento non esaustiva dei soggetti contribuenti (autonomie locali, Enti locali, strutture sanitarie, Università, enti pubblici non economici, aziende speciali, etc), alla mancata integrazione della gestione amministrativa con il sistema contabile, alla mancata implementazione della funzioni di calcolo della contribuzione dichiarata. L intervento di realizzazione del Nuovo Eca è finalizzato a superare le predette difficoltà e si pone gli obiettivi di: 1. verificare correntezza e correttezza degli adempimenti contributivi di tutti i datori di lavoro iscritti alla Gestione dipendenti pubblici; 2. procedere alla sistemazione dei versamenti anomali e quindi alla loro corretta attribuzione; 3. evidenziare e rilevare le partite a credito dell Istituto per insoluti da trasferire al sistema contabile per la rilevazione;

3 4. attivare le fase di recupero coattivo dei crediti fino alla trasmissione all Agente della Riscossione. Un primo intervento evolutivo comprenderà le seguenti innovazioni: estensione della verifica contributiva a tutti i soggetti iscritti alla gestione pubblica, con inclusione quindi delle Amministrazioni dello Stato; alimentazione dell ECA con cadenza mensile; esclusione dall ECA, dopo una prima fase transitoria, dei contributi non obbligatori dichiarati in denuncia (derivanti dagli elementi F1 delle denunce contributive); isolamento e generazione delle singole annualità anche pregresse (eliminazione del meccanismo di trascinamento di debiti e crediti); introduzione di un unica lavorazione per annualità con l emissione del relativo Avviso bonario; nuova funzionalità per notificare, a mezzo pec, al soggetto contribuente una Comunicazione di debito per consentire al medesimo soggetto di fornire ulteriori elementi informativi all Istituto prima che l ECA sia validato; aggiunta di un dettaglio maggiore della composizione dei crediti/debiti durante la lavorazione della singola annualità. E altresì prevista l implementazione di una nuova funzionalità che quantifichi il contributo dovuto in funzione dei dati indicati nella denuncia e lo confronti con il contributo dichiarato producendo, al pari di quanto avviene nella gestione privata, una nota di rettifica per le differenze rilevate. 2. Procedure gestionali e modalità operative delle Entrate GDP L attività principale delle Entrate GDP, allo stato attuale, si esplica nella verifica delle riscossioni a seguito delle analisi delle denunce contributive o dei dati inseriti in fase di liquidazione delle prestazioni. L attenzione delle strutture produttive dovrà essere focalizzata nell immediato, al fine di non vanificare le significative innovazioni introdotte con il nuovo ECA, sulle attività propedeutiche alle lavorazione dell Estratto Conto Amministrazione (ECA) che di seguito si illustrano e che saranno, altresì, oggetto di apposito messaggio alle strutture territoriali con un maggior livello di dettaglio. Verifica e gestione dei periodi di inadempienze all invio delle denunce contributive rilevate dall applicativo enti inadempienti: la correntezza e correttezza dei dati contributivi e finanziari sono un requisito fondamentale per le successive attività di gestione del credito. L attività di verifica è supportata dall applicativo Enti Inadempienti che ha lo scopo di individuare e richiedere l invio delle denunce secondo le modalità previste dal quadro normativo di riferimento (Msg. n del 29/7/2015). Correzioni errori dei dati anagrafici delle denunce UNIEMENS/ListaPosPA tramite la specifica funzionalità Gestione Errori, disponibile nell applicativo Visualizzazione DMA : correzioni errori della persona giuridica, relativi agli elementi che identificano nel flusso UNIEMENS ListaPosPA il dichiarante, l ente di appartenenza e la sede di servizio; correzioni errori anagrafica iscritto relativi a codici fiscali di persone fisiche non

4 riconosciuti dall Agenzia delle Entrate. Con messaggio Hermes n del 24/03/2014 sono state fornite le indicazioni per la correzione di detti errori. Correzioni errori dei quadri delle denunce DMA, per periodi retributivi fino a settembre 2012, elaborate utilizzando il tracciato in uso prima dell avvio del flusso Uniemens/ListaPosPA: si tratta di errori ancora presenti nelle code di lavoro dell applicativo Trattamento Errori DMA di Scrivania Virtuale. Si evidenzia che, al momento, le denunce che contengono quadri in errore non alimentano ECA. La loro risoluzione è propedeutica alla corretta elaborazione dell Estratto Conto Amministrazione. Correzione dei versamenti in errore tramite il processo di Scrivania Virtuale Entrate Versamenti Gestione Errori : si tratta di un attività già in essere presso le Sedi, volta al recupero di tutti quei versamenti che non è stato possibile attribuire puntualmente all ente versante a causa di un erronea modalità di compilazione delle distinte di versamento ovvero dei bonifici da parte delle Amministrazioni. In virtù dell estensione della verifica contributiva alle Amministrazioni dello Stato, diversamente da quanto avvenuto fino ad ora, anche i versamenti di quest ultime dovranno essere oggetto di correzione (PEI del 20/07/2015 protocollo ). Lavorazione delle Sistemazioni Contributive: la procedura "Sistemazioni Contributive" consente il recupero di importi relativi a contributi obbligatori dovuti dagli Enti datori di lavoro. Gli importi scaturiscono dalla comparazione tra le retribuzioni annue certificate dall'ente in sede di definizione del trattamento di quiescenza e i contributi dichiarati durante il rapporto di lavoro dell'iscritto, attraverso le modalità che di volta in volta si sono susseguite nel tempo. La procedura consente l'elaborazione dei dati e l invio degli avvisi di pagamento al datore di lavoro. Il credito a favore dell Istituto è indicato nell Estratto Conto Amministrazione per la successiva verifica del pagamento di quanto dovuto dal datore di lavoro. Attività di sollecito e di consulenza Le strutture territoriali dovranno, inoltre, attivarsi per migliore la qualità delle denunce contributive trasmesse dai datori di lavoro, attraverso un attività di sollecito e di consulenza nei confronti degli enti\amministrazioni\aziende relativamente agli errori di tipo E (bloccanti) degli elementi E0, V1, V2, V5, V7, che attengono al singolo lavoratore, errori rilevati nelle denunce Unimens/ListaPosPa (periodi retributivi da ottobre 2012). Si ricorda che gli elementi con errori di tipo E alimentano ECA ma non alimentano né la posizione assicurativa del lavoratore né i sistemi relativi alla previdenza complementare. Al fine di fornire alle strutture un adeguato supporto informatico, la procedura è stata

5 implementata con una funzionalità di richiesta di report sugli errori (Msg. n del 12/8/2015). 3. Monitoraggio della produzione a. Prodotti Le innovazioni dell applicativo ECA e l inserimento delle amministrazioni statali tra i soggetti interessati dal nuovo processo di verifica contributiva richiederà, da parte delle strutture territoriali, un adeguamento delle risorse umane dedicate. Inoltre l impatto del nuovo processo di lavoro dovrà essere oggetto, da parte delle Direzioni Regionali competenti per territorio, di idonea valutazione al fine della ripartizione dei carichi di lavoro. b. Valorizzazione delle attività Gli interventi procedurali e operativi richiedono altresì, ove necessario, di rivisitazione dei relativi prodotti e della loro pesatura come di seguito rappresentato: Anagrafica e flussi codice Descrizione Note 750J00 Correzioni errori dma Valorizzato 780J00 Correzione versamenti Valorizzato Trattamento errori di frontespizio Trattamento errori anagrafica iscritto 74AJ00 Enti inadempienti Gestione notifiche 74BJ00 Enti inadempienti Gestione solleciti 74CJ00 Enti inadempienti Definizione inadempienza Accertamento e gestione del credito codice Descrizione 760J00 Validazione Eca preannuale 770J00 Validazione Eca annuale 790J00 Sistemazioni contributive Nuovo Eca Comunicazione di debito Nuovo Eca - Validazione Valore Chiuso vedi blocco ECA msg del Chiuso vedi blocco ECA msg del Valorizzato In merito ai codici ancora da definire verrà pubblicato apposito messaggio a cura della Direzione Centrale Pianificazione e Controllo di Gestione c. Indicatori di performance

6 Ai fini della misurazione dell efficacia e qualità del servizio sarà introdotto nell ambito del Cruscotto direzionale un nuovo indicatore % enti inadempienti/totale enti che si integrerà con gli indicatori delle aree Anagrafica e flussi e Accertamento e gestione del credito. 4. Piano della formazione La Direzione Centrale Entrate, attraverso lo strumento della videoconferenza, diffonderà tempestivamente gli aggiornamenti normativi e procedurali. Nell ambito delle predette videoconferenze saranno analizzate le eventuali problematiche emerse nel corso delle attività anche allo scopo di definire le soluzioni di natura operativa ed organizzativa. Al fine di adeguare le competenze professionali sul territorio è stato avviato nel corrente anno un piano di formazione, articolato in funzione dell evoluzione degli applicativi e rivolto ai funzionari individuati dalle Direzioni regionali per la gestione delle Entrate GDP. La formazione proseguirà, nel breve periodo, anche in riferimento alle attività fino ad ora di competenza della Direzione Centrale Entrate che verranno decentrate alle strutture periferiche e specificatamente: trattamento errori di frontespizio e iscritto Amministrazioni statali; iscrizioni scuole statali. Il Direttore Generale Cioffi