ESTRATTO COMUNE DI PIANEZZA CITTÀ METROPOLITANA DI TORINO VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 242 OGGETTO: LINEE PROGRAMMATICHE IN ORDINE ALLA SCELTA DEL MODELLO ORGANIZZATIVO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI L anno duemilaquindici addì sette del mese di ottobre alle ore 12:00 nella residenza municipale si è riunita la Giunta Comunale nelle persone dei Signori: Sono Presenti i Signori: N. Cognome e nome Presente Assente 1. CASTELLO Antonio Sindaco X 2. VIRANO Virgilio Vice Sindaco X 3. CASTRALE Monica Assessore X 4. ROMEO Enzo Assessore X 5. SCAFIDI Rosario Assessore X 6. ZAMBAIA Sara Assessore X Assiste alla Seduta il Vice Segretario Comunale: Dott. GUARDABASCIO Gianluca Il Presidente Rag. VIRANO Virgilio nella qualità di Vice Sindaco, riconosciuta legale l adunanza, dichiara aperta la seduta.
Su proposta dell Assessore al Bilancio Virano Virgilio Premesso che: il D.Lgs. n. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale stabilisce che le Pubbliche Amministrazioni assicurano la corretta formazione, raccolta e conservazione di dati e la costante operatività dei sistemi informativi quale presupposto fondamentale per la qualità e costante fruibilità dei dati, delle informazioni e dei servizi che le stesse PA rendono ai cittadini e alle imprese; il D.Lgs. 235/2010 apporta delle modifiche ed integrazioni al suddetto decreto, completando il quadro normativo in materia di amministrazione digitale e riservando una intera sezione alle regole che devono governare il complesso processo di dematerializzazione dei documenti, riaffermandone la centralità e dando ulteriore stimolo alle iniziative delle Amministrazioni in materia; l art. 2 del D.Lgs. 235/2010 afferma che: Lo Stato, le regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Rilevato che in attuazione di quanto stabilito nel suddetto codice sono stati emanati il D.P.C.M 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40bis, 41, 47, 57 bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ed il DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. Dato atto che ai sensi della normativa sopra esposta l ente deve provvedere: all adeguamento organizzativo e funzionale del proprio ordinamento provvedendo all individuazione delle aree organizzative omogenee, nominando il responsabile della gestione documentale e approvando un manuale di gestione; all adozione di un sistema di conservazione dei documenti informatici, dei fascicoli ovvero delle aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad esso associati. Considerato che: la progressiva diffusione di strumenti quali la Posta Elettronica Certificata (PEC), la firma digitale, la fatturazione elettronica, pongono quotidianamente gli uffici di fronte al compito di gestire e conservare in maniera appropriata un numero crescente di documenti elettronici; come qualunque supporto fisico, le risorse digitali sono soggette a un progressivo e inevitabile processo di invecchiamento che provoca gravi rischi di manipolazioni e perdita di dati; l ente intende dare seguito all applicazione delle norme relative alla conservazione a norma dei documenti informatici secondo i principi e le regole tecniche attualmente in vigore nell ordinamento giuridico italiano. Rilevato che la conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004). Il documento digitale mantiene forma, contenuto nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di
dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Rilevato che con questa deliberazione, che si configura come atto programmatorio e propedeutico agli adempimenti richiesti dal complesso processo di digitalizzazione, si intende definire il modello organizzativo di conservazione che l ente intende adottare. In particolare ai sensi dell art. 44 del Codice la conservazione può essere svolta: a) all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l Agenzia per l Italia digitale. Precisato che la struttura organizzativa del Comune di Pianezza, sia in termini di risorse umane sia di risorse strumentali, non consente di attuare la conservazione all interno dell ente e che pertanto la stessa sarà affidata ad un soggetto esterno munito dei requisiti previsti dalle normative vigenti e dotato di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività che saranno ad esso delegate. Rilevato che nel caso di affidamento esterno al Responsabile della conservazione sono attribuite minori incombenze e sostanzialmente: individuazione di un conservatore accreditato presso Agid; verifica della congruenza del manuale pubblicato sul sito con l organizzazione dell Ente e relativa formalizzazione; formalizzazione dell affidamento. Considerato che successivamente alla scelta del modello organizzativo di conservazione dovrà seguire la nomina con apposito decreto sindacale del responsabile della gestione documentale nonché del responsabile della conservazione, tendo conto che le due figure possono coincidere soprattutto se la gestione del sistema di conservazione è affidata ad un soggetto esterno, nonché l approvazione del manuale di gestione documentale. SI PROPONE CHE LA GIUNTA DELIBERI 1. Di richiamare la premessa narrativa quale parte integrante e sostanziale del presente dispositivo. 2. Di definire, nell'ambito del processo di digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni introdotto dal D.Lgs. n. 82/2005, (Codice dell'amministrazione digitale) come modificato dal D.Lgs. 235/2010, il modello organizzativo di conservazione dei documenti informatici che questo Comune intende adottare ai sensi dell art. 44 del Codice, quale atto propedeutico e condizionante gli ulteriori adempimenti richiesti per dar corso ed attuazione alla riforma. 3. Di autorizzare, a tal fine, la conservazione dei documenti informatici a soggetto esterno, munito dei requisiti previsti dalle normative vigenti e dotato di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività che saranno ad esso delegate, stante la mancanza nella struttura organizzativa del Comune di Pianezza di adeguate risorse umane e strumentali.
4. Di dare atto che il presente provvedimento verrà seguito dalla nomina, con apposito decreto sindacale del responsabile della gestione documentale nonché del responsabile della conservazione, tendo conto che le due figure possono coincidere soprattutto se la gestione del sistema di conservazione è affidata ad un soggetto esterno, nonché dall approvazione del manuale di gestione documentale. 5. Di dare mandato al responsabile del settore finanziario ed informatico di procedere all affidamento del servizio di conservazione ad un soggetto esterno munito dei requisiti previsti dalla normativa vigente in materia. VISTA la proposta di deliberazione di cui sopra; LA GIUNTA COMUNALE VISTO lo Statuto Comunale approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n.22 del 15/07/2015; ACQUISITI i pareri favorevoli di regolarità tecnica e contabile espressi rispettivamente dal Responsabile del Settore Finanziario-Informatico espressi ai sensi dell'art. 49 del D.Lgs.267/2000 e riportati in calce alla presente; AD UNANIMITÀ dei voti favorevoli, resi in forma palese, DELIBERA di approvare la proposta di deliberazione ad oggetto come sopra trascritta. Successivamente, la Giunta Comunale, con voti unanimi e palesi, dichiara la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell'art. 134, comma 4, del T.U.E.L. Approvato con D.Lgs. n.267/2000. Parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica attestante la legittimità, correttezza e regolarità amministrativa della sopra trascritta proposta di deliberazione. Pianezza, lì 07/10/2015 Parere favorevole in ordine alla regolarità contabile. IL RESPONSABILE DEL SETTORE F.to FAVARATO Rag. Luca Pianezza, lì 07/10/2015 RESPONSABILE SETTORE FINANZIARIO-INFORMATICO F.to Rag. Favarato Luca
IL VICE SINDACO F.to Rag. VIRANO Virgilio IL VICE SEGRETARIO COMUNALE F.to Dott. GUARDABASCIO Ginaluca CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE E COMUNICAZIONE La presente deliberazione viene pubblicata all'albo Pretorio del Comune per 15 giorni consecutivi a partire dal 22 ottobre 2015, come prescritto (art.124, comma 1, D.Lgs. n.267/2000) e viene contestualmente comunicata: Ai Signori Capigruppo consiliari (art. 125 T.U. D.Lgs. n.267/2000) Pianezza, lì 22 ottobre 2015 F.to D.ssa BONITO Michelina Copia conforme all'originale per uso amministrativo. F.to D.ssa BONITO Michelina Pianezza, lì 22 ottobre 2015 Divenuta esecutiva in data Per la scadenza del termine di 10 giorni dalla pubblicazione (art.134, c.3 D.Lgs.n.267/2000) Pianezza, lì D.ssa BONITO Michelina