ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DEL MODULO PER LA SEGNALAZIONE DI PRE- SUNTE CONDOTTE ILLECITE/IRREGOLARITÀ AMMINISTRATIVE AI SENSI DELL ART. 54 BIS TESTO UNICO PUBBLICO IMPIEGO E DEGLI ARTT. 9 E 14 DEL NUOVO CODICE DI COMPORTAMENTO DI ER.GO (ADOTTATO CON DETERMINAZIONE DEL DIRETTORE N. 550 DEL 20.12.2018). Il presente modulo si compone di due Sezioni, A e B: l una corrispondente al MODULO A (da pagina 3 a pagina 4), è riservata a coloro che ai sensi dell art. 9, comma 6 del Codice di Comportamento dei dipendenti-collaboratori di ER.GO, preferiscono mantenere l anonimato ai fini della segnalazione di condotte illecite e/o irregolari, l altra, relativa al MODULO B (da pagina 5 a pagina 7) deve essere compilata da chi intende rivelare la propria identità (dipendenti di ER.GO, equiparati ma anche soggetti esterni all organizzazione aziendale (es. studenti), come previsto dall art. 14 del medesimo Codice, ferme restando le garanzie di riservatezza e segreto d ufficio da parte del destinatario, ER.GO, in persona del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza. In particolare, i dipendenti-collaboratori di ER.GO possono segnalare situazioni di illecito ovvero irregolarità, consumati o tentati a danno dell'interesse aziendale, di cui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, ma non possono utilizzare il seguente Modulo per doglianze di carattere personale o rivendicazioni/istanze che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti col superiore gerarchico o colleghi. Ciascun modulo di riferimento deve essere compilato, scansionato ed inoltrato dal soggetto interessato (in formato pdf) esclusivamente all indirizzo di posta elettronica: anticorruzione@ergo.it, a disposizione del Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza di ER.GO e di un 1
suo eventuale collaboratore, a ciò delegato. Ogni segnalazione ricevuta viene protocollata e custodita con modalità tecniche tali da garantire la massima sicurezza. La trasmissione alla casella di posta elettronica anticorruzione@er-go.it serve a garantire l anonimato del segnalante, ai sensi della normativa vigente, e costituisce la modalità preferenziale di invio anche per le segnalazioni anonime. Tuttavia, in casi eccezionali (quali impossibilità a disporre/utilizzare una casella di posta elettronica) la segnalazione può essere recapitata dal soggetto interessato, non meglio identificato, tramite modulo cartaceo inviato a mezzo di posta tradizionale, a condizione che la busta riporti la dicitura Riservato - contiene una segnalazione di illecito/irregolarità amministrativa e sia messa all attenzione del RPCT di ER.GO, Via Santa Maria Maggiore n. 4, 40121 Bologna. 2
SEZIONE A) MODULO PER LA SEGNALAZIONE ANONIMA Al Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza di ER.GO, Azienda Regionale per il Diritto agli Studi Superiori trasmissione a mezzo di posta elettronica all indirizzo:anticorruzione@er-go.it (n casi eccezionali, es. indisponibiilità di una casella di posta elettronica, si ammette la trasmissione cartacea con posta tradizionale tramite busta riservata,recante l oggetto della segnalazione di un illecito/irregolarità riferibile all attività di ER.GO, da mettere tassativamente all attenzione del RPCT) Dati ed informazioni sull autore della condotta, luogo di commissione, testimoni ecc. Sede in cui si è verificato il fatto Periodo o data esatta in cui si è verificato il fatto Luogo fisico in cui si è verificato il fatto Autore del fatto 1 Eventuali soggetti privati coinvolti Eventuali altri soggetti che possono riferire sul fatto - testimoni 2 Eventuali atti o documenti o altri elementi che possono comprovare la fondatezza di quanto segnalato 1 Indicare, se conosciuti, dati anagrafici, qualifica e servizio presso cui svolge l attività illecita/irregolare ed ogni altro elemento idoneo all identificazione. Possono essere inseriti anche più nominativi. 2 Dati anagrafici, qualifica, recapiti. 3
Descrizione della condotta attiva od omissiva Ritengo che la condotta sia illecita/irregolare perché i fatti descritti sono penalmente rilevanti; i fatti descritti sono posti in essere in violazione dei Codici di Comportamento o di altre disposizioni sanzionabili in via disciplinare; i fatti descritti sono suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale ad ER.GO o ad altro ente pubblico; i fatti descritti possono arrecare un pregiudizio all immagine di ER.GO; altro (specificare) Se la segnalazione è già stata effettuata ad altri soggetti compilare la seguente tabella Soggetto ANAC Procura della Repubblica Prefettura Procura Regionale Corte dei Conti Ispettorato per la funzione pubblica altro (specificare) Data della segnalazione Esito della segnalazione (se noto) 4
SEZIONE B) MODULO PER LA SEGNALAZIONE NOMINATIVA Al Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza di ER.GO, Azienda Regionale per il Diritto agli Studi Superiori trasmissione a mezzo di posta elettronica all indirizzo: anticorruzione@er-go.it (in casi eccezionali, es.indisponibiilità di una casella di posta elettronica, si ammette la trasmissione cartacea con posta tradizionale tramite busta riservata,recante l oggetto della segnalazione di un illecito/irregolarità riferibile all attività di ER.GO, da mettere tassativamente all attenzione del RPCT) Dati del segnalante Dipendente o Collaboratore 3 di ER.GO SI Soggetto esterno SI Soggetto equiparato 4 SI Nome e cognome del segnalante Qualifica di servizio attuale 5 Unità Organizzativa e Sede di servizio attuale 6 3 Ai sensi dell art. 2,comma 2 del Codice di Comportamento aziendale, si definiscono collaboratori i titolari di: -contratti di lavoro subordinato stipulati dall Azienda a tempo determinato ed indeterminato, per qualsiasi qualifica e mansione,ivi compresi i titolari di contratti part-time, di telelavoro e di lavoro agile previsti dalla normativa vigente e i lavoratori a tempo indeterminato di ER.GO comandati presso altri Enti pubblici; - contratti di lavoro flessibile di somministrazione e di formazione-lavoro. 4 Ai sensi dell art. 2,comma 3 del Codice di Comportamento aziendale, si tratta dei- titolari di contratti di consulenza o di collaborazione coordinata e continuativa,rispettivamente stipulati e conferiti dall'azienda e svolti a favore di quest ultima;- collaboratori, a qualsiasi titolo, di imprese fornitrici di beni e/o servizi nonché delle imprese che realizzano lavori e opere presso le sedi/pertinenze/residenze di ER.GO;-tirocinanti o titolari di analoghi rapporti di natura formativa, nonché il personale dipendente di altri Enti pubblici, in comando presso ER.GO;- studenti che svolgono attività di volontariato per ER.GO e studenti impegnati in collaborazioni a tempo parziale per l Azienda. 5 Da compilare solo in caso di segnalazione proveniente da un dipendente-collaboratore di ER.GO. 6 Da compilare solo in caso di segnalazione proveniente da un dipendente-collaboratore di ER.GO. 5
Unità organizzativa e Sede di servizio all epoca dei fatti segnalati 7 Per comunicazioni nel merito della segnalazione desidero essere contattato ai seguenti recapiti: Cell. Email Dati ed informazioni sull autore della condotta, luogo di commissione,testimoni ecc. Sede in cui si è verificato il fatto Periodo o data esatta in cui si è verificato il fatto Luogo fisico in cui si è verificato il fatto Autore del fatto 8 Eventuali soggetti privati coinvolti Eventuali altri soggetti che possono riferire sul fatto - testimoni 9 Eventuali atti o documenti o altri elementi che possono comprovare la fondatezza di quanto segnalato Descrizione della condotta attiva od omissiva 7 Da compilare solo in caso di segnalazione proveniente da un dipendente-collaboratore di ER.GO. 8 Indicare, se conosciuti, dati anagrafici, qualifica e Servizio presso cui svolge l attività e ogni altro elemento idoneo all identificazione. Possono essere inseriti anche più nominativi. 9 Dati anagrafici, qualifica, recapiti. 6
Ritengo che la condotta sia illecita/irregolare perché i fatti descritti sono penalmente rilevanti; i fatti descritti sono posti in essere in violazione dei Codici di Comportamento o di altre disposizioni sanzionabili in via disciplinare; i fatti descritti sono suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale ad ER.GO o ad altro ente pubblico; i fatti descritti possono arrecare un pregiudizio all immagine di ER.GO; altro (specificare) Se la segnalazione è già stata effettuata ad altri soggetti compilare la seguente tabella Soggetto ANAC Procura della Repubblica Prefettura Procura Regionale Corte dei Conti Ispettorato per la funzione pubblica altro (specificare) Data della segnalazione Esito della segnalazione (se noto) Il sottoscritto segnalante è consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e/o uso di atti falsi, anche ai sensi e per gli effetti dell art. 76 del D.PR. n. 445/2000. Pertanto, dichiara di essere consapevole che, in caso di falsità della segnalazione, può essere chiamato a risponderne (responsabilità penale, es. calunnia, diffamazione, oppure responsabilità civile per danni ex art. 2043 C.C., oppure responsabilità disciplinare e/o amministrativa) ove ricorrano i presupposti di legge. Luogo e data Firma (allegare anche un valido documento di identità del segnalante che sottoscrive la dichiarazione) Con l'invio della segnalazione nominativa a mezzo mail, il segnalante acconsente anche al trattamento dei dati personali da parte di ER.GO secondo le modalità descritte nell Informativa di cui all Allegato che segue. 7
Allegato 1 Sezione B) INFORMATIVA PRIVACY ai sensi dell art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 TITOLARE DEL TRATTAMENTO La titolarità del trattamento è ER.GO con sede legale in via Santa Maria Maggiore n. 4, Bologna, in persona del Legale Rappresentante, Dott.ssa Patrizia Mondin. CATEGORIA DI DATI PERSONALI Ai sensi e per gli effetti di quanto disposto dall'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (di seguito anche "GDPR"), La informiamo che i dati personali trattati dalla nostra titolarità in base alla Policy Gestione delle segnalazioni (whistleblowing) definita nel vigente Codice di Comportamento dei dipendenti aziendali, saranno i Suoi dati identificativi/anagrafici - ove da Lei conferiti secondo la modalità A) - strettamente necessari per verificare la fondatezza della Segnalazione e per consentirne la relativa gestione. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO I Suoi dati personali saranno trattati per le finalità connesse alla gestione delle segnalazioni riguardanti presunte irregolarità o illeciti di cui Lei sia venuto a conoscenza nell ambito del rapporto di lavoro (per i dipendenti-collaboratori di ER.GO) ovvero per altre ragioni (per i soggetti esterni ad ER.GO),, in conformità alle previsioni contenute nella Policy Gestione delle segnalazioni (whistleblowing). BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO La base giuridica del trattamento dei dati personali da Lei conferiti in occasione di segnalazioni riguardanti presunte irregolarità o illeciti di cui si sia venuti a conoscenza nell ambito del rapporto di lavoro (per i dipendenti-collaboratori di ER.GO) ovvero per altre cause (per i soggetti esterni ad ER.GO), in base alla Policy di gestione delle segnalazioni (whistleblowing), è l obbligo giuridico discendente dalle previsioni di cui all art. 6 del D.lgs. n. 231/2001, come modificato dalla Legge n. 179/2017, recante Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato. Il conferimento dei Suoi dati personali non ha natura obbligatoria, ma l eventuale rifiuto potrebbe rendere impossibile o estremamente difficoltoso l accertamento circa la fondatezza della Segnalazione effettuata, laddove quest ultima non sia circostanziata, fondata su elementi precisi e concordanti, non abbia ad oggetto fatti riscontrabili e/o non contenga tutti gli elementi utili per effettuare il predetto accertamento. AUTORIZZAZIONI AL TRATTAMENTO I dati da Lei forniti sono oggetto di trattamento da parte del RPCT di ER.GO e di un eventuale collaboratore a ciò designato, nel rispetto delle modalità stabilite dal Responsabile del Trattamento nonché RPCT, Dott.ssa Loredana Dolci, secondo le norme stabilite dal Titolare del Trattamento ed in ottemperanza alla normativa vigente [Regolamento (UE) n. 20016/679 e D.lgs. n. 101/2018], con garanzia dei principi di liceità, correttezza e pertinenza. Le autorizzazioni al trattamento sono monitorate dal Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), altrimenti detto Data Protection Officer (DPO), ossia LEPIDA Spa (designata con Determinazione del Direttore di ER.GO n. 169 del 15/5/2018). DESTINATARI/CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI Destinatario dei Suoi dati personali è esclusivamente il Responsabile Prevenzione della Corruzione di ER.GO che in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dalla Policy di Gestione delle segnalazioni (whistleblowing), è tenuto a garantire la riservatezza dell identità del Segnalante. Nella fase di accertamento della fondatezza della segnalazione, ove si renda necessario per lo svolgimento delle attività istruttorie in ragione delle caratteristiche delle indagini da svolgere, i Suoi dati personali potranno essere inoltrati ad altre strutture e/o Uffici di ER.GO. In tale ipotesi, su chi sia stato coinvolto a supporto del RPCT gravano i medesimi obblighi di tutela della riservatezza dell identità del Segnalante e del segreto d ufficio. I Suoi dati personali potranno essere rivelati al Responsabile dei procedimenti disciplinari e/o all incolpato esclusivamente nei casi in cui: vi sia il Suo consenso espresso; ovvero la contestazione dell addebito disciplinare risulti fondata unicamente sulla Sua Segnalazione e la conoscenza dell identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell incolpato. Sussistendone gli estremi, i Suoi dati personali potranno essere comunicati altresì a soggetti terzi (ad es. autorità giudiziarie, organi investigativi, ecc.). In ogni caso, i Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione. TRASFERIMENTO DEI DATI IN PAESI EXTRA-UE Non è previsto alcun trasferimento dei dati personali raccolti in paesi Extra-Ue. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI RACCOLTI I dati personali raccolti per le finalità sopra esposte saranno conservati presso la nostra titolarità per il tempo necessario all accertamento della fondatezza della Segnalazione e, se del caso, all adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della Segnalazione. Successivamente tali dati saranno distrutti (diritto all oblio) o resi in forma anonima (pseudonimizzazione) se necessari per finalità statistiche o di storicizzazione. DIRITTI DELL INTERESSATO In relazione al predetto trattamento, Lei, in qualità di Segnalante, potrà esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679 nei limiti della loro compatibilità con la normativa in materia di whistleblowing. 8
L esercizio dei Suoi diritti potrà avvenire attraverso l invio di una richiesta mediante email all indirizzo: direzione@ergo.it o tramite posta all indirizzo della sede legale dell azienda. RIFERIMENTI NOMINATIVI IN MATERIA DI TRATTAMENTO DATI PERSONALI DA PARTE DI ER.GO - Dott.ssa PATRIZIA MONDIN in qualità di Legale Rappresentante di ER.GO, Titolare del Trattamento (TDT) dei dati personali (indirizzo e-mail: direzione@er-go.it); - Dott.ssa LOREDANA DOLCI in qualità di Responsabile del Trattamento dei Dati Personali (RDT) relativi alle procedure di whistleblowing di ER.GO (indirizzo e-mail: anticorruzione@er-go.it); - Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), altrimenti detto Data Protection Officer (DPO): LEPIDA Spa, sede legale via della Liberazione n. 15, Bologna, tel. 051.6338800; indirizzo email: gdpr@lepida.it; Referente: Ing. Kussai Shahin. 9