Regione Piemonte Azienda Sanitaria Locale di Chieri, Carmagnola, Moncalieri e Nichelino Sede Legale Piazza Silvio Pellico n. 1 10023 Chieri (TO) tel. 011 94291 C.F. e P.I. 06827170017 DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE n. 1109 del 08/11/2018 SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE E DI ALTRA DOCUMENTAZIONE SANITARIA E AMMINISTRATIVA DELL`ASL TO5. IMPLEMENTAZIONE SERVIZIO DI COPIA DELLE CARTELLE CLINICHE (CIG 6381043B41) Proponente - S.C. APPROVVIGIONAMENTI E LOGISTICA - Direttore - dott.ssa Laura Bianco
Oggetto: SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE E DI ALTRA DOCUMENTAZIONE SANITARIA E AMMINISTRATIVA DELL`ASL TO5. IMPLEMENTAZIONE SERVIZIO DI COPIA DELLE CARTELLE CLINICHE (CIG 6381043B41) IL DIRETTORE GENERALE dott. Massimo Uberti (nominato dalla Giunta Regionale con deliberazione n. 8-6927 del 29/05/2018) Su proposta del Direttore della S.C. APPROVVIGIONAMENTI E LOGISTICA, dott.ssa Laura Bianco, che attesta la legittimità formale e sostanziale di quanto di seguito indicato nonché la regolarità della fase istruttoria espletata dal responsabile del procedimento di cui all art. 5 della Legge 241/1990; Premesso che: compete all'azienda Sanitaria Locale provvedere all'approvvigionamento di tutto quanto necessario al funzionamento dei vari presidi e servizi; con deliberazione n. 3 del 05.01.2016 l ASL TO5 ha disposto l aggiudicazione definitiva del servizio di gestione cartelle cliniche ed altra documentazione amministrativa e sanitaria dell'aslto5 in favore della Società Plurima SPA, per un importo complessivo di 129.600,00 oltre iva, per un periodo di 60 mesi decorrenti dal 15.02.2016, con opzione di rinnovo per ulteriori 36 mesi; attualmente la Società Plurima SPA effettua, tra l altro, il servizio di copia delle cartelle cliniche già consegnate all Archivio esterno di Desana (VC); nell ambito del progetto della Direzione Sanitaria per la riorganizzazione strutturale e funzionale degli Uffici Spedalità e Cartelle Cliniche dell ASL TO5, è stata evidenziata la necessità di trasferire dei compiti ed attività no core all attuale appaltatore del servizio di gestione cartelle cliniche, al fine di migliorare la gestione della documentazione sanitaria ed in particolare la gestione della copiatura interna e il rilascio di copia conforme della documentazione inerente i ricoveri eseguiti presso i Presidi dell ASLTO5 (Chieri, Moncalieri, Carmagnola); con detta riorganizzazione il personale degli Uffici Cartelle Cliniche, anziché dedicarsi alla fotocopiatura delle cartelle cliniche, svolgerà tutte le attività di verifica, di analisi e di controllo della qualità della documentazione sulla base di chiare indicazioni, criteri, cartellinatura e checklist già formalizzati e resi disponibili dalla Direzione Sanitaria di Presidio; con la nuova procedura, durante la settimana, gli Uffici Cartelle Cliniche dei Presidi di Moncalieri e Carmagnola provvederanno ad accogliere le richieste di copie e recupero delle relative Cartelle e le trasferiranno all Ufficio Spedalità e Cartelle Cliniche di Chieri che consegnerà tutte le cartelle da copiare (ricevute da altre Sedi, più le proprie) ad un incaricato della Società Plurima per il trasferimento all archivio centrale di Desana (VC); con nota prot. n. 42354 del 26.09.2018, conservata agli atti, la Direzione Sanitaria dei Presidi ha richiesto la possibilità di implementare il servizio di copia delle Cartelle Cliniche, attualmente previsto per le sole cartelle cliniche già consegnate all archivio esterno di Desana (VC), a tutte le richieste di copia conforme dell utenza esterna (pazienti, delegati, Procura, Carabinieri..) ed interna (Direzione, Medicina Legale per analisi Sinistri, Patrimonio, controlli SDO di terzo livello commissionati dalla Regione, ecc.); Considerato che: con nota prot. n. 44537 del 09.10.2018, conservata agli atti, la S.C. Approvvigionamenti e Logistica, ha richiesto alla Società Plurima SPA, sulla base di quanto formulato dalla Direzione Sanitaria di Presidio, la disponibilità ad implementare il servizio di copia delle Cartelle Cliniche nell ambito del servizio appaltato, di cui alla deliberazione n. 3 del 05.01.2016;
con nota prot. n. 784/18 del 15.10.2018, conservata agli atti, la Società Plurima SPA ha manifestato la disponibilità e confermato per il servizio integrativo quanto segue: servizio di scansione e pubblicazione della cartella clinica, con ddc, su portale Plurima: 1,90 cad. oltre iva; servizio di ritiro settimanale di n. 1 scatola (circa 40/50 cartelle cliniche): 6,50 oltre iva (medesima tariffa economica prevista per il servizio di consegna ordinaria dei documenti, svolta con corriere); Accertato che: l importo relativo alla copiatura (scannerizzazione ed invio del file pdf) da riconoscere alla Società Plurima era già previsto nel contratto in essere (costo 1,90/cad. + iva), mentre nulla sarà dovuto per la ricerca della cartella clinica (risparmio 1,50/cad. + iva); il corrispettivo dovuto per il trasporto settimanale delle scatole contenenti le cartelle da scannerizzare (costo 6,50/cad. oltre iva), così come il costo della copiatura delle medesime, rientra nell importo già stanziato con deliberazione n. 3 del 05.01.2016, in quanto i costi sinora sostenuti per il servizio di archiviazione delle cartelle cliniche sono inferiori rispetto alle previsioni di spesa; l implementazione del servizio di che trattasi non altera gli elementi essenziali del contratto originariamente pattuiti e che, data la specificità dell appalto e le modalità organizzative del servizio, deve essere affidato all attuale appaltatore; la gestione amministrativa e contabile del contratto verrà effettuata dalla S.C. Affari Generali e Personale; Ravvisata l urgenza di implementare il servizio alla Società Plurima SPA in considerazione delle ricadute positive per l ASL evidenziate dalla Direzione Sanitaria dei Presidi, tra le quali: - il risparmio economico nella gestione delle attuali pratiche; - il miglior impiego del personale interno per attività di controllo e qualità dei processi; - la possibilità di monitorizzare le attività di gestione delle Cartelle Cliniche da Reparto e da Ufficio Cartelle Cliniche; Ritenuto pertanto opportuno implementare il servizio di scansione e pubblicazione della cartella clinica, ad oggi previsto per le sole cartelle cliniche già consegnate all archivio esterno di Desana (VC), a tutte le richieste di copia conforme dell utenza esterna (pazienti, delegati, Procura, Carabinieri..) ed interna (Direzione, Medicina Legale per analisi Sinistri, Patrimonio, controlli SDO di terzo livello commissionati dalla Regione, ecc.), nell ambito del servizio di archiviazione delle cartelle cliniche e di altra documentazione amministrativa e sanitaria, di cui alla deliberazione n. 3 del 05.01.2016, a decorrere dalla data di esecutività del presente provvedimento sino a Febbraio 2021, data di scadenza del contratto in essere; Visto il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 24 dicembre 2015 con il quale sono state individuate, ai sensi dell articolo 9, comma 3 del decreto legge 24 aprile 2014, n. 66 convertito, con modificazioni, dalla Legge 23 giugno 2014, n. 89, le categorie merceologiche e le relative soglie di obbligatorietà; Dato atto che l oggetto della presente procedura di gara non rientra nelle categorie merceologiche di cui all articolo 1 del DPCM del 24 dicembre 2015; Dato atto che alla data di adozione del presente provvedimento non risultano attive convenzioni aventi ad oggetto la categoria merceologica oggetto della presente procedura, né presso la Centrale di Committenza Regionale SCR Piemonte SPA né presso CONSIP S.p.A.;
Preso atto che il servizio proponente ha tenuto conto della normativa vigente in tema di spending review, nella predisposizione del presente provvedimento nei limiti derivanti dall applicazione delle norme in materia di sicurezza dei lavoratori e tutela della salute pubblica; Considerato che la formulazione della proposta di un atto deliberativo impegna la responsabilità del soggetto proponente circa la regolarità amministrativa del contenuto della deliberazione nonché della legittimità della stessa; Viste le vigenti disposizioni di legge in materia; Acquisito il parere favorevole del Direttore Amministrativo; Acquisito il parere favorevole del Direttore Sanitario; Per le motivazioni esposte in premessa: D E L I B E R A 1. di affidare alla Società Plurima SPA, con sede in Piazza Santo Stefano 6 20122 Milano, nell ambito del servizio di archiviazione delle cartelle cliniche e di altra documentazione amministrativa e sanitaria, di cui alla deliberazione n. 3 del 05.01.2016 (CIG 6381043B41), l implementazione del servizio di scansione e pubblicazione della cartella clinica, ad oggi previsto per le sole cartelle cliniche già consegnate all archivio esterno di Desana (VC), a tutte le richieste di copia conforme dell utenza esterna (pazienti, delegati, Procura, Carabinieri..) ed interna (Direzione, Medicina Legale per analisi Sinistri, Patrimonio, controlli SDO di terzo livello commissionati dalla Regione, ecc.) a decorrere dalla data di esecutività del presente provvedimento sino a Febbraio 2021, come segue: servizio di scansione e pubblicazione della cartella clinica, con ddc, su portale Plurima: 1,90 cad. oltre iva; servizio di ritiro settimanale di n. 1 scatola (circa 40/50 cartelle cliniche): 6,50 oltre iva (medesima tariffa economica prevista per il servizio di consegna ordinaria dei documenti, svolta con corriere); 2. di prendere atto che la gestione amministrativa e contabile del contratto verrà effettuata dalla S.C. Affari Generali e Personale; 3. di dare atto che la spesa relativa all implementazione del servizio di che trattasi rientra nel budget di spesa stanziato con deliberazione n. 3 del 05/01/2016; 4. di dare atto che in presenza di successive disposizioni nazionali e /o regionali, tali da richiedere una riduzione della spesa, il budget assegnato alla S.C. sopraindicata potrà essere rivisto e così pure la spesa oggetto del presente provvedimento; 5. di dichiarare il presente provvedimento immediatamente esecutivo, ai sensi dell art. 28 della Legge Regionale 10 del 24/01/1995, ravvisata l urgenza di procedere all implementazione del servizio di che trattasi. Il Direttore Sanitario - dott. Luciano Bernini - Il Direttore Amministrativo - dott. Massimo Corona Il Direttore Generale
- dott. Massimo Uberti -
Regione Piemonte Azienda Sanitaria Locale di Chieri, Carmagnola, Moncalieri e Nichelino Sede Legale Piazza Silvio Pellico n. 1 10023 Chieri (TO) tel. 011 94291 C.F. e P.I. 06827170017 DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE n. 1109 del 08/11/2018 SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE E DI ALTRA DOCUMENTAZIONE SANITARIA E AMMINISTRATIVA DELL`ASL TO5. IMPLEMENTAZIONE SERVIZIO DI COPIA DELLE CARTELLE CLINICHE (CIG 6381043B41) Inviata al Collegio Sindacale il 09/11/2018 Pubblicata all Albo Pretorio online dal 14/11/2018 al 23/11/2018 Esecutiva dal 08/11/2018
Regione Piemonte Azienda Sanitaria Locale di Chieri, Carmagnola, Moncalieri e Nichelino Sede Legale Piazza Silvio Pellico n. 1 10023 Chieri ( TO) tel. 011 94291 C.F. e P.I. 06827170017 Questo atto è stato firmato digitalmente da: Bianco Laura - Direttore S.C. APPROVVIGIONAMENTI E LOGISTICA Burzio Caterina - Direttore S.C. AFFARI GENERALI E PERSONALE Bernini Luciano - Direttore Sanitario Corona Massimo - Direttore Amministrativo Uberti Massimo - Direttore Generale Parodi Laura - il funzionario incaricato alla pubblicazione