COMUNE DI LARCIANO PROVINCIA DI PISTOIA REGOLAMENTO PER IL SERVIZIO DI ECONOMATO (Approvato dal Consiglio Comunale con deliberazione n 30 del 26 aprile 2004) 1
INDICE CAPO I ORDINAMENTO GENERALE ART. 1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO ART. 2 - ORDINAMENTO E DOTAZIONI ART. 3 - L ECONOMO ART. 4 - COMPETENZE ART. 5 - COMPETENZE ESCLUSIVE - DEROGHE ART. 6 - ADEMPIMENTI DI COMPETENZA ART. 7 SERVIZI IN ECONOMIA CAPO II SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE ART. 8 - OGGETTO DEL SERVIZIO ART. 9 - FUNZIONI DI CASSIERE ART. 10 - RISCOSSIONI E PAGAMENTI ART. 11- RISCOSSIONE DELLE ENTRATE ART. 12- PAGAMENTO DELLE SPESE 2
ART. 13- PAGAMENTO DELLE SPESE SU FONDO ANTICIPATO ART. 14- RENDICONTO DELLE SPESE SUL FONDO ANTICIPATO ART. 15- ANTICIPAZIONI DI CASSA DELL ECONOMO ART. 16- SCRITTURE E ADEMPIMENTI CONTABILI ART. 17- RESPONSABILITA E CONTROLLI ART. 18- SANZIONI CIVILI E PENALI CAPO III DISPOSIZIONI FINALI ART. 19 - DISPOSIZIONI FINALI ART. 20 - ENTRATA IN VIGORE 3
CAPO I ORDINAMENTO GENERALE ART. 1 OGGETTO DEL REGOLAMENTO 1. Il servizio comunale di Economato è disciplinato dal presente Regolamento che definisce le funzioni allo stesso attribuite e le modalità per il loro espletamento, in conformità alle disposizioni di legge vigenti, nonché alle disposizioni dettate dal TITOLO III del Regolamento di Contabilità. ART. 2 ORDINAMENTO E DOTAZIONI 1. Al servizio Economato sono assegnati oltre ad un ufficio ove svolgere le funzioni allo stesso attribuite, locali per un magazzino idoneo e sufficientemente capiente per ospitare stampati, cancelleria, materiali di consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici. ART. 3 L ECONOMO 1. L Economo dirige la struttura operativa alla quale sono attribuiti i servizi oggetto del presente Regolamento, organizzandone il funzionamento al fine di assicurare la migliore utilizzazione. 2. E responsabile dell espletamento delle funzioni attribuite all Economato, del buon andamento, della regolarità e dell efficienza della struttura operativa alla quale è preposto. 3. Assicura la rigorosa osservanza delle norme del presente Regolamento e di quelle stabiliti dalle leggi vigenti in materia e quelle di futura emanazione. 4. Ha la responsabilità diretta del servizio di cassa economale e dei valori allo stesso posti in carico, fino al loro discarico ai sensi di legge. 5. Per tutti gli adempimenti illustrati in questo regolamento, l Economo assume la veste di agente contabile ed è tenuto alla resa del conto giudiziale per il maneggio di denaro e degli altri valori affidatigli ai sensi e con le modalità di cui all art. 233 del D.Lgs 267/2000. 4
6. L Economo, a garanzia dei suoi obblighi, deve prestare idonea cauzione nella misura e modi da stabilirsi con delibera della Giunta Municipale. 1. Il Servizio di economato provvede: ART. 4 COMPETENZE a) agli acquisti ed alle forniture necessari per il normale funzionamento degli uffici e dei servizi di competenza comunale; b) alle forniture del vestiario per il personale; c) alla manutenzione e riparazione di tutti i mobili ed arredi, delle macchine e delle attrezzature di proprietà comunale al fine di assicurarne la buona conservazione e l efficienza per il normale svolgimento delle attività degli uffici e dei servizi comunali; d) agli abbonamenti ed agli acquisti di pubblicazioni periodiche e delle pubblicazioni necessarie per i vari servizi, salvo le condizioni disposte dall Amministrazione per particolari servizi; e) al servizio di cassa, come indicato ai successivi articoli; f) alla tenuta ed aggiornamento degli inventari dei beni mobili di proprietà comunale; g) alle operazioni riguardanti gli oggetti rinvenuti a norma degli artt. 927,928 e 929 del codice civile; h) al servizio delle refezioni scolastiche per l approvvigionamento dei generi alimentari; i) alla alienazione o distruzione del materiale dichiarato fuori uso. ART. 5 COMPETENZA ESCLUSIVA. DEROGHE. 1. Per le provviste e le prestazioni di cui all art. 4 gli uffici comunali, senza eccezioni, devono fare capo esclusivamente all Economato. 2. Per le provviste e le prestazioni degli altri servizi comunali, l Economo può essere autorizzato in via straordinaria ad effettuare spese mediante anticipazione di cassa per un limite massimo di euro 60,00. ART. 6 ADEMPIMENTI DI COMPETENZA 1. Nell espletamento delle funzioni allo stesso attribuite, l Economo provvede agli adempimenti di istruttoria amministrativa e di controllo, comprendenti: 5
a) richiesta preventivi di spesa; b) proposte di determine per le autorizzazioni di spesa; c) espletamento di gare ufficiose; d) controllo della regolare e tempestiva esecuzione delle forniture e prestazioni; e) l istruttoria relativa alle controversie relative alle forniture e prestazioni dallo stesso disposte; f) l emanazione di indicazioni ai settori comunali al fine di operare un serio controllo delle forniture; la regolamentazione dell uso di beni e servizi; l adozione di accorgimenti e procedure al fine del contenimento dei costi. ART. 7 SERVIZI E FORNITURE IN ECONOMIA 1. Per i servizi e le forniture che per la loro natura possono farsi in economia, sia di competenza esclusiva dell Economo sia di competenza degli altri uffici il limite di spesa è stabilito nella misura di euro 516,46. 2. E vietato suddividere artificiosamente qualsiasi fornitura o servizio considerato unitario in più forniture e servizi. 3. Gli uffici competenti potranno a discrezione disporre la liquidazione dei servizi e delle forniture di cui sopra sia mediante determina sia mediante apposito dispositivo di liquidazione. CAPO II SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE ART. 8 OGGETTO DEL SERVIZIO 1. Il servizio di cassa economale viene svolto secondo quanto stabilito dal presente Regolamento. 2. Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle sole entrate ed al pagamento delle sole spese indicati nel presente Regolamento. 3. Dispone inoltre la provvista e la distribuzione della carta bollata e delle marche da bollo occorrenti per i settori comunali. 6
ART. 9 FUNZIONI DI CASSIERE 1. L Economo ha le funzioni di cassiere per i servizi di cassa economale previsti dal presente Regolamento. 2. All economo è attribuito per i rischi del servizio di cassa, l indennità per il maneggio di valori determinata, con riferimento alla somma degli incassi e dei pagamenti dell anno precedente, con deliberazione della Giunta Municipale, tenendo conto delle disposizioni vigenti in materia. ART. 10 RISCOSSIONI E PAGAMENTI 1. Il servizio di economato provvede alla acquisizione delle entrate con le modalità indicate agli artt. 20 e 21 del vigente Regolamento di Contabilità. 2. Per l erogazione della spesa il servizio di economato provvede secondo le indicazioni di cui agli artt. 18 e 19 del vigente Regolamento di Contabilità. 3. I pagamenti effettuati dall economo verranno rimborsati con le modalità indicate all art. 14 del presente regolamento. ART. 11 RISCOSSIONE DELLE ENTRATE 1. Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate derivanti da: a) introiti occasionali e non previsti, per i quali la Ragioneria ritenga sussista la necessità di incasso immediato e non sia possibile il diretto versamento presso la Tesoreria Comunale, essendo la stessa chiusa al pubblico; b) diritti di segreteria; c) diritti tecnici; d) diritti carte di identità; e) rimborso stampati; 2. La Giunta Municipale, su proposta del Ragioniere Comunale, adotta tutti i provvedimenti organizzativi idonei al fine di evitare che il servizio di cassa economale debba assumere, sia pure temporaneamente, la riscossione di altre entrate di competenza dell Ente, riscossione che deve essere riservata alla esclusiva competenza della Tesoreria Comunale. 7
3. Per una corretta gestione della contabilizzazione delle riscossioni, l Economo deve tenere costantemente aggiornati: a) un registro di cassa; b) un bollettario delle ricevute rilasciate. ART. 12 PAGAMENTO DELLE SPESE 1. Per provvedere al pagamento delle spese minute ed indifferibili, è assegnato all Economo un apposito fondo di euro 2.582,28, che viene accreditato all inizio di ogni esercizio finanziario con regolare mandato di pagamento imputato ai servizi per conto terzi del bilancio comunale. Tale fondo deve essere depositato su un libretto bancario intestato all economo comunale, appositamente aperto. 2. Tale fondo viene utilizzato per le finalità di seguito elencate, entro il limite massimo di euro 250,00 per singolo pagamento per: a) anticipazioni di spese relative alle trasferte del personale e degli amministratori entro i limiti di volta in volta indicati nell atto autorizzativo; b) spese per posta, telegrafo, carte e valori bollati, svincoli ferroviari e trasporto materiali, quando non sia possibile, per motivi d urgenza, provvedere mediante mandati di pagamento; c) acquisto di giornali, abbonamenti alla Gazzetta Ufficiale, a pubblicazioni di carattere tecnico-amministrativo per gli uffici comunali, inserzioni sui giornali, nel caso indicato al numero precedente; d) tasse di proprietà per gli automezzi comunali sempre quando sia richiesto il pagamento immediato; e) minute spese d ufficio; f) minute spese diverse per cerimonie, ricevimenti, onoranze; g) spese di facchinaggio e trasporto urgente di valori e materiali; h) imposte e tasse passive il cui assolvimento nei termini non consenta l indugio dell emissione dei mandati di pagamento; i) quote di iscrizione a corsi di aggiornamento, seminari, convegni ecc.; j) spese per la stipulazione dei contratti, atti esecutivi verso debitori morosi, visure catastali, registrazioni e simili; k) spese per stampati, modulistica, cancelleria, materiale di consumo occorrenti al funzionamento degli uffici. 8
3. Per le finalità indicate al precedente comma, lett. a) e d), nonché per le spese per svincoli ferroviari e trasporto materiali indicato alla lett. b), può prescindersi dal limite. 4. L Economo comunale non può fare delle somme ricevute in anticipazione, un uso diverso da quello per cui sono state concesse. 5. L Economo potrà dare corso ai pagamenti esclusivamente sulla scorta di appositi BUONI DI PAGAMENTO. 6. Nessun buono di pagamento potrà essere emesso in assenza di disponibilità: a) del fondo economale; b) della capienza del preventivo impegno di spesa relativo. ART. 13 PAGAMENTO DI SPESE SUL FONDO ANTICIPATO 1. L Economo provvede al pagamento elle spese, debitamente autorizzate, sulla base di documenti giustificativi e rappresentativi (fatture, note e simili) dei beni e dei servizi acquisiti dal Comune. 2. Egli provvederà al ritiro dei documenti stessi e all effettuazione dei pagamenti con le modalità valide per il servizio di Tesoreria. 3. L Economo non potrà invece provvedere al pagamento con le modalità indicate all art. 38, Co. 2, lett. c) del vigente Regolamento di Contabilità. ART. 14 RENDICONTO DELLE SPESE SUL FONDO ANTICIPATO 1. Quando le spese sull anticipazione abbiano assunto un importo per cui si ravvisi necessario il reintegro, l Economo provvede ad inoltrare la richiesta di rimborso, corredata dei documenti giustificativi delle spese eseguite e redatta in modo da agevolare l imputazione delle spese stesse ai rispettivi interventi o capitoli del bilancio in corso. 2. la richiesta di rimborso, sottoscritta dall Economo, deve essere presentata almeno una volta ogni trimestre. Il Responsabile del Servizio economato, in relazione al volume dei pagamenti, è tenuto a presentare detta richiesta per periodi inferiori al trimestre. 3. Le anticipazioni non devono comunque superare l ammontare del fondo economale assegnato. 4. Alla fine dell esercizio l Economo deve provvedere all integrale versamento in tesoreria su ordine di riscossione emesso dal servizio finanziario, con imputazione ai servizi per conto terzi del bilancio comunale del fondo avuto in anticipazione. 5. Alla determinazione di rimborso dovranno essere allegati: a) i buoni di pagamento; 9
b) tutta la documentazione che si riferisce ai pagamenti effettuati (ovvero fatture, note di addebito, scontrino fiscale); c) apposito modello di autorizzazione straordinaria firmato dal responsabile di Area nel caso di anticipazioni straordinarie di cassa di cui all art.5 comma 2 del presente regolamento. 6. I rendiconti sono presentati al Ragioniere Comunale che, una volta verificati, provvede ad effettuare il rimborso. ART. 15 ANTICIPAZIONI STRAORDINARIE DI CASSA DELL ECONOMO SULLA BASE APPOSITE DETERMINAZIONI 1. L Economo comunale potrà dare corso ad anticipazioni straordinarie di cassa di somme per far fronte ad urgenze quando non riesca possibile, senza grave danno per i servizi, provvedere con le normali procedure. 2. Per le anticipazioni di cassa di cui al comma precedente, dovranno essere osservate le seguenti procedure: a) le anticipazioni dovranno essere fatte esclusivamente in esecuzione di esplicite autorizzazioni contenute nei provvedimenti autorizzativi della spesa; b) sarà cura dell economo richiedere, per le somme anticipate, il relativo rimborso al servizio finanziario mediante presentazione di tutta la documentazione di spesa. ART. 16 SCRITTURE E ADEMPIMENTI CONTABILI 1. Per la riscossione di proventi e pagamenti, l Economo dovrà tenere sempre aggiornato: a) un registro di cassa contenenti i dati delle riscossioni e di pagamenti effettuati ed i rimborsi ricevuti; b) i bollettari delle ricevute rilasciate; c) i bollettari dei buoni di pagamento; 2. Il registro di cassa ed i bollettari delle ricevute rilasciate sono dati in carico dal servizio Finanziario. 3. Entro il termine di due mesi dalla chiusura dell esercizio, l Economo deve trasmettere all ufficio Ragioneria il Conto Giudiziale ai sensi dell art. 233 del Decreto Legislativo n. 267/2000. 4. A cadenza mensile l Economo trasmetterà all Ufficio Ragioneria una situazione di cassa, contenente i dati riepilogativi del fondo di cassa iniziale del mese, più le riscossioni, più i rimborsi, meno i pagamenti. 10
ART. 17 RESPONSABILITA E CONTROLLI 1. l Economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione sino a che non ne abbia ottenuto regolare discarico. 2. A tal fine l Economo dovrà tenere aggiornata, in ogni momento, la situazione di cassa con la relativa documentazione e i documenti giustificativi delle entrate e spese. ART. 18 SANZIONI CIVILI E PENALI 1. A prescindere dalle responsabilità penali nelle quali possa incorrere l Economo, egli è soggetto oltre che alle generali responsabilità dei dipendenti comunali, a tutte quelle particolari responsabilità previste dalle leggi per i contabili. CAPO III DISPOSIZIONI FINALI ART. 19 DISPOSIZIONI FINALI 1. Per quanto non previsto nel presente regolamento, si applicheranno le norme contenute nel Decreto Legislativo n. 267/2000, nello Statuto e nel Regolamento di Contabilità od ogni altra disposizione regolamentare o di legge. ART. 20 ENTRATA IN VIGORE 1. Il presente Regolamento entra i vigore con le procedure e nei tempi previsti dalle norme statutarie e regolamentari nonché delle avvenute pubblicazioni di legge. 2. L adozione del presente Regolamento comporterà, una volta divenuto esecutivo, l automatica abrogazione del vecchio Regolamento di Economato (C.C. n. 25 del 15 maggio 1998). 11