Area Affari Tecnici e Negoziali Settore Logistica, Servizi Generali e Protocollo INDAGINE DI MERCATO FINALIZZATA ALL AFFIDAMENTO DEI SERVIZI DI GESTIONE (RACCOLTA E RECAPITO) DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA DELL UNIVERSITA DEGLI STUDI DI FOGGIA CIG n. ZF616AF1C1 CAPITOLATO D APPALTO Il Responsabile del procedimento Dott. Massimiliano Monaco Via A. Gramsci, 89/91 71122.Foggia. Italia Telefono +39 0881 338 314 Fax +39 0881 338 929 massimiliano.monaco@unifg.it www.unifg.it
1 - OGGETTO DELL AFFIDAMENTO Servizio di gestione non esclusiva della corrispondenza cartacea dell Università degli Studi di Foggia (in seguito denominata Amministrazione), comprendente il ritiro a domicilio, l affrancatura, lo smistamento, il recapito diretto, ovvero la postalizzazione della corrispondenza e dei plichi predisposti dalle strutture tecniche ed amministrative dell Università degli Studi di Foggia, incluso il rapporto periodico in formato elettronico delle informazioni sui flussi di destinazione della corrispondenza diversificati per CAP, per tipologie di prodotti postali e per peso o grammatura dell invio. 2 - DURATA E VALORE DEL SERVIZIO Il contratto avrà la durata di 3 (tre) anni dalla data di stipula, con decorrenza dal mese di gennaio 2016. Il valore massimo del servizio, complessivamente stimato in riferimento alle previsioni di consumo triennali dell Università degli Studi di Foggia, è di 30.000,00 (euro trentamila/00) oltre IVA. 3 - DESCRIZIONE E MODALITA DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO I servizi di ritiro, affrancatura, smistamento e distribuzione della corrispondenza cartacea dell Università degli Studi di Foggia su tutto il territorio nazionale ed estero dovranno avvenire con le seguenti modalità: - ritiro della corrispondenza in via non esclusiva presso le sedi universitarie indicate al successivo punto 6), mediante appuntamento concordato telefonicamente o in orari fissi concordati; - recapito al destinatario di posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, plichi, pacchi, plichi, ecc.; - fatturazione bimestrale con invio della fattura e del prospetto analitico di dettaglio dei consumi entrambi in formato elettronico; - fornitura modulistica (moduli avviso di ricevimento ecc.); - anticipazione delle spese di affrancatura e delle spese di spedizione all estero e nelle zone non coperte dal servizio; - rendicontazione periodica, con evidenza, per ciascun periodo e sede mittente, del numero degli invii distinto per tipologia di spedizione (posta prioritaria, racc., racc. A/R, pieghi, ecc.) e per categoria di peso, con relativi prezzi unitari e complessivi e dettaglio delle date di presa in carico; - rendicontazione in formato elettronico (tale da permetterne le elaborazioni con foglio di calcolo) dei costi e degli esiti dei recapiti di ogni singola spedizione, con tutte le informazioni utili per descrivere l avvenuta consegna al destinatario, ovvero le cause della mancata consegna, nonché lo stato e il luogo di eventuale giacenza in attesa di ritiro da parte del destinatario. Relativamente a queste ultime, ulteriore flusso di dati, con l esito completo e definitivo del recapito, contenente la data di avvenuto ritiro dalla giacenza da parte del destinatario, ovvero l avvenuta compiuta giacenza; - consegna alle sedi mittenti dei ritorni cartacei distinti per tipologia di oggetto postale: plichi di posta ordinaria inesitata, plichi di posta raccomandata senza avviso di ricevimento, plichi di posta raccomandata con avviso di ricevimento, avviso di ricevimento della posta raccomandata con A/R, pacchi non consegnati, eventuale cartaceo di ritorno relativo ad atti giudiziari, ecc. L impresa aggiudicatrice (in seguito denominata Impresa) dovrà eseguire il servizio richiesto con mezzi, strumenti e personale esterno all Amministrazione, qualificato e idoneo alla distribuzione della corrispondenza da e per l Università degli Studi di Foggia nell ambito del territorio nazionale ed extra nazionale. I prezzi risultanti dall offerta economica rimarranno fissi ed invariabili per tutta la durata del contratto. Per lo svolgimento del servizio si richiedono le seguenti operazioni: 1) per la posta prioritaria: affrancatura, relativa distinta e spedizione; 2) per le raccomandate: applicazione dell etichetta recante il codice a barre per la raccomandata, l abbinamento con la relativa busta, affrancatura, relativa distinta e spedizione; 3) per le raccomandate A/R: applicazione dell etichetta recante il codice a barre, abbinamento con la relativa busta, affrancatura, relativa distinta e spedizione. Dovranno essere effettuati almeno due tentativi di recapito ed eventuale consegna dell avviso di giacenza presso la sede più vicina all Impresa; 4) per le assicurate: applicazione dell etichetta recante il codice a barre, abbinamento con la relativa busta, affrancatura, relativa distinta e spedizione. Dovranno essere effettuati almeno due tentativi di recapito ed eventuale consegna dell avviso di giacenza presso la sede più vicina all Impresa. 5) per plichi, pacchi, piego di libri, stampe e quant altro si renda necessario spedire: affrancatura, relativa distinta e spedizione. 4 - FASI DEL SERVIZIO - Ritiro della posta in partenza dal Palazzo Ateneo (Foggia, Via A. Gramsci, 89/91) dalle ore 11,30 alle ore 13,00 delle giornate lavorative; - ritiro a richiesta della posta in partenza presso le altre sedi universitarie; - affrancatura di tutta la corrispondenza (compresa l applicazione dell etichetta recante il codice a barre per le raccomandate, l abbinamento con la busta e la compilazione della relativa distinta), di plichi, pacchi, stampe e quant altro si renda necessario spedire; - 2 -
- compilazione o completamento della cartolina A/R anche con l indicazione del numero di protocollo e dell Ufficio di riferimento; - servizio di recapito di tutta la corrispondenza (posta ordinaria, raccomandate, ecc.) nell intero territorio nazionale ed extra nazionale; - tracciabilità telematica delle spedizioni raccomandate con ricevuta di ritorno e riconsegna all Università degli avvisi attestanti l avvenuto ricevimento entro i 15 giorni successivi alla data ivi apposta o altro idoneo sistema di recapito che consenta la tracciabilità della posta in uscita e la certificazione dell avvenuta consegna; - restituzione resi e cartoline A/R; - rapporto cartaceo giornaliero dell attività; - rapporto bimestrale in formato elettronico delle informazioni sui flussi di destinazione della corrispondenza diversificati per CAP, per tipologie di prodotti postali e per peso o grammatura dell invio. La corrispondenza viene predisposta dall Amministrazione per il ritiro già divisa per tipologia (ordinaria e raccomandata) e corredata di relativo riepilogo numerico giornaliero. E a carico dell Impresa tutto il materiale di consumo che possa servire per le attività sopradescritte. 5 - TEMPI DI CONSEGNA RECAPITO POSTA ORDINARIA: - Entro il 2 giorno lavorativo successivo alla consegna, per i recapiti all interno del Comune di Foggia; - Entro il 5 giorno lavorativo successivo alla consegna, per i recapiti nelle altre località. RECAPITO POSTA RACCOMANDATA ASSICURATA (con tempi certificati): - Entro il 2 giorno lavorativo successivo alla consegna, per i recapiti all interno del Comune di Foggia; - Entro il 5 giorno lavorativo successivo alla consegna, per i recapiti nelle altre località. RECAPITO POSTA PRIORITARIA/RACCOMANDATA INTERNAZIONALE - tempi di consegna di Poste Italiane Spa. 6 - STRUTTURE UNIVERSITARIE DA SERVIRE Amministrazione Centrale (Foggia, via A. Gramsci, 89/91); Dipartimento di Scienze agrarie, degli alimenti e dell'ambiente (Foggia, via Napoli, 25); Dipartimento di Scienze agrarie, degli alimenti e dell'ambiente, C.so di Laurea in Ingegneria dei sistemi Logistici (c/o Istituto Saverio Altamura, Foggia, Piazzale Puglia, 10); Dipartimento di Economia (Foggia, via R. Caggese - Ex-Iriip e Largo Giovanni Paolo II, 1); Dipartimento di Giurisprudenza (Foggia, Largo Giovanni Paolo II, 1); Dipartimento di Studi umanistici. Lettere, Beni culturali, Scienze della formazione (Foggia, Via Arpi, 155, 176 e Largo Civitella, 1); Facoltà di Medicina e Chirurgia (Foggia, c/o OO.RR. V.le Pinto e c/o Centro Biomedico 'E. Altomare', via Napoli, 20 e V.le Pinto); Dipartimento di Medicina clinica e sperimentale (Foggia, Centro Biomedico 'E. Altomare', via Napoli, 20); Dipartimento di Scienze mediche e chirurgiche (Foggia, Centro Biomedico 'E. Altomare', via Napoli, 20); Dipartimento di Medicina clinica e sperimentale, Corso di Laurea in Odontoiatria e Protesi dentaria (Foggia, c/o ENAIP, Via Rovelli, 48); Dipartimento di Medicina clinica e sperimentale, Corso di Laurea in Scienze delle Attività Motorie e Sportive (Foggia, Viale Virgilio, 1); Centro Linguistico di Ateneo (Foggia, P.za Santa Chiara, 2, c/o Palazzo Ricciardi). 7 - RESPONSABILITA E OBBLIGHI DELL IMPRESA AGGIUDICATARIA L Impresa si impegna a garantire la massima riservatezza sui dati e notizie di cui verrà a conoscenza nell espletamento del servizio. Essa è tenuta per tutta la durata della prestazione ad osservare nei confronti dei lavoratori, dipendenti o soci, condizioni normative e retributive conformi ai contratti collettivi nazionali di lavoro di settore e gli accordi sindacali integrativi vigenti, a rispettare le norme di sicurezza nei luoghi di lavoro, nonché tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti dei lavoratori. Il mancato rispetto di tali disposizioni e di ogni obbligo contributivo e tributario, formalmente accertato, consente all Amministrazione di sospendere in tutto o in parte i pagamenti fino alla regolarizzazione della posizione, senza che ciò attribuisca alcun diritto per il ritardato pagamento. In caso di gravi inadempienze l Amministrazione può risolvere il contratto. 8 - NORME SUI LAVORATORI L Impresa è obbligata al rispetto integrale di tutte le norme contenute nel CCNL e negli accordi integrativi, territoriali ed aziendali ed al rispetto di tutte le norme in materia retributiva, contributiva, previdenziale, assistenziale, assicurativa, sanitaria previste dalla vigente normativa. 9 - NORME DI SICUREZZA Il servizio dovrà eseguirsi nel pieno rispetto dei patti contrattuali, dei documenti e delle norme dagli stessi richiamati, in particolare per quanto concerne le disposizioni relative alla sicurezza e alla salute dei lavoratori secondo quanto disposto dal D.Lgs. 81/2008 e s.m.i. - 3 -
10 - RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO L'Amministrazione Universitaria sarà rappresentata, nei confronti dell Impresa dal Responsabile del Procedimento. 11 - RESPONSABILE DELL ESECUZIONE DEL SERVIZIO Responsabile tecnico dell esecuzione del contratto è il sig. Francesco Ferri, tel. 0881338436 - email: francesco.ferri@unifg.it. Il Responsabile tecnico dell esecuzione del contratto, dovrà verificare la corretta esecuzione del contratto, apponendo il visto di regolare esecuzione sulle fatture. 12 - PENALITA Nel caso di mancato rispetto delle prescrizioni relative ai tempi di consegna, alle modalità di esecuzione del contratto, o in caso di mancata comunicazione delle informazioni periodiche sui flussi di corrispondenza che l Impresa è tenuta a trasferire, l Amministrazione provvederà a sollecitare il ripristino delle corrette modalità di adempimento degli obblighi contrattuali, fermo restando il diritto al risarcimento degli eventuali ulteriori danni. La penale stabilita in caso di mancato rispetto dei tempi di consegna non postalizzati è stabilita in 3 (tre) volte l importo della tariffa unitaria per ogni giorno di ritardo nel recapito di una singola spedizione. 13 - DOMICILIO, RAPPRESENTANZA, COMUNICAZIONI Per tutti gli effetti del contratto, l Impresa deve essere sempre in comunicazione diretta con l Amministrazione a tale scopo deve aver stabilito in Foggia un luogo centrale di sicuro recapito, provvisto di telefono, fax, collegamento telematico e di personale in numero sufficiente per intrattenere i rapporti con l Università. E vietato il recapito presso terzi. II legale rappresentante dell Impresa dovrà, in caso di controversie, eleggere domicilio in Foggia, precisandone il recapito. 14 REFERENTE DELL IMPRESA Per la regolare esecuzione delle prestazioni l Impresa, prima dell inizio dello svolgimento del servizio, deve nominare un Referente incaricato di dirigere, coordinare e controllare l attività del proprio personale, e il suo sostituto in caso di assenza del primo. L Amministrazione si rivolgerà direttamente al referente per ogni problema che dovesse sorgere durante l espletamento del servizio. E inoltre fatto obbligo al Referente ogni qual volta l Amministrazione lo ritenga necessario, recarsi di persona, o inviare persona dotata di adeguata rappresentatività presso gli Uffici e le sedi dell Università degli Studi di Foggia per ricevere ordini e comunicazioni relativi all esecuzione del servizio. L Impresa assumerà l incarico di responsabile del trattamento dei dati necessari per l espletamento del servizio, con l obbligo di garantire la massima riservatezza, applicando la disciplina in materia prevista dalla legge 30 giugno 2003 n. 196 e secondo quanto stabilito dal regolamento emanato dal Garante per la protezione dei dati personali (deliberazione 29.12.2005, n. 26). A tal fine il referente del servizio per conto dell Impresa viene individuato come responsabile del procedimento ai fini del presente articolo. 15 - STIPULA DEL CONTRATTO L Impresa resta impegnata per effetto della presentazione dell offerta. L'intervenuta aggiudicazione non vincolerà l'amministrazione se non dopo la stipulazione del contratto, previa effettuazione delle verifiche, anche a campione, e della produzione della documentazione di rito e sempre che non venga accertato in capo all'aggiudicatario alcun limite o impedimento a contrattare con la Pubblica Amministrazione. L Amministrazione si riserva la facoltà, anche in caso di mancata stipulazione del contratto per causa imputabile all'aggiudicatario, di interpellare il secondo classificato e di stipulare con esso il relativo contratto. La stipulazione del contratto è subordinata al positivo esito delle procedure previste dalla normativa vigente in materia di lotta alla mafia. Ai sensi dell art. 6, comma 6 del D.L. n. 145/2013, convertito con L. n. 9/2014, il contratto sarà sottoscritto con firma digitale. L assolvimento dell imposta di bollo è sempre a carico dei contraenti con le pubbliche amministrazioni come stabilito dall art. 16 bis della legge di contabilità di Stato (R.D. 2440 del 1923) ed è condizione sine qua non per il perfezionamento del contratto, come sancito dal D.P.R. n. 642/1972 che assoggetta a imposta fissa di bollo i contratti stipulati con gli enti pubblici. 16 - RISOLUZIONE DEL CONTRATTO L Amministrazione ha diritto di risolvere il contratto di diritto ex art. 1456 del Codice Civile mediante semplice lettera raccomandata senza bisogno di messa in mora e di intervento del magistrato, nei seguenti casi: a) scioglimento, fallimento, concordato o qualsiasi procedura concorsuale cui sia sottoposta l Impresa; b) mancata applicazione delle tariffe, spese e commissioni concordate; c) interruzione della prestazione da parte dell Impresa senza giustificato motivo; d) reiterato mancato rispetto di qualsiasi adempimento contrattuale. - 4 -
L Amministrazione si riserva la facoltà di risolvere il contratto, con preavviso di sessanta giorni da comunicarsi con lettera raccomandata, ove non ritenesse congrue le proposte dell Impresa in conseguenza dell attuazione di nuove norme di legge o di regolamento. Nell ipotesi di risoluzione contrattuale, l Università si riserva di procedere all esecuzione in danno, salvo il diritto al risarcimento degli eventuali ulteriori danni. In caso di risoluzione anticipata del contratto, l Amministrazione si riserva la facoltà di affidare il servizio al concorrente classificatosi in posizione utile a partire dal secondo, sempre che ciò risulti conveniente o idoneo in relazione all oggetto del contratto. 17 - PAGAMENTI L Università di Foggia provvederà alla liquidazione dei corrispettivi in rapporto alle prestazioni specificate nel capitolato ed effettivamente rese, sulla base di fatture bimestrali corredate da riepiloghi giornalieri e bimestrali. L invio della fattura e del dettaglio dei consumi dovrà avvenire, come per legge, in formato elettronico all indirizzo res.atec@cert.unifg.it codice univoco: M5K8OZ Il pagamento avverrà con bonifico bancario previa verifica di regolare esecuzione e regolarità contributiva, entro i termini di legge. La fattura dovrà essere intestata a Università degli Studi di Foggia Area Affari Tecnici e Negoziali - Via A. Gramsci, nn. 89/91 71122 Foggia Codice Fiscale n. 94045260711 Partita IVA n. 03016180717 e dovrà riportare i prezzi unitari e totali del servizio svolto. Al fine di assicurare la tracciabilità dei flussi finanziari, ai sensi dell art. 3 della L. n. 136 del 13.08.2010 l Impresa si obbliga ad ottemperare a tutti gli obblighi di legge pena la risoluzione di diritto del contratto stipulato. In particolare l Impresa ha l obbligo di comunicare all Amministrazione gli estremi del proprio conto corrente bancario o postale, dedicato anche in maniera non esclusiva alle commesse pubbliche e di individuare la persona delegata ad operare sullo stesso. Tutti i pagamenti da parte di questa Amministrazione verranno effettuati sul conto corrente indicato. Il rendiconto giornaliero e bimestrale dovrà riportare distintamente i costi del servizio nonché il numero complessivo di ciascuna tipologia di corrispondenza trattata (posta ordinaria, raccomandata ecc.) ed eventuali altri costi aggiuntivi di servizio. 18 - DIVIETO DI CESSIONE DEL CREDITO E' fatto divieto di cedere in tutto o in parte i crediti derivanti dell avventura esecuzione del contratto. 19 ALTRE INFORMAZIONI E PRESCRIZIONI Il procedimento amministrativo avrà la durata di 90 giorni. Non è consentito il recesso o la rinuncia da parte delle Imprese che abbiano presentato offerta, salvo che si assumano tutti gli oneri consequenziali. L Università degli Studi di Foggia, in caso di fallimento o di risoluzione del rapporto per grave inadempimento dell appaltatore, si riserva la facoltà di interpellare progressivamente i soggetti partecipanti alla gara, risultanti dalla graduatoria finale. L Università degli Studi di Foggia procederà al trattamento dei dati forniti dai concorrenti ai fini della partecipazione al presente appalto secondo quanto previsto dal D.Lgs. 30.06.2003 n. 196; la comunicazione e diffusione degli stessi è disciplinata dalle norme vigenti in materia. I dati raccolti nell ambito del procedimento di gara, in riferimento all impresa aggiudicataria, potranno essere comunicati alle Autorità competenti per l acquisizione degli accertamenti dovuti con riguardo a taluni dei presupposti per la sottoscrizione del contratto. 20 - INFORMATIVA SULLA PRIVACY Ai sensi dell art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i., si informa che i dati personali forniti dalle imprese partecipanti saranno raccolti presso l Università degli Studi di Foggia Area Affari Tecnici e Negoziali, sito in Via A. Gramsci nn. 89/91 71122 Foggia, per le finalità di gestione della procedura e saranno trattati, anche con l ausilio di procedure informatizzate, nei modi e nei limiti necessari per perseguire le suddette finalità nonché in caso di instaurazione di un rapporto contrattuale per le finalità inerenti alla gestione del rapporto stesso. Si informa inoltre che i soggetti o le categorie di soggetti ai quali possono essere comunicati sono: 1) il personale interno dell Amministrazione implicato nel procedimento; 2) ogni altro soggetto che abbia interesse alla procedura di selezione ai sensi della legge n. 241/90 e s.m.i. Soggetto attivo della raccolta di dati è l Università degli Studi di Foggia. 21 - OSSERVANZA DI CAPITOLATI LEGGI E REGOLAMENTI Per tutto quanto non previsto nel presente Capitolato si rinvia alle norme, in quanto compatibili, del codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 12 aprile 2006 n. 163 e ss.mm.ii.). F.to IL DIRETTORE GENERALE Dott. Costantino Quartucci - 5 -