Istituto Nazionale Previdenza Sociale Direzione centrale Organizzazione Direzione centrale Pianificazione e Controllo di Gestione Direzione centrale Risorse Umane Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici Direzione centrale Ispettorato Audit e Sicurezza Coordinamento generale legale Ai Dirigenti centrali e periferici Roma, 08/02/2011 Circolare n. 27 Allegati n. 2 Ai Direttori delle Agenzie Ai Coordinatori generali, centrali e periferici dei Rami professionali Al Coordinatore generale Medico legale e Dirigenti Medici e, per conoscenza, Al Presidente Al Presidente e ai Componenti del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza Al Presidente e ai Componenti del Collegio dei Sindaci Al Magistrato della Corte dei Conti delegato all esercizio del controllo Ai Presidenti dei Comitati amministratori di fondi, gestioni e casse Al Presidente della Commissione centrale per l accertamento e la riscossione dei contributi agricoli unificati Ai Presidenti dei Comitati regionali Ai Presidenti dei Comitati provinciali OGGETTO: Contenzioso legale presso le Sedi critiche SOMMARIO: 1. Premessa i presupposti dell attività. 2. Ulteriori iniziative le linee individuate per fronteggiare il proliferare del contenzioso. 3. Modalità esecutive disposizioni di dettaglio per le sedi interessate.
1.PREMESSA L Istituto ha avviato negli ultimi anni un processo di riorganizzazione delle proprie funzioni nell ottica di accrescere l efficienza dei risultati operativi e migliorare la correntezza gestionale delle attività che è chiamato a presidiare. In particolare, in questa fase l attenzione è stata incentrata tra le altre - sulla funzione legale, per la rilevanza che le attività di gestione del contenzioso assumono in una prospettiva di miglioramento generale dell efficienza e dell efficacia dell Istituto. Numerose sono le iniziative in materia: sul piano organizzativo, le azioni intraprese si sostanziano nella rivisitazione della funzione legale (determinazione n. 220 del 25/11/2010; circolare n. 34 dell 8/3/2010); sul piano delle prescrizioni interne per la gestione del contenzioso sono state emanate le circolari n. 93 del 20/7/2009 e n. 106 del 9/9/2009; sul piano delle azioni preliminari all attivazione del contenzioso, vanno rammentate e sollecitate tutte le possibili iniziative in sede di autotutela, sollecitate con messaggio n. 19216 del 21.7.2010; sul piano delle azioni a seguire il contenzioso definito si richiama l attenzione sulle disposizioni emanate in materia di gestione dei pignoramenti con il messaggio n. 20933 del 9 agosto 2010; è stata inoltre portata a termine nel corso del 2010, con il fattivo supporto di tutte le sedi e grazie ad un eccezionale impiego di risorse, l acquisizione al sistema informatico di tutti i procedimenti notificati (attività essenziale per una corretta gestione del fenomeno, ma soprattutto delle anomalie), modificando la prassi da più parti instauratasi di subordinare la presa in carico al presentarsi delle effettive scadenze processuali; Non è mancata una diretta presa di contatto con una realtà territoriale particolarmente critica per dimensione, qualità e caratteristiche del contenzioso attivato contro l Istituto, attuata attraverso una preliminare analisi sul campo e la conseguente assunzione di provvedimenti di carattere straordinario i cui effetti sono stati concretamente constatati, ed hanno tuttora rilevanti evidenze anche sugli organi di stampa.
2. ULTERIORI INIZIATIVE Gli elementi raccolti attraverso le sollecitazioni delle sedi, la sinergia con i legali dell Istituto e l esperienza maturata nel corso del mirato intervento di cui si è appena detto hanno portato a ritenere necessaria: la definizione di un flusso di lavoro che evidenzi, in ossequio alle vigenti prescrizioni normative e regolamentari, le competenze e le attività che fanno capo alle singole funzioni che presidiano la gestione del contenzioso; la replica dell approccio già concretamente attuato in altra realtà territoriale anche nelle sedi maggiormente critiche in termini di carico di procedimenti, al fine di verificare sul terreno le peculiarità di ciascuna di esse con riferimento alla tipologia di contenzioso, ai rapporti con gli uffici giudiziari, alla situazione organizzativa. a. Il flusso operativo La descrizione del flusso operativo è in fase di avanzata definizione. Con tale supporto si vuole favorire la corretta alimentazione della procedura SISCO per: ottimizzare la gestione dei procedimenti; consentire le azioni di monitoraggio necessarie a prevenire l insorgere di fenomeni seriali; intervenire tempestivamente su situazioni anomale. Infatti, la condivisione ed osservanza del flusso, la già prevista costituzione del fascicolo elettronico (cit. circolare 106/2009, la cui applicazione consente l immediata disponibilità, a prescindere dai documenti cartacei, di tutti gli atti del procedimento) e le funzionalità assicurate dal SISCO (anche per lo scambio di richieste ed atti tra la funzione amministrativa e la funzione legale SISCOM) costituiscono un complesso integrato di disposizioni e comportamenti che possono e devono favorire quel processo di miglioramento citato in premessa. Nondimeno, in un quadro di costruttiva, costante collaborazione con le sedi, si vuole subordinare la estensione del flusso ad una concreta sperimentazione sul territorio che interesserà sedi di diversa tipologia quanto a dimensioni e criticità e sedi nelle quali è stato avviato il processo
telematico con i locali Tribunali, circostanze utili a verificare la piena aderenza del flusso disegnato alle esigenze verificate. Tale estensione sarà avviata con apposito messaggio. Da tale sperimentazione saranno tratte le ulteriori indicazioni migliorative preliminari alla formalizzazione. b. l azione presso le sedi critiche Sulla base dei dati rilevabili dal cruscotto del contenzioso e di concerto con il Coordinamento Generale Legale sono state individuate, in relazione al volume degli affari giudiziari trattati, le seguenti sedi: Bari; Caserta; Catania; Lecce; Messina; Napoli; Roma; Reggio Calabria; Taranto, nei confronti delle quali si intende replicare la citata iniziativa di approfondimento e supporto. 3. MODALITA ESECUTIVE L attività di monitoraggio delle sedi critiche sarà avviata in data 10 febbraio 2011. I Direttori delle sedi interessate, d intesa con l Avvocato coordinatore locale, dovranno garantire i necessari approfondimenti sullo stato del contenzioso. Per la migliore rilevazione si inviano gli strumenti di audit all. 1 (Total check Co.Leg - carta di lavoro per il dimensionamento e l analisi del fenomeno e questionario per l analisi qualitativa dei comportamenti-), che descrivono aspetti che si ritiene debbano essere conosciuti, presidiati e presi a riferimento per una corretta rappresentazione della situazione locale, con relativa guida all utilizzo (all.2). Le informazioni inserite potranno essere integrate con le iniziative ritenute utili in funzione delle singole realtà prese in esame. Ai rispettivi Direttori regionali è conferito incarico di seguire direttamente ed assiduamente gli sviluppi dell attività, coordinando gli interventi necessari e destinando, per la parte operativa, una specifica risorsa (individuata nel responsabile del team Organizzazione di direzione regionale ovvero, per motivate ragioni, in altro funzionario della sede regionale) quale costante
punto di riferimento. Dette risorse saranno a breve convocate presso la Direzione Centrale Audit per un briefing informativo sulle attività da svolgere e sul corretto utilizzo degli strumenti di audit. I nominativi saranno richiesti con specifico messaggio. A livello centrale è costituito un pool di dirigenti, avvocati e funzionari che monitorerà gli sviluppi delle attività anche con accessi diretti, che saranno occasione per una valutazione congiunta delle risultanze dell azione svolta e delle eventuali esigenze di intervento centrale. Il primo step di riferimento sarà costituito da un report sulle iniziative avviate, integrato dal citato all. 1 debitamente compilato, da far pervenire entro il 10 marzo p.v. a mezzo P.E.I. indirizzata alla DC Audit. In tale occasione ciascuna sede regionale confermerà, eseguite le necessarie verifiche, la piena rispondenza tra atti giudiziari in possesso delle sedi e relative registrazioni in SISCO, affinchè le eventuali anomalie siano note prima dell avvio dei citati accessi. Riserva di successiva diramazione del citato flusso operativo, con le relative indicazioni circa la sperimentazione dello stesso e delle sedi ad essa interessate. Il Direttore Generale Nori Allegato N.1 Allegato N.2