COMUNE DI CISTERNA DI LATINA MEDAGLIA D ARGENTO AL VALOR CIVILE REGOLAMENTO COMUNALE PER LA GESTIONE DELLE PROCEDURE DI PUBBLICAZIONE ALL ALBO PRETORIO ON-LINE Approvato con delibera di Consiglio Comunale n.40 del 05/08/2011 1
I n d i c e Art.1 Oggetto del regolamento Art.2 - Principi Art.3 - Modalità di redazione degli atti destinati alla pubblicazione Art.4 Durata della pubblicazione Art.5 - Modalità della pubblicazione Art.6 Organizzazione dell Albo Pretorio-on line e responsabilità Art.7 - Modalità per la richiesta di pubblicazione degli atti formati dall Ente Art.8 - Modalità per la richiesta di pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all Ente Art.9 - Attestazione di avvenuta pubblicazione e restituzione dell atto Art.10 - Registro degli atti pubblicati Art.11 - Diritto di accesso agli atti pubblicati all Albo pretorio informatico e spese per il rilascio di copie Art.12 - Albo pretorio documentale Art.13 Atti non destinati alla pubblicazione Art.14 - Norma transitoria Art. 15 - Entrata in vigore 2
Art.1 Oggetto del regolamento 1. Oggetto del presente regolamento è la disciplina delle pubblicazioni sull Albo Pretorio on-line del Comune di Cisterna di Latina, il quale sostituisce, ai sensi dell art. 32 della legge n.69/2009, l Albo Pretorio comunale cartaceo. 2. A decorrere dal 01 gennaio 2011, tutti i documenti per i quali sussiste l obbligo di pubblicazione all Albo conseguono pubblicità legale soltanto con la loro pubblicazione presso l Albo Pretorio on-line, collocato sull home page del sito internet istituzionale, www.comune.cisterna.latina.it in un apposita area a ciò dedicata denominata Albo Pretorio On Line facilmente individuabile dall utente visitatore 3. Restano salve le disposizioni del D.Lgs.82/2005 Codice dell amministrazione digitale, relative alla diffusione attraverso la rete civica di informazioni di natura istituzionale. Art. 2 Principi 1. La pubblicazione degli atti all Albo Pretorio on-line deve rispettare i principi generali che presiedono al trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs. n 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, e in particolare: a) il principio di necessità; b) il principio di proporzionalità e non eccedenza; c) il diritto all oblio; d) il principio di esattezza e aggiornamento dei dati. Art. 3 Modalità di redazione degli atti destinati alla pubblicazione 1. Gli atti destinati alla pubblicazione all Albo Pretorio on-line devono essere redatti in modo da evitare il riferimento specifico a dati sensibili, ai dati giudiziari ed a informazioni concernenti le condizioni di disagio socio-economico di specifiche persone. 2. Ai sensi dell art.4 lett d) del d.lgs n.196/2003 sono dati sensibili i dati personali idonei a rilevare l origine raziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere,le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso,filosofico,politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale. 3. Ai sensi dell art.4 lett e) sono dati giudiziari i dati personali idonei a rilevare provvedimenti di cui all art.3 comma 1,lettere da a) a o) e da r) a u) del D.P.R. n.313/02 in materia di casellario giudiziale,di anagrafe delle sanzioni amministrative 3
dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli artt. 60 e 61 del Codice Procedura penale. 4. Per le finalità di cui ai commi precedenti, gli atti destinati alla pubblicazione sono redatti in modo da evitare il riferimento specifico a dati sensibili; qualora tali dati fossero indispensabili per l adozione dell atto, essi devono essere trasferiti in documenti richiamati dal provvedimento che vengono depositati agli atti dell ufficio di competenza senza essere allegati. 5. Tali atti sono identificati dal provvedimento in modo da garantirne l inequivocabile individuazione e non alterabilità. 6. I titolari delle varie banche dati i cui relativi atti sono pubblicati all albo garantiscono la salvaguardia e il rispetto dei principi sul diritto alla riservatezza intervenendo sulle informazioni digitalizzate, prima della loro pubblicazione, adeguandole ai contenuti della norma. Art. 4 Durata della pubblicazione 1. La durata della pubblicazione all Albo Pretorio on-line ha inizio nel giorno della materiale immissione dell atto sul sito, ed è regolata dall art. 2963 del codice civile. 2. La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e continuativi, comprese le festività, con scadenza alle ore 24.00 dell ultimo giorno di pubblicazione. 3 Il periodo di pubblicazione sarà di 15 giorni qualora una specifica durata non sia indicata da una disposizione di legge o di regolamento ovvero dall ufficio richiedente la pubblicazione. Art. 5 - Modalità della pubblicazione 1. L Albo Pretorio deve essere accessibile in tutti i giorni dell anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore ovvero da manutenzione dei macchinari e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e dell Albo Pretorio on-line. 2. Tutti i documenti sono pubblicati in versione integrale e conforme all originale, inclusi eventuali allegati, salvo ostino ragioni di natura tecnica. In tal caso, qualora la consistenza e/o il numero degli atti o degli allegati da pubblicare, anche se contenuti su supporto informatico, non ne consentano la materiale pubblicazione all Albo Pretorio on-line in modo da permetterne direttamente la lettura dell integrale contenuto, il soggetto o l Ufficio che richiede la pubblicazione, pubblicherà un apposito avviso all Albo Pretorio informatico in luogo del/degli atto/i da pubblicare, dal quale si 4
evincano tutti gli elementi soggettivi ed oggettivi (Ente ed Organo da cui promana, l oggetto, il numero di protocollo e/o identificativo, la data di adozione, il destinatario ed ogni altro elemento utile) attraverso cui sia possibile individuare esattamente il documento e sinteticamente il contenuto, nonché l Ufficio presso il quale lo stesso documento è consultabile integralmente. 3. Le modalità di pubblicazione all albo pretorio on-line degli atti devono avere caratteristiche di sicurezza ed inviolabilità conformi alle misure previste dagli art.31 e seg del D.Lgs. n.196/2003 e dall art.51 del D.Lgs.n.82/2005. Gli atti sono pubblicati all Albo Pretorio on-line in modalità di sola lettura al fine di evitare modifiche o cancellazioni dal web. 4. Le pubblicazione all albo pretorio on-line sono consultabili e scaricabili in copia direttamente dal navigatore in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo. 5. E vietato sostituire e/o modificare il contenuto dei documenti in pubblicazione. Nel caso fosse necessario, con motivata richiesta del soggetto o ufficio richiedente la pubblicazione, si procederà all annullamento dell atto che resterà comunque pubblicato fino alla scadenza assegnata con l annotazione annullato e contestualmente si procederà alla pubblicazione dell atto corretto; il computo dei giorni di pubblicazione decorre dalla data dell annullamento. Detto evento deve essere annotato sul registro di cui all art.10. Art. 6 Organizzazione dell Albo Pretorio-on line e responsabilità 1. La tenuta dell Albo on-line è attribuita al Responsabile del Servizio Segreteria Generale che cura anche i rapporti con la Ditta fornitrice del software gestionale. In caso di assenza viene all uopo delegato altro personale assegnato al Settore Amministrativo. 2. Il Responsabile del Servizio Segreteria Generale affida, con apposito provvedimento, al personale in servizio nell ufficio dei Messi Comunali, la responsabilità del servizio di tenuta dell Albo pretorio on-line e documentario, del controllo sulla regolarità della tenuta dei registri delle pubblicazioni, nonché della vigilanza degli atti in deposito, anche su supporto informatico, ai fini della loro consultazione che rimangono in carico del suddetto Ufficio. Con lo stesso provvedimento nomina i dipendenti tenuti a sostituire i succitati Responsabili, in caso di loro assenza o impedimento, nell espletamento delle funzioni relative alla tenuta dell Albo pretorio on-line e documentario. 5
3. La responsabilità del servizio di pubblicazione degli atti matrimoniali è affidata con apposito provvedimento, al personale in servizio nell ufficio dello Stato Civile che cura materialmente l inserimento nell apposita bacheca o sezione dell Albo pretorio on line provvedendo anche alla loro registrazione secondo le norme dell ordinamento dello Stato Civile. 4. La responsabilità della gestione del servizio di pubblicazione degli atti amministrativi delibere è affidata con apposito provvedimento al personale assegnato al Servizio Segreteria Generale. Art.7 Modalità per la richiesta di pubblicazione degli atti formati dall Ente 1. Il Responsabile del Servizio o il responsabile del procedimento che ha adottato l atto da pubblicare, provvede a farlo pervenire in formato elettronico non modificabile (PDF), se necessario previa scansione dei relativi allegati, all Ufficio Messi Comunali entro due giorni (quattro qualora i due giorni cadano di sabato e domenica o giorni festivi consecutivi) lavorativi antecedente quello richiesto per la pubblicazione. 2. La richiesta di pubblicazione deve contenere i seguenti elementi: gli estremi (oggetto, ecc ) dell atto da pubblicare e se trattasi dell originale e/o una copia, la durata dell affissione ed il giorno iniziale e finale di pubblicazione, la norma di legge e/o regolamento che prevede la pubblicazione all Albo pretorio eventuale indicazione dell urgenza per l affissione e/o per la restituzione eventuale termine 3. L atto pubblicato ed il referto di pubblicazione sono restituiti all ufficio mittente entro cinque giorni lavorativi successivi al termine finale di pubblicazione. Le copie del referto di pubblicazione, in entrata ed in uscita, vengono conservate ed archiviate 4. L ufficio Messi Comunali, non è tenuto a controllare il contenuto e la pertinenza dei dati pubblicati. La responsabilità della pubblicazione, anche ai fini delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, ricade esclusivamente in capo al soggetto che ne chiede la pubblicazione. Art. 8 - Modalità per la richiesta di pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all Ente 1. Il Comune provvede alla pubblicazione all Albo pretorio on-line di documenti provenienti da altre pubbliche amministrazione o da altri soggetti abilitati. La 6
pubblicazione sul Web dovrà essere preceduta da specifica richiesta con assunzione di responsabilità ai sensi del D.Lgs. n.196/2003. 2. La richiesta di pubblicazione deve contenere: gli estremi (oggetto ecc ) dell atto da pubblicare, la durata dell affissione ed il giorno iniziale e finale di pubblicazione richiesta di pubblicazione sul web con assunzione di responsabilità, ai fini delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, eventuale termine di urgenza per la restituzione. la richiesta di restituzione della relata di pubblicazione l indirizzo( eventualmente di posta elettronica certificata) cui trasmettere la relata di pubblicazione 3. I documenti per i quali è richiesta la pubblicazione all Albo Pretorio on-line dovranno pervenire all Amministrazione esclusivamente in formato elettronico non modificabile (PDF), se necessario previa scansione del documento stesso e/o dei relativi allegati. 4. L ufficio Messi Comunali, non è tenuto a controllare il contenuto e la pertinenza dei dati pubblicati. La responsabilità della pubblicazione, anche ai fini delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, ricade esclusivamente in capo al soggetto/ente che ne chiede la pubblicazione. Art.9 Attestazione di avvenuta pubblicazione e restituzione dell atto 1. Ai Messi Comunali compete l attestazione di avvenuta pubblicazione su tutti gli atti pubblicati. 2. L avvenuta pubblicazione sarà attestata con apposita relata, mediante l apposizione sull atto originale o sulla copia di un apposito timbro recante il periodo di avvenuta pubblicazione. Art. 10 - Registro per l annotazione degli atti pubblicati 1. L ufficio Messi comunali provvede alla registrazione degli atti ad esso inoltrati per la pubblicazione. Il registro informatico contiene gli atti dell amministrazione comunale e gli atti inoltrati da enti o soggetti esterni. 2. Il registro, tenuto in forma digitale, cui è conferito valore legale della procedura eseguita, è pubblicato sul sito istituzionale dell ente con riferimento ad ogni singolo atto affisso all Albo pretorio per tutto il tempo della pubblicazione. 7
3. Nel registro sono annotati i seguenti dati relativi alla procedura di affissione all Albo pretorio on-line: a) il numero cronologico per ciascun anno; b) la data in cui l atto è stato affisso; c) la natura e l oggetto dell atto da pubblicare; d) il numero degli esemplari dell atto e/o delle copie conformi ricevuti ai fini della pubblicazione; e) l autorità o il soggetto che emanato l atto da pubblicare ed i suoi estremi identificativi; f) la data e la durata di pubblicazione all Albo pretorio; g) la data di de fissione; h) annotazioni varie. 4. Per la pubblicazione degli atti provenienti da soggetti diversi da codesto Comune possono essere utilizzati distinti registri o sezioni dell unico registro aventi le stesse caratteristiche indicate al precedente comma. 5. L Ufficio dei messi comunali ha facoltà di conservare, ai fini documentali e probatori delle operazioni effettuate (affissione e ritiro,annotazioni sui registri ecc..), un esemplare, anche parziale, dell atto affisso. 6. Ogni quadrimestre si dovrà provvedere alla stampa del registro informatico dell Albo pretorio on-line, in copia autenticata per copia conforme all originale, per essere conservato agli atti di archivio. Entro la prima decade di ogni anno deve essere stampato in copia, autenticata per copia conforme all originale, il registro informatico dell Albo pretorio informatico relativo all anno precedente. ART. 11 - Diritto di accesso agli atti pubblicati all Albo pretorio informatico e spese per il rilascio di copie 1.Il diritto di accesso agli atti pubblicati all Albo pretorio on-line si esercita, qualora la loro integrale conoscenza non sia possibile attraverso la pubblicazione allo stesso Albo, durante l orario di apertura al pubblico degli uffici interessati: - di norma, qualora risulti necessario per una migliore o più facile consultazione, richiedendo verbalmente in visione l originale o copia dell atto presso il competente ufficio comunale ove sono depositati; - attraverso il rilascio di copia dell atto. 2.Per i presupposti, i limiti e le modalità tendenti ad ottenere la copia dell atto si applicano le disposizioni previste in materia da Capo V della legge 07.08.1990, n.241 dal D.P.R. 12.04.2006, n.184 e, per quanto nelle predette fonti non disciplinato, dal regolamento comunale per il diritto di accesso. 8
3.La visione degli atti è gratuita, mentre il rilascio di copie è subordinato al pagamento delle spese di riproduzione e dei diritti previsti dalle norme di legge e del regolamento comunalo per il diritto di accesso. Art.12 Albo pretorio documentale 1. A decorrere dall efficacia del presente regolamento, l affissione di atti cartacei all albo pretorio documentario non ha più efficacia di pubblicità legale e quindi non fornisce agli stessi atti la presunzione di conoscenza legale; da tale data l Albo pretorio documentario avrà la funzione di mero strumento utile a consentire una maggiore conoscibilità di fatto dei documenti stessi. 2. Dall entrata in vigore del presente regolamento, sull albo pretorio documentario sarà posto in evidenza un avviso pubblico nel quale sarà indicato chiaramente che la presunzione di conoscenza legale è attribuita soltanto agli atti pubblicati nell Albo Pretorio on-line, fornendo le indicazioni indispensabili per accedere agli stessi. Art. 13 Atti non destinati alla pubblicazione 1. Gli atti e/o documenti per i quali non è necessaria la pubblicazione, ma che si intende rendere noti alla cittadinanza per informazione generale possono essere affissi in formato cartaceo in appositi spazi informativi dislocati nell Ente oppure essere collocati in altre sezioni del sito internet istituzionale. I documenti destinati alla pubblicazione sul sito internet sono forniti dagli uffici interessati all Ufficio Comunicazione Istituzionale, esclusivamente in formato elettronico non modificabile (PDF). Art. 14 - Norma transitoria 1. A decorrere dall efficacia del presente regolamento, la pubblicità degli atti sarà assicurata esclusivamente dalla loro pubblicazione sul sito on-line di cui al precedente articolo 2 e qualsiasi altra pubblicazione di documenti cartacei cesserà di avere effetti di pubblicità legale a qualunque funzione assolva (pubblicità notizia,dichiarativa,costitutiva,integrativa dell efficacia ecc ) 2. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si rinvia alle disposizioni legislative in materia, se ed in quanto applicabili. 3. In particolare, per la pubblicazione sui quotidiani degli atti concernenti le procedure ad evidenza pubblica ed i bilanci (laddove obbligatoria) si rinvia al combinato disposto dei commi 2 e 5 dell art. 32 L. n. 69/2009, rimanendo ferma la possibilità, in via 9
integrativa, di effettuare la pubblicità sui quotidiani a scopo di maggiore diffusione, nei limiti degli ordinari stanziamenti di bilancio. 4. Le disposizioni del presente regolamento sono da disapplicare senza alcuna formalità qualora risultassero contrastanti con le norme delle fonti del diritto gerarchicamente superiori Articolo 15 - Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entra in vigore dalla data di esecutività della deliberazione di adozione e viene pubblicato per giorni quindici all Albo Pretorio on-line e sul sito internet di questo Comune. Da tale data sono abrogate tutte le norme con esso contrastanti. 10