RASSEGNA SISTEMATICA DEI PROTOCOLLI PER I PROCEDIMENTI CIVILI Gli Osservatori sulla giustizia civile rappresentano, già da qualche tempo, una realtà affermata e diffusa in molte parti d'italia. Negli ultimi anni, e a tutt oggi, sono stati costituiti Osservatori in almeno 26 diverse sedi di Tribunale (Avellino, Bari, Bologna, Bolzano, Cagliari, Firenze, Genova, Gorizia, Latina, Matera, Messina, Milano, Modena, Napoli, Palermo, Pescara, Reggio Calabria, Roma, Rovereto, Salerno, Sassari, Torino, Trieste, Udine, Venezia, Verona), ma il dato è destinato a costante aggiornamento, tanto rapida ed inarrestabile è divenuta la diffusione degli Osservatori. Fondamentale per la progressione nella costituzione di sempre nuovi Osservatori si è rivelata non solo la loro determinazione nel volere essere, superando le carenze strutturali e le sterili contrapposizioni di categoria, una sede di elaborazione - pratica e concreta - di comuni "regole di buona condotta", utili ad una migliore organizzazione e quindi ad una fruizione più efficace del servizio-giustizia, ma anche la capacità di sapersi confrontare fra loro, in una attività che è servita sia agli stessi Osservatori quale reciproco stimolo per migliorarsi ed essere sempre più incisivi nelle rispettive sedi, sia - al di fuori del circuito degli Osservatori già esistenti - quale modello di ispirazione per la creazione di sempre nuovi Osservatori. É in quest'ottica e con questo spirito che, da qualche anno, gli Osservatori si confrontano pubblicamente in convegni (più propriamente denominati "assemblee nazionali", a partire da quella di Firenze dello scorso anno), nei quali le elaborazioni diventano comuni e destinate ad un'assemblea composta di rappresentanti dei molti Osservatori che sempre vi hanno partecipato, ma anche di tutti quegli altri operatori della giustizia che a vario titolo vi hanno aderito. Il primo convegno nazionale si svolse a Bari nel 1997 ( Un progetto per la giustizia civile ); seguirono poi Bologna nel 1998 ( Giudice unico e sezioni stralcio: le riforme tra prassi e organizzazione ), di nuovo Bari nel 1999 ( Il giudice unico e la giustizia civile: dalle riforme dei processi alla riforma dell organizzazione ), Salerno nel 2001 ( Quale giustizia per il giusto processo? ), Reggio Calabria nel 2002 ( Giustizia civile tra legalità ed efficienza ), Milano nel 2003 ( Il danno alla persona ), Genova nel 2005 ( Ruolo e strategie d'impiego della magistratura onoraria nel settore civile tra riforme processuali e ordinamentali ), Firenze nel 2006 ( Prassi e norme tra cultura e diritto ) e, oggi, Verona. Da tre anni a questa parte, poi, gli Osservatori hanno preso a riunirsi periodicamente in incontri collegiali, via via sempre più frequentati, cui partecipano i loro rappresentanti insieme a quelli della Fondazione Verardi, la quale ha assunto - su proposta degli stessi Osservatori al convegno di Reggio Calabria, città natale di Carlo Verardi - l'incarico di coordinamento del circuito degli Osservatori. In molte sedi di Osservatori sono stati predisposti protocolli per la gestione delle udienze civili. Ad alcuni protocolli che si occupano della regolamentazione di prassi nei procedimenti civili ordinari, si sono nel tempo affiancati protocolli che si occupano di particolari tipi di procedimenti: è il caso del protocollo di Verona per i procedimenti innanzi al Giudice di Pace, di quello di Cagliari per i procedimenti di lavoro e previdenza, e di quelli di Milano per i procedimenti di diritto di famiglia e per l ascolto del minore. 1
Anche la elaborazione dei protocolli è attività degli Osservatori in costante aggiornamento e proliferazione, di pari passo con la continua crescita e diffusione degli Osservatori. Dei 21 protocolli ad oggi esistenti - il primo dei quali, quello di Salerno, data esattamente a cinque anni orsono - circa la metà è stata varata nell'ultimo anno, dopo la fortunata assemblea annuale di Firenze. Si tratta di un materiale già molto ampio e di grande interesse, nel quale si fondono le esigenze comuni a tutti gli Osservatori e le particolarità che inevitabilmente caratterizzano ciascuna realtà locale. Al fine di consentire una congeniale visione complessiva del contenuto dei protocolli, la Fondazione Verardi - confermando il proprio convinto impegno nell'opera di coordinamento degli Osservatori - ha predisposto la presente rassegna sistematica dei vari protocolli, indicizzandone i contenuti secondo uno schema che vuole cercare di ripercorrere con una visione d'insieme i vari passaggi processuali, così come affrontati nei singoli protocolli. In ogni sezione le regole protocollari sono state riportate seguendo l'ordine cronologico di loro elaborazione, dal protocollo più antico a quello più recente, con accorpamento di quelle regole che, originariamente emanate da un Osservatorio, sono state in seguito fatte testualmente proprie anche da altri Osservatori. Con questo contributo, la Fondazione Verardi formula i propri migliori auguri ed auspici per i lavori della Assemblea di Verona, nella certezza che anche questa occasione di confronto comune saprà essere feconda e ulteriormente contagiosa per la diffusione dell'attività e del numero degli Osservatori, nell'impegno comune per la condivisione di regole virtuose di prassi ed organizzazione, capaci di efficacemente favorire la affermazione sostanziale dei diritti. Bologna, 23 maggio 2007 avv. Giovanni Berti Arnoaldi Veli direttore della Fondazione Carlo Maria Verardi... Elenco cronologico dei protocolli esistenti: 1. Protocollo per le udienze civili dell Osservatorio di Salerno (5 giugno 2002) 2. Protocollo per il processo civile dell Osservatorio di Roma (28 ottobre 2003, aggiornato nel 2007) 3. Protocollo per le udienze civili dell Osservatorio di Firenze (16 giugno 2004) 4. Protocollo per le udienze civili dell Osservatorio di Reggio Calabria (1 ottobre 2004, aggiornato nel 2006) 5. Protocollo di intesa per la gestione delle udienze civili dell Osservatorio di Napoli (14 maggio 2005) 6. Protocollo d'intesa dell'osservatorio di Udine (settembre 2005, aggiornato nel 2006) 7. Protocollo dei processi civili dell Osservatorio di Verona (19 dicembre 2005) 2
8. Protocollo d intesa sul processo civile di Trieste (27 dicembre 2005) 9. Protocollo per lo svolgimento delle udienze civili dell Osservatorio di Messina (11 gennaio 2006) 10. Protocollo per i processi civili dell Osservatorio di Milano (8 febbraio 2006, aggiornato nel 2007) 11. Protocollo d'intesa dell Osservatorio di Gorizia (14 settembre 2006) 12. Protocollo per lo svolgimento delle udienze civili di Latina (3 ottobre 2006) 13. Protocollo dell udienza civile avanti l Ufficio del Giudice di Pace dell'osservatorio di Verona (29 novembre 2006) 14. Protocollo delle udienze civili dell Osservatorio di Cagliari (13 gennaio 2007) 15. Protocollo per la trattazione delle cause di lavoro e di previdenza dell Osservatorio di Cagliari (13 gennaio 2007) 16. Protocollo per le udienze civili dell Osservatorio di Venezia (18 gennaio 2007) 17. Protocollo per lo svolgimento delle udienze dell'osservatorio di Bolzano (9 febbraio 2007) 18. Protocollo di intesa per la gestione delle udienze civili dell'osservatorio di Modena (19 febbraio 2007) 19. Protocollo per i procedimenti di separazione e divorzio dell'osservatorio di Milano (28 febbraio 2007) 20. Protocollo per l'ascolto del minore dell'osservatorio di Milano (28 febbraio 2007) 21. Protocollo per le udienze civili dell'osservatorio di Bari (21 marzo 2007) Indice generale delle regole dei protocolli: 1) Contenuto dell'atto di citazione pag. 6 - Fissazione del termine a comparire - Avviso di garanzia al convenuto - Notificazione dell atto di citazione 2) Iscrizione a ruolo pag. 8 - Compilazione della nota di iscrizione - Iscrizione a ruolo con copia dell'atto di citazione - Deposito dell'avviso di ricevimento dell'atto di citazione - Termine per la iscrizione a ruolo da parte dell'attore - Trasmissione del fascicolo al giudice; differimento della prima udienza 3) Costituzione dei convenuti pag. 12 - Costituzione nei venti giorni prima dell'udienza di comparizione - Comunicazione della costituzione - Costituzione in udienza - Costituzione nelle cause di opposizione ad ingiunzione 4) Ammissione al patrocinio a spese dello Stato pag. 13 - Segnalazione nel primo atto depositato 3
5) Fascicoli di parte e d ufficio pag. 14 - Predisposizione e tenuta dei fascicoli di parte; produzione dei documenti - Ritiro dei fascicoli di parte - Predisposizione e tenuta dei fascicoli d'ufficio - Distinzione dei fascicoli d ufficio di diversi procedimenti - Consultazione del fascicolo d'ufficio - Consultazione dei fascicoli d'ufficio in udienza - Copie di atti e documenti dal fascicolo d'ufficio 6) Copia di atti e documenti per le controparti pag. 17 7) Comunicazioni tra le parti e tra queste e la cancelleria pag. 18 - Indicazione dei dati per le comunicazioni - Comunicazione integrale dei provvedimenti 8) Svolgimento delle udienze pag. 20 - Affissione del ruolo e degli avvisi di cancelleria nell aula d udienza - Consultazione del ruolo in udienza - Numero massimo di cause per udienza - Numero di udienze per giudice - Orario delle udienze - Fasce orarie per le udienze - Variazione del luogo di svolgimento delle udienze - Udienze straordinarie e pomeridiane - Riservatezza delle udienze - Partecipazione delle parti alle udienze - Conoscenza delle cause da trattarsi in udienza; sostituzione del giudice o dei difensori - Puntualità delle udienze - Redazione dei verbali di udienza - Assistenza in udienza da parte del personale di cancelleria - Deduzioni scritte allegate al verbale di udienza - Precisazione delle conclusioni - Traduzione dei provvedimenti nei processi bilingui 9) Prime udienze, in generale pag. 39 - Prime udienze nelle cause contumaciali; dichiarazione della contumacia - Prime udienze nelle cause di opposizione ad ingiunzione - Chiamata in causa di terzo - Chiamata in causa di terzo nelle cause di opposizione ad ingiunzione - Domanda di convenuto nei confronti di altro convenuto (c.d. "domanda trasversale") - Istanze ex artt. 186 bis e ter c.p.c. (ante il c.d. "rito competitivo") 10) Udienza di trattazione ex art. 183 c.p.c. (ante il c.d. "rito competitivo) pag. 42 - Memorie ex art. 183 c.p.c. (ante c.d. "rito competitivo") - Memorie ex art. 184 c.p.c. (ante c.d. "rito competitivo") 11) Udienza di comparizione e trattazione ex art. 183 c.p.c. (nel c.d. "rito pag. 45 competitivo") - Memorie ex art. 183 c.p.c. (nel c.d. "rito competitivo") 12) Rinnovazione del tentativo di conciliazione, ex art. 185 c.p.c. pag. 51 4
13) Redazione e deposito degli atti difensivi pag. 50 - Intestazione degli atti difensivi - Contenuto degli atti difensivi - Tipicità del contenuto delle memorie autorizzate - Termini per memorie autorizzate e altri adempimenti 14) Discussione e decisione sulle domande istruttorie pag. 52 15) Intimazione dei testimoni pag. 53 16) Assunzione della prova testimoniale pag. 55 17) Ammissione e svolgimento della consulenza tecnica di ufficio pag. 58 18) Rinvii delle udienze pag. 69 - Rinvii ordinari - Rinvii su richiesta di una sola parte - Rinvii per espletamento prove - Rinvii per trattative - Rinvii d'ufficio o per impedimento del giudice - Attività dei giudici onorari - Rinvii per impedimento del difensore - Rinvii per impedimento delle parti o dei testi - Rinvii per mancata comparizione; provvedimenti di cancellazione per mancata comparizione 19) Emissione e redazione dei provvedimenti pag. 76 - Redazione e sottoscrizione dei provvedimenti - Emissione dei provvedimenti in udienza - Provvedimenti su istanze depositate fuori udienza 20) La decisione della causa pag. 77 - Deposito della nota spese - Redazione di provvedimenti di condanna al pagamento - Sentenza ex art. 281 sexies c.p.c. - Stesura informatica della sentenza - Liquidazione delle spese di lite - Fissazione di udienza per la rinuncia agli atti - Transazione di cause già trattenute in decisione 21) Segnalazioni di cortesia da parte dei difensori pag. 80 22) Segnalazioni di cortesia nei confronti dei cittadini pag. 82 23) Utilizzo degli strumenti informatici pag. 82 - Scritti difensivi su supporto informatico - Polisweb - Servizio "sentenze on line" - Servizio di prenotazione via internet delle notifiche 24) Comunicazione delle sentenze di impugnazione pag. 83 25) Riferimenti giurisprudenziali e di dottrina pag. 85 26) Modalità di ricevimento degli avvocati pag. 85 27) Modalità di accesso alla cancelleria pag. 86 28) Attività dei praticanti avvocati pag. 86 29) Comunicazione del protocollo ai difensori non appartenenti al Foro pag. 87 30) Riunioni organizzative pag. 87 - Riunioni organizzative di sezione 5
- Riunioni organizzative di Tribunale - Riunioni volte a favorire l uniformità interpretativa 31) Procedimenti cautelari - Procedimento cautelare in genere - Procedimento possessorio - Accertamento tecnico preventivo e c.t.u. preventiva - Revoca, modifica e reclamo 32) Procedimenti di esecuzione - Esecuzioni mobiliari - Esecuzioni mobiliari presso terzi - Esecuzioni immobiliari 33) Procedimenti di diritto di famiglia - Riservatezza delle udienze - Definizione delle "spese straordinarie" nei casi di obbligo al pagamento dell'assegno per il contributo nel mantenimento dei figli minori - Documentazione da allegare ai ricorsi per separazione e divorzio - Decreto di fissazione della udienza presidenziale - Costituzione della parte resistente - Svolgimento della udienza presidenziale - Verbale della udienza presidenziale - Audizione di minori - Udienze per l'audizione degli interdicendi 34) Procedimenti di lavoro - Iscrizione a ruolo - Comparizione delle parti alla prima udienza - Udienza nelle cause di previdenza 35) Procedimenti innanzi al Giudice di Pace - Prima udienza - Svolgimento della prima udienza - Rinvii - Udienze di trattazione - Assenza, sostituzione o impedimento dell'udienza - Verbale d'udienza - Istruttoria - Costituzione, fascicolo di parte, documenti, atti - Provvedimenti del giudice pag. 88 pag. 90 pag. 90 pag. 95 pag. 96 Contenuto dell'atto di citazione Fissazione del termine a comparire Si raccomanda all'avvocato la fissazione in atto di citazione, in favore del convenuto, di un termine a comparire non inferiore a 90 giorni dalla consegna dell'atto stesso all'ufficiale giudiziario. (protocollo dei processi civili di Verona) 6
Avviso di garanzia al convenuto Inserimento in atto di citazione di una chiarificazione in chiave garantistica del contenuto dell invito rivolto al convenuto, ex art. 163, terzo comma, n. 7, c.p.c., finalizzata ad evidenziare al convenuto medesimo, a fronte della modifica introdotta all'art. 167 c.p.c. dal decreto competitività, la necessità di rivolgersi sollecitamente ad un avvocato per la predisposizione della difesa, mediante la seguente o analoga formula: "si invita il convenuto a rivolgersi tempestivamente ad un difensore per consentirgli di costituirsi in giudizio mediante il deposito di atto scritto entro il termine di venti giorni prima dell udienza suindicata, con l avvertimento che il mancato rispetto di quel termine comporta gravi limitazioni al diritto di difesa e le decadenze di cui all art. 167, 2 e 3 comma, c.p.c.". (protocollo dei processi civili di Verona) Gli avvocati inseriranno, in atto di citazione, oltre all avvertimento di legge ai sensi dell art. 163, 3 comma, n. 7 c.p.c., anche un avvertimento che, per il carattere grafico e per la chiarezza delle parole utilizzate, renda evidente al/i convenuto/i la necessità di rivolgersi al più presto ad un avvocato per la predisposizione della difesa e lo informi della possibilità, ricorrendone le condizioni, di presentare all apposito ufficio sito nel Palazzo di Giustizia domanda di ammissione al gratuito patrocinio. Gli avvocati inseriranno, in atto di citazione, oltre all avvertimento di legge ai sensi dell art. 163, 3 comma, n. 7 c.p.c., anche un avvertimento che renda evidente al/i convenuto/i la necessità di rivolgersi tempestivamente ad un avvocato per la predisposizione della difesa e lo informi della possibilità, ricorrendone le condizioni, di presentare all apposito ufficio sito nel Palazzo di Giustizia domanda di ammissione al patrocinio a spese dello Stato. Al fine di garantire una effettiva difesa è auspicabile che gli avvocati inseriscano nell atto introduttivo del giudizio un avvertimento di garanzia che, per il contenuto grafico e per la chiarezza delle parole utilizzate, renda evidente al destinatario dell atto medesimo la necessità di rivolgersi sollecitamente ad un avvocato per la predisposizione della difesa e lo informi della possibilità, ricorrendone le condizioni, di essere ammesso al patrocinio a spese dello Stato (ad esempio: Tizio è invitato a rivolgersi tempestivamente ad un legale giacché in caso contrario potrà incorrere in gravi limitazioni della sua difesa). (protocollo per le udienze civili di Venezia) Gli avvocati inseriranno in atto di citazione oltre a quanto indicato nell'art. 163, 3 comma, n. 7, c.p.c. anche un avvertimento che per il carattere grafico e per la chiarezza delle parole utilizzate, renda evidente a parte convenuta la necessità di rivolgersi al più presto ad un avvocato per la predisposizione della difesa, mediante la seguente o analoga formula: "si invita il convenuto (nome e cognome) a rivolgersi senza ritardo ad un difensore per consentirgli di costituirsi in giudizio mediante il deposito di un atto scritto entro il termine di venti giorni prima dell'udienza suindicata, con l'avvertimento che il mancato rispetto di quel termine comporta gravi 7
limitazioni al diritto di difesa e le decadenze di cui all'art. 167, 2 e 3 comma, c.p.c.". (protocollo per lo svolgimento delle udienze di Bolzano) Nella parte finale dell'atto di citazione, in un riquadro graficamente evidenziato, è opportuno inserire il seguente avvertimento: "Si avverte il sig.... della necessità di rivolgersi quanto prima ad un avvocato qualora non voglia precludersi eventuali attività difensive che vanno svolte nel predetto termine di venti giorni prima dell'udienza fissata. Per chi versa in particolari condizioni di bisogno la legge garantisce una difesa gratuita". (protocollo per il processo civile di Roma, versione aggiornata 2007) Per favorire la tempestività della costituzione del convenuto si invitano i difensori degli attori a inserire nella vocatio in ius una formula che chiarisca, in termini di linguaggio comune, l opportunità per la parte citata di affidare il più presto possibile l incarico di difesa. (protocollo per i processi civili di Milano, addendum 2007) Notificazione dell atto di citazione Si raccomanda agli ufficiali giudiziari l'inoltro non urgente del plico entro il quinto giorno lavorativo dal ricevimento dello stesso da parte dell'avvocato. (protocollo dei processi civili di Verona) Iscrizione a ruolo... Compilazione della nota di iscrizione I difensori si impegnano a porre particolare cura nel completare la nota di iscrizione a ruolo della causa, corredandola di tutti i dati anagrafici (data e luogo di nascita, residenza e codice fiscale) relativi alla parte assistita e, ove possibile, alle controparti, nonché ad indicare, comunque, tali dati negli atti difensivi di costituzione in giudizio e negli scritti conclusionali. Si raccomanda agli avvocati la compilazione completa e corretta della nota di iscrizione a ruolo (con indicazione della data di consegna dell atto all ufficiale giudiziario, in mancanza di prova di avvenuta notifica al destinatario). (protocollo dei processi civili di Verona) All atto della iscrizione a ruolo, in particolare ove effettuata tramite codice a barre, i difensori presteranno particolare attenzione nell indicare correttamente il codice fiscale, l indirizzo delle parti e soprattutto l oggetto della causa con la relativa codificazione. Si segnala la grande importanza di tali indicazioni, sia a fini statistici sia ai fini della assegnazione della causa, senza intoppi, alla sezione competente secondo le tabelle di organizzazione dell ufficio: una indicazione scorretta comporta inutili dilazioni, che si risolvono in ritardi nella fissazione della prima udienza. 8
Il controllo della corretta indicazione dell oggetto della causa verrà effettuato dall Ufficio in ogni fase del procedimento di assegnazione del procedimento ed in particolare in sede di decreto di fissazione dell udienza ex art. 168 bis c.p.c. Ove il difensore del convenuto o dell intervenuto riscontri una evidente erroneità dell oggetto della causa indicato al momento della iscrizione a ruolo rispetto a quanto esposto in citazione, la questione sarà discussa congiuntamente dalle parti in prima udienza e l eventuale diversa indicazione condivisa sarà segnalata alla cancelleria. All atto della iscrizione a ruolo, in particolare ove effettuata tramite codice a barre, i difensori presteranno attenzione in generale nel compilare con esattezza l atto da depositare ed in particolare nell indicare correttamente il codice fiscale, l indirizzo delle parti e soprattutto l oggetto della causa con la relativa codificazione. Si segnala la grande importanza di tali indicazioni, sia a fini statistici sia ai fini della assegnazione della causa alla sezione competente secondo le tabelle di organizzazione dell ufficio: una indicazione scorretta comporta inutili dilazioni, che si risolvono in ritardi nella fissazione della prima udienza. Il controllo della corretta indicazione dell oggetto della causa verrà effettuato dall Ufficio in ogni fase di assegnazione del procedimento. All atto della iscrizione a ruolo, i difensori presteranno attenzione nell indicare correttamente il codice fiscale, l indirizzo delle parti e soprattutto l oggetto della causa con la relativa codificazione e in generale nella esatta compilazione dell atto da depositare nonché le cause che presentano identità di questione di fatto e di diritto in vista della loro possibile riunione ai sensi dell art. 151 disp. att. c.p.c. Il controllo della corretta indicazione dell oggetto della causa verrà effettuato dall Ufficio in ogni fase del procedimento. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) All'atto della iscrizione a ruolo i difensori presteranno particolare attenzione nell'indicare correttamente il codice fiscale, l'indirizzo delle parti e soprattutto l'oggetto della causa con la relativa codificazione. Il controllo della corretta indicazione dell'oggetto della causa verrà effettuato sia dalla cancelleria che dal giudice in ogni fase di assegnazione della causa medesima. Ove il difensore del convenuto o dell'intervenuto dovesse riscontrare una evidente erroneità dell'oggetto della causa indicato al momento della iscrizione a ruolo rispetto a quanto esposto in citazione, la questione sarà discussa congiuntamente dalle parti e dal giudice in prima udienza. (protocollo per le udienze civili di Venezia) Gli avvocati cureranno la compilazione completa e corretta della nota d iscrizione a ruolo. (protocollo per lo svolgimento delle udienze di Bolzano) 9
All atto della iscrizione a ruolo, in particolare in relazione alla gestione informatizzata e mediante codici a barre del fascicolo da parte della cancelleria, i difensori presteranno attenzione nell indicare correttamente l oggetto della causa. (protocollo per la gestione delle udienze civili di Modena) Iscrizione a ruolo con copia dell'atto di citazione Si raccomanda alla cancelleria l'iscrizione a ruolo del fascicolo anche solo con la velina dell atto di citazione. (protocollo dei processi civili di Verona) La cancelleria provvederà all'iscrizione a ruolo del fascicolo anche solo con la velina dell atto di citazione. (protocollo per lo svolgimento delle udienze di Bolzano) Deposito dell'avviso di ricevimento dell'atto di citazione Si raccomanda agli avvocati il deposito della cartolina di ricevimento della notifica della citazione, ove non disponibile all atto dell iscrizione, alla prima udienza davanti al magistrato (nuovo art. 183 c.p.c.). (protocollo dei processi civili di Verona) Gli avvocati depositeranno la cartolina di ricevimento della notifica dell atto di citazione, ove non disponibile all atto dell iscrizione, alla prima udienza davanti al magistrato (nuovo art. 183 c.p.c.). (protocollo per lo svolgimento delle udienze di Bolzano) Termine per la iscrizione a ruolo da parte dell'attore Ai fini dell individuazione del termine per la costituzione dell attore previsto dall art. 165 c.p.c. si avrà riguardo al momento di perfezionamento della notificazione per il convenuto e non al momento di consegna dell atto all ufficiale giudiziario. (protocollo per le udienze civili di Firenze) Trasmissione del fascicolo al giudice; differimento della prima udienza La facoltà di differimento ex art. 168 bis ult. co. c.p.c. sarà esercitata al fine di organizzare udienze omogenee per tipo di controversia, ove siano prevedibili attività e/o sviluppi processuali omogenei; di smistare i fascicoli in modo razionale dal punto di vista quantitativo; di fissare ad orari precisi le cause ove siano prevedibili incombenti specifici che richiedano una precisa programmazione dei tempi: istanze ex artt. 648, 649, 186 ter, 186 bis c.p.c. (protocollo per le udienze civili di Firenze) Le cancellerie provvederanno a trasmettere il fascicolo di ufficio al giudice istruttore immediatamente dopo la sua designazione, al fine di consentirgli un tempestivo esame dello stesso, anche al fine dell'efficace utilizzazione dello strumento del differimento dell'udienza di prima comparizione, ai sensi dell'art. 168 bis, 5 c., c.p.c. (protocollo per la gestione delle udienze civili di Modena) 10
Si raccomanda alla cancelleria la trasmissione del fascicolo: 1) al Presidente del Tribunale, per la sollecita assegnazione alla sezione, entro 10 giorni dall'iscrizione a ruolo; 2) al Presidente di Sezione, per la sollecita assegnazione al giudice istruttore, entro 15-16 giorni dall iscrizione a ruolo (così da assicurare una permanenza del fascicolo non superiore a sei-sette giorni sia presso il Presidente del Tribunale sia presso i Presidenti di Sezione); 3) al magistrato designato, per l esame del fascicolo, entro 20-22 giorni dall iscrizione a ruolo; e) al giudice istruttore designato l esercizio della facoltà di differimento ex art. 168 bis, quinto comma, c.p.c., entro 5-7 giorni dal ricevimento del fascicolo. Differimento ex art. 168 bis, 5 comma, c.p.c.: a) utilizzazione sistematica da parte del magistrato del differimento di cui all'articolo 168 bis, comma quinto, c.p.c., sia per la fissazione della udienza di prima comparizione e trattazione (nuovo articolo 183 c.p.c.), sia per la semplice rifissazione dell orario della trattazione con conferma della data di citazione. A tal fine, si raccomanda: 1) il preventivo inserimento sistematico in tutti i fascicoli da parte della cancelleria del modulo per il differimento; 2) la compilazione integrale del modulo di differimento da parte del magistrato, indicando il n. di R.G., le parti, la nuova data e/o il nuovo orario; 3) la trasmissione in cancelleria da parte del magistrato dei fascicoli differiti, separati dagli altri ed opportunamente evidenziati; b) termine del differimento ex art. 168 bis, 5 comma, c.p.c. Si raccomanda: 1) l osservanza da parte del magistrato del termine massimo di differimento (45 giorni) previsto dall'articolo 168 bis, quinto comma, c.p.c., ferma restando la piena discrezionalità del magistrato nello stabilire un differimento dell'udienza anche estremamente breve (1-2 giorni); 2) la sollecita comunicazione via telefax da parte della cancelleria del differimento disposto dal giudice ex articolo 168 bis, quinto comma, c.p.c., entro 30-35 giorni dall iscrizione della causa a ruolo. Si raccomanda alla cancelleria di comunicare tempestivamente ai difensori il provvedimento di differimento ex art. 168 bis, 5 comma, c.p.c. (o la fascia oraria) entro 3 giorni dal deposito del provvedimento da parte del giudice. (protocollo dei processi civili di Verona) Nel caso di spostamento dell udienza di prima comparizione rispetto a quella indicata in atto di citazione, si auspica che il relativo provvedimento precisi se lo spostamento è disposto ai sensi del 4 o del 5 comma dell art. 168 bis c.p.c. e che tale precisazione sia inserita tra le informazioni accessibili tramite sportello informatico. Nel caso di spostamento dell udienza di prima comparizione rispetto a quella indicata in atto di citazione, si raccomanda al giudice che il relativo provvedimento precisi se il differimento è disposto ai sensi del IV o V comma dell art. 168 bis c.p.c. ricordando alle cancellerie che, in tale ultimo caso, è fatto obbligo per legge darne comunicazione ai difensori. (protocollo per le udienze civili di Venezia) 11
La cancelleria curerà l'immediata trasmissione del fascicolo al Presidente del Tribunale, per la sollecita assegnazione alla sezione, ed al Presidente di Sezione, per la sollecita assegnazione al giudice istruttore, ed infine al magistrato designato, per l esame del fascicolo ed i provvedimenti di cui all'art. 168 bis, 5 co., c.p.c. Il giudice disporrà il differimento della prima udienza ai sensi dell art. 168 bis, 5 comma, c.p.c., nei limiti del possibile ad horas - tenendo conto della verosimile durata di ciascuno degli incombenti e assicurando in ogni caso ad ogni causa un adeguato spazio di interlocuzione con i difensori - permettendo così un'efficiente organizzazione del calendario del giudice pur rimanendo entro il giorno fissato dall'attore. La cancelleria curerà la sollecita comunicazione via telefax o per posta elettronica alle parti costituite del differimento disposto dal giudice ex articolo 168 bis, 5 comma, c.p.c., e trasmetterà al magistrato i fascicoli delle nuove cause con anticipo di due settimane sull'udienza fissata, al fine di permettere una buona conoscenza degli argomenti da trattare. (protocollo per lo svolgimento delle udienze di Bolzano) Al fine di garantire lo svolgimento dell'udienza come suggerito dalle regole di questo protocollo è opportuno che il giudice utilizzi l'art. 168 bis, comma 5, c.p.c. per evitare che nella stessa data venga fissato un numero eccessivo di cause. (protocollo per il processo civile di Roma, versione aggiornata 2007) Costituzione dei convenuti... Costituzione nei venti giorni prima dell'udienza di comparizione Al fine di meglio garantire l effettivo contraddittorio tra le parti e la possibilità di difesa e di replica alla prima udienza di trattazione ex art. 183 c.p.c., i termini per la costituzione del convenuto previsti dall art. 166 c.p.c. di almeno 20 giorni prima dell udienza saranno rispettati anche nelle ipotesi in cui non debbano proporsi da parte del convenuto domande riconvenzionali, chiamate di terzo o eccezioni in senso stretto. Per consentire la completa trattazione orale della causa come previsto dai commi 4 e 5 dell'art. 183 c.p.c. è opportuno che i convenuti si costituiscano in ogni caso nel termine di venti giorni previsto dall'art. 166 c.p.c. (protocollo per il processo civile di Roma, versione aggiornata 2007) Si auspica che la costituzione del convenuto avvenga tempestivamente, nei venti giorni antecedenti l udienza di prima comparizione delle parti ex art. 183 c.p.c., in modo da consentire una effettiva trattazione della causa in tale udienza e da evitare ogni questione in tema di decadenza relativa alle eccezioni non rilevabili d ufficio (cfr. nuovo testo art. 167 c.p.c.). (protocollo per i processi civili di Milano, addendum 2007) 12
Comunicazione della costituzione Si raccomanda agli avvocati di comunicare alla controparte la propria costituzione in giudizio. (protocollo dei processi civili di Verona) (protocollo per le udienze civili di Venezia) I difensori comunicheranno tempestivamente, e comunque non appena possibile, alla controparte la propria costituzione in giudizio. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) Costituzione in udienza In caso di costituzione in udienza, il difensore avrà cura di lasciare depositato il fascicolo di parte e di verificare presso la cancelleria, la settimana successiva all udienza ed utilizzando Polis Web Internet o il punto informativo dell ufficio, che l indicazione del difensore della parte convenuta (o intervenuta o chiamata) sia stata correttamente inserita nel registro informatico. Nella ipotesi di costituzione il giorno dell udienza, il difensore avrà cura di effettuare il deposito del fascicolo di parte in cancelleria prima della effettiva trattazione. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) Costituzione nelle cause di opposizione ad ingiunzione Nelle cause di opposizione a decreto ingiuntivo il difensore dell opposto avrà cura di depositare contestualmente alla costituzione anche il proprio fascicolo della fase monitoria.... Ammissione al patrocinio a spese dello Stato Segnalazione nel primo atto depositato Ciascun avvocato, nella ipotesi di ammissione provvisoria al patrocinio a spese dello Stato del proprio cliente da parte del Consiglio dell Ordine degli avvocati, ne darà atto nel primo atto difensivo, produrrà in giudizio copia del provvedimento di ammissione e fornirà ogni altro eventuale elemento utile al fine di eventuali successive verifiche. Ciascun avvocato, nella ipotesi di ammissione provvisoria al patrocinio a spese dello Stato del proprio cliente da parte del Consiglio dell Ordine degli avvocati, produrrà in giudizio copia del provvedimento di ammissione, nonchè ogni altro elemento utile al fine di eventuali successive verifiche. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) 13
Fascicoli di parte e d ufficio Predisposizione e tenuta dei fascicoli di parte; produzione dei documenti I difensori avranno cura di predisporre i fascicoli di parte in aderenza a quanto previsto dall'art. 74 disp. att. c.p.c., con sezioni separate per atti e documenti, tutti correttamente affoliati, con distinta e congruente numerazione che trovi riscontro dell'indice del fascicolo. In caso di produzione di documenti in udienza, se ne darà atto a verbale, indicando specificamente gli estremi identificativi di ciascun documento, e contestualmente si provvederà all'aggiornamento dell'indice del fascicolo di parte. (protocollo per la gestione delle udienze civili di Modena) I difensori avranno cura di predisporre i fascicoli di parte in aderenza a quanto previsto dall art. 74 disp. att. c.p.c., con sezioni separate per atti e documenti, con distinta e congruente numerazione che trovi riscontro nell indice del fascicolo. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) I giudici avranno cura di sollecitare in ogni momento del processo la corretta tenuta dei fascicoli di parte, e di verificare in accordo con le cancellerie che di ogni atto prodotto sia fornita copia da inserire nel fascicolo d'ufficio. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) (protocollo per la gestione delle udienze civili di Modena) Si raccomanda agli avvocati di produrre i documenti numerandoli e descrivendoli singolarmente con unica numerazione progressiva, indicandoli in calce all atto cui vengono allegati e aggiornando di volta in volta l indice originario. (protocollo dei processi civili di Verona) Si raccomanda agli avvocati di rilegare i fascicoli di parte in modo da consentire una facile estrazione dei documenti. (protocollo dei processi civili di Verona) (protocollo per le udienze civili di Venezia) Gli avvocati provvederanno a numerare progressivamente non solo i documenti depositati con i primi atti del giudizio, ma anche quelli successivi, ricollegandosi alla numerazione di quelli già in atti. Inoltre, provvederanno a depositare copia dei documenti prodotti in corso di giudizio per ciascuna delle parti costituite. (protocollo d'intesa sul processo civile di Trieste) In caso di produzione di documenti in udienza, il difensore ne depositerà copia per tutti i difensori costituiti in giudizio. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) 14
In caso di produzione di documenti in udienza, se ne darà atto a verbale, indicando specificamente gli estremi identificativi di ciascun documento. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) La cancelleria verificherà la regolare formazione del fascicolo, la presenza delle produzioni e delle copie degli atti e attesterà il regolare deposito alla presenza dei difensori. Si raccomanda agli avvocati di predisporre i fascicoli di parte in aderenza a quanto previsto dall art. 74 disp. att. c.p.c. e di produrre i documenti numerandoli e descrivendoli singolarmente con unica numerazione progressiva, indicandoli in calce all atto cui vengono allegati e aggiornando di volta in volta l indice originario (a tale proposito appare auspicabile l adozione di accorgimenti per consentire l individuazione di ogni singolo documento quali, ad esempio, supporti per la segnalazione a margine sporgenti). In caso di documenti allegati alle memorie, si raccomanda agli avvocati di curare l inserimento all interno del fascicolo dedicato provvedendo all aggiornamento dell indice. Si raccomanda inoltre agli avvocati di rispettare numerazione progressiva e indicazione specifica dei documenti anche in caso di produzione a verbale. (protocollo per le udienze civili di Venezia) Il fascicolo di parte verrà formato in modo tale da consentire una agevole consultazione ed estrazione dei documenti, evitando perciò graffature fisse. I documenti prodotti dovranno essere numerati progressivamente e descritti singolarmente in calce all atto cui sono allegati e contestualmente al deposito verrà aggiornato l indice originario; i criteri di cui sopra verranno rispettati anche in caso di produzione di documenti in udienza. (protocollo per lo svolgimento delle udienze di Bolzano) Ritiro dei fascicoli di parte Si raccomanda agli avvocati di ritirare i fascicoli di parte dopo la definizione della causa. (protocollo dei processi civili di Verona) (protocollo per le udienze civili di Venezia) Nel caso di ritiro del fascicolo di parte, gli avvocati avranno cura, all atto del rideposito, di ordinarlo in ogni sua parte. (protocollo d'intesa sul processo civile di Trieste) Predisposizione e tenuta dei fascicoli d'ufficio Gli atti del fascicolo d'ufficio dovranno essere a loro volta numerati progressivamente in relazione alla data di produzione. Nell'indice del fascicolo di ufficio, redatto sulla copertina interna dello stesso ai sensi dell'art. 36 disp. att. c.p.c., sarà riportata, tra l'altro, l'annotazione della costituzione di ciascuna parte e della eventuale restituzione in cancelleria dei fascicoli di parte ritirati 15
dai difensori, anche qualora ciò avvenga al momento del deposito delle comparse conclusionali. Gli atti del fascicolo d ufficio saranno numerati progressivamente man mano che vengono depositati e custoditi in tale ordine a cura del cancelliere. Difensori e giudici avranno cura di non manomettere tale ordine durante la consultazione del fascicolo. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) Gli atti del fascicolo d ufficio saranno inseriti nel fascicolo progressivamente man mano che vengono depositati e custoditi in tale ordine a cura del cancelliere. Difensori e giudici avranno cura di non modificare tale ordine durante la consultazione del fascicolo. Si raccomanda alle cancellerie di curare che il frontespizio dei fascicoli nonché le indicazioni a computer concernenti il nome dell avvocato, l indirizzo ed i suoi recapiti telefonici e fax, siano completi e costantemente aggiornati. (protocollo per le udienze civili di Venezia) Distinzione dei fascicoli d ufficio di diversi procedimenti I fascicoli delle cause c.d. di vecchio rito e quelli delle cause c.d. di nuovo rito avranno colorazioni diverse. (protocollo per le udienze civili di Reggio Calabria) Consultazione del fascicolo d'ufficio Gli avvocati, per quanto possibile, avranno cura di non richiedere di consultare il fascicolo d ufficio o di estrarre copia di atti o di documenti del processo nella settimana antecedente alla celebrazione dell udienza. (protocollo d'intesa di Udine) (protocollo d'intesa sul processo civile di Trieste) I difensori ed i loro collaboratori eviteranno in qualunque caso di portare fuori dalla cancelleria fascicoli, atti, verbali di udienza, perizie ed in genere documenti inseriti nel fascicolo d ufficio, se non previa espressa autorizzazione del cancelliere. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) Gli avvocati, per quanto possibile, avranno cura di non richiedere di consultare il fascicolo d ufficio o di estrarre copie di atti o di documenti del processo nei tre giorni antecedenti alla celebrazione dell udienza. (protocollo d'intesa di Gorizia) Le cancellerie e i giudici (in particolare i presidenti di sezione competenti alle assegnazioni) cureranno che i fascicoli di parte siano disponibili per la consultazione dei difensori nella fase processuale antecedente alla prima udienza, in modo che non siano ridotti i termini previsti dal legislatore per la predisposizione delle difese. 16
Onde evitare che il mancato inserimento del dato nel sistema informatico comporti la mancata conoscenza in tempo utile del provvedimento del giudice, si auspica comunque la previsione da parte delle Cancellerie di un termine entro il quale, in mancanza della comparsa di indicazioni presso il punto informatico, sia comunque possibile per i difensori la consultazione del fascicolo o dei registri cartacei. (protocollo per i processi civili di Milano, addendum 2007) Consultazione dei fascicoli d'ufficio in udienza La consultazione del fascicolo avviene in aula di udienza ovvero, previa espressa autorizzazione del giudice, nella sala avvocati adiacente alle aule civili ovvero negli attigui scrittoi. (protocollo per le udienze civili di Messina) Copie di atti e documenti dal fascicolo d'ufficio La parte che ottiene il fascicolo in visione potrà all occorrenza estrarre copie uso studio a sua cura con la fotocopiatrice dell Ordine. (protocollo d'intesa di Gorizia)... Copia di atti e documenti per le controparti Gli avvocati che depositino documenti in corso di giudizio provvederanno a depositare copia di detti documenti per ciascuna delle parti costituite del giudizio. (protocollo d'intesa di Udine) Si raccomanda agli avvocati, ove sia richiesto e sia possibile, di mettere a disposizione della controparte copia dei documenti depositati. (protocollo dei processi civili di Verona) Si raccomanda agli avvocati di depositare per le controparti una copia dei documenti prodotti su qualsiasi supporto diverso dal cartaceo (floppy, cd-rom, etc.). (protocollo dei processi civili di Verona) (protocollo per le udienze civili di Venezia) Il difensore curerà il deposito della copia di cortesia di atti e documenti per tutti i difensori costituiti in giudizio, anche se non si tratta di controparti. Al momento del deposito in cancelleria di atti e documenti il difensore curerà che le copie per controparte e quelle di cortesia siano inserite nei fascicoli di ogni parte costituita. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) Il difensore curerà il deposito della copia degli atti per tutti i difensori costituiti in giudizio, anche se non si tratta di controparti. 17
In caso di produzione di documenti, il difensore ne depositerà copia per tutti i difensori costituiti in giudizio, salvo che l adempimento non sia eccessivamente gravoso. Ogni difensore potrà trasmettere ai difensori di controparte ulteriore copia degli atti e documenti anche via fax o via e-mail. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) All atto della costituzione in cancelleria gli avvocati depositeranno, a disposizione della controparte, copia dei documenti allegati all atto di costituzione o alle successive memorie sino ad un massimo di trenta fogli. Qualora la costituzione o la produzione documentale avvenga in udienza, gli avvocati saranno tenuti a mettere a disposizione della controparte le copie di tutti i documenti depositati. (protocollo per lo svolgimento delle udienze di Bolzano)... Comunicazioni tra le parti e tra queste e la cancelleria Indicazione dei dati per le comunicazioni Gli avvocati ed i c.t.u. si impegnano a fornire tutti i dati utili per consentire un agevole comunicazione reciproca (numeri di telefono e di fax, indirizzi di posta elettronica). (protocollo per il processo civile di Roma) (protocollo d'intesa di Gorizia) Il giudice autorizzerà ex art. 151 c.p.c. la comunicazione delle ordinanze anche in modo diverso da quanto previsto dagli artt. 134 e 136 c.p.c. e 45 disp. att. c.p.c., ad esempio, mediante fax o posta elettronica; i difensori si impegnano a comunicare con lo stesso mezzo l avvenuta ricezione dell atto. Nell assumere la riserva il giudice darà atto del preventivo consenso dei difensori a tali forme di comunicazioni. (protocollo per le udienze civili di Firenze) (protocollo per le udienze civili di Reggio Calabria) Quando le ordinanze vengono comunicate mediante fax o posta elettronica, in caso di contrasto prevale il testo del provvedimento depositato in cancelleria. (protocollo per le udienze civili di Reggio Calabria) I difensori, nell'atto di costituzione in giudizio, indicheranno sempre il proprio numero di telefono, il numero di fax e l'indirizzo di posta elettronica presso i quali desiderano ricevere le comunicazioni nel corso del procedimento, e provvederanno a comunicare tempestivamente ogni variazione dei suddetti dati. (protocollo per la gestione delle udienze civili di Modena) 18
In tutti i casi in cui appaia opportuno, il giudice autorizzerà comunque, anche ai sensi dell'art. 151 c.p.c., la comunicazione dei provvedimenti mediante fax o posta elettronica. In tutti i casi di comunicazioni effettuate mediante fax o posta elettronica, i difensori si impegnano a comunicare con lo stesso mezzo l'avvenuta ricezione dell'atto entro tre giorni. I difensori, nell atto di costituzione in giudizio, indicheranno sempre il proprio numero di telefono, il numero di fax e l indirizzo di posta elettronica presso i quali desiderano ricevere le comunicazioni nel corso del procedimento. I difensori provvederanno a segnalare tempestivamente in cancelleria i cambi di indirizzo dello studio presso il quale è stato eletto domicilio all inizio della causa. Analoga segnalazione riguarderà le variazioni del numero di telefono e/o di fax e dell indirizzo di posta elettronica. (protocollo per la trattazione delle cause di lavoro di Cagliari) I difensori presteranno altresì la massima attenzione affinché nessun atto con le vecchie indicazioni venga depositato successivamente al mutamento della domiciliazione. Nel caso di nomina di un collegio di difesa, verrà prestata particolare attenzione affinché sia individuato con chiarezza il difensore presso il quale è eletto domicilio. Avvocati e consulenti sono invitati a fornire al giudice ed alla cancelleria tutti i dati utili per consentire un agevole comunicazione tra tutti i soggetti del processo (numeri di telefono e fax, indirizzi di posta elettronica). (protocollo per le udienze civili di Messina) In tutti i casi di comunicazioni effettuate mediante fax o posta elettronica, i difensori si impegnano a confermare, con lo stesso mezzo ed entro tre giorni, l avvenuta ricezione dell atto all indirizzo e-mail od al numero di fax che dovranno essere indicati con adeguata evidenza nella comunicazione della cancelleria. Gli avvocati che abbiano indicato nei propri scritti difensivi il numero di fax presso cui ricevere le comunicazioni da parte della cancelleria avranno cura di garantire che l apparecchio telefax ricevente sia acceso e regolarmente funzionante durante l orario di apertura del proprio studio professionale e nella mattinata della giornata di sabato. (protocollo d'intesa di Udine, versione aggiornata 2006) 19
Il difensore avrà cura di indicare nell atto introduttivo o nella memoria di costituzione il numero di telefono nonché il numero di telefax e l indirizzo di posta elettronica presso i quali potranno essere effettuate le comunicazioni nel corso del procedimento. Il difensore avrà cura, altresì, di aggiornare i propri timbri in caso di modificazioni in corso di causa dell indirizzo dello studio, del numero di telefono, di telefax e dell indirizzo di posta elettronica, segnalando tempestivamente alla cancelleria tali variazioni. (protocollo per le udienze civili di Venezia) Comunicazione integrale dei provvedimenti Si raccomanda alle cancellerie di comunicare il provvedimento integrale e non solo il dispositivo specialmente in quei procedimenti nei quali dalla comunicazione decorre il termine per l impugnazione. (protocollo per le udienze civili di Venezia) Svolgimento delle udienze... Affissione del ruolo e degli avvisi di cancelleria nell aula d udienza Il ruolo dell udienza sarà affisso alla porta del locale in cui questa si tiene, possibilmente qualche giorno prima. (protocollo per le udienze civili di Firenze) Prima dell'inizio dell'udienza, verrà affisso sulla porta del locale in cui questa si tiene l'orario di trattazione delle singole cause. Copia del ruolo di udienza con eventuali annotazioni utili e tutti gli avvisi di natura organizzativa sono affissi all'ingresso dell'aula nonché - almeno 48 ore prima - in apposite bacheche e comunicati all'ufficio informazioni per il pubblico. Nelle stesse bacheche e presso l'ufficio informazioni verrà reso disponibile un avviso quotidiano con l'indicazione delle udienze giornaliere, dei magistrati che le terranno e dell'aula in cui si svolgeranno. (protocollo per le udienze civili di Messina) Copia del ruolo di udienza con eventuali annotazioni utili e tutti gli avvisi di natura organizzativa sono affissi all'ingresso dell'aula. (protocollo per le udienze civili di Reggio Calabria, versione aggiornata 2006) Prima dell inizio dell udienza di prova, verrà affisso sulla porta del locale in cui questa si tiene l orario di trattazione già predeterminato delle singole cause. Consultazione del ruolo in udienza Il ruolo istruttorio non può essere consultato durante lo svolgimento dell udienza, salvo casi eccezionali. (protocollo per le udienze civili di Messina) 20