REGOLAMENTO PER LA CONSULTAZIONE LA CONCESSIONE COPIE E RIPRODUZIONI E IL VERSAMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE DI RESTAURO ARCHIVIO STORICO ARCHIVIO CORRENTE ARCHIVIO FOTOGRAFICO ARCHIVIO RESTAURI ARCHIVIO UFFICIO CATALOGO E DATABASE CATALOGRAFICO DELLA SOPRINTENDENZA PER I BENI STORICI, ARTISTICI ED ETNOANTROPOLOGICI DEL PIEMONTE TITOLO I PRINCIPI FONDAMENTALI art. 1. Finalità dell archivio art. 2. Norme di riferimento TITOLO II NORME RELATIVE AL SERVIZIO DI CONSULTAZIONE art. 3 Sede art. 4 Orario art. 5 Consultabilità dei documenti art. 6 Presentazione delle richieste art. 7 Consultazione dei documenti art. 8 Funzionamento della sala di consultazione art. 9 Spesa di ricerca e norme per la pubblicazione art. 10 Prestito art. 11 Fotocopie e fotografie art. 12 Sanzioni TITOLO III NORME RELATIVE AL VERSAMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE ALL ARCHIVIO RESTAURI
TITOLO I Principi fondamentali Art. 1 Finalità degli archivi La Soprintendenza per i Beni Storici, Artistici ed Etnoantropologici del Piemonte (d ora in poi identificata quale Soprintendenza) identifica i propri archivi quali elementi fondamentali che concorrono all attuazione del diritto di tutti i cittadini all istruzione e all informazione, nonché allo sviluppo della ricerca e della conoscenza anche in funzione della crescita di consapevolezza sulla tutela del patrimonio culturale italiano. 1.1 Archivio storico e Archivio corrente La Soprintendenza individua nell Archivio storico e nell Archivio corrente, quale complessi degli atti e dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attività, un servizio essenziale per garantire la salvaguardia della memoria storica e per la documentazione delle attività istituzionali dell Ufficio. A tal fine riconosce la necessità di un corretto funzionamento del servizio archivistico nella sua fase di conservazione dei documenti, intesi come bene culturale di natura demaniale. 1.2 Archivio fotografico La Soprintendenza individua nell Archivio Fotografico (o Fototeca) un importante strumento per la ricognizione del patrimonio culturale di gran parte della regione. La Fototeca contribuisce alla conoscenza e tutela del territorio piemontese anche mostrandone nelle diverse epoche la situazione degli edifici, dei siti e dei manufatti storico artistici; ha tra i suoi scopi anche quello di studio e valorizzazione dell aspetto tipicamente fotografico del territorio e degli stessi fototipi, da studiarsi in sé, quali esempi di sviluppo delle tecniche e delle problematiche di classificazione, conservazione e restauro. 1.3 Archivio restauri La Soprintendenza individua nell Archivio restauri, quale raccolta della documentazione tecnica e fotografica sugli interventi di restauro, diretti dall Ufficio o su cui l Ufficio ha esercitato l alta sorveglianza ed eseguiti sui beni sottoposti alle leggi di tutela e ricadenti sotto la sua competenza tecnica, un servizio essenziale per la propria attività, secondo quanto previsto dalla Carta del Restauro (1972, 1987) e, insieme, una fonte di conoscenza per il patrimonio artistico piemontese.
1.4. Archivio Ufficio catalogo e database catalografico La Soprintendenza individua nell archivio storico dell Ufficio Catalogo, una fonte primaria per la conoscenza dei primordi dell attività di tutela strettamente connessa a quella conoscitiva, articolata nella catalogazione, a partire dai primi decenni del XX secolo. L Ufficio catalogo mette a disposizione del pubblico la banca dati catalografica, frutto delle campagne di schedatura svolte per larga parte con fondi ministeriali sull intero territorio piemontese a partire dai tardi anni 70 del Novecento. La catalogazione, funzionale al lavoro istituzionale della Soprintendenza, costituisce un essenziale strumento conoscitivo per studiosi, studenti e pubblici amministratori impegnati nello studio, gestione e valorizzazione del patrimonio storico artistico. Art. 2 Norme di riferimento La Soprintendenza organizza il servizio archivistico nel rispetto della vigente normativa nazionale in tema di archivi. 2.1. L Archivio corrente è soggetto alla normativa in tema di accesso agli atti (L. 241/1990). TITOLO II Norme relative al servizio di consultazione Art. 3 Sede degli archivi Gli Archivi della Soprintendenza sono conservati nei locali di Palazzo Carignano in Via Accademia delle Scienze 5, Torino. Gli atti sono ordinati e consultabili secondo le norme previste dal presente regolamento. Art. 4 Orario La consultazione di tutti gli archivi e database catalografico avvengono su appuntamento, previa richiesta formale e autorizzazione. Art. 5 Consultabilità dei documenti Tutti i documenti dell Archivio storico sono liberamente consultabili, nel rispetto delle disposizioni vigenti. La consultazione dei documenti dell Archivio corrente è soggetta alla normativa in tema di accesso agli atti (L. 241/1990 e s.m.i.). E soggetta a consultazione limitata: - la documentazione fotografica delle opere di proprietà privata vincolate ai sensi dell art.13 Codice dei beni culturali (D. lgs. 22.1.2004 n. 42); - la documentazione di restauro delle opere di proprietà privata vincolate ai sensi ai sensi dell art.13 del Codice dei beni culturali (D. lgs. 22.1.2004 n. 42);
- la catalogazione delle opere di proprietà privata vincolate ai sensi ai sensi dell art.13 del Codice dei beni culturali (D. lgs. 22.1.2004 n. 42) visibile solo nei dati descrittivi e storicoartistici senza l indicazione della proprietà. Per la consultazione di tali dati dovrà essere inoltrata specifica e motivata richiesta che sarà valutata dalla Soprintendenza alla luce del parere del proprietario dell opera. Art. 6 Presentazione delle richieste L accesso alla consultazione è subordinato alla compilazione dell apposito modulo di richiesta sul quale l utente specificherà dettagliatamente i documenti per i quali richiede la consultazione. Il modulo deve essere inviato alla Soprintendenza tramite una delle seguenti modalità: a) via posta ordinaria alla Soprintendenza per i Beni Storici Artistici ed Etnoantropologici del Piemonte Via Accademia delle Scienze, 5 10123 TORINO; b) via fax al n. 011549547 della Soprintendenza per i Beni Storici Artistici ed Etnoantropologici del Piemonte; c) in allegato scansionato via posta elettronica certificata all indirizzo mbac-sbsaepie@mailcert.beniculturali.it (solo da caselle di Posta Elettronica Certificata); d) in allegato scansionato via posta elettronica all indirizzo sbsae-pie@beniculturali.it. La finalità della ricerca deve essere esplicitata sul modulo di richiesta a cura dell utente, che provvederà anche a indicare i propri dati completi di indirizzo, suffragati, nel caso di prima consultazione e ogni qualvolta richiesto, da fotocopia di documento di riconoscimento. Gli studiosi che intendono mutare lo scopo delle proprie ricerche sono tenuti a compilare ogni volta l apposita domanda. In ogni caso l Amministrazione tratterà i dati personali nel rispetto del D. Lgs. 196/2003. Le richieste di materiale conservato vengono soddisfatte secondo la programmazione predisposta dagli uffici. Le ricerche per scopi di studio personali da svolgersi negli Archivi ad opera di personale interno all Amministrazione, sono soggette alla compilazione del modulo di richiesta di consultazione e a tutte le modalità descritte dal presente Regolamento.
Art. 7 Consultazione dei documenti 7.1 Archivio storico e archivio corrente I documenti possono essere consultati esclusivamente alla postazione assegnata. È vietato alterare in qualsiasi modo e con qualsiasi mezzo lo stato dei documenti in consultazione e degli arredi; è altresì vietato apporre note o richiami sui documenti e alterarne l ordine. Lo studioso è tenuto a comunicare ogni eventuale lacuna o errata collocazione del materiale richiesto. A consultazione avvenuta il materiale archivistico deve essere riconsegnato al personale, ricomposto nello stato in cui è stato consegnato. Eventuali fondi in corso di ordinamento e inventariazione sono esclusi dalla consultazione. Può essere ammesso a consultazione un solo utente per volta. Il Personale potrà altresì negare la consultazione di atti qualora il loro stato di conservazione ne impedisca la libera consultazione. Per atti il cui stato di conservazione imponga particolare attenzione la consultazione dovrà avvenire secondo le direttive impartite dal Personale. 7.2 Archivio fotografico I cittadini e gli enti che abbiano necessità di rivolgersi all Archivio per usufruire dei suoi servizi, vale a dire la consultazione dei fototipi e la riproduzione di documenti fotografici a fini di pubblicazione o di studio e ricerca, possono consultare i suddetti documenti esclusivamente alla postazione assegnata. La Direzione può escludere dalla consultazione e dalla fotoriproduzione i fototipi il cui stato di conservazione lo renda necessario e in questo caso essi potranno essere sostituiti da copie digitali. L utente è tenuto a rispettare l integrità dei documenti a lui consegnati. E vietato appoggiare la penna sui fototipi che si stanno esaminando, apporre segni e numerare le carte, alterare l ordine in cui i documenti sono disposti, danneggiarli, fare fotocopie o fotografie senza formale e specifica autorizzazione. 7.3 Archivio restauri L utente, per lo svolgimento delle ricerche, potrà avvalersi degli inventari e degli altri strumenti di ricerca esclusivamente tramite il Personale dell Archivio, nonché delle loro indicazioni e dei loro suggerimenti. Potrà inoltre avvalersi della consulenza del Funzionario storico dell arte che ha esercitato l alta sorveglianza sui lavori. L utente è tenuto a rispettare l ordine e l integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione. 7.4. Archivio ufficio Catalogo e database catalografico Per l archivio valgono le stesse indicazioni che per l archivio storico. Per il database catalografico avviene presso una postazione informatica e secondo le modalità di ricerca previste dal SW Artview.
Art. 8. Funzionamento della sala di consultazione In sala consultazione è assolutamente vietato: a) utilizzare telefoni cellulari b) consumare cibi o bevande È inoltre proibito agli studiosi durante la consultazione: a) scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti b) fare calchi o lucidi o trarre fotocopie, fotografie senza l autorizzazione della Soprintendenza c) scomporre i documenti dall ordine in cui si trovano o estrarre documenti dalle unità archivistiche per qualsiasi motivo. In caso di necessità dovrà essere richiesta l assistenza del personale d) accedere ai locali di deposito e agli uffici. In sala di consultazione gli utenti sono tenuti ad accomodarsi alla postazione assegnata dall incaricato. Nessun utente è autorizzato a rimanere nella sala di consultazione in assenza degli incaricati. Art. 9 Norme per la pubblicazione e riproduzione 9.1 Archivio storico e Catalogo Gli studiosi sono tenuti ad autocertificare nella compilazione del modulo di richiesta di consultazione, sotto la propria responsabilità, le ragioni per le quali effettuano le ricerche. In caso di pubblicazione di studi conseguenti la consultazione di documenti appartenenti agli archivi (storico, fotografico, dei restauri e dell Ufficio catalogo) della Soprintendenza il ricercatore è tenuto a segnalare nella pubblicazione la fonte delle informazioni, specificando luogo di conservazione e, se presente, la segnatura archivistica degli stessi. In caso di pubblicazione di dati tratti dal database catalografico i dati saranno seguiti dalla citazione del nome dell estensore della scheda, numero di catalogo generale attribuito alla scheda, Soprintendenza competente,funzionario responsabile e infine anno di redazione. Esempio: M. Rossi, scheda ministeriale OA n. 01/00210176, Soprintendenza per i Beni Storici Artistici ed Etnoantropologici del Piemonte, funzionario responsabile E. Ragusa, 2005. 9.2 Archivio fotografico L Archivio fotografico concede la riproduzione fotografica di beni culturali con differenti modalità, a seconda del carattere dell attività cui si riferiscono le concessioni d uso, dell utilizzo e della destinazione delle riproduzioni, nonché dei benefici economici che ne derivano al richiedente. Il servizio di gestione della documentazione fotografica è regolato dal D. Lgs. 22/1/2004 n. 42 recante il Codice dei Beni Culturali, artt. 107 109, e successive modifiche introdotte dal D.L. 31.05.2014, n 83, convertito in L. 29.07.2014, n 106. A tal riguardo le riproduzioni, che sono di norma in formato digitale, vengono concesse a titolo gratuito in caso di richieste di privati per uso personale o per motivi di studio, oppure a seguito di richieste di soggetti pubblici e privati per finalità di valorizzazione. In tutti i casi, i richiedenti sono comunque tenuti al rimborso di eventuali costi materiali sostenuti dall Amministrazione
concedente (art. 108, comma 3). Sono libere la riproduzione e divulgazione delle immagini legittimamente acquisite svolte senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale, purché: - la riproduzione non comporti contatto fisico con il bene, esposizione a sorgenti luminose, uso di stativi o treppiedi; - la divulgazione avvenga in modo che le immagini non possano ulteriormente essere riprodotte a scopo di lucro. Per usi diversi da quelli sopra indicati (art. 108, comma 6), vale a dire quelli a carattere commerciale che includono la pubblicazione dell immagine, i canoni e i corrispettivi dovuti all Amministrazione sono fissati, dopo l abrogazione della Legge Ronchey, con provvedimento della stessa Amministrazione concedente. 9.3 Archivio restauri L utente che utilizzi il materiale documentario dell Archivio si impegna a citare la fonte di provenienza, l anno di restauro, il nome dell operatore che lo ha eseguito e del funzionario che ha esercitato l alta sorveglianza. Resta a totale responsabilità dell utente il rispetto del diritto d autore o degli eventuali diritti che spettano al proprietario del bene restaurato. 9.4 Archivio storico e Archivio Corrente La pubblicazione delle riproduzioni da parte degli studiosi è soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dall Amministrazione. Gli studiosi sono invitati a far pervenire all archivio copia del proprio elaborato relativo alle fonti archivistiche utilizzate. In caso di pubblicazione a stampa di documenti tratti dall archivio e redazione di tesi di laurea o dottorato è obbligatorio consegnare una copia per la Biblioteca della Soprintendenza che comunicherà la presa in carico e la messa a disposizione al pubblico, con modalità restrittive per quanto attiene la produzione inedita. Art. 10 Prestito E tassativamente escluso il prestito del materiale archivistico. Art. 11 Fotocopie e materiale digitale Si possono ottenere fotocopie e materiale digitale dei documenti, dietro rimborso del costo come previsto dal vigente tariffario. Coloro che traggono riproduzioni di documenti sono tenuti a compilare domanda sull apposito modulo elencando analiticamente il materiale da riprodurre. Il permesso di riproduzione non attribuisce nessun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte a terzi.
Le fotocopie, ove consentite e contenute entro un numero limitato di esemplari, possono essere eseguite immediatamente, salvo diverso giudizio degli incaricati. In caso contrario l utente sarà invitato a tornare nei giorni indicati dagli incaricati per il ritiro. La fotocopiatura è demandata esclusivamente al personale della Soprintendenza, che potrà rifiutarla per i documenti particolarmente delicati per il loro stato di conservazione. Non sono consentite fotocopie del materiale rilegato, né di quello cartaceo in cattive condizioni di conservazione. L esecuzione di fotografie di materiale archivistico con mezzi propri è consentita. 11.1 Database catalografico. L Ufficio catalogo rilascia al massimo 5 riproduzioni a stampa di schede comprensive dell immagine dietro rimborso del costo come previsto dal vigente tariffario, che costituisce parte integrante del presente regolamento (Allegato A). Art. 12 Sanzioni A chiunque trasgredisca le norme previste dal presente Regolamento potrà essere interdetta temporaneamente o definitivamente la consultazione degli atti conservati negli Archivi dell Amministrazione.
TITOLO III Norme relative al versamento della documentazione all Archivio Restauri In ottemperanza della Carta del Restauro (1972, 1987), l Archivio Restauri conserva la documentazione sugli interventi di restauro (e della relativa diagnostica) eseguiti sui beni sottoposti alle vigenti leggi di tutela e che ricadono sotto la competenza tecnica della Soprintendenza. Il versamento della suddetta documentazione nell Archivio costituisce il momento finale ed ineliminabile di qualunque intervento di restauro sottoposto all autorizzazione ministeriale. 1. La documentazione, che deve essere inviata all Ufficio con una lettera di trasmissione, deve necessariamente includere: a. un esaustiva relazione scritta sull intervento, impostata secondo il modulo scaricabile dal sito: si richiede che sia comunque compilata la prima facciata della suddetta scheda con i dati anagrafici dell opera e dell intervento di restauro; b. la documentazione fotografica dell opera prima, durante e dopo l intervento; c. i referti delle indagini diagnostiche eseguite, corredati dalle relative immagini; la documentazione grafica ove prevista. 2. La documentazione fotografica, eventualmente da concordare con il funzionario storico dell arte che esercita l alta sorveglianza sui lavori, deve necessariamente includere un numero adeguato di riprese dell intervento: sempre e comunque devono essere incluse le fotografie d inizio e di fine lavori. Si indica inoltre quanto segue: a. per garantire la conservazione e l accessibilità futura delle immagini, si ritengono preferibili le riprese fotografiche analogiche; le riprese fotografiche digitali possono essere accettate solo ad una risoluzione di almeno 300 dpi e ad una dimensione di almeno 2036 x 3060 pixel; b. sempre al fine di garantire la conservazione e l accessibilità dei dati nel tempo, nel caso ci si avvalga della fotografia digitale, è indispensabile consegnare i file su supporto digitale includendo le stampe delle immagini stesse su carta fotografica con un formato di almeno 18 x 24 cm.; c. queste stesse prescrizioni valgono anche per la documentazione allegata ai referti delle indagini diagnostiche; d. su ogni stampa, diapositiva o negativo consegnato dovranno essere riportati la collocazione e l oggetto, l epoca e l autore o l ambito culturale dell opera, il restauratore e la data dell intervento, il fotografo, la data della ripresa e la fase di restauro; nel caso ci si avvalga della fotografia digitale, le stesse indicazioni di cui sopra sull anagrafica del bene e dell intervento, andranno riportate sia sulle stampe, indicando anche il riferimento del file, sia sui cd-rom consegnati ed inserite, in formato sintetico, nella denominazione dei file. 3. La documentazione deve essere consegnata entro e non oltre tre mesi dalla fine dei lavori: in assenza della documentazione, l Ufficio non attiverà alcuna pratica per il rilascio della certificazione dei lavori. Le richieste di certificazione dei lavori non devono essere fatte nella
lettera di trasmissione che accompagna la consegna della documentazione di restauro ma con una specifica lettera di richiesta.