ASSOCIAZIONE ITALIANA DEITEMPORARY SHOP, SHOWROOM BUSINESS CENTER, EVENT SPACE E DEI SERVIZI CONNESSI I TUOI AFFARI STANNO AL CENTRO Relazione di Roberto Mari Presidente Assotemporary Camera di Commercio di Milano Milano, 17 Settembre 2013
1- I BUSINESS CENTRE: cosa sono I Business Centre (denominati anche Temporary Office o Uffici Residence) sono attività d impresa riferite alla gestione di Centri nei quali si esercita l attività di prestazione di uffici arredati, uffici virtuali e a giornata, supportata da servizi accessori centralizzati: - Reception e segreteria, centralino telefonico, fax, fotocopie, internet, commissioni Noi usiamo dire ai nostri Clienti: Voi pensate a sviluppare il Vostro business; a tutto il resto a tutto quello che Vi può servire di assistenza, organizzazione e servizi pensiamo noi. I Business Centre si caratterizzano per alcune peculiarità che ne hanno determinato affermazione e successo: - Operatività immediata (se il Cliente è solvibile e ha le carte in regola, in mezz ora può iniziare - No investimenti fissi (solo il deposito che sarà restituito) - Flessibilità sulla fruizione degli spazi e dei servizi organizzati (paghi solo se e quanto richiedi) - Disponibilità di servizi e tecnologia avanzate nonché di personale qualificato - Risparmio effettivo rispetto alla locazione tradizionale (da studi e comparazioni effettuate, viene stimato un risparmio nell ordine di almeno un terzo) 2- UN PO DI STORIA Nel 1982 con una decina di imprenditori già operativi nel settore, abbiamo costituito ANIUR, associazione degli uffici residence aderente a Confcommercio, con sede a Milano. Fra le prime esigenze, e in assenza di specifiche norme di legge, emergeva la necessità di approfondire gli aspetti fiscali, legali e contrattuali della nostra attività, al fine di ricavarne un corpo documentale chiaro e ben definito. Con la collaborazione di un importante studio legale, nel 1983 abbiamo svolto un ottimo lavoro, sino a presentare in uno specifico convegno la gamma completa di modulistica contrattuale che poi abbiamo suggerito a tutti i nostri Soci. Nel 1987, per dare maggiore visibilità e peso contrattuale, abbiamo registrato (all Ufficio Registro di Milano) le Condizioni Generali, previamente sottoposte a vari aggiornamenti opportunamente ricavati dall esperienza. 3- ASSOTEMPORARY: una nuova Associazione Nel maggio 2010 è stata costituita presso Confcommercio di Milano, una nuova Associazione per la tutela di nuove iniziative commerciali: i negozi temporanei.
In tale Associazione, previa apertura di uno specifico dipartimento Business Centre, siamo confluiti in diversi operatori, fra i quali i Soci fondatori di ANIUR e quattro ex Presidenti della stessa Associazione. In Assotemporary sono oggi rappresentati n. 35 business centre per un totale di 1500 locali di ufficio, oltre a n. 120 temporary shop/showroom e servizi connessi. 4- SERVIZIO ARMONIZZAZIONE DEL MERCATO: CCIA di Milano All inizio del 2012, con il patrocinio della CCIA di Milano e con il sostegno di Confcommercio, Assotemporary ha attivato ampia collaborazione con le categorie rappresentative di clienti Business Centre che ha portato a importanti risultati: - Il contratto TIPO - Il codice autodisciplina presentati oggi e gli USI, adottati dalla Commissione Provinciale degli Usi il 23 maggio 2013. E stato un lavoro molto impegnativo per i Consiglieri e vari Soci di Assotemporary, svolto in serrato contradditorio con significative rappresentanze dei nostri Clienti. (Per fortuna i nostri Clienti sono ben meno esigenti e più arrendevoli.!) I documenti che oggi presentiamo sono frutto di tale ampio dibattito e dell esperienza di oltre 30 anni degli operatori di Business Centre, che da sempre hanno promosso la loro attività, investendo su: - ampia gamma e qualità dei servizi resi al cliente - attenzione alle sue esigenze - modalità contrattuali corrette e trasparenti Il contratto TIPO e il CODICE di autodisciplina recepiscono molto bene queste istanze, frutto di impegnativa opera di analisi e verifica durata oltre un anno, e costituiscono come ben afferma il Segretario Generale della CCIA nella prefazione al testo una garanzia di imparzialità e certezza giuridica che solo un ente come la Camera di Commercio può dare. 5- IL CONTRATTO TIPO Nello specifico del contratto TIPO, diciamo che: - anzitutto è stato definito che il contratto di Business Centre non è un affitto o una locazione ma un contratto a causa unitaria secondo l art. 1677 c.c. (prestazione
continuativa di servizi). L Agenzia della Entrate ha recentemente confermato la legittimità di tale scelta (circolare 1/3/2007 n. 12 art. 8.1). - La stessa Agenzia nel 2008 (prot. 42118/2008) ha attribuito un codice ATECO a questa attività: 82.11.02 Gestione di uffici temporanei, uffici residence - Il contratto viene stipulato sotto forma di corrispondenza commerciale e, come tale, esente da bollo. Questa procedura è stabilita in relazione alle effettive modalità della trattativa con il Cliente, dal quale essa viene ben accettata, sia quando trattisi di piccola azienda che di multinazionale. Al termine della trattativa, il Cliente firma l ordine/contratto che diventa efficace con la conferma del Centro e il versamento della caparra. - L alternativa scrittura privata, avrebbe invece l onere dell imposta di bollo (che potrebbe assommare a circa 90 per contratto), vincolo di un certo rilievo soprattutto per i contratti più modesti. Lo schema contrattuale è molto semplice e comunque esaustivo nella descrizione delle varie condizioni. Troviamo anzitutto la proposta di contratto, in cui l aspirante Cliente definisce le proprie richieste in ordine al tipo di ufficio, prezzo, durata e rinnovi e si impegna a versare una caparra al fine di dare piena efficacia al contratto. Le condizioni generali descrivono i servizi resi dal Business Centre, le modalità della loro utilizzazione, le obbligazioni del Cliente e le usuali correnti pattuizioni di rito (riservatezza, responsabilità, garanzie, risoluzioni delle controversie, ). La parte 3 del contratto è l accettazione sempre sotto forma di corrispondenza commerciale con cui il Business Centre conferma l ordine del Cliente. Al fine di recepire l ampia varietà dei modi di prestazione dei servizi da parte dei Business Centre (abbiamo piccoli Centri da 15 uffici e multinazionali con centinaia di locali), nelle Condizioni Specifiche viene lasciato lo spazio perché ogni singolo Centro possa precisarvi le proprie caratterizzazioni di alcuni servizi. 6- CONCLUSIONI Questi documenti costituiscono risposta efficacie alle nuove esigenze di mercato, nel settore dei servizi, settore in forte evoluzione, e nel contempo sono uno strumento importante per lo sviluppo e la promozione dei Business Centre. Il nostro auspicio è che essi contribuiscano altresì ad ampliarne la conoscenza e l utilizzazione: che si realizzi sempre più concretamente il significativo logo di questo convegno I tuoi affari stanno al Centro (e cioè al Business Centre)!!
*Presidente di COGESTA SPA, proprietaria e gestore di: Conservatorio22 Business Centre Siloe Business Centre Borgonuovo Temporary Show room Borgonuovo Residence Siloe Residence