REGOLAMENTO RADUNO OVERLAND EXPERIENCE Sestriere (TO), 3-5 Luglio 2015 1. Overland Experience è un raduno non agonistico riservato agli amanti dei viaggi avventura. L organizzazione è a cura dell Associazione San Remo Adventur. Il raduno apre Venerdì 3 Luglio 2015 alle ore 7,30 e termina Domenica 5 Luglio 2015 alle ore 15,00. 2. Per partecipare al raduno si deve possedere un autoveicolo (auto, fuoristrada, pick up, camion e camper) in regola con il codice della strada, regolarmente assicurato ed a trazione integrale (4x4) per prendere parte all escursioni. E necessario iscrivere al raduno l autoveicolo e le persone fisiche che compongono l equipaggio. Non è contemplata l iscrizione di sole persone fisiche. 3. Sono previste 4 modalità d iscrizione: Explorer Consente di partecipare alle tre giornate del raduno, a 3 escursioni (Assietta, Monti della Luna e Jafferau), all aperitivo (sabato sera), al concerto (sabato sera), alle conferenze ed altre attività. Possono partecipare all escursioni gli adulti ed i bambini. Le quote d iscrizione sono: - Equipaggio (veicolo +conducente +passeggeri): Euro 125,00 - Partecipazione alle 3 giornate del raduno - Piazzola di sosta nell area raduno - Welcome kit - 3 escursioni (Assietta, Monti della Luna e Jafferau). Per partecipare all escursione è necessario possedere un autoveicolo a trazione integrale (4x4) in regola con il codice della strada e regolarmente assicurato. La morfologia del territorio non consente il transito ai veicoli 4X4 con altezza maggiore di 3,5 metri larghezza maggiore 2 mt. peso maggiore 35 ql.e di quelli 4x2 (indipendentemente dalle loro dimensioni). Per tali equipaggi è previsto il trasporto sui veicoli dell organizzazione. Il pranzo non è compreso ed ogni equipaggio lo dovrà gestire autonomamente. - Aperitivo presso il tendone Overland Experience (sabato sera). - Concerto (sabato sera). - Conferenze.
- Partecipazione a concorso fotografico, premio per il gruppo più numeroso e per l equipaggio che viene da più lontano. - Copertura assicurativa RC. Premium Consente di partecipare alle tre giornate del raduno, a 2 escursioni (a scelta tra Assietta, Monti della Luna e Jafferau), all aperitivo (sabato sera), al concerto (sabato sera), alle conferenze ed altre attività. Possono partecipare all escursioni gli adulti ed i bambini. Le quote d iscrizione sono: - Equipaggio (veicolo +conducente +passeggeri): Euro 100,00 - Partecipazione alle 3 giornate del raduno - Piazzola di sosta nell area raduno - Welcome kit - 2 escursioni (a scelta tra Assietta, Monti della Luna e Jafferau). Per partecipare all escursione è necessario possedere un autoveicolo a trazione integrale (4x4) in regola con il codice della strada e regolarmente assicurato. La morfologia del territorio non consente il transito ai veicoli 4X4 con altezza maggiore di 3,5 metri larghezza maggiore 2 mt. peso maggiore 35 ql.e di quelli 4x2 (indipendentemente dalle loro dimensioni). Per tali equipaggi è previsto il trasporto sui veicoli dell organizzazione. Il pranzo non è compreso ed ogni equipaggio lo dovrà gestire autonomamente. - Aperitivo presso il tendone Overland Experience (sabato sera). - Concerto (sabato sera). - Conferenze. - Partecipazione a concorso fotografico, premio per il gruppo più numeroso e per l equipaggio che viene da più lontano. - Copertura assicurativa RC. Smart Consente di partecipare alle tre giornate del raduno, a 1 escursione (a scelta tra Assietta, Monti della Luna e Jafferau), all aperitivo (sabato sera), al concerto
(sabato sera), alle conferenze ed altre attività. Possono partecipare all escursioni gli adulti ed i bambini. Le quote d iscrizione sono: - Equipaggio (veicolo +conducente +passeggeri): Euro 75,00 - Partecipazione alle 3 giornate del raduno - Piazzola di sosta nell area raduno - Welcome kit - 1 escursione (a scelta tra Assietta, Monti della Luna e Jafferau). Per partecipare all escursione è necessario possedere un autoveicolo a trazione integrale (4x4) in regola con il codice della strada e regolarmente assicurato. La morfologia del territorio non consente il transito ai veicoli 4X4 con altezza maggiore di 3,5 metri larghezza maggiore 2 mt. peso maggiore 35 ql.e di quelli 4x2 (indipendentemente dalle loro dimensioni). Per tali equipaggi è previsto il trasporto sui veicoli dell organizzazione. Il pranzo non è compreso ed ogni equipaggio lo dovrà gestire autonomamente. - Aperitivo presso il tendone Overland Experience (sabato sera). - Concerto (sabato sera). - Conferenze. - Partecipazione a concorso fotografico, premio per il gruppo più numeroso e per l equipaggio che viene da più lontano. - Copertura assicurativa RC. Easy Consente di partecipare alla sola giornata della domenica e ad 1 escursione (a scelta tra Monti della Luna e Jafferau): - per ogni equipaggio (4x4+conducente+passeggeri): 60,00 Euro - Partecipazione ad 1 giornata del raduno (domenica) - 1 escursione diurna. Basic
Consente di partecipare alle 3 giornate del raduno e non da diritto all escursioni. Le quote d iscrizione sono: - Equipaggio (veicolo +conducente +passeggeri): Euro 50,00 - Partecipazione alle 3 giornate del raduno - Piazzola di sosta nell area raduno - Welcome kit - Aperitivo presso il tendone Overland Experience (sabato sera). - Concerto (sabato sera). - Conferenze - Partecipazione a concorso fotografico, premio per il gruppo più numeroso e per l equipaggio che viene da più lontano. - Copertura assicurativa RC. Escursione serale in quota (extra) Consente a qualsiasi tipologia di iscrizione (esclusi camion, mezzi 4x4 con altezza maggiore di 3,5 mt. larghezza maggiore di 2 mt. peso maggiore 35 ql. e mezzi 4x2) di partecipare all escursione serale in quota (venerdì) con cena al ristorante: - Per ogni persona: Euro 35,00 4. L iscrizione deve essere eseguita dall 1 maggio 2015 al 28 giugno 2015 compilando l apposito Modulo d Iscrizione contenuto nel sito web www.overlandexperience.it ed eseguendo il pagamento anticipato a mezzo carta di credito con pagamento on line nel sito stesso oppure a mezzo bonifico sul c/c bancario n. 000063112674, CIN Q, ABI 01030, CAB 10500, IBAN IT50Q0103010500000063112674 intestato a Associazione Sportiva Sanremo Adventur citando nella causale di versamento la dicitura RADUNO OVERLAND EXPERIENCE unitamente al CODICE ISCRIZIONE. E necessario poi trasmettere la ricevuta del bonifico al fax 011 817 07 92 oppure all'e.mail info@overlandexperience.org. Per le iscrizioni senza il relativo pagamento anticipato entro il 28 giugno 2015 ed eventuale saldo direttamente in occasione del raduno, non viene garantita l erogazione dei servizi accessori (welcome kit, cena tipica,...) 5. Programma:
- Giovedì 2 luglio 2015. Accoglienza dei partecipanti e registrazione. Pranzo e cena liberi.. Ospitalità presso il tendone Overland Experience con proiezione fotografie concorso fotografico e filmati (sera). - Venerdì 3 luglio 2015. Accoglienza dei partecipanti e registrazione.. Escursione (partenza ore 9,30). Ogni equipaggio potrà scegliere a quale escursione partecipare tra quelle programmate nella giornata (vedi tabella sotto). Seppur l escursione sia aperta da un mezzo dell organizzazione a far da apri pista, ogni equipaggio avrà a disposizione il road book dell itinerario e la gestirà autonomamente.. Escursione serale in quota con cena al ristorante (partenza ore 19,30). L escursione è facoltativa ed è extra iscrizione.. Cena libera per chi non effettua l escursione serale.. Ospitalità presso il tendone Overland Experience con proiezione fotografie concorso fotografico e filmati (sera). - Sabato 4 luglio 2015. (partenza ore 9,30). Ogni equipaggio potrà scegliere a quale escursione partecipare tra quelle programmate nella giornata (vedi tabella sotto). Seppur l escursione sia aperta da un mezzo dell organizzazione a far da apri pista, ogni equipaggio avrà a disposizione il road book dell itinerario e la gestirà autonomamente.. Sessione conferenze dalle ore 17,00 alle 18,30.. Aperitivo nel tendone Overland Experience (ore 19,00).. Premiazione equipaggio che viene da più lontano, gruppo più numeroso e cocnocrso fotgrafico (ore 20,00).. Concerto (ore 21,00) aperto a tutti. - Domenica 5 luglio 2015. Escursione (partenza ore 9,30). Ogni equipaggio potrà scegliere a quale escursione partecipare tra quelle programmate nella giornata (vedi tabella
sotto). Seppur l escursione sia aperta da un mezzo dell organizzazione a far da apri pista, ogni equipaggio avrà a disposizione il road book dell itinerario e la gestirà autonomamente.. Termine raduno (ore 15,00) 6. Durante il raduno sono previste le seguenti attività Escursioni Programma Venerdì Sabato Domenica 3 luglio 2015 4 luglio 2015 5 luglio 2015 Assietta si si no Monti della Luna no si si Jafferau no si si Valle Argentera (serale) si no no Per esigenze organizzative verranno creati gruppi composti da una quindicina di equipaggi che partiranno in modo scaglionato. Ogni equipaggio avrà a disposizione il road book dell itinerario. Il pranzo non è compreso ed ogni equipaggio lo dovrà gestire autonomamente. Per partecipare all escursione è necessario possedere un autoveicolo a trazione integrale (4x4) in regola con il codice della strada e regolarmente assicurato. La morfologia del territorio non consente il transito ai veicoli con altezza maggiore di 3,5 metri, larghezza maggiore di 2 mt e peso maggiore di 35 ql. Per gli equipaggi dei veicoli 4x4 che non rispettano tali limiti e di quelli 4x2 (indipendentemente dalle loro dimensioni e pesi) è previsto il loro trasporto sui veicoli dell organizzazione. Aperitivo (sabato sera) Concerto (sabato sera) Concorso fotografico
Ogni equipaggio iscritto deve/può presentare 5 (max) fotografie relative ad un proprio viaggio avventura e raffiguranti il veicolo con il quale si è svolto il viaggio stesso. Le fotografie devono essere trasmesse in formato elettronico utilizzando l'apposita funzionalità all'interno dell'area ISCRITTI del sito web del raduno a partire dal 1 Maggio 2015 sino al 28 giugno 2015. Un apposita giuria decreterà i vincitori del Concorso. Il 4 luglio 2015 alle ore 20,00 verrà ufficializzato il vincitore e verrà effettuata la relativa premiazione. Ovviamente il premiato dovrà essere in regola con il pagamento della quota d iscrizione pena l esclusione dal concorso. Il premio del concorso sarà costituito da prodotti offerti da sponsor. Il materiale fotografico trasmesso potrà essere utilizzato per il concorso fotografico e per eventuali comunicati stampa. Con la trasmissione del materiale fotografico si autorizza l organizzatore del raduno e del concorso fotografico alla proiezione delle fotografie in occasione del raduno ed alla loro divulgazione alle riviste di settore senza che questo comporti il riconoscimento di alcun corrispettivo di carattere economico. L organizzazione si riserva il diritto insindacabile di escludere dal concorso fotografico le fotografie ritenute lesive o fuori tema. Premio per il gruppo più numeroso Il modulo di iscrizione on line consente di dichiarare l appartenenza ad un gruppo di partecipanti al raduno. Il rappresentante del gruppo più numeroso verrà premiato con dei prodotti offerti da sponsor il 4 luglio 2015 alle ore 20,00. Premio per l equipaggio che viene da più lontano L equipaggio che ha percorso più chilometri per recarsi al raduno (percorso stradale più breve secondo ViaMichelin calcolato in base a luogo di residenza del conducente del mezzo) verrà premiato con dei prodotti offerti da sponsor il 4 luglio 2015 alle ore 20,00. Il conducente dell equipaggio
vincente dovrà dimostrare con un documento (es. carta identità) il proprio luogo di residenza. 7. Durante tutta la durata del raduno i partecipanti dovranno porre la massima attenzione al rispetto della natura e dell ambiente. In particolare durante tutte l escursioni dovranno attenersi scrupolosamente alle indicazioni dell organizzazione, seguire il percorso indicato dal road book, dare sempre la precedenza agli escursionisti a piedi o in bicicletta, non spaventare il bestiame al pascolo, rallentare durante l attraversamento dei centri abitati, fare attenzione agli eventuali mezzi agricoli, non percorrere le strade nel senso contrario di marcia, non accendere fuochi e abbandonare immondizia, non parcheggiare al di fuori delle aree carrabili. Le escursioni si svolgono su strade aperte al traffico ove vige il codice della strada ed è necessario procedere a velocità moderata. 8. Gli iscritti al raduno esonerano l Associazione Sanremo Adeventur ed il loro personale preposto da ogni responsabilità per tutti i danni fisici e/o patrimoniali che potranno derivare a loro e/o al veicolo da loro condotto (anche se di proprietà di terzi) e/o ad altre persone, animali o cose durante l escursioni. 9. La promozione, la gestione amministrativa e logistica del raduno sono a cura dell Associazione Sanremo. 10. In caso di cause di forza maggiore che rendessero impossibile l organizzazione del raduno ne verrà data tempestiva informazione sul sito web. A seguito di tale comunicazione verranno rimborsate le sole iscrizioni già versate e sarà esplicitamente esclusa ogni altra pretesa e/o risarcimento. 11. In caso di impossibilità a partecipare al raduno da parte di un equipaggio iscritto è previsto il rimborso dell intera quota versata facendone richiesta all organizzazione entro e non oltre il 28 giugno 2015. Trascorso tale termine non verrà rimborsata nessuna quota d iscrizione. 11. L organizzazione tecnica del raduno è a cura dell'associazione Sanremo Adventur e non esiste alcun rapporto di collaborazione diretto ed indiretto con Overland World Truck Expedition di Trekking International srl.