INGHILTERRA
2. Il presente Capitolato stabilisce le condizioni e le prestazioni indispensabili dei vari Servizi che devono essere forniti dalla Agenzia di viaggi Tour operator incaricata per l effettuazione dei soggiorni studio in Inghilterra - Irlanda promossi dall I.P.A. per i figli dei propri iscritti. Le disposizioni che regolano tutti i servizi richiesti dall I.P.A. per detti soggiorni sono articolati nel presente disciplinare come segue: Capitolo I - Trasporto dei Partecipanti dagli aeroporti di arrivo ai colleges A/R Capitolo II - Soggiorno, visite ed escursioni; Capitolo III - Condizioni aggiuntive. Il Servizio di trasporto dei Partecipanti avverrà dal Punto di ritrovo prefissato con appuntamento, fino ai colleges predestinati, sia in andata che in ritorno. I servizi saranno regolati secondo i seguenti punti:
3. a.1) PARTENZA IN ORE DIURNE Le partenze debbono avvenire esclusivamente nelle ore diurne con aerei di linea delle Compagnie Alitalia, British Airwais, compagnie di linea intermedi senza scalo. Tale indirizzo è motivato dalla opportunità di prevenire alla partenza disguidi nel raduno dei partecipanti, e di non trasformare una vacanza studio in occasioni di maggiori affaticamenti. Il Tour Operator deve avere la piena disponibilità dei posti con relativo deposito cauzionale versato alle Compagnie aeree al momento della presentazione delle offerte. Il Tour Operator deve dimostrare di aver avuto esperienza nel settore dei soggiorni studio all estero per almeno 3 anni consecutivi dalla presente richiesta. Il vincitore dovrà dare: - Diffusione di adeguato materiale informativo, almeno 15 gg. prima della partenza; - Gadget, guida della località, etichette bagaglio. a.2) ACCOMPAGNATORI Ad ogni singolo Gruppo di Partecipanti saranno assegnati: a) n. 1 accompagnatore a cura dell Agenzia; b) n. 1 animatore a cura dell Agenzia; 4.
Il rapporto fra accompagnatori/animatori sarà di 1 a 15/25 partecipanti. L accompagnatore dovrà conoscere perfettamente la lingua, parlata e scritta, del paese che ospita i partecipanti. In ogni caso l accompagnatore e con questo anche l Agenzia avranno la completa ed indiscussa responsabilità per un perfetto, preciso e confortevole viaggio per tutti i partecipanti al Gruppo assegnato. Ad ogni college sarà preposto personale qualificato da comprovare attraverso appositi attestati riconosciuti in Italia e nei paesi ospitanti, reperito tramite agenzie all uopo abilitate ed avente caratteristiche di conoscenza della lingua del luogo di soggiorno, così come certificato da apposita documentazione. L Istituto si riserva di designare un responsabile che sarà il referente, in loco, per il college e per l Agenzia e, comunque, per qualsiasi variazione che dovesse intervenire durante il soggiorno il responsabile della vigilanza assegnato al college potrà cambiare ogni 15 giorni, a discrezione dell Istituto committente. Il responsabile dovrà vigilare sul rispetto di tutte le clausole del capitolato e contrattuali e, in particolare: a) che ai gruppi di partecipanti siano assegnati 1 accompagnatore ed 1 animatore, per tutta la durata del soggiorno; b) che tutti i partecipanti siano presenti nel punto di ritrovo prefissato per la partenza; c) che l accompagnatore si attivi per risolvere, ove necessario, le eventuali incombenze burocratiche in sede di chek-in sia in partenza che in arrivo; d) che, al momento di arrivo al college, tutti i partecipanti abbiano la sistemazione prefissata; 5.
e) che siano state fornite le informazioni previste al punto b.7 relative alla assistenza medica, in modo che possa puntualmente ed efficacemente intervenire in caso di bisogno; f) che al termine del corso di lingua inglese sia rilasciato ad ogni partecipante l attestato di partecipazione da parte di Enti preposti valido per crediti formativi scolastici. a.3) CENTRO INFORMATIVO Presso l I.P.A. verrà istituito un Centro Informativo che in collaborazione con gli uffici dell Agenzia verrà informato dagli Accompagnatori e/o dai Partecipanti di particolari ed eccezionali situazioni che possano essersi verificate sia per il viaggio che per il soggiorno dei Partecipanti. L Agenzia oltre che assicurare una linea di contatto diretta e continua con l I.P.A dovrà provvedere entro 24 ore dalla comunicazione, a superare eventuali situazioni eccezionali che si dovessero verificare. a.4) SISTEMAZIONE NEI COLLEGES Il trasporto dei Partecipanti, come servizio, terminerà con l arrivo al college prefissato e con la sistemazione di tutti i Partecipanti e dei loro bagagli, nei rispettivi alloggi. Il completamento di tale operazione, l esito ottenuto, ed ogni situazione eventualmente riscontrata dovrà essere comunicata tempestivamente al Centro Informativo dell I.P.A. che ne terrà nota. 6.
a.5) RESPONSABILITÀ La responsabilità totale di tutta l organizzazione per ogni e qualsiasi inconveniente od incidente è della Agenzia di viaggi ovvero Tour operator che assume l appalto delle Vacanze Studio per l I.P.A. e che quindi ne risponde secondo le normative vigenti nel settore e le prescrizioni del presente capitolato. Ad integrazione e chiarimento si puntualizza che eventuali responsabilità di altre Agenzie, dipendenti, incaricati, accompagnatori, collaboratori, ristoranti, alberghi, trasportatori non esimono dalla responsabilità primaria ed assoluta dell assuntore dell appalto. a.6) ASSICURAZIONI PER IL VIAGGIO Dopo aver convenuto con l I.P.A. una valida Compagnia di Assicurazione, l Agenzia Appaltante o chi per lei stipulerà apposita polizza assicurativa nei termini indicati nel contratto di tutti i partecipanti alle Vacanze. I partecipanti, all atto della prenotazione dovranno stipulare apposita polizza assicurativa per annullamento viaggi. I premi saranno quelli indicati nel contratto. a.6) VARIAZIONI DI ITINERARIO Variazioni di itinerario potranno essere proposte all I.P.A. e per questa ai suoi rappresentanti che le potranno accettare o rifiutare a loro insindacabile giudizio, solo ed esclusivamente a fronte di dimostrate cause di forza maggiore. In ogni caso le eventuali variazioni di itinerario non potranno generare maggiori oneri per i viaggiatori e per l I.P.A. 7.
I Servizi che verranno prestati per il soggiorno dei partecipanti saranno regolati dalle indicazioni di seguito richiamate. b.1) COLLEGES localita - DURATA PERIODO NUMERO PARTECIPANTI In sede di offerta si dovranno prevedere colleges appositamente attrezzati per corsi di lingua, situati nelle vicinanze dei centri abitati e serviti da mezzi di trasporto (metropolitana oppure autobus di linea od altri mezzi pubblici). I soggiorni dovranno svolgersi nei mesi di giugno luglio - agosto, in più turni, per una durata complessiva di 14/15 giorni per ciascun corso, nelle città di Egham Winchester - Dublino. - Il numero dei partecipanti è pari a circa 150 persone; - il numero minimo garantito sarà di 100 partecipanti. 8.
b.2) SISTEMAZIONE Nei colleges è da prevedere la sistemazione in camere singole oppure a due letti con servizi privati dotate delle normali attrezzature e comfort. Eventuali variazioni a tale indicazione di principio generale dovranno essere convenute preventivamente negli atti contrattuali. Ogni camera dovrà essere dotata di bagni con doccia o vasca. Il numero dei partecipanti per ogni singola struttura dovrà essere perfettamente proporzionato alla ricettività della struttura medesima. La sistemazione dovrà avvenire in posizione ottimale ai fini dello svolgimento delle lezioni e delle altre attività senza dispendiosi trasferimenti. b.3) PULIZIA La pulizia e la igienizzazione dei servizi comuni e dei bagni dovrà effettuarsi ogni giorno, le camere devono essere pulite a fondo 1 volta al giorno. I cambi degli asciugamani e della biancheria devono essere effettuati giornalmente. b.4) VITTO Il vitto dovrà essere curato, variato quotidianamente, conforme ai principi di dietetica relativi alle esigenze di corretta alimentazione della fascia di età dei partecipanti, secondo le linee guida LARN, rispondente alle esigenze di tutti e con possibilità effettiva di varianti dietetiche a richiesta. L igiene, la freschezza e la qualità dei cibi dovranno essere sempre garantite. 9.
E richiesto il trattamento di pensione completa comprensiva di quanto segue: - Prima colazione continentale alternativa tra thé, latte, caffé, cappuccino, cioccolata, spremute di frutta unitamente a pane, burro, marmellata, brioches e/o fette biscottate o altri dolci; - spuntino pomeridiano bilanciato con apporto calorico pari all 8% - 10% del fabbisogno calorico giornaliero, preferibilmente costituito da frutta di semplice consumo; - pranzo e cena composti da: - un primo piatto (a scelta tra almeno due possibili varianti); - un secondo piatto di carne e pesce (a scelta tra almeno due possibili varianti); - un contorno di verdura fresca o cotta molto abbondante (a scelta tra almeno due possibili varianti); - frutta fresca di stagione; - dessert o gelato; - pane e/o grissini a volontà sia a colazione, pranzo e cena; - bevande ad ogni pasto. Deve essere fornita la possibilità di pasto dietetico per coloro i quali ne abbiano necessità per casi particolari: esempio diabetici, intolleranze, ecc. A richiesta, nel caso di gite e/o escursioni previste nell offerta, deve essere prevista la possibilità di sostituzione dei pasti in albergo con cestini da viaggio. b.5) ASSISTENZA Ogni gruppo di partecipanti con sede nel college sarà assistito da 1 accompagnatore e 1 animatore che in ogni caso non potranno essere a disposizione per più di 25/30 persone. 10.
Come già puntualizzato per i trasporti, l accompagnatore deve essere persona altamente qualificata da comprovare attraverso appositi attestati riconosciuti in Italia e nei paesi ospitanti e deve essere disponibile a fornire tutte le richieste di informazioni ed indicazioni che potranno essere formulate dai Partecipanti, oltre che conoscere perfettamente la lingua del paese ospitante. L accompagnatore dovrà inoltre essere in grado di mediare e gestire ogni richiesta e possibile contestazione tra i partecipanti e la dirigenza del personale del college. In ogni caso l accompagnatore, avrà l incarico a provvedere per un confortevole soggiorno per tutti i partecipanti assegnati al proprio Gruppo, nonché al quotidiano collegamento sulla situazione con l agenzia il Tour operator. b.6) ASSICURZIONI L Agenzia dovrà prevedere alla stipula a favore dei partecipanti delle seguenti tipologie di assicurazione: 1) Responsabilità Civile verso terzi; 2) Infortuni ed eventi terminali; 3) Polizza assistenziale malattia (per ogni e qualsivoglia forma 12 di patologia anche acquisita in dipendenza del soggiorno); 4) Spese per rientro anticipate; I massimali saranno i seguenti pro-capite: 100.000,00 in caso di infortunio; 1.000.000,00 in caso di invalidità permanente o morte. 11.
b.7) ASSISTENZA MEDICA L Agenzia avrà l onere di garantire una presenza medica per 2 ore tutti i giorni e la possibilità di avere sul posto l opportuna assistenza medica per tutti i partecipanti, ventiquattro ore su ventiquattro. Al responsabile indicato dall I.P.A. dovranno essere fornite tutte le informazioni relative alla localizzazione degli Ospedali e dei posti di primo intervento o pronto soccorso con i relativi numeri telefonici, al fine di poter assicurare una pronta ed efficace assistenza sanitaria. b.8) MODaliTa Di PaGaMENTO - 30% alla stipula del contratto; - 40% 35 giorni prima della partenza; - 30% al rientro dei partecipanti. N.B.: nel caso di contestazioni avanzate dal responsabile assegnato dall IPA (vedi punto a.2) che abbiano comportato spese a carico dei partecipanti e/o dell I.P.A. oppure che possano comportare spese, la quota del 30% del costo da liquidare al rientro dei partecipanti, verrà defalcata di tali importi, in attesa della loro definizione. Parimenti si opererà nel caso di prestazione di servizi il cui differenziale economico sia inferiore a quelli pattuiti. Le contestazioni valide saranno quelle avanzate per iscritto, con copia al Centro informativo dell I.P.A. di cui al punto a.4 12.
c.1) ESCURSIONI Le Visite Locali sia quelle previste contrattualmente nelle offerte in n. 2 di una intera giornata e 2 di mezza giornata, sia quelle che verranno offerte su richiesta dei singoli partecipanti con pagamento separato dovranno soddisfare a tutte le opportune prescrizioni di sicurezza e garanzia. In particolare: a) Il mezzo di trasporto dovrà essere in pullman privato GT per tutta la durata dell escursione; b) le proposte per gite, escursioni e visite dovranno essere preventivamente illustrate con un programma scritto dei reali servizi che verranno prestati come: Località da visitare con indicazione delle 14 mete turistiche che verranno visitate; Accompagnatore; Guida esperta delle mete da visitare, con l obbligo di illustrare compiutamente ed efficacemente iluoghi da visitare; Soluzione dei pasti; Indicazione su eventuali e necessari percorsi a piedi con possibilità di affaticamenti; Orari del programma, sia di partenza che di arrivo con precisa organizzazione dei pasti. 13.
c.2) LEZIONI a) Le lezioni di lingua non potranno essere inferiori a n. 30 totali, da effettuarsi nel college o in sedi universitari non distanti dal college ed in orario esclusivamente antimeridiano o secondo il regolamento del college relativo alle attività; b) Durante le lezioni dovrà essere distribuito gratuitamente il necessario materiale didattico; c) Alla fine del corso dovrà essere rilasciato un attestato di partecipazione da parte di Enti preposti valido anche per l ottenimento dei crediti formativi scolastici in Italia. c.3) attivita SPORTiVE RicREaTiVE a) Nei colleges dovranno essere disponibili le attrezzature necessarie per svolgere attività sportive (calcio, tennis, ecc.); b) Le attività sportive fruibili dovranno essere singolarmente specificate secondo un preordinato programma e per ognuna dovrà essere indicato l orario di fruizione gior-naliero; c) Per ogni settimana dovranno essere organizzate serate in discoteca proiezioni films, karaoke od altro. 14.
d.1) - RECLAMI I reclami potranno essere denunciati oltre che in forma scritta, anche verbalmente oppure a mezzo telefono. L agenzia è tenuta a provvedere entro 24 ore dalla ricezione o, comunque, anche prima in relazione alla tipologia del reclamo. Al reclamo verbale o telefonico seguirà la conferma scritta, anche a mezzo fax. Qualora le difformità ed i vizi del pacchetto turistico, nonché le inadempienze nella sua organizzazione o realizzazione siano presentati nel luogo di esecuzione alle prestazioni turistiche, l Agenzia deve prestare al cliente l assistenza richiesta e ricercare una equa e pronta soluzione. I reclami debbono essere presentati tempestivamente e comunque entro il 30 giorno successivo alla conclusione della iniziativa turistica. d.2) - RESPONSaBiliTa DEll agenzia L Agenzia/Tour operator incaricata dall I.P.A. della realizzazione dell iniziativa risponde dei danni arrecati a motivo dell inadempimento totale o parziale delle prestazioni contrattualmente dovute, sia che le stesse vengano effettuate da essa stessa personalmente che da terzi fornitori dei servizi, a meno che provi che l evento è derivato da fatto del cliente o da fatto estraneo alla fornitura delle prestazioni previste in contratto. 15.
L Agenzia dovrà essere coperta, per i fatti di cui sopra da polizza assicurativa. d.3) - RECESSO/ANNULLAMENTO Qualora ci fossero casi di recesso per viaggi o soggiorni già prenotati gli eventuali rinunciatari possono essere sostituiti da altre persone. In caso di annullamento del servizio totale o parziale, per fatti non imputabili all I.P.A., comunicato prima della partenza, l Agenzia è tenuta a rimborsare gli eventuali acconti contemporaneamente alla comunicazione di annullamento. Il recesso-annullamento comporta le seguenti penalità. 10 % dell importo totale fino a 15 gg. prima della partenza; 50 % dell importo totale da 14 gg. a 3 gg. prima della partenza; 100% dell importo totale da 2 gg. al giorno della partenza. d.4) FORO Per qualsiasi controversia che dovesse sorgere sarà esclusivamente competente il Foro di Roma. IL DIRETTORE Dott. Enrico Fantauzzi IL PRESIDENTE On. Massimo Nardi