Risposte Protocollo numero 359/2013

Risposte ai quesiti inerenti il bando CIG. 5099466477 Aggiornamento del 2 agosto 2013 Risposte Protocollo numero 359/2013 D1. In merito alle produzione (stampa/imbustamento) delle notifiche (modelli E), si richiede di capire se vi siano SLA specifici e se la frequenza delle notifiche sia caratterizzata da picchi particolari oppure se si possono considerare volumi distribuiti in modo omogeneo sull anno. R1. Di norma si possono considerare lotti di spedizioni medi mensili. D2. In merito all art. 20.1.f del capitolato Inadempimento. Penali, si richiede di specificare se gli importi indicati siano da intendersi per eventuali lotti interi che non abbiano rispettato i termini di spedizione/consegna oppure se possano essere riferiti anche solamente ad una parte di essi. R2. Si intende anche per parti di lotti. D3. Si chiede gentile conferma che il testo dell attestazione bancaria allegata è idoneo per la partecipazione alla gara in oggetto. R3.Queste valutazioni possono essere fatte solo dalla commissione di gara. Nel caso di dubbi si procederà, ai sensi di legge, a richiedere chiarimenti o integrazioni. D4. Le dichiarazioni per la gara in oggetto possono essere rese anche da un procuratore speciale della società concorrente ed in tal caso occorrerà barrare la dicitura legale rappresentante? R4. Si, specificando il caso speciale e fermo restando la validità, adeguatezza ed ammissibilità della procura speciale. D5. Si chiede di conoscere i dettagli del sistema informativo Soris e quali sono i futuri sviluppi la cui compatibilità l Aggiudicatario dovrà garantire. R5. I riferimenti sono relativi alle eventuali evoluzioni derivanti da inerenti ad esempio sui tracciati, alle modalità di comunicazione,, che si dovessero rendere necessari ai fini di migliorare il servizio, pertanto pur essendo prevedibili delle implementazioni, queste non sono note a priori. D6. Si chiede conferma che la casella postale a cui si fa riferimento all art. 6 del Capitolato può essere ubicata presso i locali dell Aggiudicatario. R6. Si conferma. D7. Si chiede gentile conferma che è ammesso il subappalto della struttura alternativa per la stampa ed imbustamento, come indicata all art. 3.1.16 del Disciplinare. R7. Si, la disponibilità deve essere esistente alla firma del contratto. 1

D8. Si chiede gentile conferma che i servizi oggetto di gara, ad esclusione del punto di giacenza, devono svolgersi dal lunedì al venerdì feriali sabato escluso. R8. Si conferma. D9. Si chiede gentile conferma che lo SLA di tre giorni lavorativi per il recapito decorre dal giorno successivo all accettazione della corrispondenza. R9. Si conferma. D10. Si chiede gentile conferma che il Referente unico del servizio, ai sensi dell art. 13 del Capitolato, dovrà essere indicato non in questa fase, ma solo dopo l aggiudicazione della gara. R10. Si conferma. D11. Si chiede gentile conferma che la cauzione provvisoria non deve essere autenticata. R11. La cauzione provvisoria può essere un atto di fideiussione da apposito ente autorizzato ai sensi dell art. 75 comma 3 del D.Lgs. 163/2006, oppure un bonifico in contanti sul conto indicato ed intestato alla Soris. D12. Si chiede gentile conferma che le penali di cui all art. 20 del Capitolato saranno applicate solo in caso di violazioni gravi e reiterate. R12. No, si tratta sempre di eventi critici e da ritenersi gravi come ampliamente descritto nell articolo stesso. D13. Si chiede gentile conferma che, agli articoli 3.5 e 4 del Capitolato speciale, laddove si parla di Aree metropolitane si intende esclusivamente Torino città. R13. No, ovviamente i recapiti riguardano maggiormente l area metropolitana torinese, ma non solo quella. D14. Si chiede gentile conferma che può essere subappaltato qualsiasi servizio oggetto di gara nei limiti percentuali della normativa vigente. R14. Si, nei limiti della normativa vigente. D15. Si chiede gentile conferma che l indicazione e la descrizione del sito di back up NON dovrà essere espressa in questa fase ma solo dopo l aggiudicazione della gara. R15. Si, ma prima della firma del contratto. D16. Relativamente al Capitolato Speciale, art. 5 modello E) si richiede di poter prendere visione di un campione fisico della busta utilizzata. R16. Si, è possibile venire a visionare e/o ritirare un campione, previo appuntamento. D17. Relativamente al Capitolato Speciale, art. 4 ultimo capoverso riguardante le caratteristiche delle comunicazioni da consegnare agli Ufficiali Giudiziari, si chiede di specificare se sia indispensabile la dotazione di carta copiativa o se, invece, la relata di notifica possa essere stampata insieme alla busta. Nel primo caso, si richiede di poter prendere visione di un campione di relata di notifica e di come questa debba essere confezionata con la busta. R17. È riferito nuovamente al modello E: vedi risposta precedente. D18. Relativamente al disciplinare di Gara, art. 8.1 Offerta tecnica, laddove vengono esplicitate le definizioni e si specifica che le sedi per il ritiro delle raccomandate non consegnate devono avere un apertura minima di 6 giorni settimanali per almeno 6 ore 2

giornaliere, si chiede di poter andare in parziale deroga all orario di apertura del sabato, portandolo a 4 ore. R18. Non è possibile modificare le condizioni poste alla selezione pubblica oggetto della procedura. Risposte Protocollo numero 317/2013 D1. Il prezzo per il recapito notifiche è oggetto di gara e concorre a determinare l importo complessivo dell appalto? R1. Nel capitolato speciale la tabella A di pag. 10 individua nel modello E quello che prevede la consegna del materiale stampato ed imbustato al tribunale della corte d appello di Torino, uffici degli Ufficiali Giudiziari. D2. Capitolato speciale art. 2 pag. 5 : le prove di stampa cartacee sono richieste per ogni lotto o solamente all avvio di una nuova lavorazione? R2. Dal capitolato speciale art. 2: Per ogni lotto... presentazione dei campioni cartacei relativi, a cui Soris Spa fornirà autorizzazione alla stampa di ogni singolo lotto. D3. Capitolato speciale art. 7 (i) : in quale modalità l aggiudicatario riceverà l ordine da parte di Soris? Si tratta di ordini cartacei o di un processo automatizzato? Il riferimento dell ordine dovrà essere riportato in fattura? E possibile avere un campione di come è composto un ordine emesso da Soris? R3. Rispettando le regole generali del capitolato speciale art. 2.1 punti da A ad E e secondo la premessa dell art.7: Il servizio dovrà essere fornito attraverso l attivazione di un processo adeguato a svolgere in modo ottimale tutte le diverse fasi di realizzazione, garantendone le relative attività di tracciatura e riscontro nel pieno rispetto delle norme legislative e regolamentari vigenti. Le specifiche del processo andranno condivise, come i mezzi di realizzazione quali i servizi di mail di entrambe le parti, lo scambio dati in apposita area FTP (art 7.2, 7.4, 7.5...),... D4. Capitolato speciale art. 5 modello B: è possibile proporre delle migliorie in produzione (formato)? R4. Soris spa sarà sempre particolarmente attenta a valutare future migliorie, alla luce di quanto dichiarato nelle regole generali del capitolato speciale art. 2.1 punti A e D, nel rispetto della richiesta e della qualità del servizio fornito, nonchè dei principi di offerta ed aggiudicazione effettuata. D5. Capitolato speciale art. 5 modello H: è possibile avere un campione delle buste per notifica? R5. Si veda quanto messo a disposizione nella cartella dei PDF denominata HL1 e il relativo documento di descrizione denominato SA_S7... delle poste italiane. D6. Capitolato speciale art. 7 (i) è possibile avere maggiori dettagli relativamente agli SLA di stampa? D6. L intero art. 7 descrive le attività e le relative tempistiche richieste, dopo di che intervengono le penali descritte nell art. 20, si veda in particolare il riferimento nel 20.1 punto f per i tempi di messa sul territorio del materiale stampato. 3

D7. Disciplinare di gara art. 3.1.17: quando si parla di 1.800.000 pagine complessive, stampate in f/r a colori ed imbustate, si intendono 1.800.000 facciate ossia 900.000 fogli? R7. La dicitura 1.800.000 pagine complessive, stampate fronte e retro a colori ed imbustate indica 1.800.000 fogli di carta. D8. in relazione alla gara in oggetto, si chiede di conoscere la percentuale di corrispondenza diretta su Torino città. R8. Si vedano le percentuali indicate nel disciplinare di gara a pag. 31 e nel capitolato speciale a pag. 8. Risposte Protocollo numero 320/2013 D1 Ogni qualvolta ci sia richiesta una attività, dovremo restituire alla stazione appaltante sia un pdf di prova che una campionatura cartacea? Questo allungherà, causa trasporti e relativa accettazione della qualità di stampa, i tempi di produzione. R1 Dal capitolato speciale art. 2: Per ogni lotto... presentazione dei campioni cartacei relativi, a cui Soris Spa fornirà autorizzazione alla stampa di ogni singolo lotto. I PDF non sono di prova, ma devono corrispondere esattamente al materiale stampato e con le caratteristiche richieste. D2 La sede operativa in Torino che servizi deve garantire? R2 Nel disciplinare si vedano l articolo 3.1.2 e l articolo 8.1 D3 Per quanto riguarda il requisito 3.1.18 si chiede il perchè debbano essere recapitati 400.000 documenti sui 1.600.000 circa in soli 3 giorni. Questo significa dover recapitare 133.333 documenti ogni giorno. Il recapito dei suddetti documenti, divisi per 500 (recapito medio giornaliero a uomo) necessita di 266 persone. Pertanto, questo numero di personale sembra essere un elemento troppo restrittivo. Chiedo una vostra conferma. R3 Trattandosi di documenti che vanno consegnati a tappeto a tutte le famiglie residenti nella città di Torino, viene richiesta una efficienza organizzativa e gestionale tale da permettere, entro i 4 giorni a disposizione, la distribuzione della quota di corrispondenza da postalizzare nelle aree più densamente popolate. Questo pertanto non rende confrontabile il numero medio di postalizzazione ordinaria da Voi citato. Nel punto 3.1.17 non si parla di 1.800.000 documenti ma di 1.800.000 pagine, che compongono i documenti da inviare a tutte le famiglie. Risposte Protocollo numero 321/2013 D1 Quale è la periodicità di invio e quanti sono gli invii per ogni modello di documento? R1 Non esiste una periodicità ricorrente ed omogenea esclusiva della tipologia di modello. Ogni modello può contenere tipologie di documenti diversi tra loro con periodicità di invio specifiche. Possono esserci lotti con frequenza annuale/semestrale, o altri lotti della stessa tipologia di modello ma con frequenza diversa. Laddove possibile verranno fatti dei piani di previsione annuale. Data la natura tributaria e/o sanzionatoria dei documenti da inviare, si evidenzia come questi debbano 4

adeguarsi alle variazioni normative emesse a livello nazionale, nonchè alle esigenze di natura locale della Città di Torino. D2 Il capitolato all'art. 7 specifica che per ogni prestazione sarà formulato dalla committente un ordine di stampa a seguito del quale l'aggiudicataria, entro 3 giorni, dovrà predisporre la pianificazione di tutte le attività. L'ordine di stampa, oltre alle caratteristiche della lavorazione, contiene la data di invio dei flussi, il termine per la restituzione del flusso dati e la data richiesta di spedizione postale o consegna agli Uffici Giudiziari. Quali sono gli intervalli di tempi minimi tra le tre date indicate nell'ordine di stampa? R2 Nella situazione di regime con i modelli definiti, dalla data di fornitura dei flussi di stampa alla data di ricezione dei flussi PDF indicativamente possono passare mediamente 3 giorni. Tuttavia possono esistere situazioni di non criticità a cui corrispondono tempi più ampi, parimenti possono esistere situazioni di elevata criticità temporale tali per cui i tempi si devono ridurre, normalmente si tratta di lotti non particolarmente grandi (15.000-20.000 documenti). D3 Al punto 7.10 del capitolato si specifica: "Per le attività di cui sopra è imposto nell'so 80% dei casi un rilascio entro 30 giorni lavorativi, nel successivo 15% dei casi entro 45 giorni lavorativi e nel restante 5% dei casi non oltre 60 giorni lavorativi." Quale è la data da cui decorrono i tempi indicati? R3 Le spedizioni che prevedono la lavorazione del punto 7.10 hanno come riferimento la data di consegna (positiva o negativa) del documento. Nei casi di giacenza la data è quella di scadenza della compiuta giacenza o quella del ritiro. D4 La campionatura cartacea finalizzata all'avvallo a procedere, punto 7.6 del capitolato, è richiesta per ogni singolo invio oppure solamente alla prima produzione di un modello e in caso di modifiche al modello stesso? R4 Dal capitolato speciale art. 2: Per ogni lotto... presentazione dei campioni cartacei relativi, a cui Soris Spa fornirà autorizzazione alla stampa di ogni singolo lotto. SORIS S.p.A. Il Responsabile del procedimento Dott. Alessandro Tatini 5