REGOLAMENTO GENERALE PER LA PARTECIPAZIONE DELLE IMPRESE ALLE FIERE Art. 1 Finalita generali La Camera interviene finanziariamente per favorire la partecipazione di aziende di Roma e provincia a manifestazioni fieristiche che si svolgono in Italia o all estero al fine di favorire la commercializzazione e di promuovere la presenza e la visibilità delle imprese e delle produzioni locali sul mercato sia nazionale che internazionale. La Camera fissa in sede di bilancio preventivo o di variazione di bilancio per ciascuna Fiera sulla base delle proprie scelte di politica generale e delle esigenze di bilancio, gli stanziamenti per le singole manifestazioni. L'intervento camerale deve essere realizzato con modalità che consentano la partecipazione del maggior numero di imprese interessate aventi i requisiti richiesti per il tipo di manifestazione. Art. 2 Pubblicizzazione delle iniziative Le manifestazioni fieristiche alle quali la Camera partecipa sono pubblicizzate tramite: il sito internet della Camera www.rm.camcom.it; le inserzioni su quotidiani; la rivista Roma Crea Notizie edita da Promoroma; la distribuzione di appositi opuscoli informativi presso tutte le sedi camerali; i comunicati stampa; le Associazioni di Categoria. Art. 3 Requisiti per l ammissione Alla data di presentazione della domanda le imprese richiedenti devono: avere sede legale, amministrativa, operativa e/o almeno una unità locale nel territorio di Roma o provincia; avere denunciato l attività esercitata dall impresa presso il Registro delle Imprese della Camera di Commercio I.A.A di Roma.; essere in regola con il pagamento del diritto annuale camerale; non trovarsi in stato di liquidazione o scioglimento e non essere sottoposte a procedure concorsuali. Sono altresì ammessi a partecipare i Consorzi fra imprese, purchè in possesso dei requisiti, sopraindicati, richiesti per l ammissione. Nell ambito di ciascuna iniziativa la Camera si riserva la facoltà di selezionare, di comune accordo con gli Enti organizzatori, i settori ammessi, la tipologia di prodotti ammissibili, le caratteristiche tecniche Ai fini dell ammissione l impresa non potrà in ogni caso superare la soglia prevista dal regime de minimis in tema di aiuti di stato e contributi concessi in regime De Minimis. 1
Art. 4 Presentazione delle domande La richiesta di partecipazione all iniziativa deve essere inviata esclusivamente mediante l utilizzo del modulo di domanda, scaricabile dal sito www.rm.camcom.it, compilato in ogni sua parte e sottoscritto dal legale rappresentante dell azienda. Il modulo di domanda deve essere inviato a mezzo fax o tramite e-mail entro e non oltre i termini indicati per ogni singola iniziativa, riportati sul modulo stesso. Per quanto riguarda la data di arrivo farà fede la data e l orario di trasmissione risultante dal fax ricevente o dalla e-mail ricevente. I dati inseriti nel modulo di domanda saranno utilizzati ai fini dell inserimento nei cataloghi ufficiali della fiera o in eventuali pubblicazioni (opuscoli, comunicati stampa, etc.). Art. 5 Riserva degli spazi disponibili Si riserva il 20% degli spazi disponibili per ogni manifestazione alle aziende, che risultano iscritte al Registro delle Imprese della Camera di Commercio di Roma, da non più di 36 mesi alla data di scadenza della presentazione delle domande. Art. 6 Formazione della graduatoria Qualora il numero delle imprese richiedenti sia superiore al numero degli spazi disponibili verrà formata una graduatoria sulla base del numero delle precedenti partecipazioni alle manifestazioni oggetto del presente Regolamento, privilegiando le imprese che negli ultimi 3 anni hanno il minor numero di partecipazioni e a parità del numero di partecipazioni verrà tenuto conto dell ordine cronologico di arrivo delle domande di partecipazione. Le richieste di partecipazione eccedenti la suddetta graduatoria o pervenute oltre i termini indicati nel modulo di domanda andranno a costituire una lista di attesa da cui attingere in caso di disponibilità di posti, sulla base degli stessi criteri sopra riportati. Art. 7 Ammissione all iniziativa Qualora nel corso della fase istruttoria la Camera ravvisi motivi che ostano all accoglimento della domanda, quali il mancato pagamento del diritto annuale o la mancata dichiarazione di attività, inviterà l impresa a regolarizzarsi e ad inviare, con le stesse modalità di cui all art. 4, la documentazione dell avvenuta regolarizzazione entro un termine stabilito. Trascorso tale termine senza che sia pervenuta all Ufficio la documentazione richiesta, l impresa non potrà essere ammessa all iniziativa. La Camera controlla, altresì, presso l Ente organizzatore della manifestazione che le aziende non abbiano già un proprio stand al di fuori degli spazi camerali; in tal caso, l azienda non può essere ammessa né ha diritto a richiedere alla Camera alcun contributo, rimborso o agevolazione per le spese sostenute per l acquisto dello stand. La comunicazione di ammissione o di esclusione dall iniziativa è data dalla Camera a mezzo di nota scritta via fax o mediante raccomandata A/R; limitatamente ai casi di comunicazione di ammissione la Camera indicherà, contestualmente, i tempi ed i modi di versamento della quota di partecipazione di cui al successivo art. 8 del presente Regolamento. 2
Art. 8 Costi a carico della Camera di Commercio Sono a carico della Camera di Commercio di Roma le spese relative a: acquisto dell area espositiva con allestimento base; eventuali attività di promozione collegate all evento. Art. 9 Costi a carico delle aziende partecipanti Sono a carico dell impresa partecipante i seguenti costi: spese di viaggio, vitto e alloggio del proprio rappresentante; spese relative al trasporto a/r del campionario da esporre in fiera; fanno eccezione le manifestazioni relative al settore agroa-alimentare che si svolgono al di fuori del territorio provinciale, per le quali la Camera provvede al pagamento dei costi di trasporto (solo andata) fino ad un massimale prestabilito. quota di partecipazione, di 300,00 per fiere in Italia e di 500,00 per le fiere all estero, deve essere versata tramite bonifico bancario nei tempi e nei modi indicati nella comunicazione di ammissione all iniziativa, pena l esclusione. per tutte le altre iniziative organizzate dalla Camera e non rientranti nella tipologia di iniziative fieristiche, l impresa è tenuta al pagamento della quota di partecipazione pari ad 100,00, per le iniziative in Italia e ad 160,00, per le iniziative all estero. Le modalità di partecipazione e le attrezzature messe a disposizione dalla Camera vengono definite di volta in volta nei disciplinari predisposti per ciascuna iniziativa e approvati con determinazione del dirigente competente. (comma introdotto dal Decreto Presidenziale n. 23 del 25/5/2009) Tale quota è definita a forfait e non è riferibile a singole prestazioni. Art. 10 Assegnazione dello spazio espositivo Lo spazio assegnato viene fornito secondo quanto indicato nella comunicazione di ammissione della Camera. L assegnazione delle aree e degli stand viene decisa dalla Camera tenuto conto delle esigenze organizzative, funzionali, tecniche e progettuali dell iniziativa. La Camera si riserva la facoltà di modificare, ridurre o cambiare in qualsiasi momento l ubicazione e/o le dimensioni dell area assegnata, qualora le esigenze e/o le circostanze lo richiedessero senza diritto alcuno da parte dell espositore ad indennità o risarcimenti. Art. 11 Divieti e obblighi per le aziende partecipanti E tassativamente vietata la cessione anche gratuita e/o parziale degli stand e la loro utilizzazione in qualsivoglia modo da parte di terzi. L impresa partecipante deve essere presente nello spazio espositivo con un proprio rappresentante durante gli orari di apertura della manifestazione. E obbligatorio il rispetto dell orario stabilito dagli Enti organizzatori per ogni manifestazione per il periodo di montaggio e smontaggio; l eventuale penale per il mancato rispetto di quanto sopra sarà addebitata all impresa. L impresa partecipante deve riconsegnare, a conclusione dell iniziativa, l area assegnata, gli 3
arredi e le dotazioni nelle stesse condizioni in cui sono stati consegnati, rimanendo a carico degli espositori gli eventuali danni causati agli stessi. Art. 12 Sistemazione e presentazione campionario Per le fiere del settore agro-alimentare, le imprese partecipanti sono tenute ad esporre nello stand esclusivamente prodotti inerenti al territorio della provincia di Roma e provenienti da stabilimenti di produzione siti nel territorio provinciale stesso. La Camera si riserva la facoltà di far ritirare dalla manifestazione quei prodotti che non siano in tema con l iniziativa, con i regolamenti della Fiera e/o con le leggi del Paese ospitante o con quanto indicato al comma 1 del presente articolo. Art. 13 Rinunce L azienda selezionata che non fosse più in grado di partecipare all iniziativa, deve inoltrarne comunicazione scritta a mezzo fax, indicando i motivi della mancata partecipazione. Salvo diversa regolamentazione prevista espressamente da circolari informative della Camera, la rinuncia a partecipare, se notificata entro 30 giorni dalla data di inizio della manifestazione, dà diritto alla restituzione della quota di partecipazione. In caso di rinuncia comunicata oltre tale termine, la somma sarà trattenuta dalla Camera. La Camera valuterà, in caso di rinunce, la possibilità di assegnare lo spazio espositivo ad altra impresa, attingendo all eventuale lista di attesa creata sempre in base ai criteri di rotazione previsti all art. 5. Art.14 Cancellazione delle iniziative Qualora le circostanze lo richiedessero, la Camera si riserva il diritto, in qualsiasi momento, di rinviare o annullare la propria partecipazione alla fiera senza diritto alcuno da parte delle aziende ad indennità o risarcimento. In tal caso, sarà immediatamente restituita alle imprese la quota di partecipazione. Art. 15 Esonero di responsabilità della Camera di Commercio La Camera è esonerata da qualsiasi responsabilità derivante da furto e/o danni a persone o cose durante le manifestazioni fieristiche, compreso il periodo di allestimento e di smontaggio. La Camera non risponde, inoltre, di eventuali danni causati dai rappresentanti delle imprese e/o da personale tecnico all uopo incaricato durante la movimentazione, disposta dalla Camera stessa, di opere e oggetti di proprietà dell espositore, ove eccezionalmente ciò si rendesse necessario. Art. 16 Regime de minimis La partecipazione delle imprese alle manifestazioni oggetto del presente Regolamento è da considerarsi aiuto di stato in regime de minimis come previsto dal Regolamento CE n. 1998/2006 della Commissione Europea, pubblicato in G.U.C.E L379 del 28/12/2006, e dal Regolamento CE n. 1860/2004, pubblicato in G.U.C.E. L325 del 28/10/2004. Art.17 4
Rispetto del Regolamento Con la sottoscrizione della domanda di partecipazione, l azienda ammessa si impegna a rispettare senza riserve e condizioni, tutte le disposizioni contenute nel presente Regolamento Generale. Art. 18 Risoluzione delle controversie Le parti si impegnano a sottoporre tutte le controversie derivanti dal presente Regolamento al tentativo di conciliazione previsto dal Servizio di Conciliazione della Camera Arbitrale di Roma. In ogni caso le parti saranno libere di adire l Autorità Giudiziaria Ordinaria. Art. 19 Tutela della privacy Ai sensi del D.L.vo 196/2003, i Trattamenti dei Dati Personali eseguiti dalla Camera sono effettuati in base a precise normative di legge, in accordo con i relativi regolamenti ed in particolare con il Regolamento per il trattamento dei dati personali comuni, sensibili e giudiziari, approvato con delibera della Giunta camerale n. 22 del 14.02.2006. Le finalità e le modalità dei trattamenti rispettano quanto indicato dalla normativa sopra richiamata e vengono effettuati nel rispetto delle norme di sicurezza di cui al Documento Programmatico sulla Sicurezza vigente al momento in cui si svolge l iniziativa. Titolare dei Trattamenti è la Camera di Commercio I.A.A. di Roma con sede in Via de Burrò 147 00186 Roma; Responsabile dei trattamenti eseguiti nella materia disciplinata dal presente Regolamento è il Dirigente pro-tempore dell Area III Promozione e Sviluppo. L interessato ha diritto ad ottenere, in merito ai dati personali che lo riguardano, informazioni ed eventualmente opporsi al Trattamento, in accordo con quanto previsto dalla normativa vigente. Per maggiori informazioni relative alle finalità e modalità dei trattamenti, nonché l eventuale esercizio dei diritti previsti dalla normativa vigente in materia di Protezione dei Dati personali, gli interessati possono inoltrare richiesta scritta al Responsabile. 5