Ordinanza sul sistema di informazione Ordipro del Dipartimento federale degli affari esteri (Ordinanza Ordipro) 235.21 del 7 giugno 2004 (Stato 22 giugno 2004) Il Consiglio federale svizzero, visto l articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000 1 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento degli affari esteri, ordina: Sezione 1: Disposizioni generali Art. 1 Oggetto 1 La presente ordinanza disciplina il funzionamento del sistema di informazione Ordipro (Ordipro) del Dipartimento federale degli affari esteri (Dipartimento). 2 Ordipro serve al trattamento dei dati: a. dei membri delle rappresentanze diplomatiche e consolari in Svizzera e delle persone autorizzate ad accompagnarli in Svizzera; b. dei membri delle missioni permanenti presso le organizzazioni internazionali in Svizzera; c. dei membri delle delegazioni permanenti di organizzazioni internazionali presso le organizzazioni internazionali in Svizzera; d. dei membri delle rappresentanze permanenti presso la Conferenza sul disarmo in Svizzera; e. dei membri degli uffici di osservatori e delle organizzazioni loro equiparate in Svizzera; f. dei membri delle missioni speciali in Svizzera; g. delle persone che lavorano per le organizzazioni internazionali in Svizzera; e h. delle persone autorizzate ad accompagnare in Svizzera le persone di cui alle lettere b g. RU 2004 2951 1 RS 235.2 1
235.21 Protezione dei dati Art. 2 Scopo e contenuto del sistema di informazione 1 Ordipro serve ad adempiere i compiti dell ente responsabile del servizio del protocollo presso il Dipartimento (Protocollo) e della Missione permanente della Svizzera presso l Ufficio delle Nazioni Unite e presso le altre organizzazioni internazionali a Ginevra (Missione) conformemente alla Convenzione di Vienna del 18 aprile 1961 2 sulle relazioni diplomatiche, alla Convenzione di Vienna del 24 aprile 1963 3 sulle relazioni consolari e agli accordi di sede ai sensi dell allegato 1. Segnatamente, serve: a. come base per il disbrigo amministrativo dell accreditamento e del soggiorno delle persone registrate, b. al rilascio e alla gestione delle diverse categorie di carte di legittimazione. 2 Comprende le collezioni di dati del Protocollo e della Missione. 3 Il DFAE è autorizzato ad aggiornare l allegato 1. Sezione 2: Dati e loro trattamento Art. 3 Dati In Ordipro la Missione ed il Protocollo trattano i seguenti dati personali: a. cognome; b. nome; c. data di nascita; d. indirizzo privato e numero di telefono; e. sesso; f. stato civile; g. nazionalità; h. titolo e funzione; i. datore di lavoro (rappresentanza, organizzazione internazionale, eventuale ulteriore datore di lavoro); j. professione; k. passaporto (tipo, validità, numero); l. successore di (nome della persona sostituita); m. data di arrivo e di partenza; n. data di entrata in servizio; o. tipo di permesso di lavoro in Svizzera; 2 RS 0.191.01 3 RS 0.191.02 2
Sistema d'informazione Ordipro del DFAE 235.21 p. dati della carta di legittimazione; q. targa e attribuzione; r. dati fotografici; s. rapporti di parentela degli accompagnatori autorizzati con le persone di riferimento; t. debiti; u. controversie, procedure penali, civili e amministrative. Art. 4 Trattamento dei dati personali 1 I dati delle persone di cui all articolo 1 capoverso 2 lettera a sono raccolti e trattati dal Protocollo, quelli delle persone di cui all articolo 1 capoverso 2 lettere da b ad h dalla Missione. 2 Per adempiere i compiti legali, gli enti dell Amministrazione federale delle dogane elaborano in Ordipro dati sulle persone di cui all articolo 1 capoverso 2. Per quel che riguarda questo trattamento di dati, essi sono responsabili del rispetto delle disposizioni legali sulla protezione dei dati. Art. 5 Accesso ai dati 1 In genere sono autorizzati ad accedere ai dati: a. la Direzione politica; b. la Direzione del diritto internazionale pubblico; c. i posti guardie di confine per il controllo delle persone alla frontiera; d. le organizzazioni internazionali in Svizzera, ai dati concernenti le persone che impiegano ed i loro accompagnatori. 2 Sono autorizzati ad accedere ai dati esclusivamente per chiarimenti sull identità delle persone: a. la polizia degli stranieri cantonale e comunale; b. gli uffici di polizia designati dai Cantoni e dai Comuni; c. l Ufficio federale di polizia (fedpol); d. l Ufficio federale dell immigrazione, dell integrazione e dell emigrazione (IMES); e. l Amministrazione federale delle dogane (AFD); f. la cassa cantonale di compensazione di Ginevra. 3 Gli uffici cantonali per i controlli ai veicoli e la circolazione stradale sono autorizzati ad accedere ai dati esclusivamente per il controllo dei veicoli e per chiarimenti sull identità dei conducenti. 4 L entità dell accesso degli enti autorizzati è definita nell allegato 2. 3
235.21 Protezione dei dati Art. 6 Concessione dell autorizzazione individuale di accesso La direzione progettuale Ordipro accorda ai collaboratori degli organi autorizzati ad accedere ai dati l autorizzazione individuale di accesso. Controlla ogni anno se continuano a sussistere i presupposti per le autorizzazioni di accesso ad Ordipro di cui all allegato 2. Art. 7 Comunicazione dei dati ad intervalli regolari I dati sono comunicati ad intervalli regolari agli enti ed agli istituti privati elencati qui di seguito per lo svolgimento dei compiti affidati loro per legge: a. all Ufficio federale dei rifugiati; b. alle autorità fiscali federali, cantonali e comunali; c. all Ufficio federale delle assicurazioni sociali; d. all Ufficio federale della sanità pubblica; e. a coloro che forniscono prestazioni esenti da rimborso, imposta sul valore aggiunto e tasse doganali ai sensi degli accordi di sede di cui all allegato 1 a persone di cui all articolo 1 capoverso 2, per controllarne l autorizzazione; f. agli uffici di statistica della Confederazione, dei Cantoni e dei Comuni in forma anonimizzata; g. alle autorità per la tassa d esenzione dall obbligo militare della Confederazione e dei Cantoni, esclusivamente per quel che riguarda i cittadini svizzeri tra i 20 ed i 30 anni. Art. 8 Comunicazione dei dati a persone Alle persone giuridiche o fisiche che dimostrano un esigenza particolare possono essere comunicati i dati di cui all articolo 3 lettere a i, m q ed s. Art. 9 Comunicazione dei dati nel quadro dell assistenza amministrativa 1 I dati personali di Ordipro sono messi a disposizione degli enti che ne hanno bisogno per svolgere le mansioni affidate loro per legge. I dati sono comunicati dal Protocollo o dalla Missione, a seconda della competenza. 2 Il Protocollo o la Missione possono anche distribuire elenchi se l ente richiedente ne ha bisogno per svolgere le mansioni affidategli per legge e se il trattamento dei dati personali concorda con lo scopo del trattamento ai sensi della legge. 4
Sistema d'informazione Ordipro del DFAE 235.21 Sezione 3: Protezione e sicurezza dei dati Art. 10 Diritto di ricevere informazioni 1 Ogni persona può, per scritto e documentando la propria identità, chiedere ai servizi competenti di cui all articolo 4 informazioni sui dati raccolti che la concernono. 2 Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite. 3 Ai sensi dell articolo 9 della legge federale del 19 giugno 1992 4 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite. Art. 11 Diritto di rettifica Ogni persona può chiedere che i dati errati sulla propria persona siano rettificati. Art. 12 Obbligo di scrupolosità 1 I servizi competenti ai sensi dell articolo 4 provvedono affinché nel settore di cui sono responsabili i dati personali siano elaborati a norma di legge. 2 Si accertano che i dati personali che inseriscono in Ordipro o che rendono pubblici sono esatti, completi e aggiornati. Art. 13 Sicurezza dei dati 1 I servizi competenti ai sensi dell articolo 4 emanano un regolamento sul trattamento dei dati che disciplina le misure di organizzazione e sicurezza e il controllo del trattamento dei dati. 2 Nei settori di loro competenza prendono adeguate misure organizzative e tecniche conformemente alle disposizioni relative al diritto sulla protezione dei dati,. 3 Ogni trattamento di dati deve essere protetto con profili personali degli utenti e con parole di identificazione. Art. 14 Registrazione degli accessi Ogni accesso a Ordipro è registrato. Le registrazioni sono conservate per tre anni. Art. 15 Vigilanza e coordinamento 1 Il Protocollo e la Missione esercitano la vigilanza sul trattamento dei dati personali in Ordipro ai sensi della presente ordinanza e delle istruzioni che ne discendono. 2 Coordinano le proprie attività con le altre autorità che partecipano ad Ordipro ai sensi dell articolo 5. 3 Esercitano la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati. 4 RS 235.1 5
235.21 Protezione dei dati 4 Vigilanza il produttore delle carte di legittimazione per quel che riguarda il rispetto delle norme di protezione dei dati e la cancellazione elettronica tempestiva dei dati sulle persone in questione. Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati Art. 16 Periodo di conservazione 1 Ricevuto l annuncio della partenza di una persona, i dati personali trattati dal Protocollo e dalla Missione sono corredati dell indicazione «partito». 2 Dopo un anno i dati personali corredati dell indicazione «partito» sono disponibili solo per il Protocollo e la Missione. 3 Dopo cinque anni i dati personali corredati dell indicazione «partito» sono distrutti, sempre che non vi siano ancora pendenze ai sensi dell articolo 3 lettere t ed u. 4 Il produttore delle carte di legittimazione distrugge tutti i dati memorizzati al massimo entro dieci giorni a partire dal momento in cui li ha ricevuti. Art. 17 Obbligo di proporre i dati all Archivio federale Prima di distruggerli, il Protocollo e la Missione propongono i dati personali che hanno trattato all Archivio federale. Sezione 5: Entrata in vigore Art. 18 La presente ordinanza entra in vigore il 1 luglio 2004. 6
Sistema d'informazione Ordipro del DFAE 235.21 Allegato 1 (art. 2 cpv. 1) Accordi di sede Accordo su i privilegi e le immunità dell Organizzazione delle Nazioni Unite conchiuso l 11 giugno/1 luglio 1946 tra il Consiglio federale svizzero e il Segretario generale dell Organizzazione delle Nazioni Unite (RS 0.192.120.1); Accordo del 17 novembre 1997 tra il Consiglio federale svizzero e gli Stati Parte della Convenzione relativa alla conciliazione e all arbitrato nel quadro dell Organizzazione per la sicurezza e la cooperazione in Europa (OSCE) al fine di determinare lo statuto giuridico in Svizzera della Corte di conciliazione e d arbitrato nel quadro dell OSCE (RS 0.192.120.193.1); Accordo del 10 marzo 1955 tra il Consiglio federale svizzero e l Organizzazione meteorologica mondiale per determinare lo statuto di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.242); Scambio di lettere del 5 febbraio/22 aprile 1948 concernente lo statuto giuridico in Svizzera dell Unione postale universale (RS 0.192.120.278.3); Accordo del 22 luglio 1971 tra il Consiglio federale svizzero e l Unione internazionale delle telecomunicazioni per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.278.41); Accordo del 21 agosto 1948 tra il Consiglio federale svizzero e l Organizzazione mondiale della sanità per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.281); Accordo dell 11 marzo 1946 tra il Consiglio federale svizzero e l Organizzazione internazionale del lavoro per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.282); Accordo del 28 settembre 1971 tra il Consiglio federale svizzero e l Unione interparlamentare per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.121.71); Accordo del 9 dicembre 1970 tra il Consiglio federale svizzero e l Organizzazione mondiale della proprietà intellettuale per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.23); Accordo del 17 novembre 1983 tra il Consiglio federale svizzero e l Unione internazionale per la protezione delle novità vegetali per determinare lo statuto giuridico in Svizzera (RS 0.192.122.25); Accordo del 15 novembre 1946 concernente lo statuto giuridico in Svizzera dell Ufficio internazionale di educazione (con Proc. verb.) (RS 0.192.122.41); Accordo dell 11 giugno 1955 tra il Consiglio federale svizzero e l Organizzazione europea per le ricerche nucleari per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.42); 7
235.21 Protezione dei dati Accordo del 19 marzo 1993 tra il Consiglio federale svizzero e il Comitato internazionale della Croce Rossa per determinare lo Statuto giuridico del Comitato in Svizzera (RS 0.192.122.50); Accordo del 29 novembre 1996 tra il Consiglio federale svizzero e la Federazione internazionale delle Società della Croce Rossa e della Mezzaluna Rossa per determinare lo statuto giuridico della Federazione internazionale in Svizzera (RS 0.192.122.51); Accordo del 10 marzo 1976 tra il Consiglio federale svizzero e l Organizzazione internazionale della Protezione Civile per determinare lo Statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.52); Accordo del 2 giugno 1995 tra la Confederazione Svizzera e l Organizzazione mondiale del commercio per determinare lo statuto giuridico dell Organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.632); Accordo del 10 agosto 1961 tra il Consiglio federale svizzero e l Associazione europea di libero scambio per determinare lo statuto giuridico di questa Associazione in Svizzera (RS 0.192.122.632.3); Accordo del 18 maggio 1987 tra il Consiglio federale svizzero e l Ufficio internazionale dei tessili e dell abbigliamento per determinare lo statuto giuridico in Svizzera (RS 0.192.122.632.5); Accordo del 10 febbraio 1988 tra il Consiglio federale svizzero e l Organizzazione intergovernativa per i trasporti internazionali per ferrovia (OTIF) per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.742); Accordo del 9 dicembre 1976 tra il Consiglio federale svizzero e l Associazione dei Paesi Esportatori di Minerali di Ferro per determinare lo statuto giuridico di questa associazione in Svizzera (RS 0.192.122.931); Scambio di lettere del 7 aprile/3 maggio 1954 concernente lo statuto giuridico in Svizzera del Comitato intergovernativo per le migrazioni europee (RS 0.192.122.935); Accordo del 10 febbraio 1987 tra il Consiglio federale svizzero e la Banca dei Regolamenti Internazionali al fine di determinare lo status giuridico della Banca in Svizzera (RS 0.192.122.971.3); Accordo del 20 marzo 1997 fra il Consiglio federale svizzero e il Centro Sud inteso a determinare lo statuto giuridico del Centro in Svizzera (RS 0.192.122.972.11). 8
Sistema d'informazione Ordipro del DFAE 235.21 Allegato 2 5 (art. 5 cpv. 4) Matrice di accesso 5 Il testo dell all. 2 non è pubblicato né nella RU né nella RS. Se ne possono ordinare estratti alla Missione permanente della Svizzera presso l Ufficio delle Nazioni Unite e presso le altre organizzazioni internazionali a Ginevra, casella postale 194, 1211 Ginevra 20. 9
235.21 Protezione dei dati 10