Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale

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1 Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale Pubblica Amministrazione Nota operativa di approfondimento Ultimo aggiornamento: 23/07/2018

2 SOMMARIO 1. PREMESSA PROCEDURA PER ALLEGARE I DOCUMENTI FIRMATI DOCUMENTI GENERATI AUTOMATICAMENTE DAL SISTEMA DOCUMENTI DI PARTECIPAZIONE CREATI DAGLI UTENTI (IMPRESE) IL CONTROLLO DI VALIDITÀ DELLA FIRMA DIGITALE... 6 ESITO POSITIVO... 7 ESITO NEGATIVO... 7 DA VERIFICARE... 8 Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 2

3 1. Premessa Per assicurare un corretto utilizzo della piattaforma e portare a termine correttamente le procedure di abilitazione, di acquisto e/o di negoziazione, in questa guida sono fornite indicazioni su come effettuare l upload della documentazione firmata digitalmente a sistema. Inoltre, la piattaforma di e-procurement si avvale di un servizio di verifica della validità della firma digitale apposta sui documenti inviati dai concorrenti in risposta alle procedure di negoziazione avviate sulla piattaforma Acquisti in Rete. Pertanto, nei paragrafi successivi troverai indicazione sul funzionamento del sistema di controllo di cui gli utenti di Acquisti in Rete possono fruire. I documenti controllati sono di due tipologie: Documenti generati automaticamente dal sistema: si tratta ad esempio del documento dell offerta economica e/o dell offerta tecnica per partecipare a una negoziazione Documenti creati dal concorrente per rispondere ad una specifica richiesta (requisito di partecipazione alla negoziazione): questi documenti sono verificati dal sistema solo se la richiesta prevede l obbligatorietà circa l apposizione della firma digitale. Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 3

4 2. Procedura per allegare i documenti firmati Prima di firmare digitalmente un file che verrà caricato attraverso il sistema, ti suggeriamo di verificare che la firma utilizzata sia valida e che il software per apporre la firma - fornito dall ente certificatore - sia aggiornato. Per ulteriori approfondimenti puoi consultare l elenco dei servizi alla pagina: Su tutti i documenti per i quali è richiesta la firma digitale e che vengono caricati sulla piattaforma, il sistema verifica una serie di parametri: L'apposizione della firma La legittimità dell'ente Certificatore che ha rilasciato la firma La data di scadenza della firma La completezza delle informazioni anagrafiche associate alla firma La corrispondenza tra il codice fiscale degli utenti registrati sulla piattaforma con quello presente nella firma La presenza del numero di serie del certificato nelle Liste di Revoca. Da sapere che.. Ogni Certificatore è tenuto a pubblicare una lista dei certificati revocati, e quindi non più validi. Queste liste sono consultate online dalle applicazioni di verifica. La corrispondenza tra il documento prodotto dal sistema e quello caricato dall utente. Questo tipo di verifica viene effettuata solo per i documenti generati automaticamente dal sistema Documenti generati automaticamente dal sistema Se il documento è generato dal sistema tieni presente che: Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 4

5 Ti consigliamo di scaricare il file selezionando Salva e procedi a firmarlo direttamente per evitare involontarie manomissioni del file. Lo puoi controllare successivamente. Presta attenzione a non modificare il nome del file generato dal sistema Se prima dell apposizione della firma è necessario inviare il file via mail oppure trasferirlo tramite un supporto esterno (p.es. una chiavetta USB), ti consigliamo di comprimere il file per evitare manomissioni involontarie Al momento di firmare il documento ti suggeriamo di scegliere come tipologia di firma, all interno del software di firma digitale, Busta crittografica p7m o comunque impostare il file in.p7m A questo punto, per caricare il modulo firmato digitalmente a sistema seleziona SFOGLIA e poi su INVIA. Da sapere che.. Se il sistema rilascia l errore Attenzione. La versione del documento è diversa da quella generata dal sistema significa che non sussiste corrispondenza tra il documento prodotto dal sistema e quello che stai caricando. Pertanto, in questo caso, ti invitiamo a effettuare nuovamente la procedura seguendo le indicazioni descritte Documenti di partecipazione creati dagli utenti (imprese) Per presentare la propria offerta in risposta a un bando oppure per partecipare a una procedura di negoziazione potrebbe essere necessario allegare documenti per cui è obbligatorio apporre la firma digitale. Questi documenti sono verificati dal sistema solo se viene espressamente richiesto di firmarli digitalmente. In questi casi il sistema verifica e notifica se il soggetto che ha firmato corrisponde con quello che è stato indicato a sistema. Pertanto, per evitare di presentare documenti che risulterebbero non validi per il sistema, ti suggeriamo di verificare la sezione Gestione Utenti, compilata in sede di partecipazione a una gara o durante l abilitazione dell impresa a un bando del Mercato Elettronico o del Sistema dinamico. Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 5

6 Dal passo Gestione utenti è possibile: Visualizzare gli utenti dell impresa che sono attivi e operativi per il sistema Inserire nuovi utenti ad operare per conto dell impresa Indicare chi sono i soggetti firmatari dei documenti Il soggetto che può assegnare e/o modificare le autorizzazioni ad operare sul sistema è il Legale Rappresentante. Tieni presente che, in fase di partecipazione a una gara o a una negoziazione, ogni documento di offerta può essere firmato da uno o più Legali rappresentanti o Procuratori. In questo caso, puoi darne evidenza aggiornando le informazioni disponibili a sistema. 3. Il controllo di validità della firma digitale La piattaforma di e-procurement si avvale di un servizio di verifica della validità della firma digitale apposta sui documenti inviati dai concorrenti in risposta alle procedure di negoziazione avviate sulla piattaforma Acquisti in Rete. I controlli effettuati dal sistema sulla validità della firma digitale apposta possono dare tre possibili esiti: 1 - Esito positivo: la firma è valida 2 - Esito negativo: la firma non è valida 3 - Da verificare: Il sistema non è stato in grado di eseguire le verifiche di validità della firma Per ogni esito e per ogni nuova verifica di validità della firma, il sistema produce un report di dettaglio con l indicazione della data in cui è stata eseguita l operazione. Di seguito si mostra la tabella con le diverse tipologie di esito sul controllo di validità della firma digitale: Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 6

7 Esito positivo Se i controlli effettuati sul file danno esito positivo, visualizzi il messaggio Firma valida" e in corrispondenza del documento viene associato un simbolo semaforico di colore verde. In questo caso il sistema assicura, in relazione a tutti i parametri sopra indicati, la certezza della validità della firma digitale che è stata apposta. Esito negativo Se i controlli effettuati sul file danno esito negativo, visualizzi il messaggio "Firma non valida" ed in corrispondenza del documento viene associato un simbolo semaforico di colore rosso. Inoltre, il sistema specifica la motivazione per cui la firma apposta non è considerata valida. La non validità della firma può essere, infatti, imputata a problematiche relative a: Natura intrinseca del certificato (es. firma scaduta, firma sospesa, firma revocata). In questi casi il documento firmato non dovrebbe avere validità legale Mancata corrispondenza tra il soggetto che, in base alle informazioni disponibili a sistema, dovrebbe firmare il documento e il soggetto che risulta essere l effettivo firmatario del documento stesso. Da sapere che.. In questo caso potrebbe essere necessario verificare quanto indicato nella sezione Gestione Utenti, compilata in sede di partecipazione a una gara o durante l abilitazione dell impresa a un bando del Mercato Elettronico o del Sistema Dinamico. Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 7

8 Da verificare CASO 1. Nel caso in cui non sia stato possibile verificare la validità della firma digitale apposta, visualizzi il messaggio Il sistema non è stato in grado di eseguire le verifiche di validità della firma accompagnato dal simbolo semaforico di colore giallo. Le motivazioni riconducibili a questo esito sono: Il servizio di verifica firma è risultato indisponibile al momento del caricamento del file Il file potrebbe non essere firmato digitalmente o essere firmato con un formato di firma non riconosciuto dal Sistema Il file è firmato digitalmente ma l'ente Certificatore che ha rilasciato la firma non è tra quelli riconosciuti dal Sistema In questi casi di indeterminatezza della validità del documento è opportuno effettuare un ulteriore verifica attraverso la funzione Riesegui. CASO 2. Un ultima casistica è rappresentata dalla presenza di un icona di colore grigio accanto al documento. Questo esito è presente per i documenti già caricati prima del rilascio della funzionalità di verifica firma (10/09/2012) e per i casi in cui il sistema non sia stato in grado di registrare il dato di esito. In questo caso bisogna rieseguire la verifica della firma e comportarsi in relazione al nuovo esito. Da sapere che.. Nel caso in cui non risulti un esito certo anche a seguito di nuova verifica, puoi procedere a verificare la validità del documento tramite strumenti alternativi al Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 8

9 controllo effettuato sulla piattaforma. Trovi dei servizi web che ti consentono di eseguire le attività di verifica nella pagina Procedura per allegare e verificare documenti con firma digitale - Pubblica Amministrazione 9