VADEMECUM ATTIVAZIONE E GESTIONE DEGLI ACCORDI ERASMUS + CON I PAESI DEL PROGRAMMA

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1 VADEMECUM ATTIVAZIONE E GESTIONE DEGLI ACCORDI ERASMUS + CON I PAESI DEL PROGRAMMA 1. ATTIVAZIONE: COSA PREVEDERE IN FASE DI NEGOZIAZIONE GESTIONE: RESPONSABILITA E COMPETENZE DEI DOCENTI RESPONSABILI DI ACCORDI ERASMUS GESTIONE: MODIFICA, RINNOVO O CHIUSURA DEGLI ACCORDI REGOLE RELATIVE AD EFFICACIA DEGLI ACCORDI (ACCORDI INATTIVI E CHIUSURE D UFFICIO) INDIVIDUAZIONE DEI DELEGATI DEL DOCENTE RESPONSABILE E LORO FUNZIONI ATTIVAZIONE: COSA PREVEDERE IN FASE DI NEGOZIAZIONE L attivazione di nuovi accordi Erasmus + può prevedere sia il flusso di mobilità docenti (in e out) che il flusso di mobilità studentesca (in e out) o solo uno dei due. In caso di accordo che includa la mobilità degli studenti, elementi fondamentali dell accordo sono: - Dati e recapiti dei referenti presso l università partner - Codice Erasmus della sede partner - Codice ISCED nel quale lo scambio è attivato (il codice ISCED può essere solo uno, non è possibile inserire più codici ISCED all interno dello stesso flusso di mobilità) - Campus dell università di Bologna/della sede estera per il quale l accordo sarà attivo - Ciclo di studio degli studenti a cui l accordo sarà aperto (triennale, magistrale, dottorato di ricerca/sp = 1st, 2nd or 3rd) - Numero di studenti (incoming/outgoing) a cui lo scambio sarà aperto - Numero di mesi per i quali sarà consentita la mobilità degli studenti. Elementi a cui prestare particolare attenzione in fase di negoziazione di accordi per mobilità studentesca: 1) Il codice ISCED dovrà corrispondere all area disciplinare e, di conseguenza, ai corsi di studio a cui l accordo sarà aperto: è fondamentale che in fase di negoziazione sia analizzata con attenzione l offerta formativa della sede estera a cui i nostri studenti avranno accesso nell ambito dell accordo, in modo da definire un area disciplinare compatibile; 2) Ciclo di studio: è necessario verificare il sistema universitario del paese estero, in modo da essere certi che ci sia corrispondenza tra il ciclo di studio inserito e l effettivo target di studenti previsto dall accordo. Ad. es.: in Spagna in molti casi il livello 1st bachelor corrisponde a 4 anni (grado) e viene fornito dalle facultades, mentre il livello 2nd master corrisponde ad un anno (posgrado) e viene fornito dalle escuelas de posgrado, di conseguenza è opportuno valutare con attenzione insieme ai partner quali cicli di istruzione includere nell accordo, a seconda dell offerta formativa disponibile per gli studenti durante la futura mobilità.

2 3) Numero dei mesi: è importante che la durata dello scambio sia compatibile con la durata dei semestri nella sede estera e a Bologna. Nella maggior parte dei casi, infatti, un semestre accademico può durare meno di sei mesi, ed un anno accademico meno di dodici. Visto che il finanziamento Erasmus + viene conferito agli studenti sulla base della permanenza effettiva dello studente nella sede estera, e che le sedi estere nella maggior parte dei casi non certificano durate superiori al loro semestre accademico, la durata dell accordo dovrebbe, per quanto possibile, rispecchiare l effettiva durata dei semestri in modo da non creare false aspettative negli studenti e non mettere in difficoltà gli uffici amministrativi che rilasciano le certificazioni di periodo. 4) Lingue di insegnamento: È necessario, in fase di analisi dell offerta formativa della sede estera, informarsi sulle lingue di insegnamento in cui sono tenuti i corsi, in modo da poter inserire, nella futura offerta di scambio, le lingue in cui gli studenti dovranno sostenere l accertamento in fase di candidatura. È altresì opportuno informare i partner della lingua di insegnamento offerta dall ateneo di Bologna per gli insegnamenti che rientrano nel codice ISCED dell accordo, in modo da dare corretta informazione sia ai partner che agli studenti. Ad es.: alcune sedi tedesche offrono corsi in inglese, ma non in tutte le aree disciplinari ed in tutti i livelli di istruzione, così come avviene a Bologna, dove per alcuni settori disciplinari i corsi in inglese sono offerti solo a livello master ma non a livello bachelor. 5) Requisito linguistico: All interno dell info-sheet di ciascuna università è indicato il requisito linguistico richiesto agli studenti che prenderanno parte alla mobilità, e questo documento è parte integrante dell accordo. È dunque necessario conoscere il requisito linguistico richiesto dalla sede estera in funzione della futura selezione degli studenti che si candideranno per quella sede. L ateneo di Bologna pone come soglia minima per l ammissione delle candidature dei propri studenti al bando Erasmus + studio il livello A2 in una delle lingue richieste dall offerta, ma se la sede estera richiede un livello più alto, sarà compito del docente non solo informare i potenziali candidati in fase di orientamento, ma anche non ammettere in graduatoria i candidati che ne risulteranno privi. In caso contrario, nonostante la valutazione positiva da parte del docente, questi studenti potrebbero non essere accettati dalla sede partner in fase di application. In caso di accordo che preveda mobilità del personale docente per insegnamento elementi fondamentali dell accordo sono: - Dati e recapiti dei referenti presso l università partner - Codice Erasmus della sede partner - Codice ISCED nel quale lo scambio è attivato (il codice ISCED può essere solo uno, non è possibile inserire più codici ISCED all interno dello stesso flusso di mobilità) - Campus dell università di Bologna/della sede estera per il quale l accordo sarà attivo - Numero di docenti che potranno fruire dell accordo - Durata (in giorni) della mobilità (min 2 giorni max 60 giorni) - Durata oraria dell attività di docenza per settimana (min. 8 ore settimanali) Per tutte le regole relative al finanziamento della mobilità docenti per insegnamento nell ambito degli accordi Erasmus si rimanda alla seguente pagina intranet: nu=2095

3 In generale, si raccomanda sempre di utilizzare come draft per la negoziazione degli accordi il modello di accordo elaborato dagli Uffici Relazioni Internazionali dell Università di Bologna, disponibile nella pagina web poiché esso è costruito secondo le regole specifiche del nostro ateneo. La validità degli accordi ha solitamente durata pluriennale, fino a scadenza della programmazione comunitaria (ad es.: l attuale programmazione comunitaria è attiva fino all a.a ), salvo diversa richiesta da parte della sede partner o particolari esigenze legate all accordo stesso. 2. GESTIONE: RESPONSABILITA E COMPETENZE DEI DOCENTI RESPONSABILI DI ACCORDI ERASMUS + I docenti responsabili di accordi Erasmus +, in particolar modo se prevedono la mobilità degli studenti, sono tenuti a: - compilare le offerte di scambio ai fini della pubblicazione dell accordo nei bandi di mobilità, a seguito di richiesta da parte degli uffici relazioni internazionali dell università di Bologna; - promuovere la mobilità degli studenti nell ambito degli accordi; - orientare correttamente gli studenti in fase di candidatura, nella scelta delle attività formative da seguire nella sede partner, secondo le indicazioni dei corsi di studio; - selezionare gli studenti che si candidano sulla sede dell accordo; - orientare lo studente selezionato nella redazione del Learning Agreement; - validare il Learning Agreement ed eventuali successive modifiche, al momento della partenza dello studente, ovvero dare un parere al consiglio del corso di studio, in quanto conoscitore dell offerta didattica della sede partner; - validare la richiesta di riconoscimento al rientro dello studente, sulla base del Learning Agreement e del Transcript of Records; formulare una proposta di conversione del voto in trentesimi fornendo così un parere al consiglio del corso di studio, in quanto conoscitore dell offerta didattica e del sistema di votazione della sede partner; - monitorare costantemente i rapporti con la sede partner garantendo un efficace comunicazione con i referenti didattici dell'ateneo partner; - orientare e supportare gli studenti incoming nella scelta delle attività didattiche che potranno svolgere presso il nostro Ateneo durante la mobilità e firmare i loro Learning Agreement. 3. GESTIONE: MODIFICA, RINNOVO O CHIUSURA DEGLI ACCORDI Modifica: Il docente responsabile, in accordo con la sede partner e con il delegato all internazionalizzazione del dipartimento, può richiedere che l accordo venga modificato anche nel corso del periodo di validità. Ad esempio, si può concordare una modifica del numero di studenti, della durata della mobilità, dell ISCED dell accordo, o del ciclo di studio. In questi casi, non è necessario passare dalla delibera del consiglio di dipartimento, ma basta inoltrare la richiesta di modifica all ufficio mobilità per studio dell area relazioni internazionali (erasmus@unibo.it),

4 corredandola dello scambio di con i partner esteri a conferma della loro disponibilità ad accettare le modifiche proposte. Queste comunicazioni devono pervenire all ufficio entro il 30 settembre di ogni anno, in modo da predisporre l accordo emendato ai fini della pubblicazione del bando per l anno accademico successivo. Rinnovo: Gli accordi vanno rinnovati, sentito il delegato all internazionalizzazione, tramite delibera del consiglio di dipartimento entro l anno precedente alla scadenza. In particolare, i rinnovi vanno deliberati dai dipartimenti entro il 31 luglio di ogni anno. Ad es.: tutti gli accordi in scadenza entro il 30/09/2019 vanno rinnovati con delibera del consiglio di dipartimento entro il 31/07/2018. Sarà cura dell ufficio mobilità per studio segnalare, di anno in anno, ai delegati di dipartimento alle relazioni internazionali, l elenco degli accordi in scadenza del dipartimento. In fase di rinnovo si può anche procedere a modificare l accordo: in questo caso le informazioni relative alla modifica da apportare vanno preventivamente negoziate con i partner e le comunicazioni di riferimento andranno allegate alla delibera di approvazione. Chiusura: Gli accordi possono essere chiusi prima della loro regolare scadenza, sentito il delegato all internazionalizzazione, tramite delibera del consiglio di dipartimento. Le scadenze per deliberare la chiusura degli accordi in vigore è fissata per il 31 luglio di ogni anno, e la chiusura avrà effetto dall anno Erasmus successivo. Ad es.: se un accordo viene chiuso il 31/07/2018, sarà valido per l aa (che per Erasmus è già in corso al momento della chiusura) ma cesserà di operare a partire dall aa REGOLE RELATIVE AD EFFICACIA DEGLI ACCORDI (ACCORDI INATTIVI E CHIUSURE D UFFICIO) Come stabilito dalla delibera del Consiglio di Amministrazione del 26/06/2018, il nostro Ateneo si è dotato di due misure volte a migliorare l efficacia degli accordi Erasmus e la qualità della mobilità. La prima misura consiste in una raccomandazione ai dipartimenti che hanno una media di accordi inattivi superiore alla media di ateneo di non attivare nuovi accordi per l anno accademico successivo. Il dato sulla media di accordi inattivi per ciascun dipartimento verrà fornito ai delegati di dipartimento in tempi utili per l avvio delle negoziazioni dei nuovi accordi per l anno accademico successivo (orientativamente in primavera) e sarà basato sui dati dell ultimo anno accademico concluso. La seconda misura consiste nella chiusura d ufficio degli accordi che non hanno prodotto mobilità studenti in e out nei tre anni precedenti. L elenco degli accordi che rientreranno in questa misura sarà fornito dall ufficio mobilità per studio in tarda primavera ai delegati di dipartimento e ai docenti responsabili degli accordi interessati, prima di procedere con l effettiva chiusura degli accordi, che sarà effettuata dall ufficio mobilità per studio del settore area geografica Europa del DIRI a partire dal 31 luglio di ogni anno. 5. INDIVIDUAZIONE DEI DELEGATI DEL DOCENTE RESPONSABILE E LORO FUNZIONI Ogni docente responsabile di accordi Erasmus può indicare un suo delegato che lo supporti nella gestione di tutte le attività legate all accordo. Il delegato del docente responsabile deve essere individuato tra il personale (docente o tecnico-amministrativo) strutturato dell ateneo di Bologna. Non è dunque possibile attribuire la delega a personale a contratto, a tutor e altre tipologie contrattuali che non rientrino nella definizione di personale strutturato.

5 Una volta individuato il delegato, esso va comunicato per all ufficio mobilità per studio del settore area geografica Europa, che provvederà ad attribuirgli l abilitazione ad AlmaRM con un profilo speculare a quello del docente responsabile dell accordo, per consentirgli di agire in tutte le fasi di gestione dell accordo stesso e della mobilità da esso prodotta. Il delegato del docente responsabile sarà a tutti gli effetti parte della commissione di valutazione delle graduatorie per la mobilità degli studenti Outgoing ed il suo nome comparirà nel verbale accanto a quello del docente responsabile.