TRASMISSIONE DIGITALIZZATA DOCUMENTAZIONE PER RICHIESTA AFFILIAZIONE VERSAMENTI

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1 TRASMISSIONE DIGITALIZZATA DOCUMENTAZIONE PER RICHIESTA AFFILIAZIONE VERSAMENTI La richiesta di rinnovo affiliazione o di prima affiliazione, comporta la trasmissione di documentazione cartacea tra società e comitato regionale competente. Al fine di limitare la movimentazione tramite posta o fax di questi documenti, è stato predisposto uno specifico progetto che permette di trasmettere i documenti necessari in forma digitalizzata e di archiviarli come documentazione allegata alla pagina web di ciascuna società affiliata. In questo modo, oltre ad eliminare passaggi cartacei, la documentazione archiviata rimarrà disponibile per la società e per gli uffici federali anche nelle stagioni successive. Questa procedura necessita che tutti i documenti necessari per la richiesta di affiliazione siano digitalizzati e resi disponibili al comitato regionale per la validazione dell affiliazione. Per rendere questo possibile, abbiamo inserito all interno della pagina di riaffiliazione della società, un area attraverso la quale sarà possibile trasmettere e condividere la documentazione. Requisiti necessari: 1) Tutta la documentazione dovrà essere in forma digitale, quindi tutto il materiale cartaceo dovrà essere digitalizzato tramite uno scanner. 2) La documentazione digitalizzata che verrà trasmessa dovrà essere in file formato PDF. L attuale standard più diffuso di documenti trasmessi via web. Vediamo ora nel dettaglio le principali funzioni della procedura. Nella scheda di affiliazione della società del sistema informatico è stata aggiunta una sezione denominata Documenti. Tramite la voce di menù documenti, potremo accedere ad una area che ci permetterà di trasmettere ed allegare al programma gara tutti i documenti necessari.

2 Tramite questa pagina potete allegare alla pagina della vostra società tutti i documenti necessari alla richiesta di prima affiliazione o di rinnovo affiliazione. Per la prima affiliazione potete allegare lo statuto, l atto costitutivo e il modello 1AF. Per il rinnovo affiliazione potete allegare il solo modello 1AF. Inoltre in caso di modifiche statutarie o del direttivo della vostra società, non sarà necessario inviare il cartaceo del verbale di assemblea ma semplicemente caricarlo allegando i documenti alle apposite voci verbale modifica statuto e verbale modifica direttivo. Alla voce altro, potete inserire altri tipi di documenti richiesti dal Comitato regionale e che non rientrano nei casi precedenti. COME INSERIRE UN DOCUMENTO Inserire un documento è piuttosto semplice, è sufficiente fare click sul simbolo + accanto alla voce che identifica il tipo di documento che dobbiamo archiviare. Così se vogliamo inserire la richiesta di affiliazione (modello 1AF) dovremo, dopo aver stampato, firmato e digitalizzato il documento, andare nella sezione documenti e fare click sul + presente accanto alla voce modello 1AF. Si aprirà così una finestra di pop up (i pop up devono essere attivi) che vi permetterà di selezionare il documento dal vostro computer e di allegarlo alla documentazione della società. Inserite una descrizione del documento (obbligatorio), premete sfoglia per aprire le cartelle del vostro computer, cercate il documento, selezionatelo e caricatelo nella scheda.

3 Successivamente per concludere la procedura premete il pulsante carica. Qui di seguito potete vedere cose si presenterà la scheda documenti successivamente al caricamento del modello 1AF Ovviamente il modello 1AF potrà essere solo uno in ogni stagione e pertanto dopo il caricamento non potrete più inserire altri documenti in quella voce. Eventualmente, il Comitato Regionale avrà la possibilità di cancellare il documento inserito e di dare la possibilità così di sostituirlo. Per gli altri tipi di documenti la procedura di inserimento è identica. La voce Statuto e la voce Atto Costitutivo accetteranno un solo documento. Le voci Verbale di Modifica Statuto e Verbale di Modifica Atto Costitutivo, accetteranno più documenti in quanto è possibile variare più volte parti dello statuto (es. ragione sociale o sede) od il consiglio direttivo delle società. Anche alla voce altro è possibile inserire più di un documento. QUALE FORMATO DI DOCUMENTI VENGONO ACCETTATI? I file che possono essere archiviati nel sistema sono esclusivamente file in formato PDF. Questo è ormai lo standard più comune per la gestione documentale. Pertanto non potranno essere caricati file di immagine o file di word, excel, etc. Tutti questi tipi di documenti dovranno essere convertiti in pdf. Per far questo esistono in rete diversi programmi gratuiti facilmente utilizzabili. Noi abbiamo provato PDF24, ed è scaricabile da questo indirizzo: Alleghiamo a questo documento, in fondo, una breve guida all uso. Voi comunque potete utilizzare quello che ritenete più opportuno. Scansioni di varie pagine dovranno essere riunite inoltre in un unico documento pdf. DIGITALIZZAZIONE RICEVUTE VERSAMENTI Anche per le ricevute di versamento è stata predisposta una apposita procedura di archiviazione in formato digitale. Ogni volta che registrate un versamento potete allegare la relativa ricevuta: il bollettino postale o la ricevuta di bonifico. ATTENZIONE: La ricevuta del bonifico deve essere quella rilasciata dopo che il bonifico è stato effettuato e non la semplice richiesta dell operazione.

4 Vediamo come effettuare l operazione. Creare un nuovo versamento dalla sezione versamenti Quando avrete salvato i dati del nuovo versamento potrete caricare la ricevuta. Verrà aperta la pagina con la procedura per il caricamento dei documenti

5 Usate il pulsante sfoglia per cercare il documento sul vostro computer. Selezionate il documento e premete il pulsante apri per caricarlo nella scheda. Premete Carica per inserirlo on-line Terminata l operazione nella scheda del versamento sarà presente il link per la visualizzazione. Il documento sarà visualizzabile anche dalla pagina versamenti che riporta il riepilogo di tutte le registrazioni.

6 Una volta registrati on-line, non sarà più necessario inviare la copia cartacea per la validazione. ATTENZIONE: LA RICEVUTA CARTACEA ORIGINALE DOVRA ESSERE CONSERVATA E PRESENTATA IN ORIGINALE NEL CASO VENGA RICHIESTA PER EVENTUALI CONTROLLI DALLA FCI. LA MANCANZA DEL DOCUMENTO ORIGINALE COMPORTERA L ANNULLAMENTO DELLA REGISTRAZIONE.