Modello Organizzativo Protezione Dati ai sensi del Reg. 679/2016. Informativa soci

Transcript

1 Modello Organizzativo Protezione Dati ai sensi del Reg. 679/2016 Informativa soci Ai sensi e per gli effetti degli art. 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 679/2016, di seguito chiamato GDPR, recanti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, la scrivente TAXI TORINO Società Cooperativa, in qualità di Titolare del trattamento La informa che i dati che La riguardano, da Lei forniti, ovvero altrimenti acquisiti, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa richiamata. In relazione ai suddetti trattamenti fornisce inoltre le seguenti informazioni: TITOLARE DEL TRATTAMENTO Il Titolare del trattamento è la scrivente TAXI TORINO nella persona del Suo Legale Rappresentante, con sede in Via Duino, 124 Torino, con recapito privacy@taxitorino.it FINALITA DEL TRATTAMENTO a. Instaurazione ed esecuzione del rapporto societario, che esemplificativamente si concretizza in: Ammissione, recesso e esclusione soci, tenuta libri sociali, designazione e funzionamento organi sociali, operazioni straordinarie, azioni di responsabilità e contenzioso. Gestione dell attività associativa Promozione dell attività associativa BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: il trattamento dei dati raccolti è giustificato dal contratto societario instaurato tra socio e Titolare. DESTINATARI DEI DATI: i dati raccolti in relazione alla finalità indicata potranno essere comunicati: a notai o pubblici ufficiali roganti(in caso di forma pubblica) agli istituti bancari per l incasso del corrispettivo; In qualità di incaricati, ai membri degli organi societari e personale amministrativo del titolare; in qualità di responsabili esterni, a studi professionali di legali o commercialisti, ad imprese di assicurazione a consulenti informatici/amministratori di sistema. DURATA DEL TRATTAMENTO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità verranno conservati sino alla cessazione, per qualunque causa, del rapporto negoziale o per la maggior durata alla scadenza del termine di prescrizione ordinario per la responsabilità contrattuale. MANCATA COMUNICAZIONE DEI DATI: il conferimento dei dati necessari per il perseguimento delle finalità indicata e un obbligo contrattuale a cui l interessato e tenuto ad adempiere. La mancata comunicazione da parte dell interessato comporta l impossibilita di dare esecuzione al contratto e costituisce un ipotesi di inadempimento idonea a determinare la risoluzione del medesimo contratto. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL ESTERO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono trasferiti in paesi non appartenenti all UE. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono soggetti a processi decisionali automatizzati. DIRITTI DELL INTERESSATO: l interessato nei confronti del titolare ha diritto di accesso ai suoi dati personal, di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi ovvero la limitazione del trattamento che lo riguardano, di proporre reclamo all'autorità Garante; alla portabilità dei dati. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt GDPR (Diritto di rettifica, diritto all oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilitàdei dati, diritto di opposizione)

2 b. Svolgimento del servizio, che esemplificativamente si concretizza nell adempimento delle clausole previste dal contratto stipulato col socio e nella gestione di servizi ed attività quali : Gestione del servizio Lancio Corse con sistema di localizzazione GPS 1 Gestione dell attività di vigilanza sull operato dei soci anche attraverso la registrazione delle comunicazioni radio-centrale operativa 2 Gestione corse e richiamata cliente finale su numero fisso o cellulare SMART TD 3 Gestione informazioni ubicazione parcheggi SMART TD 4 Gestione degli accantonamenti sulle corse 5 BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: il trattamento dei dati raccolti è giustificato dal rapporto societario instaurato tra socio e Titolare. DESTINATARI DEI DATI: i dati raccolti in relazione alla finalità indicata potranno essere comunicati: a notai o pubblici ufficiali roganti (in caso di forma pubblica) agli istituti bancari per l incasso del corrispettivo; In qualità di incaricati, ai membri degli organi societari e personale amministrativo del titolare; in qualità di responsabili esterni, a studi professionali di legali o commercialisti, ad imprese di assicurazione a consulenti informatici/amministratori di sistema. DURATA DEL TRATTAMENTO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità verranno conservati sino alla cessazione, per qualunque causa, del rapporto negoziale o per la maggior durata alla scadenza del termine di prescrizione ordinario per la responsabilità contrattuale. MANCATA COMUNICAZIONE DEI DATI: il conferimento dei dati necessari per il perseguimento delle finalità indicata e un obbligo contrattuale a cui l interessato e tenuto ad adempiere. La mancata comunicazione da parte dell interessato comporta l impossibilita di dare esecuzione al contratto e costituisce un ipotesi di inadempimento idonea a determinare la risoluzione del medesimo contratto. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL ESTERO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono trasferiti in paesi non appartenenti all UE. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono soggetti a processi decisionali automatizzati. DIRITTI DELL INTERESSATO: l interessato nei confronti del titolare ha diritto di accesso ai suoi dati personal, di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi ovvero la limitazione del trattamento che lo riguardano, di proporre reclamo all'autorità Garante; alla portabilità dei dati. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt GDPR (Diritto di rettifica, diritto all oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilitàdei dati, diritto di opposizione) 1 Localizzazione GPS senza registrazione, gestita dal software Taxitronic per il servizio di lancio corse (dettagli tecnici nell allegato A al presente documento) 2 Registrazione su supporto magnetico e conservazione per lo stretto tempo necessario relativo alla gestione dell attività in oggetto (massimo 24 ore in conformità con quanto previsto dal Reg.EU 679/2016 (Allegato A1 al presente documento) 3 Gestione corse e richiamata cliente di SMART TD è un software gestionale di lancio corse che permette di effettuare la richiamata del cliente finale in caso di eventuali problemi legati alla corsa. Tutti i dati trattati per la suddetta finalità, sono da ritenersi di proprietà della società cooperativa TAXI Torino, che non effettuerà comunque la registrazione di tali dati in elenchi se non previa autorizzazione del cliente finale. NON sarà quindi possibile trattare tali elenchi in forma privata, ai sensi di quanto previsto dall art. 13 del Reg.EU 679/2016 (Allegato A2 al presente documento) 4 Gestione informazioni ubicazione parcheggi SMART TD è un software gestionale che permette di effettuare un servizio più rapido legato all organizzazione delle prenotazioni dei parcheggi per il socio. I dati trattati sono a puro fine statistico ed organizzativo, non vengono raccolti e catalogati per ulteriori finalità dalla società cooperativa TAXI Torino (Allegato A3 al presente documento) 5 La gestione degli accantonamenti da parte della centrale società cooperativa TAXI Torino avverrà in forma diretta con il socio, tramite contatto telefonico e via PEC (Allegato A4 al presente documento)

3 c. Adempimento obblighi di legge, che esemplificativamente si concretizza in: obblighi amministrativi e contabili, obblighi pubblicità legale(costitutiva o dichiarativa), obblighi fiscali, obblighi in materia di antiriciclaggio. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: il trattamento dei dati raccolti è giustificato dall adempimento di obblighi di legge in capo al Titolare. DESTINATARI DEI DATI: i dati raccolti in relazione alla finalità indicata potranno essere comunicati: agli istituti bancari per il pagamento degli oneri fiscali e contributivi all Agenzia delle Entrate in qualità di incaricati, ai membri degli organi societari e personale amministrativo del titolare; in qualità di responsabili esterni, a studi professionali di legali, commercialisti e consulenti del lavoro ad imprese di assicurazione a consulenti informatici/amministratori di sistema. DURATA DEL TRATTAMENTO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità verranno conservati per il tempo previsto dalla normativa che impone il trattamento TRASFERIMENTO DEI DATI ALL ESTERO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono trasferiti in paesi non appartenenti all UE. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono soggetti a processi decisionali automatizzati. DIRITTI DELL INTERESSATO: l interessato nei confronti del titolare ha diritto di accesso ai suoi dati personal, di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi ovvero la limitazione del trattamento che lo riguardano, di proporre reclamo all'autorità Garante, alla portabilità dei dati. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt GDPR (Diritto di rettifica, diritto all oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilitàdei dati, diritto di opposizione) d. Creazione anagrafica clienti per finalità promozionali che esemplificativamente si concretizza in: creazione e utilizzazione di una banca dati di coloro che abbiano acquistato beni/servizi dalla cooperativa, contenente dati anagrafici e contatti. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: il trattamento dei dati raccolti e giustificato dal consenso dell interessato. DESTINATARI DEI DATI: i dati raccolti in relazione alla finalità indicata potranno essere comunicati: in qualità di incaricati, ai membri degli organi societari e personale amministrativo del titolare; in qualità di responsabili esterni, a consulenti informatici/amministratori di sistema. DURATA DEL TRATTAMENTO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità verranno conservati per il periodo massimo di anni 5 dall ultimo acquisto. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL ESTERO: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono trasferiti in paesi non appartenenti all UE. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI: i dati raccolti in relazione alla predetta finalità non sono soggetti a processi decisionali automatizzati. DIRITTI DELL INTERESSATO: l interessato nei confronti del titolare ha diritto di accesso ai suoi dati personali, di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi ovvero la limitazione del trattamento che lo riguardano, di proporre reclamo all'autorità Garante, alla portabilità dei dati. L interessato può inoltre in ogni momento revocare il consenso per il trattamento suddetto. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt GDPR (Diritto di rettifica, diritto all oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione) MODALITA DI ESERCIZIO DEI DIRITTI L interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i suoi diritti conformemente a quanto previsto dall art. 12 del GDPR inviando: Una raccomandata a TAXI TORINO Società Cooperativa con sede in Via Duino, 124 Torino Una e. mail a privacy@taxitorino.it

4 Formula di consenso Il sottoscritto, acquisite le informazioni sopra riportate in osservanza del disposto di cui all art.13 del GDPR, con riferimento ai trattamenti di cui alla precedente lettera C), conferisce il proprio consenso Do il consenso Nego il consenso al trattamento dei propri dati personali per le finalità sopra indicate e nei limiti sopra descritti. Torino, li / / Firma leggibile Foglio della privacy e allegati disponibili in versione pdf stampabile sul sito

5 Allegato A Trattamento dei dati mediante sistemi di localizzazione satellitare (GPS gestito dal software TAXITRONIC) La Società Cooperativa Taxi Torino allo scopo di fornire un miglior servizio al cliente finale ed al socio, adotta un sistema elettronico di lancio corse gestito informaticamente dal software TAXITRONIC manutenuto dall amministratore di sistema della società. Il sistema di localizzazione GPS permette al software di lancio corse di localizzare in tempo brevissimo l autovettura del socio più vicino alla corsa in partenza, in modo da garantire il minor tempo d attesa per il cliente finale ed abbattere i costi del servizio. Tale sistema ha le specifiche funzioni: Sistema di localizzazione in tempo reale (con possibilità di ricerca dei mezzi più vicini ad un determinato indirizzo); Comunicazione di servizio durante l esecuzione del servizio con eventuale ricezione di una comunicazione di avviso tramite messaggi o telefonata al vivavoce; Comunicazione con il socio (conducente della vettura) attraverso il sistema radio, attraverso il sistema vivavoce dell apparato di lancio corse; Proposta di servizio al socio, con accettazione della corsa direttamente dal sistema di lancio corse a bordo auto. Segnalazione di Richiesta di soccorso attraverso apposita segnalazione elettronica alla centrale, si attiva un servizio di localizzazione e registrazione da parte della centrale Punto Bilanciamento di interessi. I dati personali trattati mediante il sistema di localizzazione e comunicazione in esame non vengono conservati. Ulteriori trattamenti: Il software TAXITRONIC e la funzione di localizzazione GPS ha come unica finalità la rilevazione della posizione dell autovettura del socio al momento del lancio corsa per velocizzare il servizio taxi, non vi è nessun altra rilevazione. Bilanciamento di interessi: Sistema di Sicurezza - Questo servizio prevede la localizzazione continuativa del tassista generando il monitoraggio sia per quanto riguarda la localizzazione che per la registrazione audio (opzionale) degli avvenimenti a bordo. I dati personali trattati mediante questo sistema verranno conservati per una settimana tempo necessario ad una congruo utilizzo delle informazioni memorizzate (su richiesta ed UNICAMENTE in caso di attivazione del servizio). Allegato A1 Trattamento dei dati mediante sistemi di registrazione radio (gestito dall operatore della centrale) Sistema di registrazione informatizzato, in grado di memorizzare la voce della comunicazione taxista/centrale e viceversa con conservazione massimo 24 Ore (Art. Videosorveglianza) allo scopo di gestire eventuali contenzioni da parte del cliente finale a tutela del socio e della società cooperativa TAXI TORINO. I dati personali trattati mediante il sistema di registrazione vengono conservati per massimo 24 Ore.

6 Allegato A2 Trattamento dei dati mediante il software Gestione corse e richiamata cliente - SMART TD La Società Cooperativa Taxi Torino allo scopo di fornire un miglior servizio al cliente finale ed al socio, adotta un sistema software gestionale denominato SMART TD per il lancio corse con funzione avanzata di richiamata del cliente finale in caso di eventuali problemi legati alla singola corsa. I dati personali trattati non vengono conservati e non possono in nessun caso essere utilizzati al di fuori del software gestionale SMART TD Si segnala che ogni trattamento al di fuori di quanto oggetto della presente autorizzazione, sarà punibile e perseguibile a norma di legge. Allegato A3 Trattamento dei dati mediante il software Gestione informazioni ubicazione parcheggi - SMART TD La Società Cooperativa Taxi Torino allo scopo di fornire un miglior servizio al socio, adotta un sistema software gestionale denominato SMART TD in grado di gestire la prenotazione e l occupazione dei parcheggi. Tale indicazione ha puramente scopo organizzativo e statistico. I dati personali trattati non vengono conservati se non per lo stretto tempo necessario all utilizzo della procedura stessa (giornalmente). Allegato A4 Trattamento dei dati provvedimenti per l accantonamento La Società Cooperativa Taxi Torino allo scopo di fornire un miglior servizio al socio, adotta le procedure necessarie, previste dalla legge, per la gestione dei contenziosi interni denominati accantonamenti legati ad ogni singolo servizio. Tale gestione avverrà tramite comunicazione centrale-socio attraverso sistema di comunicazione privata e PEC. I dati personali trattati vengono conservati per l uso consentito dalla legge.