RELAZIONE TECNICO-ILLUSTRATIVA

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1 PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO DI SERVIZI DI ICT GOVERNMENT E SERVIZI TECNICI A SUPPORTO DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE DEL POLO ARCHIVISTICO DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA RELAZIONE TECNICO-ILLUSTRATIVA CIG:

2 1. OGGETTO Oggetto della presente procedura è l acquisizione di servizi erogabili da risorse professionali in possesso di specifiche competenze atte a supportare il consolidamento e l evoluzione del ParER (Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna) in diversi ambiti di attività tra loro fortemente interconnesse e indispensabili per il buon funzionamento del processo di conservazione in relazione con i suoi stakeholders: Il ParER (d ora in avanti ParER) è un Servizio dell Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione (d ora in avanti IBACN), istituito nel 2009 per svolgere le funzioni assegnate all Istituto con legge regionale 11/2008 di archiviazione e conservazione dei documenti informatici, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici". Ii ParER quindi è la struttura regionale dedicata alla conservazione a lungo termine di archivi digitali della pubblica amministrazione e dei soggetti pubblici, è dotato di personale archivistico e informatico altamente qualificato e ha come obiettivo primario quello di impedire la perdita o la distruzione non autorizzata di documenti, mantenendo nel tempo le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. A seconda della tipologia di oggetto da archiviare, due sono le tipologie di servizio di base offerte dal ParER: (a) Archiviazione digitale: basata sulla conservazione a lungo termine, che ha la finalità di costruire e mantenere nel tempo l'archivio digitale di deposito e storico dell'ente produttore, garantendo l'accesso al patrimonio documentale conservato (b) Deposito: basato sulla conservazione a lungo termine di oggetti digitali diversi dai documenti informatici (es. culturali, scientifici, artistici...), secondo modalità da definire con l'ente produttore. Oltre al servizio di conservazione dei documenti digitali, ParER fornisce supporto, formazione e consulenza agli enti produttori per i loro processi di dematerializzazione e per garantire la coerenza e continuità degli archivi fin dal momento della formazione dei documenti. I servizi richiesti, da realizzarsi tramite adeguate figure professionali, si articolano nelle seguenti attività: A. Definizione e sviluppo di un modello di poli di conservazione e della community nazionale degli Enti PARER B. Svolgimento dei processi di certificazione del ParER C. Calcolo dei costi standard del servizio di conservazione per gli Enti extra-regione Emilia- Romagna D. Revisione dei processi di produzione documentale del PARER E. Comunicazione e pubblicazione di contenuti inerenti il processo di conservazione

3 F. Pianificazione e progettazione di nuovi servizi in materia di documentazione digitale di interesse culturale G. Analisi e monitoraggio di servizi di versamento e di restituzione di oggetti digitali H. Realizzazione di percorsi di e-learning rivolti alle diverse tipologie di utenza del ParER Le predette attività sono dunque riassumibili in tre macrocategorie: 1. Organizzazione e gestione operativa 2. Gestione documentazione interna ed esterna 3. Catalogazione, caricamento e retrival Il ParER eroga il servizio di conservazione in ossequio ai principali standard nazionali ed internazionali in materia, in primis OAIS, e alle norme vigenti, in particolare secondo il disposto del codice dell amministrazione digitale CAD (D. Lgs 82/2005) e relative regole tecniche e linee guida ex art. 71, primariamente secondo le Regole tecniche in materia di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013). Secondo quanto previsto dall art. 44bis del CAD, il ParER è conservatore accreditato presso l Agenzia per l Italia digitale (AGID) dal I rapporti con gli Enti produttori di documenti digitali sono regolati da specifici accordi, in particolare: - per gli Enti ricadenti nel territorio della Regione Emilia-Romagna, Convenzioni di durata ventennale, - per gli Enti del restante territorio nazionale, Accordi di collaborazione ex art. 15 legge 241/1990 di durata generalmente quinquennale. A seguito di questi accordi, gli Enti produttori concordano con gli archivisti del ParER le modalità tecniche e organizzative e la gestione archivistica dell archivio dei propri documenti digitali che si va a costituire presso il ParER. Il Produttore resta il responsabile del contenuto del Pacchetto di versamento (SIP) ed è obbligato a trasmetterlo al servizio di conservazione secondo le modalità concordate con il ParER e conformemente alla documentazione tecnica di riferimento. Le Convenzioni e gli Accordi di collaborazione sottoscritti tra il ParER e i singoli enti produttori prevedono che il personale tecnico ed archivistico del ParER sia nominato in qualità di responsabile del trattamento dei dati, ex art. 28 Regolamento (UE) 679/2016 cd. GDPR. I dati trattati a seguito delle attività di conservazione sono di tipo personale, sensibile e sensibilissimo. In rari casi possono essere trattati anche dati di tipo giudiziario. Ai sensi di quanto previsto dal Codice per i beni culturali (D. Lgs 42/2004), i documenti e gli archivi delle pubbliche amministrazioni sono da considerarsi beni culturali sin dal momento della loro formazione e la Soprintendenza archivistica del Ministero dei beni e delle attività culturali ha funzioni di tutela e vigilanza. Nell'ottica della collaborazione tra istituzioni pubbliche in tema di archivi, e per agevolare le attività istituzionali proprie della Soprintendenza dell Emilia-Romagna,

4 competente per territorio, ParER ha stipulato un accordo di collaborazione con la Soprintendenza, che prevede la semplificazione delle procedure autorizzative per il trasferimento degli archivi pubblici dall Ente produttore al soggetto conservatore. Analogo accordo è stato sottoscritto con le Soprintendenze archivistiche del Veneto e Trentino-Alto Adige e del Piemonte e Valle d Aosta. Il ParER ha in essere una collaborazione con l Archivio centrale dello Stato e l Agenzia per l Italia Digitale per favorire la digitalizzazione dell azione amministrativa e definire congiuntamente un modello di riferimento per la realizzazione di poli conservativi. 2. ANALISI DELLA DOMANDA La presente procedura di gara prevede una durata triennale dei servizi descritti nel corrispondente Capitolato tecnico con l opzione della ripetizione di servizi analoghi per un ulteriore triennio. Per la stesura del Capitolato tecnico sono state svolte diverse riunioni con il coinvolgimento del Responsabile del Servizio Polo Archivistico regionale di IBACN. È stata effettuata un analisi finalizzata principalmente alla determinazione: 1. delle tipologie e quantità stimate di figure professionali e giornate/uomo da utilizzarsi per la realizzazione dei servizi richiesti; 2. delle tipologie e quantità di attività per la realizzazione dei servizi di Organizzazione e gestione operativa Gestione documentazione interna ed esterna Catalogazione, caricamento e retrival Dall analisi effettuata è emersa quindi, la necessità di acquisire servizi quantificabili a giornate/uomo per le diverse figure professionali come riportato nella Tabella : Figure professionali Giornate/Uomo presunte nel triennio 1 Project manager Senior Business Analyst Business Analyst System Architect 60 5 Web content Specialist Digital media specialist Esperto di catalogazione di Beni culturali System Analyst E -learning specialist 55

5 Inoltre, sono state esaminate le Tabelle ministeriali inerenti il Costo del lavoro sulla base del contratto collettivo di lavoro applicato per Livello di inquadramento sia del CCNL Industria Metalmeccanica sia del CCNL Commercio-Terziario. 3. CALCOLO DELLA BASE D ASTA L appalto è costituito da un unico lotto perché i servizi in oggetto riguardano sistemi di ICT government e tecnici inerenti la conservazione digitale che sono tra loro funzionalmente collegati, complementari, interdipendenti e qualitativamente omogenei. In ogni caso la disciplina di gara garantisce l effettiva possibilità di partecipazione da parte delle PMI. La base di gara è stata formulata tenuto conto dei prezzi offerti dalle Tabelle ministeriali inerenti il CCNL del settore merceologico. Pertanto, il valore complessivo della gara (IVA esclusa), è il seguente: Attività/Servizi annuale triennale Organizzazione e Gestione Operativa , ,00 Gestione documentazione interna e esterna , ,00 Catalogazione, caricamento e retrival , , ,00 Conformemente a quanto previsto dal comma 16 dell art. 23 del d.lgs. 50/2016, come modificato dal d.lgs. 56/2017, che dispone che «nei contratti di lavori e servizi la stazione appaltante, al fine di determinare l importo a base di gara, individua nei documenti posti a base di gara i costi della manodopera [ ] e gli oneri per la sicurezza», non si è proceduto alla stima di tali costi in quanto trattasi di servizi di natura intellettuale. Ai sensi dell art. 23, comma 16, del Decreto Legislativo n. 50/2016 e s.m., l importo soggetto a ribasso corrisponde ad ,00 IVA esclusa. Ai sensi dell'art. 63, comma 5, del D.Lgs. n. 50/2016 e s.m., all'aggiudicatario potranno essere affidati servizi complementari. 4. STRATEGIA DI GARA. 4.1 REQUISITI DI PARTECIPAZIONE E prevista la possibilità di costituire Raggruppamenti Temporanei di Imprese, contratti di rete di imprese, oltre alla facoltà di ricorrere all istituto dell avvalimento per la partecipazione alla gara, al fine di selezionare operatori economici dotati, di capacità tecnica ed organizzativa idonea a garantire

6 un adeguato livello qualitativo dei servizi, in considerazione della tipologia dei servizi professionali richiesti e in funzione di assicurare il massimo confronto concorrenziale, sono richiesti i seguenti requisiti di capacità tecnica/professionale: a) essere in possesso della certificazione del sistema di gestione anticorruzione ISO 37001:2016 in corso di validità (o equivalente) rilasciata da organismo di certificazione accreditato ACCREDIA, o da altro ente di accreditamento firmatario degli accordi di mutuo riconoscimento nel settore specifico. b) essere in possesso della certificazione di sicurezza 27001:2013 (o successiva) rilasciata da organismo di certificazione accreditato ACCREDIA, o da altro ente di accreditamento firmatario degli accordi di mutuo riconoscimento nel settore specifico. Il requisito di cui alla lett. a) - deve essere posseduto almeno dalla mandataria del RTI. Il requisito di cui alla lett. b) - deve essere posseduto da tutte le aziende che compongono il RTI. 4.2 CRITERI DI AGGIUDICAZIONE L'aggiudicazione verrà effettuata con il criterio della offerta economicamente più vantaggiosa con la seguente ripartizione: 70 punti alla qualità e 30 punti al prezzo. I criteri di valutazione sono esplicitati nel Disciplinare di gara. Quanto all offerta economica, è attribuito all elemento economico un coefficiente, variabile da zero ad uno, calcolato tramite la seguente formula: Formula del ribasso massimo non lineare C i = (R a/r max) α dove: C i = coefficiente attribuito al concorrente i-esimo; R a = ribasso dell offerta del concorrente i-esimo; R max = ribasso dell offerta più conveniente. α = 0, Metodo per il calcolo dei punteggi La commissione giudicatrice, terminata l attribuzione dei coefficienti agli elementi qualitativi e quantitativi, procederà, in relazione a ciascuna offerta, all attribuzione dei punteggi per ogni singolo criterio secondo il metodo aggregativo compensatore. Il punteggio è dato dalla seguente formula:

7 P i = C ai x P a + C bi x P b+.. C ni x P n dove Pi = punteggio concorrente i; Cai = coefficiente criterio di valutazione a, del concorrente i; Cbi = coefficiente criterio di valutazione b, del concorrente i;... Cni = coefficiente criterio di valutazione n, del concorrente i; Pa = peso criterio di valutazione a; Pb = peso criterio di valutazione b;... Pn = peso criterio di valutazione n. Al fine di non alterare i pesi stabiliti tra i vari criteri, se nel singolo criterio nessun concorrente ottiene il punteggio massimo, tale punteggio viene riparametrato.