Città di Melfi SEGRETARIO GENERALE REGOLAMENTO SUI CONTROLLI INTERNI

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1 Città di Melfi SEGRETARIO GENERALE REGOLAMENTO SUI CONTROLLI INTERNI 1

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3 INDICE Art. 1 - Principi generali... 4 Art. 2 I controlli interni... 4 Art. 3 Soggetti del controllo... 5 Art. 4 - Il controllo di regolarità amministrativa... 5 Art. 5 - Il controllo di regolarità contabile... 7 Art. 6 - Il controllo strategico... 8 Art. 7 - Il controllo sugli equilibri finanziari... 9 Art. 8 - Il controllo di gestione Art. 9 - I controlli sulle società partecipate non quotate Art Il controllo sulla qualità dei servizi erogati Art La relazione alla sezione regionale della Corte dei Conti Art La valutazione Art L affidamento al Segretario generale della responsabilità delle Aree Art Entrata in vigore

4 Art. 1 - Principi generali 1. Il presente regolamento disciplina, in modo integrato, il sistema dei controlli interni del Comune di MELFI come previsti dagli artt. 147 e seguenti del Decreto Legislativo 18 agosto 2000 n. 267 (testo unico degli enti locali - TUEL) e successive modifiche ed integrazioni. Il sistema dei controlli interni è diretto a garantire, attraverso il controllo di regolarità amministrativa e contabile, la legittimità, la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa. 2. Le norme del presente regolamento sono attuative ed integrative rispetto alla disciplina generale sui controlli interni contenuta nelle norme statali. 3. Le norme contenute nelle leggi statali ed atti aventi forza di legge applicabili al sistema dei controlli si intendono qui integralmente richiamate anche nelle loro successive modifiche ed integrazioni. 4. Fanno parte della disciplina generale dei controlli anche il regolamento comunale il regolamento di contabilità dell Ente, nonché il regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi nonché tutte le sue successive modifiche ed integrazioni. 5. Le attività di controllo interno sono finalizzate al miglioramento della qualità dell attività amministrativa, anche attraverso il raggiungimento di livelli di efficienza, efficacia ed economicità più elevati. Esse producono report semestrali (entro il 31 marzo ed il 31 agosto) che sono inviati alla Giunta ed al Consiglio comunale e, nei casi previsti dalla normativa, alla Sezione regionale di controllo della Corte dei Conti. Tali report sono pubblicati sul sito internet dell Ente. Art. 2 I controlli interni 1. I controlli interni sono i seguenti: a) regolarità amministrativa; b) regolarità contabile; c) di gestione; d) strategico, che comprende anche la relazione sulle performance; e) società partecipate non quotate; f) equilibri finanziari; g) qualità dei servizi erogati. 2. Il sistema dei controlli interni, con particolare riferimento a quelli di regolarità amministrativa e strategico, costituisce strumento di supporto nella prevenzione del fenomeno della corruzione. 3. Il sistema dei controlli interni si inserisce organicamente nell assetto organizzativo dell ente e si svolge in sinergia con gli strumenti di pianificazione e programmazione adottati. Gli 4

5 strumenti di pianificazione dell Ente sono redatti in modo tale da consentire il conseguimento degli obiettivi di cui all art.147 del D.Lgs 267/ Gli esiti del controllo interno sono utilizzati ai fini della predisposizione, da parte del Segretario Generale, della dichiarazione di inizio e fine mandato che il Sindaco deve presentare. 5. Gli esiti delle altre forme di controllo interno concorrono alla realizzazione del controllo strategico. Art. 3 Soggetti del controllo 1. Sono soggetti del controllo interno: a. il Segretario Generale, che si può avvalere di dipendenti appositamente individuati; b. il Responsabile del Servizio finanziario c. i Responsabili di Area; d. i Responsabili dei Servizi. e. il Servizio controllo di gestione; f. il Collegio dei Revisori dei conti. 2. Per lo svolgimento delle varie tipologie di controllo interno è attivata una specifica struttura, denominata unità di controllo, posta in staff al Segretario generale. 3. I report delle varie tipologie di controllo interno sono pubblicati sul sito internet dell Ente. 4. Gli esiti dei controlli interni sono utilizzati ai fini della valutazione dei Responsabili. 5. I report sui controlli interni sono sottoposti all esame del Consiglio nel corso dell esame ed approvazione del rendiconto della gestione e della verifica della permanenza degli equilibri di bilancio. 6. Gli esiti dei controlli interni sono trasmessi al Sindaco, alla Giunta ed al Presidente del Consiglio dell Ente. 7. Gli organi politici, nel rispetto del principio della distinzione e separazione delle funzioni di indirizzo da quelle relative ai compiti di gestione o funzioni gestionali, garantiscono la necessaria autonomia ed indipendenza al Segretario Generale ed ai Responsabili dei servizi nell espletamento delle loro funzioni rispettivamente disciplinate dagli arti 97 e 107 del D.Lgs 267/2000 nonché di tutte le funzioni che specificatamente attengono ai controlli interni. Art. 4 - Il controllo di regolarità amministrativa 1. Il controllo di regolarità amministrativa, ferme restando le prerogative in materia attribuite dall art. 97 del D.Lgs n.267/2000 al Segretario Generale, si suddivide nella fase preventiva e nella fase successiva. 2. Nella fase preventiva si applica alle deliberazioni, alle determinazioni e, più in generale, a tutti i provvedimenti amministrativi. Esso si concretizza nel rilascio del parere di regolarità tecnica. 5

6 In tale parere viene verificata la conformità della determinazione, dell atto amministrativo o della proposta di deliberazione ai criteri ed alle regole tecniche specifiche, il rispetto della normativa di settore e dei principi di carattere generale dell ordinamento, nonché dei principi di buona amministrazione ed opportunità ed infine il collegamento con gli obiettivi dell Ente, nonché il rispetto delle procedure. Tale verifica viene effettuata sia sul merito che sul rispetto delle procedure. L esito di questa attività è riportato nel testo del provvedimento. 3. La Giunta ed il Consiglio comunale possono discostarsi dalle risultanze del parere di regolarità tecnica sulla base di argomentate motivazioni che devono essere esplicitate nel testo del provvedimento. 4. Il controllo successivo di regolarità amministrativa persegue le seguenti finalità: a) monitorare la regolarità e correttezza delle procedure e degli atti adottati, rilevare la legittimità dei provvedimenti ed evidenziare eventuali scostamenti rispetto alle norme comunitarie, costituzionali, legislative, statutarie e regolamentari; b) sollecitare l'esercizio del potere di autotutela del Responsabile del Servizio, se vengono ravvisati vizi; c) migliorare la qualità degli atti amministrativi, indirizzare verso la semplificazione, garantire l imparzialità, costruendo un sistema di regole condivise a livello di ente; d) stabilire procedure omogenee e standardizzate per l'adozione di atti dello stesso tipo; e) coordinare i singoli Servizi per l'impostazione ed l aggiornamento delle procedure Il controllo successivo di regolarità amministrativa è improntato ai seguenti principi: a) indipendenza: il responsabile e gli addetti all'attività devono essere indipendenti dalle attività verificate; b) imparzialità, trasparenza, pianificazione: il controllo è esteso a tutte le Aree dell'ente, secondo regole chiare, condivise, pianificate annualmente e conosciute preventivamente; c) tempestività: l'attività di controllo avviene in un tempo ragionevolmente vicino all'adozione degli atti, per assicurare adeguate azioni correttive; d) condivisione: il modello di controllo successivo viene condiviso dalle strutture come momento di sintesi e di raccordo in cui si valorizza la funzione di assistenza e le criticità emerse sono valutate in primo luogo a scopo collaborativo; e) standardizzazione degli strumenti di controllo: individuazione degli standards predefiniti di riferimento rispetto ai quali si verifica la rispondenza di un atto o di un 6

7 procedimento alla normativa vigente Il controllo successivo di regolarità amministrativa misura e verifica la conformità e la coerenza degli atti e/o procedimenti controllati agli standards di riferimento. Per standards predefiniti si intendono i seguenti indicatori: a) regolarità delle procedure, rispetto dei tempi, correttezza formale dei provvedimenti emessi; b) affidabilità dei dati riportati nei provvedimenti e nei relativi allegati; c) rispetto delle normative legislative e regolamentari in generale; d) conformità al programma di mandato, P.E.G., atti di programmazione, atti di indirizzo e direttive interne Nella fase successiva all adozione degli atti amministrativi, esso è svolto dal Segretario Generale, che si avvale del supporto della struttura preposta ai controlli interni e può utilizzare il Nucleo di Valutazione. Il controllo di regolarità amministrativa nella fase successiva viene esercitato sulle determinazioni, sui contratti e sugli altri atti adottati dai Responsabili, utilizza i principi di revisione aziendale ed ha gli stessi contenuti previsti del controllo di regolarità amministrativa nella fase preventiva. Esso verifica in aggiunta il rispetto dei termini per la conclusione dei procedimenti amministrativi Il controllo di regolarità amministrativa viene effettuato su tutti gli atti di valore superiore a ,00= euro; sulle determinazioni a contrarre; sul conferimento di incarichi, nonché su tutti gli atti segnalati dai Responsabili o dagli amministratori e su quelli su cui il Segretario Generale, anche come responsabile anticorruzione, ritenga necessario svolgere tale attività. Esso viene inoltre effettuato sul 10% del totale degli atti adottati da ogni dirigente, percentuale che sale al 30% degli atti adottati dagli uffici che sono individuati a maggior rischio di corruzione. Tali atti sono scelti in modo casuale dal Segretario Generale stesso Viene predisposto un rapporto semestrale che è trasmesso ai Responsabili, al Nucleo di Valutazione, al Collegio dei Revisori dei conti, al Sindaco ed al Presidente del Consiglio dell Ente. Esso contiene anche specifiche direttive per i Responsabili. Degli esiti di questa forma di controllo si tiene conto nella valutazione degli stessi con le modalità definite dall apposita metodologia. Art. 5 - Il controllo di regolarità contabile 1. Il controllo di regolarità contabile è svolto dal Responsabile del Servizio finanziario e si concretizza nell apposizione del visto e dell attestazione della copertura finanziaria sulle determinazioni di prenotazione e di impegno di spesa e del parere di regolarità contabile sulle 7

8 proposte di deliberazione che producono, anche indirettamente, conseguenze finanziarie e/o patrimoniali sull Ente. 2. Il visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria è apposto dal Responsabile del Servizio finanziario o da chi legalmente lo sostituisce, su ogni atto di impegno di spesa ai sensi degli artt.147-bis, 153 comma 5 del D.Lgs 267/ In caso di assunzione di impegno di spesa il suddetto Responsabile ha l obbligo di accertare preventivamente che il programma dei conseguenti pagamenti sia compatibile con i relativi stanziamenti di bilancio e con le regole di finanza pubblica, con particolare riferimento al Patto di stabilità, così come previsto dall art. 9 del D.L n. 78, convertito con legge n Nel caso in cui la deliberazione non comporti riflessi diretti o indiretti sulla situazione economica-finanziaria o sul patrimonio dell Ente, il Responsabile del Servizio finanziario ne rilascia specifica attestazione. 5. Esso verifica: a) disponibilità dello stanziamento di bilancio; b) corretta imputazione; c) esistenza del presupposto; d) esistenza dell'impegno di spesa; e) conformità alle norme fiscali; f) rispetto delle competenze; g) rispetto dell'ordinamento finanziario e contabile; h) rispetto del regolamento di contabilità; i) mancanza di conseguenze negative sugli equilibri di bilancio e sul patto di stabilità; j) accertamento dell entrata; k) copertura nel bilancio pluriennale; l) regolarità della documentazione; m) equilibri finanziari complessivi della gestione e dei vincoli di finanza pubblica 6. Le risultanze di questa forma di controllo sono contenute nel testo del provvedimento. La Giunta ed il Consiglio comunale possono discostarsi dalle risultanze del parere di regolarità contabile sulla base di argomentate motivazioni. Art. 6 - Il controllo strategico 1. Il controllo strategico ha lo scopo di valutare l adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, dei programmi e degli altri strumenti di determinazione dell indirizzo 8

9 politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti. 2. Il controllo strategico esamina l andamento della gestione dell Ente. In particolare, rileva i risultati conseguiti rispetto agli obiettivi programmatici contenuti nelle linee programmatiche di mandato e nella Relazione Previsionale e Programmatica, gli aspetti economico-finanziari, l efficienza nell impiego delle risorse, con specifico riferimento ai vincoli al contenimento della spesa, i tempi di realizzazione, le procedure utilizzate, la qualità dei servizi erogati, il rispetto dei termini di conclusione dei procedimenti, il grado di soddisfazione della domanda espressa, gli aspetti socio-economici ed il raggiungimento degli obiettivi di promozione delle pari opportunità. 3. Produce report semestrali che sono trasmessi al Sindaco, al Presidente del Consiglio dell Ente ed al Collegio dei revisori dei conti. 4. Tale attività è svolta dall unità di controllo, che è posta in staff al Segretario Generale. A questa forma di controllo partecipa il Nucleo di Valutazione per l attestazione degli esiti della sua attività. 5. Il controllo strategico nei termini stabiliti dalla legge in commento, dovrà essere adeguato a decorrere dal 2015 con modalità che saranno definite successivamente. Art. 7 - Il controllo sugli equilibri finanziari 1. Il controllo sugli equilibri finanziari di cui all art. 147-quinquies del D.Lgs 267/2000 e successive modificazioni ed integrazioni è svolto dagli organi ed uffici ivi indicati e sarà disciplinato dal Regolamento di contabilità, secondo quanto previsto dall art. 147-quinquies suindicato e dalle norme dell ordinamento finanziario e contabile. 2. La regolamentazione sarà contenuta nel nuovo regolamento di contabilità. Esso si estende anche alla gestione delle società partecipate non quotate. La responsabilità di questa forma di controllo interno è attribuita al Responsabile del Servizio finanziario. Fino all approvazione del nuovo Regolamento di contabilità la disciplina sugli equilibri finanziari introdotta nel seguente articolo costituisce integrazione al regolamento vigente. 3. Il controllo sugli equilibri finanziari di bilancio è svolto sotto la direzione ed il coordinamento del Responsabile del Servizio finanziario e con la vigilanza del Collegio dei Revisori dei conti. 4. Il Responsabile del Servizio finanziario è preposto alla verifica di veridicità delle previsioni di entrata e di compatibilità delle previsioni di spesa, alla verifica periodica dello stato di accertamento delle entrate e di impegno delle spese e alla salvaguardia degli equilibri finanziari complessivi della gestione e dei vincoli di finanza pubblica. 5. Il mantenimento degli equilibri finanziari è garantito dal Responsabile del Servizio finanziario, 9

10 sia in fase di approvazione dei documenti di programmazione, sia durante tutta la gestione. 6. Nell esercizio di tali funzioni il Responsabile del Servizio finanziario agisce in autonomia nei limiti di quanto disposto dai principi finanziari e contabili, dalle norme ordinamentali e dai vincoli di finanza pubblica. 7. A tal fine, con cadenza quatrimestrale, il Responsabile del Servizio finanziario presiede una riunione cui partecipano il Sindaco, l Assessore alle finanze e bilancio, i Responsabili di servizio ed il Segretario Generale, dove si esaminano collegialmente e distintamente, per ogni centro di Responsabilità: a) l equilibrio della gestione di competenza (accertamenti/impegni) dei capitoli affidati con il Piano Esecutivo di Gestione; b) l equilibrio della gestione dei residui attivi e passivi con la verifica circa la sussistenza del titolo giuridico del credito/debito. In particolare la verifica dei residui attivi dovrà riguardare l effettiva esigibilità del credito e delle ragioni per le quali lo stesso non è stato riscosso in precedenza; c) l equilibrio della gestione di cassa con particolare rilievo alle entrate a specifica destinazione e correlate spese. Tale verifica dovrà proiettarsi fino alla chiusura dell'esercizio, considerando anche l'evoluzione delle riscossioni e dei pagamenti che si perfezioneranno nel periodo di riferimento; d) l equilibrio tra entrate e spese complessive; e) l equilibrio tra entrate afferenti ai titoli I, II e III e spese correnti aumentate delle spese relative alle quote di capitale di ammortamento dei debiti; f) l equilibrio tra entrate straordinarie, afferenti ai titoli IV e V, e spese in conto capitale; g) l equilibrio nella gestione delle spese per i servizi per conto di terzi; h) l equilibrio relativo al patto di stabilità interno. 8. Sulla scorta delle informazioni raccolte, il Responsabile del Servizio finanziario redige una relazione conclusiva per il Sindaco, la Giunta Comunale ed il Collegio dei Revisori dei conti, con la quale viene illustrata la situazione complessiva degli equilibri economicofinanziari dell'ente e delle ripercussioni ai fini del rispetto dei vincoli imposti dal patto di stabilità interno, nonché relativamente alla sostenibilità dell indebitamento. Il Collegio dei Revisori dei conti entro 7 giorni, esprime eventuali rilievi e proposte sulla relazione. 9. Successivamente la Giunta Comunale prenderà atto delle condizioni di equilibrio con apposito provvedimento che sarà comunicato al Consiglio Comunale. 10

11 10. Qualunque scostamento rispetto agli equilibri finanziari o rispetto agli obiettivi di finanza pubblica assegnati all Ente, rilevato sulla base dei dati effettivi o mediante analisi prospettica, è immediatamente segnalato dal Responsabile del Servizio finanziario ai sensi dell art.153, comma 6 del D.Lgs 267/ Nel caso indicato al precedente comma 10 in cui si verifichino condizioni di squilibrio finanziario, la Giunta Comunale dovrà proporre con urgenza al Collegio dei Revisori dei conti le iniziative da intraprendere per ristabilire le condizioni di equilibrio del bilancio. 12. Entro trenta giorni dall adozione del provvedimento di cui al punto precedente il Consiglio Comunale dovrà assumere i propri provvedimenti in merito. 13. Il Responsabile del Servizio finanziario effettua un adeguato controllo anche sull andamento economico-finanziario degli organismi gestionali esterni, nei limiti di cui al comma 3, dell art.147- quinquies e comma 6, dell art.170 del D.Lgs 267/2000 e con esclusione delle società quotate ai sensi dell articolo 147-quater del medesimo TUEL. 14. Il Responsabile del Servizio finanziario segnala tempestivamente al Sindaco, all Assessore al Bilancio e al Segretario Generale il verificarsi presso gli organismi gestionali esterni di situazioni di disequilibrio tali da: a) produrre effetti negativi sul permanere degli equilibri finanziari complessivi dell Ente; b) b) porre a rischio il rispetto agli obiettivi di finanza pubblica assegnati all Ente. 15. La segnalazione di cui al comma precedente è accompagnata da un indicazione circa le ragioni del verificarsi degli squilibri nonché dei possibili rimedi volti al riequilibrio ed alle azioni possibili per prevenire ulteriori situazioni di criticità. 16. Qualora la gestione di competenze o dei residui, delle entrate o delle spese, evidenzi il costituirsi di situazioni tali da pregiudicare gli equilibri finanziari o gli equilibri obiettivo del patto di stabilità, il Responsabile del Servizio finanziario procede, senza indugio, alle segnalazioni obbligatorie disciplinate dall art. 153, comma 6 del D.Lgs 267/ Il Comune, attraverso la propria struttura tecnica, anche in ossequio del controllo analogo, verifica che gli organismi gestionali esterni rispettino le norme statali che impongono vincoli alle società partecipate, e agli altri organismi gestionali esterni. 18. I controlli sul rispetto delle norme statali da parte degli organismi partecipati, sono coordinati dal Responsabile del Servizio finanziario e sono svolti da ciascun dirigente in relazione alla materia di competenza, con il supporto del Servizio di controllo di gestione e del Segretario generale. 19. Per il controllo sugli organismi gestionali esterni è consentito agli uffici di controllo sopra individuati, l accesso a qualunque documento di proprietà o in possesso degli organismi 11

12 gestionali esterni mediante semplice richiesta informale. 20. Le verifiche di cui al presente articolo terranno contro anche delle implicazioni finanziarie e patrimoniali sul bilancio comunale derivanti dall andamento economico/finanziario degli organismi gestionali esterni. 21. Se, in corso di esercizio, il Responsabile del Servizio finanziario rileva fatti e situazioni che, sotto il profilo economico-finanziario, si discostano in modo rilevante dalle previsioni e che egli reputi tali da poter pregiudicare gli equilibri, convoca una sessione straordinaria della riunione collegiale di cui al comma Qualora siano assegnate allo stesso Responsabile del Servizio finanziario anche delle attività gestionali, per garantire l indipendenza del controllo, la relazione dei riflessi sugli equilibri di queste attività gestionali sarà prima controllata e convalidata dal Segretario Generale che si potrà avvalere dell unità di controllo posta in staff di cui al precedente art. 3, comma 2. Art. 8 - Il controllo di gestione 1. Il controllo di gestione misura l efficienza, l efficacia e l economicità della gestione ed ha come finalità quella di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi e risultati. Art. 9 - I controlli sulle società partecipate non quotate 1. Il controllo sulle società partecipate mira a verificare, attraverso l'affidamento e il controllo dello stato di attuazione di indirizzi l'efficacia, l'efficienza e l'economicità degli organismi gestionali esterni dell'ente nonché a garantire il controllo della qualità dei servizi erogati, con l'impiego di metodologie dirette a misurare la soddisfazione degli utenti esterni e interni dell'ente. 2. Il controllo sulle società partecipate non quotate ha come scopo quello di rilevare i rapporti finanziari tra l Ente proprietario e la società, la situazione contabile, gestionale e organizzativa della società, il rispetto dei contratti di servizio, la qualità dei servizi, il rispetto dei vincoli di finanza pubblica e degli altri vincoli dettati dal legislatore per queste società. Si inserisce nell ambito del processo di formazione del bilancio consolidato. 3. Esso tiene conto degli obiettivi gestionali assegnati dall Ente alle società partecipate e verifica l andamento della gestione con riferimento in particolare all efficienza ed efficacia della gestione ed all andamento della condizione finanziaria, con particolare riferimento agli effetti che si possono determinare sul bilancio dell Ente. 4. Il controllo sulle società partecipate nei termini stabiliti dalla legge in commento. dovrà essere 12

13 attivato a decorrere dal 2015 con modalità che saranno definite successivamente. Art Il controllo sulla qualità dei servizi erogati 1. Il controllo della qualità dei servizi erogati riguarda sia i servizi gestiti direttamente dall Ente e sia quelli gestiti mediante organismi gestionali esterni. Esso utilizza metodologie dirette a misurare la soddisfazione degli utenti esterni e interni dell'ente. 2. Per la misurazione della soddisfazione degli utenti esterni possono essere utilizzate sia metodologie indirette, quali quelle dell analisi dei reclami pervenuti, che dirette, quali quelle della somministrazione di questionari ai cittadini utenti. 3. Degli esiti del controllo sulla qualità dei servizi erogati si tiene conto nella valutazione della performance organizzativa. Art La relazione alla sezione regionale della Corte dei Conti 1. Ai fini della predisposizione della relazione semestrale alla Sezione regionale di controllo della Corte dei Conti si tiene conto degli esiti delle varie tipologie di controllo interno. Art La valutazione 1. Gli esiti delle varie forme di controllo interno sono trasmesse al Nucleo di Valutazione affinché ne tenga conto nella valutazione dei Responsabili, sulla base della metodologia utilizzata dall Ente. Art L affidamento al Segretario generale della responsabilità delle Aree 1. La responsabilità di Aree organizzative, in conseguenza dell affidamento di compiti di rilevante importanza sui controlli interni e sulla prevenzione della corruzione, può essere affidata al Segretario Generale solamente per periodi limitati ed in presenza di circostanze straordinarie, quali l assenza o impedimento dei dirigenti con diritto alla conservazione del posto. Art Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entra in vigore decorsi 15 giorni dalla data in cui è diventata esecutiva la deliberazione di approvazione. Esso è pubblicato sul sito internet dell Ente. 13