Comune di Tavullia Provincia di Pesaro e Urbino REGOLAMENTO SUL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI

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1 Comune di Tavullia Provincia di Pesaro e Urbino REGOLAMENTO SUL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI Approvato con delibera di Consiglio Comunale n. 52 del CAPO 1 Principi generali Art. 1 Oggetto del Regolamento 1. Il presente regolamento disciplina i controlli interni del Comune di Tavullia. 2. Le varie forme di controllo interno sono gestite in modo integrato. 3. Le attività di controllo interno producono report semestrali che sono inviati alla Giunta Comunale ed al Consiglio Comunale e, ove previsto dalla normativa, alla Corte dei Conti. Tali report sono pubblicati sul sito internet dell ente. Art. 2 Tipologie di controlli interni 1. Il sistema dei controlli interni è articolato in: a) controllo di regolarità amministrativa; 1

2 b) controllo di regolarità contabile; c) controllo di gestione; d) controllo sugli equilibri finanziari; 2. Al sistema dei controlli interni si deve aggiungere l attività di valutazione dei responsabili titolari di posizione organizzativa. Tale attività è direttamente connessa con il sistema dei controlli interni con le modalità previste nel presente regolamento. 3. Il sistema dei controlli interni costituisce strumento di supporto nella prevenzione del fenomeno della corruzione. Le modalità sono disciplinate nel piano anticorruzione, di cui alla legge n. 190/2012. In ogni caso, le attività che saranno individuate a maggiore rischio di corruzione sono impegnate a trasmettere informazioni aggiuntive al controllo interno. 4. Gli esiti del controllo interno sono parte della relazione di fine mandato del Sindaco. Art. 3 Finalità del sistema dei controlli interni 1. Il sistema dei controlli interni è diretto a: valutare l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, dei programmi e degli altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, in termini di congruenza tra i risultati conseguiti e gli obiettivi predefiniti, garantendo una conoscenza adeguata dell andamento complessivo della gestione (controllo strategico); verificare l'efficacia, l'efficienza e l'economicità dell'azione amministrativa, al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi correttivi, il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati (controllo di gestione); monitorare la legittimità, la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa (controllo di regolarità amministrativa e contabile); garantire il costante controllo degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno, mediante l'attività di coordinamento e di vigilanza da parte del responsabile del servizio finanziario, nonché l'attività di controllo da parte dei responsabili dei servizi (controllo sugli equilibri finanziari). Art. 4 Soggetti del sistema dei controlli interni 2

3 1. Partecipano all'organizzazione del sistema dei controlli interni il Segretario Comunale, i Responsabili delle Aree/Servizio, le unità di controllo (se istituite), il Nucleo di Valutazione, il Revisore dei Conti. Gli esiti dei controlli interni sono trasmessi al Sindaco, alla Giunta Comunale ed al Consiglio Comunale. Capo 2 CONTROLLO AMMINISTRATIVO E CONTABILE Art.5 - Controllo preventivo di regolarità amministrativa e contabile 1. Il controllo di regolarità amministrativa è assicurato, nella fase preventiva di formazione degli atti, dal Responsabile dell'area/ Servizio attraverso il rilascio sulla proposta del parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa, ai sensi dell articolo 49 del TUEL, tenendo conto del rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti dell Ente, della correttezza e regolarità delle procedure, della correttezza formale nella redazione dell atto. Per le determinazioni e ogni altro atto amministrativo, il responsabile del servizio procedente esercita il controllo di regolarità amministrativa attraverso la stessa sottoscrizione con la quale perfeziona l atto; 2. Il controllo di regolarità contabile è assicurato dal responsabile del servizio finanziario ed è esercitato attraverso il rilascio del parere di regolarità contabile reso ai sensi dell art.49 del TUEL sulle proposte di deliberazione che comportino riflessi diretti o indiretti sulla situazione economicofinanziaria o sul patrimonio dell'ente. Nella formazione delle determinazioni che comportano impegno di spesa o altri aspetti finanziari, ai sensi degli articoli 151 comma 4 e 183 comma 9 del TUEL il responsabile del servizio finanziario esercita il controllo di regolarità contabile attraverso l apposizione del visto attestante la copertura finanziaria; 3. Il parere e l'attestazione di cui al precedente comma sono rilasciati dal Responsabile del servizio finanziario di norma entro 3 giorni lavorativi dall'acquisizione della proposta dell atto corredata dal parere di regolarità tecnica, compatibilmente con la complessità dell atto. 4. I pareri di cui ai commi precedenti sono riportati nel contesto degli atti.. Art.6 Controllo successivo di regolarità amministrativa 1. Il controllo successivo di regolarità amministrativa persegue le seguenti finalità: a) monitorare la regolarità e correttezza delle procedure e degli atti adottati, rilevare la legittimità dei provvedimenti ed evidenziare eventuali scostamenti rispetto alle norme comunitarie, costituzionali, legislative, statutarie e regolamentari; b) sollecitare l'esercizio del potere di autotutela del Responsabile del Servizio, se vengono ravvisati vizi; 3

4 c) migliorare la qualità degli atti amministrativi, indirizzare verso la semplificazione, garantire l imparzialità, costruendo un sistema di regole condivise a livello di ente; d) stabilire procedure omogenee e standardizzate per l'adozione di atti dello stesso tipo; e) coordinare i singoli Servizi per l'impostazione ed l aggiornamento delle procedure. Art. 7 - Principi 1. Il controllo successivo di regolarità amministrativa è improntato ai seguenti principi: a) indipendenza: il responsabile e gli addetti all'attività devono essere indipendenti dalle attività verificate; b) imparzialità, trasparenza, pianificazione: il controllo è esteso a tutti i Settori dell'ente, secondo regole chiare, condivise, pianificate annualmente e conosciute preventivamente; c) tempestività: l'attività di controllo avviene in un tempo ragionevolmente vicino all'adozione degli atti, per assicurare adeguate azioni correttive; d) condivisione: il modello di controllo successivo viene condiviso dalle strutture come momento di sintesi e di raccordo in cui si valorizza la funzione di assistenza e le criticità emerse sono valutate in primis a scopo collaborativo; e) standardizzazione degli strumenti di controllo: individuazione degli standards predefiniti di riferimento rispetto ai quali si verifica la rispondenza di un atto o di un procedimento alla normativa vigente. Art. 8 - Caratteri generali ed organizzazione 1. Il controllo successivo sugli atti del Comune è di tipo interno, successivo, a campione. 2. Il controllo viene svolto sotto la direzione del Segretario comunale, con la collaborazione del Servizio di Segreteria e degli eventuali altri Servizi comunali da coinvolgere. L istruttoria dell attività di controllo può essere assegnata a dipendenti comunali di qualifica adeguata, di un settore diverso da quello che ha adottato l atto controllato. 3. Il nucleo di controllo è di norma unipersonale e costituito dal Segretario comunale. Il Segretario può nominare un secondo componente, con requisiti di indipendenza, per l esame di particolari categorie di atti che richiedono competenze tecniche specifiche. 4. Qualora al Segretario comunale siano stati assegnati, secondo le norme del TUEL, compiti gestionali, a svolgere il controllo sarà incaricato altro Segretario comunale, individuato dal Sindaco, anche a condizioni di reciprocità e senza maggiori oneri. Art Oggetto del controllo 1. Sono oggetto del controllo successivo le determinazioni di impegno di spesa, i contratti e gli altri atti amministrativi, scelti secondo una selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento. 2. Nella categoria degli altri atti amministrativi rientrano, fra gli altri, gli ordinativi in economia, i decreti, le ordinanze, i provvedimenti autorizzativi e concessori di diversa natura. Art Metodologia del controllo 1. Il controllo successivo di regolarità amministrativa misura e verifica la conformità e la coerenza degli atti e/o procedimenti controllati agli standards di riferimento. 2. Per standards predefiniti si intendono i seguenti indicatori: a) regolarità delle procedure, rispetto dei tempi, correttezza formale dei provvedimenti emessi; 4

5 b) affidabilità dei dati riportati nei provvedimenti e nei relativi allegati; c) rispetto delle normative legislative e regolamentari in generale; d) conformità al programma di mandato, P.E.G., atti di programmazione, atti di indirizzo e direttive interne. 3. Per lo svolgimento dell'attività di controllo, il Segretario comunale, sentiti i Responsabili di Area/Servizio, stabilisce un piano annuale entro il mese di gennaio, prevedendo, per ciascuna Area/Servizio operativo, il controllo di almeno il 10 per cento delle determinazioni di spesa e dei contratti aventi valore complessivo superiore ai 5.000,00 euro. Per le altre categorie di atti amministrativi e le spese fino a 5.000,00 euro il piano, per ciascuna Area/servizio, prevede un ragionevole numero minimo di atti controllati nel corso dell anno, normalmente in misura pari al 5 per cento del loro numero totale. L attività di controllo è normalmente svolta con cadenza trimestrale. 4. La selezione degli atti da sottoporre a controllo viene effettuata mediante estrazione casuale, anche a mezzo di procedure informatiche. 5. L'esame può essere esteso, su iniziativa di chi effettua di controllo, anche agli atti dell'intero procedimento o di procedimenti della stessa tipologia. Pertanto gli uffici, oltre al provvedimento oggetto del controllo, dovranno trasmettere la documentazione che sarà loro richiesta. Art.11 - Risultati del controllo 1. Le schede elaborate sui controlli a campione sono oggetto di una relazione semestrale e di una annuale da cui risulti: a) il numero degli atti e/o procedimenti esaminati; b) i rilievi sollevati e il loro esito; c) le analisi riepilogative e le indicazioni da fornire alle strutture organizzative. 2. Le relazioni sono trasmesse ai responsabili delle Aree/servizi, unitamente alle direttive cui conformarsi in caso di riscontrate irregolarità, nonché ai revisori dei conti e agli organi di valutazione dei risultati dei dipendenti, come documenti utili per la valutazione, e al consiglio comunale. 3. La segnalazione di singole irregolarità, sostanzialmente rilevanti, viene fatta subito al competente Responsabile, al momento del loro rilievo, per consentire le eventuali azioni correttive. Capo 3 CONTROLLO DI GESTIONE Art.12 Definizione del controllo di gestione 5

6 1. Il controllo di gestione è un processo attraverso il quale l Amministrazione si assicura che le risorse vengano acquisite ed impiegate con efficienza ed efficacia nel perseguimento degli obiettivi dell organizzazione. Art.13 Elementi base del controllo di gestione 1. Gli elementi che costituiscono il controllo di gestione sono: la struttura delle responsabilità il processo di funzionamento la struttura tecnico contabile Art. 14La struttura delle responsabilità per il controllo di gestione 1. La struttura delle responsabilità per il controllo di gestione è la disarticolazione della struttura organizzativa dell Ente in centri di responsabilità. 2. Il centro di responsabilità è un unità organizzativa che, sotto la guida del Responsabile) del settore, governa autonomamente risorse (finanziarie, umane e patrimoniali) per ottenere risultati in termini di obiettivi, di livelli di attività, di efficacia, di efficienza e di economicità. Art. 15 Il processo di funzionamento del controllo di gestione 1. Il processo di funzionamento del controllo di gestione è il processo circolare della programmazione e controllo riguardante la fase della programmazione, della realizzazione, del controllo e delle eventuali azioni correttive da realizzare. Tale processo coincide con il ciclo di gestione delle performance che si articola nelle seguenti fasi: definizione e assegnazione degli obiettivi che si intendono raggiungere, dei valori attesi di risultato e dei rispettivi indicatori; 6

7 collegamento tra gli obiettivi e l'allocazione delle risorse; monitoraggio in corso di esercizio e attivazione di eventuali interventi correttivi; misurazione e valutazione della performance, organizzativa e individuale; utilizzo dei sistemi premianti, secondo criteri di valorizzazione del merito; rendicontazione dei risultati all organo di indirizzo politico-amministrativo, ai vertici dell amministrazione, nonché ai competenti organi esterni, ai cittadini, ai soggetti interessati, agli utenti e ai destinatari dei servizi. Art. 16 La struttura tecnico-contabile del controllo di gestione 1. La struttura tecnico contabile del controllo di gestione è costituita: dagli strumenti di programmazione; dalla struttura dei centri di costo e dalla contabilità analitica (qualora attivata); da un sistema di indicatori e di reportistica. 2. Gli strumenti di programmazione permettono la definizione e l assegnazione degli obiettivi che l Amministrazione intende raggiungere, dei valori attesi di risultato, dei rispettivi indicatori e il collegamento tra gli obiettivi e l'allocazione delle risorse. Gli strumenti di programmazione operativa sono i seguenti: il Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.), approvato annualmente dalla Giunta, contenente le risorse e gli obiettivi assegnati ai singoli Responsabili ed implementato in modo da soddisfare i requisiti del piano delle performance con le strategie dell Amministrazione (come risultanti dalla linee Programmatiche di Mandato e dalla Relazione Previsionale e Programmatica) e la loro traduzione in obiettivi operativi; Il Piano Dettagliato degli Obiettivi (P.D.O.), contenente una illustrazione più dettagliata degli obiettivi assegnati, col Piano Esecutivo di Gestione, ai singoli Responsabili di Area/Servizio. 3. La struttura dei centri di costo è la disarticolazione delle unità operative e dei servizi in funzione delle esigenze conoscitive di determinazione sistematica dei costi/ricavi e dei fattori quantitativi ad essi afferenti. La contabilità analitica è l insieme delle determinazioni economico-quantitative necessarie per l alimentazione dei centri di costo. 4. Il sistema di indicatori riguarda le seguenti tipologie: 7

8 di risultato, che rappresentano i risultati che l Amministrazione si aspetta dalla realizzazione degli obiettivi; di erogazione, che rappresentano i prodotti realizzati dai vari servizi; di efficacia, distinguibili in: o quantitativa, rappresentante il rapporto fra la quantità di domanda di servizio richiesta e la quantità di servizio erogata; o qualitativa, rappresentante la qualità strutturale del servizio e/o la qualità percepita dal cittadino del servizio; o sociale, rappresentante l impatto sul territorio dell obiettivo realizzato/servizio erogato; di efficienza, che rappresentano il rapporto fra la quantità del servizio erogato e le risorse necessarie per erogarlo; di economicità, che rappresentano il grado di copertura dei costi del servizio con i ricavi propri e/o da trasferimenti. 5. Il sistema di reportistica formalizza gli esiti del monitoraggio in corso e a fine d esercizio, realizzato dai soggetti coinvolti nel sistema dei controlli interni, e costituisce la base per la programmazione e realizzazione di eventuali interventi correttivi. I destinatari della reportistica in funzione dell analiticità delle informazione sono la Giunta Comunale, il Segretario Comunale, il Direttore Generale (se nominato), i singoli Responsabili, nonché il Nucleo di Valutazione ed il Revisore dei conti. 6. La rendicontazione dei risultati avviene attraverso il rendiconto annuale sulla performance contenente i risultati conseguiti dall Amministrazione e da presentare all organo di indirizzo politico-amministrativo, ai vertici dell Amministrazione, ai competenti organi esterni, ai cittadini, ai soggetti interessati, agli utenti e ai destinatari dei servizi. Tale Rendiconto può essere impostato anche secondo le metodologie della rendicontazione sociale. 7. Tale forma di rendicontazione costituisce anche reportistica ai fine del controllo strategico. 8. La misurazione e la valutazione della performance, organizzativa e individuale e l utilizzo dei sistemi premianti, secondo criteri di valorizzazione del merito, e la relativa reportistica avvengono secondo le modalità previste specificatamente nel Regolamento di Organizzazione degli Uffici e Servizi. 8

9 Capo 4 CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI Art. 17 Disciplina del controllo sugli equilibri finanziari 1. La disciplina del controllo sugli equilibri finanziari è contenuta nel regolamento di contabilità. Capo 5 GESTIONE ASSOCIATA Art. 18 Gestione associata dei controlli interni 1. Le forme di controllo interno possono essere svolte anche in modo associato sulla base di convenzioni di cui all articolo 30 del DLgs n. 267/ La responsabilità per tutte le forme di controllo interno rimane in capo al soggetto che ad esso presiede per ogni singolo ente. 3. Le convenzioni disciplinano, in particolare, le modalità di effettuazione delle varie forme di controllo interno e le procedure attraverso cui viene garantito il confronto tra i dati emersi nei singoli enti. Art. 19 Entrata in vigore Capo 6 DISPOSIZIONI FINALI 1.Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello di esecutività della deliberazione di approvazione. 2. Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento si rinvia alle norme in materia di ordinamento delle autonomie locali. 9