CARTA DELLE SEGNALAZIONI

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1 CARTA DELLE SEGNALAZIONI

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3 CARTA DELLE SEGNALAZIONI

4 Il Gruppo Elior mette a disposizione dei propri collaboratori un dispositivo per la segnalazione di anomalie e irregolarità raggiungibile: Inviando un all indirizzo alert.eliorgroup@isope.solutions Via telefono contattando uno dei numeri riportati al paragrafo 9 di questa Carta. Il dispositivo permette di segnalare eventuali violazioni alla Guida ai principi di integrità stilata dal Gruppo in materia di corruzione. Questa Carta definisce le condizioni di utilizzo del dispositivo.

5 Carta delle segnalazioni 5 1. CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL DISPOSITIVO In primo luogo, si raccomanda ai dipendenti di privilegiare le comunicazioni interne per segnalare i presunti atti di corruzione, rivolgendosi a un superiore oppure a un interlocutore qualificato (in ragione delle funzioni assegnategli) a trattare la questione (direttore della divisione affari legali, direttore delle risorse umane ecc.). Tutti i collaboratori sono invitati a segnalare direttamente a tali figure eventuali fatti e comportamenti che possano presumibilmente costituire degli atti di corruzione, con il mezzo ritenuto più appropriato (colloquio individuale, , chiamata telefonica ecc.). La politica del Gruppo Elior è di favorire questo tipo di procedura e tutelare l autore dell informazione da qualsiasi conseguenza negativa, a condizione che la segnalazione venga fatta in buona fede e sia basata su elementi verificabili. Per contro, eventuali comunicazioni effettuate in cattiva fede, dirette a nuocere persone o società ovvero contenenti affermazioni che l autore sa essere false, potranno essere oggetto di sanzioni disciplinari. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Il dispositivo delle segnalazioni può essere utilizzato unicamente per riferire informazioni relative a pratiche di corruzione. Eventuali comunicazioni inerenti ad altre questioni non saranno prese in considerazione dagli operatori, i quali inviteranno il collaboratore a rivolgersi agli interlocutori aziendali competenti. Le segnalazioni possono interessare tutti i collaboratori del Gruppo, indipendentemente dal livello gerarchico e dallo status (dirigenti, dipendenti, apprendisti, stagisti, interinali ecc.). 3. PROTEZIONE DELL AUTORE DELLA SEGNALAZIONE Il dispositivo implementato tratterà unicamente i casi il cui autore sia identificato, il che esclude pertanto qualsiasi segnalazione effettuata in forma anonima. Il Gruppo Elior si impegna a tutelare tutti gli autori di segnalazioni da ritorsioni per l utilizzo del dispositivo, a condizione che abbiano agito in buona fede. L identità di ciascun autore sarà mantenuta riservata per l intero svolgimento del processo di trattamento della segnalazione e, alla sua conclusione, conformemente alle condizioni di cui all articolo 4 che segue. Per contro, è passibile di sanzione l autore di una segnalazione qualora venga stabilito che la sua azione sia diretta nuocere una persona o la società, in particolare fornendo informazioni che sa essere inesatte o prive di fondamento. 4. RISERVATEZZA/TRATTAMENTO DEI DATI RACCOLTI Il Gruppo Elior garantisce un trattamento confidenziale di tutte le informazioni trasmesse attraverso il dispositivo. L identità degli autori delle segnalazioni viene comunicata all interno della società solo a coloro che abbiano necessità di conoscerla per trattare l informazione. Si precisa che tali soggetti hanno sottoscritto un accordo di riservatezza. In particolare, queste informazioni non saranno comunicate alle persone interessate dal caso segnalato. I dati raccolti saranno conservati solo per la durata necessaria al trattamento del caso in questione. Saranno distrutti non appena la loro conservazione non risulti più giuridicamente necessaria (in particolare, a seconda della durata del procedimento contenzioso). Durante tale periodo, saranno archiviate in un sistema informatico separato ad uso limitato accessibile tramite identificativo e password individuali. 5. DESCRIZIONE DEI DATI PERSONALI REGISTRATI Il dispositivo di segnalazione registra unicamente i dati personali seguenti: identità, dati e funzione dell autore della segnalazione; identità, funzione e dati delle persone oggetto della segnalazione; identità, funzione e dati delle persone coinvolte nella raccolta o nel trattamento della segnalazione; i fatti segnalati; gli elementi raccolti nell ambito della verifica dei fatti segnalati; il resoconto delle operazioni di verifica; il seguito dato alla segnalazione. 6. TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI COMUNICATE La raccolta degli elementi è affidata a un fornitore esterno (Hysope Conseil), responsabile della raccolta dei dati di cui all articolo 5 che precede. Questo fornitore garantisce il rispetto della riservatezza e verifica che le segnalazioni rientrino nel campo di applicazione di cui all articolo 2 e che la gravità e la coerenza delle informazioni raccolte siano tali da poter essere oggetto di accertamenti approfonditi. In caso contrario, informa l autore della segnalazione del fatto che alla questione non sarà dato alcun seguito e lo mette in contatto con un interlocutore interno. Un rapporto mensile delle segnalazioni che non hanno ricevuto alcun seguito sarà inviato al Gruppo Elior e, successivamente, tutti i dati legati a tali segnalazioni saranno distrutti. Qualora la segnalazione dovesse soddisfare tutte le condizioni previste, la stessa verrà trasmessa al Gruppo Elior il quale procederà entro due mesi a verificare i fatti indicati. Al termine di tale periodo, la società stabilisce quale seguito dare alla questione e informa l autore della segnalazione.

6 6 Carta delle segnalazioni 7. INFORMAZIONE DELLA PERSONA OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE Ai sensi degli articoli 6 e 32 della legge del 6 gennaio 1978 e successive modifiche, il Gruppo Elior informa la persona interessata dalla segnalazione contestualmente alla registrazione dei dati che la riguardano. Le comunica i fatti attribuiti e le modalità per esercitare i propri diritti di accesso e rettifica. Tuttavia, l informazione della persona chiamata in causa può avvenire solo dopo l adozione di misure cautelari laddove queste si rivelassero indispensabili, in particolare per evitare la distruzione di prove necessarie al trattamento della segnalazione. 8. DIRITTO DI ACCESSO E DI RETTIFICA Ai sensi degli articoli 39 e 40 della legge del 6 gennaio 1978 e successive modifiche, la persona identificata nel dispositivo di segnalazione ha facoltà di accedere ai dati che la riguardano e chiederne, se del caso, la rettifica o l eliminazione. Non può ottenere comunicazione alcuna, sul fondamento del proprio diritto di accesso, delle informazioni riguardanti terzi e in particolare l identità dell autore della segnalazione. 9. INFORMAZIONE PRATICA I numeri qui sotto possono essere chiamati da qualsiasi zona del mondo agli orari lavorativi locali (senza eccezioni). Indipendentemente dalla località della chiamata, sarà fatturato al costo di una telefonata locale. Francia Germania Belgio (lingua parlata: francese) Cile Colombia Spagna Danimarca (lingua parlata: inglese) India Stati Uniti (lingua parlata: inglese) Stati Uniti (lingua parlata: spagnolo) Italia Lussemburgo Messico Portogallo Repubblica dominicana (lingua parlata: inglese) Regno Unito Saint Martin

7 Elior Participations, società in accomandita per azioni con capitale di ,00 euro, con sede sociale sita a Paris La Défense Cedex (92032), 9-11 allée de l Arche, iscritta nel Registro delle Imprese di NANTERRE con il numero Agosto 2018

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