NOTIFICHE TELEMATICHE

Transcript

1 NOTIFICHE TELEMATICHE Creazione documento informatico Attestazioni di Conformità Notificazione con modalità telematica Conservazione notifiche telematiche Redazione doc. 21/09/2015 1

2 Call center giustizia Fonti Principali pst.giustizia.it Gruppo di lavoro dei magistrati per lo sviluppo del Processo Civile Telematico Dipartimento affari giuridici e legislativi 2

3 Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n.82 Art. 71 Regole tecniche Entrata in vigore del provvedimento: 1/1/2006 Vigente ad oggi 1. Le regole tecniche previste nel presente codice sono dettate, con Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l'innovazione, di concerto con (il Ministro della giustizia e con) i Ministri competenti, sentita la Conferenza unificata di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, ed il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, previa acquisizione obbligatoria del parere tecnico di DigitPA. Le amministrazioni competenti, la Conferenza unificata e il Garante per la protezione dei dati personali rispondono entro trenta giorni dalla richiesta di parere. In mancanza di risposta nel termine indicato nel periodo precedente, il parere si intende interamente favorevole. 3

4 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23- bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del

5 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 Art. 3. Formazione del documento informatico 1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software; (documento creato dall avvocato e convertito in pdf) b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, (documento estratto da fascicolo informatico) acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, (documento acquisito tramite scansione). 5

6 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 Art. 3. Formazione del documento informatico 2. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. 3. Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terzi. 6

7 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 Art. 3. Formazione del documento informatico 4. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1 (documento informatico creato dall avvocato) Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l'apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; e) l versamento ad un sistema di conservazione. 7

8 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 Art. 3. Formazione del documento informatico 5. acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, (documento estratto da fascicolo informatico) acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, (documento acquisito tramite scansione) Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dalla produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione. 8

9 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 Art. 3. Formazione del documento informatico 7., al documento informatico immodificabile è associato un riferimento temporale. 9. Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati (informazioni che identificano un file) che sono stati generati durante la sua formazione. L'insieme minimo dei metadati, come definiti nell'allegato 5 al presente decreto, è costituito da: a. l'identificativo univoco e persistente (nome file) ; b. il riferimento temporale di cui al comma 7; c. l'oggetto (descrizione del file) ; d. il soggetto che ha formato il documento; e. l'eventuale destinatario (destinatari riportati sulla PEC) ; f. l'impronta del documento informatico. Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative. 9

10 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 Art. 7. Trasferimento nel sistema di conservazione N.B: Per sistema di conservazione sostitutiva si intende la conservazione a norma di legge come per la fatturazione elettronica Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione avviene generando un pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conservazione di cui all'art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013, in materia di conservazione dei documenti informatici. Il buon esito dell'operazione di versamento è verificato tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione. 10

11 Attestazione di Conformità Art.16_undecies L attestazione di conformità può avvenire in due modi: 1. si inserisce una certificazione di conformità all interno del file da autenticare e poi si appone sul file la nostra firma digitale (attenzione: in questo modo sia l impronta hash sia la copia effettuata non corrispondono all originale perché il file viene modificato) 2. oppure si inserisce l attestazione in un file separato, nel quale però devono essere anche riportati i meta dati necessari (identificativo, riferimento temporale, oggetto, soggetto che ha formato il documento, eventuale destinatario, l impronta hash del documento informatico) 11

12 Concludendo Appare evidente che la soluzione 2) sia la più corretta Per le notifiche telematiche i meta dati necessari (identificativo, riferimento temporale, oggetto, soggetto che ha formato il documento, eventuale destinatario, l impronta hash del documento informatico) vanno inseriti nella relata di notifica. Nel caso di apposizione di firma digitale, è possibile utilizzare sia la firma CAdES (formato.p7m) che quella PAdES, inserita "all interno" del file PDF: è consigliabile quest ultima opzione, al fine di permettere al destinatario di aprire il file utilizzando semplicemente il programma di lettura del formato PDF. Come da Scheda pratica del Ministero della Giustizia 12

13 Nella pratica Attestazione di conformità contenuta in un file separato Si scrive l attestazione su un file separato che poi trasformeremo in PDF, firmeremo digitalmente e trasmetteremo insieme al file contenente l atto. Tale attestazione dovrà contenere però degli elementi in più rispetto a quella abitualmente usata. a. il nome del file principale (identificativo univoco e persistente) b. un riferimento temporale c. l oggetto (la descrizione del file) d. il soggetto che ha formato il documento; e. l'eventuale destinatario; (destinatari riportati sulla PEC) f. la sua impronta HASH Si tratta di elementi che servono ad individuare con certezza il file che si sta autenticando e quindi a creare un legame certo fra questo e l attestazione di conformità. Non preoccuparti! Queste attività vengono gestite automaticamente da service1 13

14 Nella pratica Notifica Telematica Una volta eseguita la notifica telematica dobbiamo provvedere alla conservazione a norma di legge dei file notificati come per la fatturazione elettronica. Ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione. Non preoccuparti! Queste attività vengono gestite automaticamente da service1 14

15 Tutte queste operazioni sono gestite in automatico da Service1 Notifiche telematiche - Crea la relata di notifica in automatico con l attestazione di conformità dei file e i metadati (informazioni che identificano un file) necessari (identificativo, riferimento temporale, oggetto, soggetto che ha formato il documento, eventuale destinatario, l impronta hash del documento informatico) Attestazione di conformità - Crea in automatico l attestazione di conformità su foglio separato con i metadati dei file (informazioni che identificano un file) che vengono scaricati da fascicolo informatico o che siano una scansione di documento cartaceo. 15

16 Verifica impronta HASH - Verifica se l impronta HASH delle notifiche che riceviamo sia corretta. Firma digitale - I file vengono firmati digitalmente in PAdES come consigliato dal Ministero della Giustizia Conservazione - Crea in automatico un pacchetto di estrazione statica dei dati e li trasferisce nel sistema di conservazione. NB La conservazione garantisce : L identificazione, l integrità, la leggibilità, il rispetto delle misure di sicurezza dei file conservati. 16