Eliminare i contatti duplicati in MS Outlook

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1 MDaemon GroupWare Eliminare i contatti duplicati in MS Outlook Abstract... 2 Il problema... 2 La soluzione... 2 Esportazione dei dati da MS Outlook... 3 Eliminazione con MS Access dei duplicati... 7 Importazione in MS Outlook dei contatti senza duplicati... 12

2 Abstract La procedura descritta in queste pagine utilizza MS Outlook e MS Access per rimuovere i contatti duplicati all interno di MS Outlook. In questo documento si fa riferimento a MS Outlook 2003 e Access 2003 in lingua inglese. Il problema Quando si sincronizzano dispositivi palmari, cellulari o altri software con MS Outlook può accadere che all interno delle cartelle dei contatti si generino dei duplicati, sempre fastidiosi da rimuovere. Un utilizzo oculato di MS Access permette di risolvere il problema. La soluzione Segnaliamo che la procedura va effettuata su un computer di test o su una cartella di contatti di prova per valutare l efficacia della soluzione prima di metterla in produzione. La procedura prevede tre fasi: esportazione dei dati da MS Outlook; eliminazione con MS Access dei duplicati; importazione in MS Outlook dei contatti senza duplicati.. 2.

3 Esportazione dei dati da MS Outlook 1. Individuare all interno di MS Outlook la cartella con in contatti duplicati. Nell esempio sotto, la cartella si chiama Duplicati e contiene un duplicato: tre contatti si chiamano Filippo Imperiali, ma solo due hanno anche lo stesso indirizzo fimperiali@miodominio.it. Nell immagine sono evidenziati i contatti duplicati. 2. Costruire una nuova cartella di tipo Contatto allo stesso livello della cartella Duplicati e chiamarla Puliti ; questa cartella conterrà i contatti senza i duplicati.. 3.

4 3. Selezionare la cartella Duplicati e scegliere il menu File->Import and Export; dalla finestra che 2 compare selezionare Export to a file e premere il pulsante Next L immagine mostra in primo piano la finestra che compare selezionando la voce del menu: File->Import and Export. 4. scegliere Microsoft Access e proseguire con Next.. 4.

5 5. Selezionare la cartella che contiene i contatti duplicati e premere Next. Duplicati è la cartella che nel nostro esempio contiene i contatti duplicati. 6. Assegnare un nome al file di MS Access creato dall esportazione e che conterrà la tabella con i contatti duplicati (nell esempio si assegna il nome c:\doppioni.mdb) e proseguire premendo il pulsante Next.. 5.

6 7. Premere il pulsante Map Custom Fields e quindi il pulsante Default Map e successivamente premere il pulsante OK Lo screenshot evidenzia l ordine in cui si devono premere i pulsanti. 8. Premere il pulsante Finish per completare l esportazione.. 6.

7 Eliminazione con MS Access dei duplicati 1. Aprire il database creato dall esportazione, nell esempio c:\doppioni.mdb. Appare l elenco delle tabelle del database, nell esempio la tabella Contacts, creata da MS Outlook durante l esportazione. 2. Selezionare la tabella Contacts con il tasto destro e scegliere la voce di menu Design view : la tabella viene visualizzata in modalità struttura. Nell immagine si vede la tabella Contacts (creata durante l esportazione) in modalità struttura.. 7.

8 3. Fare click con il tasto destro del mouse in corrispondenza del triangolo nero sulla colonna grigia a sinistra del primo campo della tabella e scegliere dal menu contestuale la voce Insert rows Fare clic nel campo FieldName e scrivere ID, premere quindi TAB (ci si trova nel campo DataType) e selezionare dal menu a tendina la voce Autonumber.. 8.

9 5. Chiudere la finestra della tabella Contacts (non la finestra del database MS Access!) e salvare quando il programma lo richiede. 6. Si è quindi tornati alla finestra principale del database MS Access. Da qui scegliere il menu Insert->Query e selezionare la voce Design View alla prima schermata che appare e premere OK Nell immagine si noti la finestra principale di MS Access in secondo piano e la maschera per l inserimento di una nuova query in primo piano. 7. Ora ci si trova nella videata delle query; scegliere il menu View->SQL view: eliminare il testo ivi contenuto e sostituirlo con il seguente: DELETE Contacts.ID, * FROM Contacts WHERE (((Contacts.ID) Not In (SELECT MIN(ID) FROM Contacts GROUP BY FirstName,LastName, Address)));. 9.

10 Osservazioni: a) Nel comando occorre sostituire il nome Contacts con il nome effettivo della tabella, che potrebbe essere differente; si tratta della tabella nella quale sono stati esportati i contatti di MS Outlook. b) I campi FirstName, LastName, Address sono la chiave di ricerca dei duplicati, ossia MS Access cercherà i duplicati in base a questa tripla. Se si desidera è possibile aggiungere altri campi come per esempio il nome dell azienda. Occorre verificare e accertarsi che nella tabella dei contatti i nomi dei campi siano effettivamente FirstName, LastName, Address ; in caso contrario, sostiuire FirstName, LastName, Address con gli effettivi nomi dei campi. 8. Per cancellare i duplicati scegliere il menu Query->Run e confermare con Yes per eliminare i dati doppi. In primo piano l alert che notifica la cancellazione delle righe dal database. 9. Chiudere la finestra della query; non è necessario salvare in quanto i dati duplicati sono stati già rimossi dalla tabella Contacts. Ci si trova nuovamente nella finestra principale del database. Aprire con un doppio clic la tabella Contacts e verificare che i contatti doppi siano stati eliminati. Chiudere quindi la tabella (non la finestra del database MS Access!). 10. Selezionare la tabella Contacts con il tasto destro e scegliere la voce di menu Design view : la tabella viene visualizzata in modalità struttura.. 10.

11 11. Fare click con il tasto destro del mouse in corrispondenza del triangolo nero sulla colonna grigia a sinistra del primo campo della tabella e scegliere il menu Delete rows, confermando con Yes alle due domande successive Chiudere la tabella confermando il salvataggio. 13. Uscire da MS Access.. 11.

12 Importazione in MS Outlook dei contatti senza duplicati Prima di importare i contatti in MS Outlook, occorre accertarsi che il database di MS Access utilizzato per rimuovere i duplicati sia chiuso. 1. Avviare MS Outlook e posizionarsi sulla cartella Puliti ; ossia la cartella dei contatti costruita all inizio della procedura. 2. Scegliere il menu File->Import and Export e selezionare al voce Import from another program or file e confermare con Next

13 3. Selezionare Microsoft Access e confermare con Next. 4. Selezionare il file da importare (lo stesso che era stato esportato in precedenza), attivando l opzione Do not import duplicate items, anche se i duplicati sono stati rimossi già all interno di MS Access. Proseguire con Next

14 5. Scegliere la cartella di tipo Contatti nella quale importare i dati, cioè la cartella Puliti creata in precedenza e proseguire con Next. 6. Premere il pulsante Map Custom Fields ; scorrere la lista dei campi sulla sinistra fino a visualizzare i campi Address, Type, DisplayName ; scorrere la lista dei campi sulla destra fino a visualizzare i campi , 2, 3. Trascinare dalla lista di sinistra il campo Address sul campo della lista di destra e rilasciare il mouse; ripetere l operazione per i campi 2Address (trascinarlo su 2 ) e 3Address (trascinarlo su 3 )

15 7. Confermare con OK e premere il pulsante Finish : ha inizio l importazione. 8. La cartella Puliti contiene ora contatti non duplicati.. 15.

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