REGOLAMENTO GENERALE DELLE MISSIONI E DELLE TRASFERTE

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1 REGOLAMENTO GENERALE DELLE MISSIONI E DELLE TRASFERTE Articolo 1 Premessa Per missione si intende la prestazione di una attività di servizio, conforme ai fini propri della Università, fuori dalla sede di servizio, sia sul territorio nazionale sia all estero. Il presente regolamento disciplina le missioni e le trasferte del seguente personale: 1. Personale che ha stipulato un contratto di lavoro subordinato (a tempo indeterminato e a tempo determinato) con l Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia (missione); 2. personale non dipendente inserito in programmi di ricerca (trasferta - rimborso spese); 3. personale non dipendente altamente qualificato cui sia stato conferito un incarico di studio o un incarico tecnico (trasferta rimborso spese); 4. dottorandi, specializzandi, borsisti dell Ateneo, assegnisti (trasferta rimborso spese). NON può essere inviato in missione il personale in congedo o in aspettativa. Articolo 2 Imputazione della spesa La spesa per la missione o per la trasferta deve essere imputata a fondi espressamente destinati allo scopo, a contributi o finanziamenti finalizzati alla ricerca, a fondi derivanti da prestazioni in conto terzi. INCARICO DI MISSIONE Articolo 3 Autorizzazione L incarico ad effettuare la missione è dato: 1. dal Rettore per le missioni da effettuarsi in sua rappresentanza; 2. dal Direttore del Dipartimento, Centro, Biblioteca per il personale afferente alle rispettive strutture e controfirmato dal titolare del fondo su cui grava la spesa; 3. dal Direttore Amministrativo per il personale dell Amministrazione Centrale e per le missioni gravanti su fondi gestiti direttamente dall Amministrazione Centrale. Le missioni compiute dal Rettore, Pro-Rettore, Presidi, Direttori di Dipartimento e degli altri Centri di Spesa, Direttore Amministrativo non sono soggette ad alcuna autorizzazione. 1

2 Articolo 4 Provvedimento d incarico L incarico a compiere la missione deve risultare da un provvedimento scritto antecedente alla data d inizio della missione stessa, a firma del titolare del fondo su cui graverà la spesa e del Direttore Amministrativo o del Direttore di Dipartimento, Centro, Biblioteca, o del Preside di Facoltà. Nel provvedimento devono essere indicati: 1. cognome e nome dell incaricato; 2. qualifica, categoria di appartenenza (per il personale Tecnico-Amministrativo), classe stipendiale; 3. località della missione; 4. giorno e ora presunti di inizio della missione e sua durata; 5. oggetto della missione; 6. fondo su cui graverà la spesa. Articolo 5 Durata della missione La durata massima della missione nella stessa località è fissata in 240 giorni. La durata minima della missione in territorio nazionale è fissata in 4 ore diurne, superate le quali si ha diritto al rimborso della diaria, sempre che la località di missione sia distante almeno 10 Km dalla sede di servizio. In caso di missioni di durata inferiore alle 4 ore sono comunque rimborsate le spese di viaggio. Non è previsto limite minimo per le missioni notturne, cioè comprese tra le ore 22 e le ore 6 del giorno successivo. Articolo 6 Trattamento di missione Al personale dipendente, di qualsiasi categoria, inviato in missione in Italia e all estero spetta, oltre alla diaria, il rimborso delle spese di viaggio,di pernottamento e di vitto, in base alle disposizioni e ai limiti fissati dal presente Regolamento e alla tabella allegata al Regolamento medesimo. La diaria per le missioni all estero spetta per l intera giornata e non è divisibile in ventiquattresimi. Articolo 7 Trattamento di missione in Italia A) Personale Tecnico Amministrativo Per le missioni in Italia, la diaria, determinata in conformità alla normativa vigente, varia in relazione al ruolo e alla qualifica dell interessato; per le missioni inferiori alle 24 ore la 2

3 diaria spetta in ragione di 1/24 della diaria intera per ogni ora di missione; dalle 8 ore in poi la diaria è ridotta del 70% maturando la possibilità di fruire del rimborso pasto (non è consentito il rimborso della diaria intera oltre le 8 ore anche in assenza di consumo di pasti). Per le missioni all estero, la diaria compete nella misura stabilità dalle tabelle ministeriali. B) Personale Docente - Dirigenti Per le missioni inferiori alle 24 ore la diaria, determinata in conformità alla normativa vigente, spetta in ragione di 1/24 della diaria intera per ogni ora di missione; la diaria è liquidata nelle seguenti misure: 1. intera nel caso in cui non si chieda il rimborso del pasto e del pernottamento; 2. ridotta di un terzo nel caso in cui si chieda il rimborso del pasto o del pernottamento; 3. ridotta di due terzi nel caso in cui si chieda il rimborso del pernottamento e almeno di un pasto nella stessa giornata. Articolo 8 Personale al seguito Il personale tecnico amministrativo inviato in missione al seguito di dipendenti di qualifica più elevata può essere autorizzato a fruire dei rimborsi spettanti al personale di qualifica superiore; la relativa autorizzazione deve essere richiesta e concessa prima dell inizio della missione. Articolo 9 Mezzi di trasporto Il personale che si reca in missione è tenuto, qualora non sia autorizzato a servirsi di mezzi straordinari, a usare i mezzi di trasporto ordinari. Sono mezzi di trasporto ordinari per le missioni e le trasferte in Italia e all estero: il treno; la nave: l aereo; il pullman di linea; l autobus; taxi, purchè limitati a tragitti urbani nel luogo di missione. Sono mezzi di trasporto straordinari per le missioni e le trasferte in Italia e all estero: i mezzi noleggiati; il taxi in tratti extraurbani; l auto di proprietà o comunque nella legittima disponibilità dell incaricato (di seguito indicata come mezzo personale ), per le missioni o trasferte in Italia e fino al confine italiano. L impiego di mezzi straordinari è consentito nel caso in cui la missione non possa essere espletata con i mezzi di trasporto ordinari, ed è sempre subordinato ad autorizzazione, in assenza della quale non si ha diritto al rimborso della spesa sostenuta. All estero, in casi eccezionali, è consentito, per la natura della missione, il noleggio di auto o furgoni. L autorizzazione deve essere preventivamente richiesta. 3

4 Non vengono corrisposte le indennità supplementari del 5% e 10% sulle spese di trasporto in Italia e all estero. Articolo 10 Uso dei mezzi di trasporto straordinari L uso del mezzo personale è consentito: a) quando è economicamente più conveniente rispetto ai mezzi di linea; b) quando l orario dei mezzi pubblici è inconciliabile con lo svolgimento della missione o tali servizi mancano del tutto; c) quando debbono essere trasportati materiali e/o strumenti delicati o ingombranti nonché materiale deteriorabile. d) quando, per altre ragioni di tempo e di luogo, espressamente specificate l uso dei mezzi pubblici non avrebbe consentito il regolare svolgimento della missione. I motivi (di cui ai punti a, b, c, d), che giustificano l uso del mezzo personale, devono essere indicati, in modo esplicito ed esauriente, in un apposita dichiarazione resa dall interessato. La concessione dell autorizzazione all uso del mezzo personale di trasporto è condizionata al rilascio, da parte del personale comandato in missione, di una dichiarazione scritta con la quale il dipendente dichiara: a) di essere in regola con la prescritta copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi, di cui alla L , n. 990 e successive modificazioni ed integrazioni, per il mezzo personale utilizzato in missione, sollevando l Amministrazione da qualsiasi responsabilità derivante dall uso dello stesso; b) di sollevare l Amministrazione da qualsiasi responsabilità derivante dall uso del mezzo personale per i rischi di danneggiamento del mezzo stesso, nonché di proprie lesioni o decesso del dipendente medesimo per la parte eccedente i massimali di cui alle polizza assicurative attivate dall Amministrazione. L Università stipula polizze assicurative, limitatamente al tempo strettamente necessario allo svolgimento della missione, in favore dei dipendenti autorizzati a servirsi del mezzo personale, che coprono i rischi - non compresi nell assicurazione obbligatoria - di danneggiamento del mezzo di trasporto del dipendente e da lui condotto, nonché di lesioni invalidanti o di decesso del dipendente. Quando il personale tecnico-amministrativo viene autorizzato ad usare l auto personale per trasferte interne al Comune, ha diritto al rimborso di 1/5 del costo della benzina al litro per ogni Km. effettuato. Qualora l autorizzazione all uso del mezzo personale non sia data almeno 24 ore prima dell inizio della missione o della trasferta, non si può procedere al rimborso delle spese. L uso degli altri mezzi straordinari può essere consentito quando ricorrono le fattispecie di cui al punto a), b), c) e d) del presente articolo e non è possibile o non è conveniente ricorrere all uso del mezzo personale. 4

5 Articolo 11 Spese di viaggio Per determinare il rimborso delle spese di viaggio, si considera sede di partenza la sede di servizio. Se la destinazione della missione corrisponde al Comune di residenza del dipendente, non sono riconosciute le spese di missione. Al personale inviato in missione spetta il rimborso delle spese effettivamente sostenute nei limiti del costo del biglietto a tariffa d uso, oltre al rimborso del supplemento o prenotazione; in caso di viaggio in classe superiore verrà liquidato il costo del biglietto corrispondente alla classe di diritto. Per le spese ferroviarie, si ha diritto al rimborso del biglietto di viaggio della classe spettante, dei relativi supplementi e prenotazioni e dei pernottamenti in treno nella sistemazione spettante. Al personale autorizzato a servirsi del proprio mezzo di trasporto spetta una indennità, per ogni chilometro, pari a un quinto del prezzo della benzina praticato dall AGIP al momento dello svolgimento della missione. E rimborsabile il pedaggio autostradale dietro presentazione del documento di spesa. Sono rimborsabili le spese per garage e/o parcheggi. Per i viaggi effettuati con i mezzi dell Amministrazione, non compete alcuna indennità chilometrica, ad eccezione di coloro che svolgono le funzioni di autista loro assegnate con provvedimento del Direttore Amministrativo. Nel caso di viaggi effettuati con mezzi dell Amministrazione sono rimborsabili le spese per garage e/o parcheggi. La spesa per benzina dovrà essere sostenuta utilizzando i buoni carburanti forniti dalla struttura o, in caso di esaurimento di questi, verrà rimborsata producendo fattura o altro documento da cui risulti l importo pagato e la stazione di servizio che ha erogato il carburante. Per i mezzi noleggiati, il loro uso dà diritto al rimborso del costo del noleggio, dei pedaggi autostradali, dei parcheggi e garage e delle altre spese documentate e necessarie al fine di garantire l ordinario funzionamento del mezzo stesso durante lo svolgimento della missione. La spesa per benzina viene rimborsata mediante produzione di fattura o altro documento da cui risulti l importo pagato e la stazione di servizio che ha erogato il carburante. Per il rimborso delle spese del viaggio in aereo, occorre consegnare il tagliando fiscale, con l indicazione di tutti gli estremi del viaggio. E necessario inoltre presentare la carta d imbarco. Il rimborso delle spese per taxi (usato in tragitti urbani ed extraurbani) avviene mediante presentazione di fattura o di altro documento di spesa che deve contenere la data, l importo pagato, la sigla del taxi e la firma del tassista. Sono rimborsabili le spese di viaggio (aereo, treno, ecc.) anche qualora il biglietto sia costituito (o sostituito) da documentazione acquisita mediante Internet o comunque per via telematica. 5

6 Articolo 12 Spese per pasti Per il personale dipendente dell Università di Modena e Reggio Emilia inviato in missione nel territorio italiano, il rimborso dei pasti è previsto solo per le missioni di durata non inferiore alle otto ore. Qualora la durata della missione sia pari o superiore a 12 ore, si ha diritto al rimborso di 2 pasti. Per le missioni in Italia e all estero il rimborso è ammesso nei seguenti limiti: 1 pasto = 45; 2 pasti = 90. Il rimborso dei pasti spetta solo se sono documentati da fattura, ricevuta fiscale e da scontrini fiscali analitici. Per importi di singoli pasti inferiori al 50% dei valori sopra indicati è consentito il rimborso di scontrini fiscali di bar, tavole calde, anche se non analitici." Nel caso in cui il documento di spesa indichi un servizio reso per due o più coperti, la spesa verrà divisa per il numero dei coperti e al dipendente verrà liquidato l importo risultante; tali spese sono rimborsate: a) dietro presentazione dei corrispondenti documenti in originale; b) in fotocopia qualora il documento originale sia allegato alla pratica di rimborso di altra persona inviata in missione dall Università di Modena e Reggio Emilia; c) in copia conforme qualora l originale sia allegato alla pratica di rimborso di altra persona inviata in missione da altro Ente. Si possono rimborsare le spese relative alla piccola colazione consumata presso l albergo sede di pernottamento, fino ad un massimo di 15. Il rimborso di tali spese non incide sul rimborso dei pasti, nei limiti di valore sopra indicati. Nel caso in cui la missione si svolga in luoghi lontani da punti di ristoro, è consentito il rimborso forfettario di 20,00 a pasto, dietro presentazione di apposita dichiarazione. La documentazione per la consumazione di pasti all estero si intende prodotta qualora il documento esibito contenga l intestazione del ristoratore, la somma pagata e la causale del pagamento. Nei limiti di valore sopra indicati per i pasti all estero (1 pasto = 45; 2 pasti = 90) è ammissibile il rimborso delle spese per pasti preparati direttamente dal dipendente, mediante esibizione del documento che contenga l intestazione dell esercizio che ha venduto generi alimentari, la somma pagata e l elenco dei generi acquistati. Qualora la documentazione per pasti consumati o preparati dall interessato all estero non possa essere prodotta nei termini sopradescritti, il rimborso sarà ammesso a fronte di una dichiarazione presentata dall interessato che giustifichi l assenza della documentazione. In questo caso il rimborso è ammesso nei seguenti limiti: 1 pasto = 35; 2 pasti = 80. Qualora si richieda il rimborso dei pasti per missioni all estero, la diaria viene ridotta del 50%. Il Consiglio di Amministrazione può modificare i limiti di spesa sopra indicati, tenuto conto degli aumenti intervenuti nel costo della vita e degli indici ISTAT. Articolo 13 Spese per pernottamento 6

7 Il rimborso del pernottamento è previsto per le missioni di durata non inferiore alle dodici ore dietro presentazione di fattura o ricevuta fiscale. Non è previsto il rimborso di spese telefoniche e servizio bar. Sono rimborsabili le spese per collegamenti telematici di P.C. E possibile procedere alla liquidazione delle spese sostenute e documentate con apposita fattura o estratto conto, dettagliato e quietanzato, dell agenzia di viaggi. Nel caso di una missione continuativa nella medesima località, di durata NON inferiore ad 1 settimana, è consentito il rimborso della spesa per il pernottamento in residenza turistico-alberghiera, fino all importo massimo di 100 per notte e dietro presentazione di fattura o ricevuta fiscale. Articolo 14 Spese per partecipazione a congressi La spesa di iscrizione per la partecipazione ad un Congresso è gestita, ordinata e pagata dal Centro di spesa come qualunque altra spesa per l acquisto di beni e servizi. Qualora l iscrizione sia comprensiva dell alloggio e/o del vitto e sia possibile differenziare l importo dell iscrizione da quello dell alloggio e/o del vitto, si provvederà a pagare l importo dell iscrizione secondo quanto previsto mentre le spese di alloggio e/o di vitto saranno rimborsate nell ambito della liquidazione della missione. Qualora non sia possibile differenziare l importo dell iscrizione si provvederà a pagare l intero importo e l interessato dovrà dichiarare, ai fini della liquidazione delle spese di missione, il numero dei pernottamenti e quello dei pasti fruiti. Articolo 15 Concessioni di anticipi Il dipendente può chiedere, almeno dieci giorni prima della partenza, un anticipo pari al 75% delle spese di viaggio, vitto e pernottamento, producendo idonea documentazione giustificativa delle spese. Non vengono concessi anticipi per missioni la cui durata sia, presumibilmente, inferiore alle ventiquattro ore. L anticipo verrà recuperato in sede di liquidazione della missione. Articolo 16 Documenti di spesa Tutte le spese rimborsabili previste dal presente Regolamento saranno liquidate dietro presentazione in originale dei documenti di spesa; non verranno liquidati documenti di spesa alterati o che presentino correzioni o cancellature. Articolo 17 Smarrimento documenti 7

8 In caso di sottrazione o di smarrimento del biglietto del treno, aereo e traghetto o dei documenti fiscali relativi ai pasti consumati in Italia e al pernottamento, qualora non sia possibile acquisire una copia conforme all originale del documento smarrito, sarà rimborsabile la relativa spesa mediante presentazione congiunta dei seguenti documenti: a) copia della denuncia di sottrazione o di smarrimento presentata alle autorità competenti; b) autodichiarazione contenente una dettagliata descrizione degli elementi che caratterizzano il documento sottratto o smarrito e della causa che ne impedisce la presentazione. Le disposizioni suddette si applicano esclusivamente ai documenti citati nel presente articolo. Articolo 18 Missioni in località di abituale dimora L'indennità di trasferta non è dovuta per le missioni effettuate nella località di abituale dimora, anche se distante più di 10 Km dalla sede di servizio. Articolo 19 Obbligo di rientro giornaliero Ove non sussistano esigenze che impongano il pernottamento nella località di missione, il dipendente è tenuto a rientrare nella sede di servizio sempre che la natura del servizio e le possibilità pratiche lo consentano. Articolo 20 Missioni con mero rimborso spese Il personale in servizio presso l Ateneo, inviato in missione in Italia e/o all estero può chiedere il rimborso delle spese sostenute e documentate relative al viaggio ed ai trasporti, all alloggio ed ai pasti, senza diaria. Articolo 21 Personale non dipendente dall Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia a) Personale non dipendente. Possono essere inviati in trasferta soggetti, non dipendenti dall Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia, qualora rientrino nelle seguenti categorie: 1) personale, italiano o straniero, dipendente da altre Università (anche straniere), da Amministrazioni dello Stato, da Enti pubblici o da soggetti giuridici privati se inseriti nei programmi di ricerca o inviati in missione nell interesse della struttura; 2) dottorandi, specializzandi, titolari di borse di studio attivate dall Ateneo e assegnisti, se inseriti in progetti di ricerca o imputando la spesa su fondi a disposizione del Dipartimento; 8

9 3) liberi professionisti, titolari di collaborazioni coordinate e continuative, prestatori d opera occasionali, ai quali siano stati affidati mediante contratto d opera, incarichi di natura tecnica o scientifica o incarichi di studio, salvo diversi patti contrattuali; 4) liberi professionisti e personale non dipendente inseriti in programmi di ricerca, con imputazione della spesa sui relativi fondi. L autorizzazione alla trasferta è data dal Responsabile della Struttura universitaria nell interesse della quale il soggetto è mandato in trasferta. Ai soggetti, di cui ai punti 1, 2, 3 e 4, non compete la diaria per trasferta in Italia o all estero. b) Limiti di spesa Ai fini della determinazione del rimborso e dei limiti di valore delle spese, ai soggetti di cui ai punti 1, 2, 3 e 4 sono equiparati ai ricercatori: sono rimborsabili solo le spese previste dal presente Regolamento e nei limiti di valore previsti per i ricercatori confermati. Se le spese di trasferta non sono contrattualmente disciplinate e/o comprese nel compenso, ai titolari di collaborazioni coordinate e continuative, ai liberi professionisti e ai prestatori d opera occasionali viene riconosciuto il rimborso secondo le norme di Legge, nei limiti di valore previsti per i ricercatori. Qualora le spese di trasferta siano disciplinate contrattualmente, ai titolari di Co.Co.Co., ai liberi professionisti e ai prestatori d opera occasionali sono rimborsabili solo le spese previste dal presente Regolamento e nei limiti di valore previsti per i ricercatori confermati. Ai fini della determinazione del rimborso e dei limiti di valore delle spese, i soggetti di cui ai punti 1 sono equiparati al personale docente, ricercatore e tecnico-amministrativo della loro sede di lavoro: sono rimborsabili solo le spese previste dal presente Regolamento e nei limiti di valore previsti per il personale citato. Nei caso di trasferta all estero, ai soggetti, di cui ai punti 1, 2, 3 e 4, è riconosciuto il rimborso delle spese sostenute per i pasti, consumati presso esercizi pubblici o preparati dall interessato (salvo diversa disposizione legislativa o contrattuale). Nel caso di trasferta all estero, ai soggetti di cui ai punti 2 e 3, è riconosciuto il trattamento corrispondente al personale ricercatore dell Ateneo. Agli iscritti alle Scuole di Specializzazione possono essere rimborsate le sole spese sostenute (con esclusione della diaria) qualora abbiano compiuto trasferte nell ambito del processo formativo-didattico, previa autorizzazione del Direttore della Scuola di Specializzazione. Si fa riferimento ai rimborsi riconosciuti al personale tecnicoamministrativo, categoria C2. L uso del mezzo personale può essere autorizzato nei casi di cui all art. 10 e a condizione che siano accese sia apposita polizza kasko che apposita polizza infortuni del conducente, a cura e a spese dell interessato; le polizze dovranno presentare analoghe e/o equivalenti condizioni contrattuali delle polizze attivate per il personale dipendente. Il soggetto che autorizza ha l obbligo di accertare, in via preventiva, l avvenuta stipula delle suddette obbligatorie polizze assicurative. In caso di inadempimento di tale obbligo, ogni responsabilità e conseguente eventuale risarcimento danni resteranno esclusivamente a carico del soggetto autorizzante. 9

10 La concessione dell autorizzazione all uso del mezzo personale di trasporto è condizionata al rilascio da parte del personale non dipendente di una dichiarazione scritta con la quale si dichiara: a) di essere in regola con la prescritta copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi, di cui alla L. 24 dicembre 1969, n, 990 e successive modificazioni ed integrazioni, per il mezzo personale utilizzato in trasferta, sollevando l Amministrazione da qualsiasi responsabilità derivante dall uso dello stesso; b) di avere stipulato, a proprie spese, sia apposita polizza kasko che apposita polizza infortuni del conducente a condizioni contrattuali analoghe e/o equivalenti rispetto a quelle attivate per il personale dipendente e di sollevare l Amministrazione da qualsiasi responsabilità per danni subiti dal proprio mezzo ed alla propria persona (lesioni o decesso) per la parte eccedente i massimali di cui alle suddette polizza assicurative. Al personale di cui al punto 1 che faccia parte di collegi sindacali compete la diaria nei limiti previsti per la carica di Presidente di sezione della Corte dei Conti. Al personale, di cui al punto 1, che faccia parte di commissione di concorso, compete la diaria nei limiti previsti per la corrispondente categoria di personale dell Ateneo. c) Anticipi I Centri di Spesa possono anticipare le spese di trasferta agli assegnisti, specializzandi, ai dottorandi ed ai titolari di borse di studio, formalmente inseriti in gruppi di ricerca o che comunque effettuino trasferte nell interesse e previa autorizzazione dei Dipartimenti e degli altri Centri di Spesa. Il Centro di Spesa può anticipare ai suddetti soggetti, in tutto o in parte (in base alla valutazione del singolo specifico caso) e fino alla misura del 100%, le spese di trasferta. Articolo 22 Deroghe al Regolamento Qualora la disciplina dei fondi di ricerca o dei fondi specifici (erogati da terzi), ai quali viene imputata la spesa di trasferta, preveda il rimborso di spese e limiti di valore diversi da quelli del presente Regolamento, le spese di trasferta dovranno essere rimborsate in conformità a tale disciplina (con esclusione comunque della diaria per i soggetti di cui ai punti 1, 2, 3 e 4 dell art. 21 del presente Regolamento). Articolo 23 Rinvio Per quanto non previsto nel presente Regolamento si dovrà fare riferimento alle norme in materia previste dall ordinamento in vigore nel momento dell inizio della missione. Articolo 24 Norme transitorie e finali Il presente Regolamento è emanato con Decreto del Rettore. 10

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