LE COMUNICAZIONI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA:

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1 LE COMUNICAZIONI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA: le previsioni del CAD e le direttive della Provincia (deliberazione della Giunta provinciale n del 22 giugno 2012) Cristiana Pretto - incontri informativi per dirigenti e direttori novembre

2 LE COMUNICAZIONI TRA LE P.A. Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le p.a. (art. 47 CAD) Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. L inosservanza di tale disposizione, ferma restando l eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare (d.l. 179/12) Per la verifica della provenienza, le comunicazioni tra p.a. sono valide se (alternative): sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata sono dotate di segnatura di protocollo sono trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'art. 71 Le pubbliche amministrazioni devono istituire e pubblicare nell'indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo.

3 INDICE DEGLI INDIRIZZI DELLE P.A. Indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni (art. 57 bis CAD) Per assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è istituito l'indice degli indirizzi delle amministrazioni pubbliche ( nel quale sono indicati gli indirizzi di posta elettronica da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l'invio di documenti a tutti gli effetti di legge fra le amministrazioni e fra le amministrazioni ed i cittadini. La realizzazione e la gestione dell'indice sono affidate a DigitPA, che può utilizzare a tal fine elenchi e repertori già formati dalle amministrazioni pubbliche. Le amministrazioni aggiornano gli indirizzi e i contenuti dell'indice tempestivamente e comunque con cadenza almeno semestrale secondo le indicazioni di DigitPA. La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili.

4 LE COMUNICAZIONI CON LE IMPRESE E I CITTADINI Diritto all'uso delle tecnologie (art. 3 CAD) I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con: le pubbliche amministrazioni le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico i gestori di pubblici servizi

5 LE COMUNICAZIONI CON LE IMPRESE E I CITTADINI Partecipazione al procedimento amministrativo informatico (art. 4 CAD) La partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione se formato ed inviato nel rispetto della vigente normativa contenuto della mezzo di trasmissione trasmissione

6 LE COMUNICAZIONI CON LE IMPRESE, I CITTADINI, I PROFESSIONISTI Utilizzo della posta elettronica certificata (art. 6 CAD) Per le comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di consegna con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica, le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata (PEC). La dichiarazione dell'indirizzo PEC da parte di un soggetto equivale ad espressa accettazione dell'invio, tramite posta elettronica certificata, da parte delle pubbliche amministrazioni, degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (elezione di domicilio informatico ). La consultazione degli indirizzi di posta elettronica certificata delle società e dei professionisti (obbligati a dotarsene) e dei cittadini cui sia stata assegnata una CEC-PAC e l'estrazione di elenchi dei suddetti indirizzi, da parte delle pubbliche amministrazioni, è effettuata sulla base delle regole tecniche emanate da DigitPA (N.B. ad oggi risultano agevolmente reperibili solo gli indirizzi delle imprese e società).

7 LE COMUNICAZIONI CON LE IMPRESE Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche (art. 5 bis CAD) La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono adottate le modalità di attuazione da parte delle pubbliche amministrazioni centrali e fissati i relativi termini. N.B. il DPCM 22 luglio 2011 ha fissato il termine del 1 gennaio Il Governo promuove l'intesa con regioni ed enti locali in sede di Conferenza unificata per l'adozione degli indirizzi utili alla realizzazione delle medesime finalità.

8 LE COMUNICAZIONI CON I CITTADINI: LE NOVITÀ DEL D.L. 179/12 Domicilio digitale del cittadino (art. 3 bis CAD) Per facilitare la comunicazione con la p.a., ogni cittadino può indicare alla stessa un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, quale suo domicilio digitale. L indirizzo è inserito nell Anagrafe nazionale della popolazione residente-anpr e reso disponibile a tutte le p.a. e ai gestori o esercenti di pubblici servizi. Con decreto del Ministro dell interno sono definite le modalità di comunicazione, variazione e cancellazione del proprio domicilio digitale da parte del cittadino e le modalità di consultazione dell ANPR da parte dei gestori o esercenti di pubblici servizi ai fini del reperimento del domicilio digitale dei propri utenti. Dal 1 gennaio 2013, salvo i casi in cui è prevista dalla normativa vigente una diversa modalità di comunicazione o di pubblicazione in via telematica, le p.a. e i gestori o esercenti di pubblici servizi comunicano con il cittadino esclusivamente tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato, senza oneri di spedizione a suo carico. Ogni altra forma di comunicazione non può produrre effetti pregiudizievoli per il destinatario.

9 LE COMUNICAZIONI CON IMPRESE E PROFESSIONISTI: LE NOVITÀ DEL D.L. 179/12 Posta elettronica certificata - indice nazionale degli indirizzi delle imprese e dei professionisti (art. 5 d.l. 179/12) L obbligo di dotarsi di posta elettronica certificata è esteso alle imprese individuali che si iscrivono al registro delle imprese o all albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore del presente decreto. Le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale, sono tenute a depositare, presso l ufficio del registro delle imprese competente, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il 31 dicembre L'ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell'irrogazione della sanzione prevista dall'articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l'indirizzo di posta elettronica certificata.

10 LE COMUNICAZIONI CON IMPRESE E PROFESSIONISTI: LE NOVITÀ DEL D.L. 179/12 Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti (art. 6 bis CAD) Per favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra la p.a. e le imprese e i professionisti in modalità telematica, e istituito, entro sei mesi, il pubblico elenco denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico. L Indice nazionale è realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese e gli ordini o collegi professionali. L accesso all INI-PEC è consentito alle p.a., nonché ai professionisti e alle imprese in esso presenti. Il Ministero per lo sviluppo economico si avvale per la realizzazione e gestione operativa dell Indice nazionale delle strutture informatiche delle CCIAA e ne definisce con regolamento le modalità di accesso e di aggiornamento, nonché le modalità e le forme con cui gli ordini e i collegi professionali comunicano all Indice nazionale tutti gli indirizzi PEC relativi ai professionisti di propria competenza e gli strumenti telematici resi disponibili dalle Camere di commercio per il tramite delle proprie strutture informatiche al fine di ottimizzare la raccolta e aggiornamento dei medesimi indirizzi.

11 L EROGAZIONE DI SERVIZI ON LINE Organizzazione e finalità dei servizi in rete (art. 63 CAD) A partire dal 1 gennaio 2014, le pubbliche amministrazioni, i gestori di servizi pubblici e le società controllate o partecipate utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per: - l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati - la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze e atti e garanzie fideiussorie - l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi - la richiesta di attestazioni e certificazioni. A partire dal 1 gennaio 2014 i medesimi soggetti ut ilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti, le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi.

12 LA PRESENTAZIONE TELEMATICA DI ISTANZE E DICHIARAZIONI - 1 Art. 65 CAD: le istanze e dichiarazioni presentate alle p.a. e ai gestori dei servizi pubblici (d.l. 179/12) per via telematica ai sensi dell'art. 38 del DPR 445/00, sono valide: se sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente; quando l'autore è identificato dal sistema informatico con diversi strumenti che consentano l individuazione del soggetto, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente; quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate con le modalità di cui all'art. 38, comma 3 del DPR 445/00 (scansione istanza e documento d identità); se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con le regole tecniche e ciò sia attestato dal gestore del sistema.

13 LA PRESENTAZIONE TELEMATICA DI ISTANZE E DICHIARAZIONI - 2 Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo una delle modalità previste dall art. 65 del CAD sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento. Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell ufficio competente a seguito di istanza o dichiarazione inviate per via telematica ai sensi dell art. 65 del CAD comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso (d.l. 179/12). Art. 38, comma 2 DPR 445/00: le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'art. 65 del CAD.

14 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA DI COSA SI TRATTA? Delle regole che la Provincia ha fissato per lo scambio di documenti per via telematica: - tra i propri uffici - con le altre p.a. - nei rapporti con i soggetti privati (cittadini, enti, associazioni, imprese, professionisti, ecc.) che vogliono interloquire con gli uffici provinciali utilizzando le nuove tecnologie Le nuove direttive sono state approvate con deliberazione della Giunta provinciale n del 22 giugno 2012

15 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA PERCHÉ L AGGIORNAMENTO DELLE PRECEDENTI DIRETTIVE (delib. G.P. n. 2961/10)? - per le significative modifiche apportate al CAD - perché sono in via di adozione definitiva le regole tecniche attuative del CAD - per la continua diffusione della posta elettronica - per incentivare il ricorso all interazione telematica con gli utenti, in vista delle scadenze a decorrere dalle quali tali modalità di relazione con la p.a. saranno le uniche ammesse dall ordinamento - per definire regole di comportamento uniformi ed omogenee, adottabili da tutti gli enti

16 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA A CHI SI APPLICANO LE NUOVE DIRETTIVE? - alle strutture provinciali - a tutti i soggetti pubblici e privati che vogliono interagire con la Provincia in via telematica - agli enti strumentali della Provincia e ai soggetti terzi che svolgono attività istruttorie per conto della Provincia (linee di indirizzo) - a tutti gli enti federati in P.I.Tre (interoperabilità)

17 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA COSA PREVEDONO LE NUOVE DIRETTIVE? - regole articolate in base al mittente, al contenuto della comunicazione, allo strumento telematico utilizzato e, se necessaria, alla sottoscrizione dei documenti o delle comunicazioni - individuazione dei soli formati ammessi (PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, JPEG), ferma restando la possibilità di allegare alla comunicazione anche eventuali copie di lavoro in altri formati laddove necessario a fini istruttori - soluzione al problema del bollo sulle domande

18 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA PER IL CITTADINO Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa mediante: - CEC-PAC - posta elettronica/pec unitamente alla scansione del documento di identità Trasmissione del documento informatico o del corpo di messaggio mediante: - CEC-PAC Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale o del corpo di messaggio cui è apposta una firma digitale mediante: - posta elettronica o PEC

19 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA PER IL PRIVATO (NO CITTADINO), L IMPRESA, IL PROFESSIONISTA Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa mediante: - posta elettronica o PEC unitamente alla scansione del documento di identità Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale o del corpo di messaggio cui è apposta una firma digitale mediante: - posta elettronica o PEC

20 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa e protocollato mediante: - PEC o posta elettronica istituzionale Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale/qualificata/avanzata o del corpo di messaggio cui è apposta una firma digitale e dei metadati di protocollazione mediante: - PEC o posta elettronica istituzionale

21 LE DIRETTIVE SULLE COMUNICAZIONI CON LE P.A. E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE O ENTE FEDERATO IN PITRE Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale/qualificata/avanzata e dei metadati di protocollazione mediante: - interoperabilità intra-pitre Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa e dei metadati di protocollazione mediante: - interoperabilità intra-pitre