Comune di Viareggio DISCIPLINARE PER L USO DELLA SALA DI RAPPRESENTANZA DEL MUNICIPIO

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1 Comune di Viareggio DISCIPLINARE PER L USO DELLA SALA DI RAPPRESENTANZA DEL MUNICIPIO 1

2 DISCIPLINARE PER L USO DELLA SALA DI RAPPRESENTANZA DEL MUNICIPIO INDICE Art. 1 Finalità Art. 2 Soggetti legittimati dall utilizzo Art. 3 Finalità legittimanti l uso Art. 4 Modalità e termine di presentare delle richieste Art. 5 Criteri di assegnazione Art. 6 Tariffe e pagamento Art. 7 Modalità di pagamento Art. 8 Condizioni di utilizzo Art. 9 Risarcimento danni Art Revoca utilizzo sala Art Atrio antistante la sala di rappresentanza 2

3 Art. 1 - FINALITA 1) Il presente disciplinare stabilisce i criteri e le modalità per la concessione in uso della sala di rappresentanza del Municipio del Comune di Viareggio. Art. 2 - SOGGETTI LEGITTIMATI ALL UTILIZZO 1) L Amministrazione Comunale ha la priorità nell utilizzo della sala di rappresentanza per le proprie attività e per le manifestazioni in cui risulta ente promotore o partecipante all organizzazione. 2) Sono legittimati a richiedere l uso della sala di rappresentanza i seguenti soggetti: - enti e associazioni senza scopo di lucro che perseguono finalità umanitarie, scientifiche, culturali, religiose, sportive, di promozione sociale e civile, di salvaguardia dell ambiente naturale e del patrimonio artistico; - enti pubblici, fondazioni, aziende partecipate dal Comune; - partiti politici e sindacati; - comitati e altre libere forme di organizzazione dei cittadini; - gruppi consiliari. Art. 3 - FINALITA LEGITTIMANTI L USO 1) L uso della sala di rappresentanza può essere concessa ai soggetti di cui all art. 2, per lo svolgimento di manifestazioni, convegni, seminari o altre iniziative aperte al pubblico, senza finalità di lucro, che riguardino temi culturali, scientifici, giuridici, religiosi, sportivi, di promozione dei diritti umani, di promozione sociale e civile, di salvaguardia dell ambiente naturale. 2) L uso della sala di rappresentanza può essere concessa per la presentazione di libri o altre opere intellettuali. La richiesta può essere presentata anche da uffici comunali, pur restando soggetta all applicazione della tariffa di cui al successivo art. 6, 1 comma; Art. 4 - MODALITA E TERMINI DI PRESENTAZIONE DELLA RICHIESTA 1) La richiesta di utilizzo della sala di rappresentanza è presentata anche in via telematica, su apposito modulo fornito dall URP - Ufficio per le Relazioni con il Pubblico - o scaricabile dalla rete civica del Comune. Esso deve contenere le seguenti informazioni: 3

4 a) la denominazione dell ente richiedente con l indirizzo ed il recapito telefonico, il codice fiscale, l indirizzo di posta elettronica; b) il nominativo del legale rappresentante/presidente dell ente/associazione/ /fondazione/comitato con indicazione dell indirizzo, qualifica, numero telefonico, indirizzo di posta elettronica; c) l indicazione del giorno e dell orario in cui si terrà la riunione; d) il programma dell iniziativa; e) l assunzione di responsabilità civile e patrimoniale per il corretto uso della sala e per eventuali danni che possono derivare a persone o cose, con esonero del Comune da qualsiasi responsabilità; f) la dichiarazione di aver preso visione del disciplinare sull uso della sala di rappresentanza e di averne accettato le prescrizioni; g) il presumibile numero di partecipanti e le prevedibili problematiche di ordine pubblico. 2) la richiesta, indirizzata al Sindaco, deve essere presentata al protocollo del Comune almeno quindici giorni prima della data fissata per l iniziativa. E opportuno che venga preventivamente accertata, presso l Ufficio per le Relazioni con il Pubblico, la disponibilità della sala per la data e gli orari oggetto della richiesta. Art. 5 - CRITERI DI ASSEGNAZIONE 1) Le domande presentate sono istruite dall Ufficio per le Relazioni con il Pubblico, previa verifica della disponibilità della sala per la data e per gli orari richiesti. 2) L autorizzazione è concessa dal Responsabile dell Ufficio di Gabinetto del Sindaco, sentito il Sindaco. 3) L autorizzazione viene rilasciata almeno cinque giorni prima della data della manifestazione. 4) L autorizzazione può essere negata per mancanza dei requisiti prescritti dal presente disciplinare, per gravi problemi di ordine e sicurezza pubblica, per la tutela della moralità pubblica, ed in tutti i casi in cui vi possa essere violazione di norme vigenti. 5) In caso di richieste concorrenti, è data prevalenza alle iniziative dell A.C. e, per le altre, all ordine cronologico di presentazione della domanda all Ufficio Protocollo. 6) La decisione è comunicata agli interessati per iscritto. In essa è indicato anche l ammontare della tariffa o del rimborso delle spese da corrispondere per l utilizzo della sala. ART. 6 TARIFFE E PAGAMENTO 1) Le tariffe per l uso della sala di rappresentanza sono differenziate secondo i giorni e gli orari di utilizzo e si riferiscono alla singola parte della giornata. Per le manifestazioni che 4

5 si svolgono in orario di chiusura del Municipio (orario serale, pomeriggio del sabato e giorni festivi), alla tariffa è aggiunto il pagamento del rimborso delle spese sostenute dall Amministrazione Comunale per personale di portineria, pulizia, riscaldamento, energia elettrica. Tale rimborso è stabilito forfettariamente in 59,41 per ciascun periodo previsto. Pertanto gli importi da corrispondere ammontano a: - mattina o pomeriggio feriale: 39,83 - serale feriale, sabato pomeriggio, mattina di giorno festivo 79, ,41= 139,04 2) La tariffa per l uso della sala di rappresentanza per la celebrazione di matrimoni è stabilita con specifico provvedimento. 3) L uso della sala è gratuito nei seguenti casi: a) attività dell Amministrazione Comunale. Per l attività dell A.C. si intende quella svolta dagli organi dell Ente per lo svolgimento dei rispettivi compiti d istituto, dai dirigenti per il perseguimento degli obbiettivi assegnati; b) manifestazioni promosse in collaborazione con l Amministrazione Comunale. Non rientrano in tali fattispecie le iniziative che riguardino attività di privati, sebbene la richiesta per l uso della sala sia presentata da responsabili di uffici comunali; c) iniziative a scopo di beneficienza e scolastiche; 4) Per le manifestazioni di cui al 3 comma, lett. c), che si svolgono in orario di chiusura del Municipio (orario serale, pomeriggio del sabato e mattina dei giorni festivi), è comunque dovuto il rimborso delle spese sostenute dall Amministrazione Comunale per personale di portineria, pulizia, riscaldamento, energia elettrica. Tale rimborso è stabilito forfettariamente in 59,41 per ciascun periodo previsto al 1 comma del presente articolo. 5) Gli importi delle tariffe e dei rimborsi delle spese sono aggiornati annualmente sulla base degli indici ISTAT. ART. 7 - MODALITA DI PAGAMENTO 1) Il pagamento della tariffa e del rimborso delle spese è effettuato presso la Tesoreria del Comune di Viareggio con la causale Uso sala di rappresentanza o presso la Cassa economale del Comune di Viareggio. 2) Il pagamento deve essere effettuato almeno tre giorni prima della manifestazione. 3) Le ricevute di pagamento della tariffa o del rimborso delle spese devono essere consegnate all Ufficio per le Relazioni con il Pubblico prima dello svolgersi dalla manifestazione. 5

6 ART. 8 - CONDIZIONI DI UTILIZZO 1) Prima dell inizio della manifestazione, l autorizzazione ed il relativo pagamento, se dovuto, devono essere esibiti al personale di portineria che provvede all approntamento ed apertura della sala di rappresentanza. 2) Le manifestazioni, convegni, seminari, conferenze o altre iniziative devono svolgersi in modo da non recare disturbo alle attività istituzionali del Municipio e con modalità rispettose del suo decoro. 3) Nella sala di rappresentanza non devono essere effettuati pranzi o rinfreschi. Possono essere autorizzati buffet nell atrio antistante la sala, purché non siano di intralcio al transito delle persone e non si producano odori che si spandano negli altri locali. 4) L autorizzazione comprende anche l uso dell impianto microfonico in dotazione. 5) Per l affissione di eventuali manifesti relativi alla manifestazione devono essere utilizzati esclusivamente gli appositi espositori mobili, con assoluto divieto di loro collocazione sui muri, sulle porte, sulle ringhiere, sugli arredi. 6) La sala deve essere utilizzata e mantenuta nello stato in cui si trova. Eventuali diverse disposizioni degli arredi o delle attrezzature devono essere concordate con il personale di portineria ed in tali casi, al termine della manifestazione, deve essere effettuata la rimessione in pristino. 7) E consentito l uso di impianti di amplificazione sonora e di video-proiezione, la cui disponibilità è a totale carico dei concessionari. Sono altresì a carico dei concessionari le eventuali denunce o i pagamenti SIAE che dovessero necessitare per musiche trasmesse o eseguite durante le manifestazioni. 8) Agli utilizzatori della sala è consentito collocare un proprio tavolo all ingresso della stessa per l eventuale esposizione di materiale informativo o registri di firme. ART. 9 - RISARCIMENTO DANNI 1) Il concessionario della sala è responsabile dei danni arrecati alle strutture, agli arredi ed agli strumenti dal momento della consegna fino al termine dell utilizzo della sala. 2) L Amministrazione Comunale contesterà l entità dei danni entro il giorno successivo lavorativo a quello della manifestazione. Il concessionario è tenuto inoltre a rilevare, all atto della consegna della sala, la sussistenza di eventuali danni; in caso contrario, salvo diversa prova, ne sarà ritenuto responsabile. 3) Il concessionario terrà comunque sollevato il Comune da ogni responsabilità attinente a danni a persone o cose. 4) Il Comune sarà altresì esentato da qualsiasi onere connesso direttamente o indirettamente all uso della sala da parte del concessionario. ART REVOCA UTILIZZO SALA 6

7 1) L autorizzazione è revocata: - in caso di mancato pagamento della tariffa o del rimborso spese entro i termini previsti dall art. 7; - in caso di indizione di manifestazioni difformi da quelle previste nell autorizzazione; - in caso di sub concessione dell uso delle sala. 2) E facoltà del Responsabile del Servizio, su richiesta del Sindaco, revocare l autorizzazione a seguito di sopraggiunte ed improcrastinabili necessità di carattere istituzionale, sempreché non sia possibile rinviare la manifestazione ad altra data o in altri orari senza che ciò possa comportare alcun risarcimento. Nel caso di revoca è dovuta la restituzione delle somme già versate a titolo di tariffa o di rimborso spese. 3) Il Sindaco può revocare l autorizzazione per motivi di ordine pubblico o per la tutela della pubblica incolumità. 4) Agli Enti/associazioni che contravvengono alle disposizione di cui ai commi 2, 3, 5, 6, dell art. 8, ed al mancato pagamento della tariffa o del rimborso spese, non potrà essere più concessa la sala per i successivi 18 mesi. ART. 11- ATRIO ANTISTANTE LA SALA DI RAPPRESENTANZA 1) L atrio antistante la sala di rappresentanza del Municipio può essere destinato ad attività complementari alle manifestazioni svolgentisi nella stessa sala o di quella del Consiglio Comunale. In tal caso, l utilizzo per più giorni, potrà disporsi solo se compatibile con gli ulteriori eventi programmati nella sala di rappresentanza o altre manifestazioni. 2) In deroga alla norma di cui al 1 comma, il Sindaco può autorizzare, con specifico provvedimento, l utilizzo dell atrio per quelle iniziative per le quali si rilevi l alto valore sociale, culturale, etico delle finalità perseguite, siano esse richieste da uffici comunali che da soggetti esterni. 7

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