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1 Relazione sui conti annuali dell Istituto europeo per l uguaglianza di genere relativi all esercizio finanziario 2016 corredata della risposta dell Istituto 12, rue Alcide De Gasperi L Luxembourg Tel. (+352) eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 INTRODUZIONE 1. L Istituto europeo per l uguaglianza di genere (di seguito l Istituto o EIGE ), con sede a Vilnius, è stato istituito dal regolamento (CE) n. 1922/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio 1. L Istituto ha il compito di raccogliere, analizzare e diffondere informazioni pertinenti all uguaglianza di genere, nonché di apprestare, analizzare, valutare e diffondere strumenti metodologici a sostegno dell integrazione dell uguaglianza di genere in tutte le politiche dell Unione europea e nelle politiche nazionali che ne derivano. 2. La tabella 1 mostra i dati essenziali relativi all Istituto. 2 TABELLA 1: DATI ESSENZIALI RELATIVI ALL ISTITUTO Bilancio (milioni di euro) 7,9 7,8 Totale effettivi al 31 dicembre Fonte: dati forniti dall Istituto. INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ 3. L approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell Istituto. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor e un analisi delle attestazioni della direzione (management representations) GU L 403 del , pag. 9. Per ulteriori informazioni sulle competenze e le attività dell Istituto, consultare il sito Internet: Il personale comprende funzionari, agenti temporanei e contrattuali ed esperti nazionali distaccati.

3 3 GIUDIZIO 4. L audit della Corte ha riguardato: (a) i conti dell Istituto, che comprendono i rendiconti finanziari 4 e le relazioni sull esecuzione del bilancio 5 per l esercizio chiuso al 31 dicembre 2016, e (b) la legittimità e regolarità delle operazioni alla base di tali conti, come richiesto dall articolo 287 del trattato sul funzionamento dell Unione europea (TFUE). Affidabilità dei conti Giudizio sull affidabilità dei conti 5. A giudizio della Corte, i conti dell Istituto relativi all esercizio chiuso al 31 dicembre 2016 presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria dello stesso al 31 dicembre 2016, i risultati delle sue operazioni, i flussi di cassa e le variazioni dell attivo netto per l esercizio chiuso in tale data, conformemente al regolamento finanziario dell Istituto e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione, che poggiano su princìpi contabili per il settore pubblico riconosciuti a livello internazionale. Legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti Entrate Giudizio sulla legittimità e regolarità delle entrate che sono alla base dei conti 6. A giudizio della Corte, le entrate alla base dei conti per l esercizio chiuso al 31 dicembre 2016 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari. 4 5 I rendiconti finanziari comprendono lo stato patrimoniale, il conto del risultato economico, il prospetto dei flussi di cassa, il prospetto delle variazioni delle attività nette, un riepilogo delle politiche contabili significative e altre note esplicative. Le relazioni sull esecuzione del bilancio comprendono le relazioni che aggregano tutte le operazioni di bilancio e le note esplicative.

4 4 Pagamenti Giudizio sulla legittimità e regolarità dei pagamenti che sono alla base dei conti 7. A giudizio della Corte, i pagamenti alla base dei conti per l esercizio chiuso al 31 dicembre 2016 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittimi e regolari. Responsabilità della direzione e competenze dei responsabili delle attività di governance 8. In base agli articoli del TFUE e al regolamento finanziario dell Istituto, la direzione è responsabile della preparazione e della presentazione dei conti sulla base dei princìpi contabili per il settore pubblico riconosciuti a livello internazionale, nonché della legittimità e della regolarità delle operazioni sottostanti. Tale responsabilità comprende la definizione, l applicazione e il mantenimento di controlli interni adeguati ai fini della preparazione e della presentazione di rendiconti finanziari privi di inesattezze rilevanti dovute a frode o errore. Alla direzione spetta inoltre garantire che le attività, le operazioni e le informazioni finanziarie presentate nei rendiconti siano conformi alla normativa che li disciplina. La direzione dell Istituto detiene la responsabilità ultima per quanto riguarda la legittimità e la regolarità delle operazioni che sono alla base dei conti. 9. Nel preparare i conti, la direzione è tenuta a valutare la capacità dell Istituto di mantenere la continuità operativa, fornendo informazioni al riguardo, secondo le circostanze, e basando la contabilità sull ipotesi della continuità dell attività. 10. Ai responsabili delle attività di governance spetta sovrintendere al processo di predisposizione dell informativa finanziaria dell Istituto. Le responsabilità dell auditor in relazione alla revisione dei conti e delle operazioni sottostanti 11. Gli obiettivi della Corte sono di ottenere una ragionevole certezza riguardo all assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell Istituto e alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, nonché, sulla base dell audit espletato, di presentare al Parlamento europeo e al Consiglio o ad altre autorità rispettivamente competenti per il discarico una dichiarazione concernente l affidabilità dei conti e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La ragionevole certezza consiste in un livello elevato di sicurezza, ma non è una garanzia che l audit rilevi sempre le inesattezze o le inosservanze rilevanti ove sussistano. Queste possono risultare da frode o errore e sono ritenute rilevanti se è ragionevole presumere che, considerate singolarmente o in termini aggregati, possano influenzare le decisioni economiche adottate dagli utenti sulla base dei conti in questione.

5 5 12. L audit comporta l esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell auditor e includono una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l auditor esamina i controlli interni applicabili alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti, allo scopo di definire procedure di audit adeguate alle circostanze, ma non di esprimere un giudizio sull efficacia dei controlli interni. L audit comporta altresì la valutazione dell adeguatezza delle politiche contabili adottate e della ragionevolezza delle stime contabili elaborate dalla direzione, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti. 13. Dal lato delle entrate, la Corte verifica la sovvenzione percepita dalla Commissione e valuta le procedure adottate dall Istituto per riscuotere eventuali diritti/commissioni/tasse e altri introiti. 14. Dal lato delle uscite, la Corte esamina le operazioni di pagamento nel momento in cui la spesa è stata sostenuta, registrata e accettata. Gli anticipi sono esaminati quando il destinatario fornisce la giustificazione del corretto utilizzo dei fondi e l Istituto la accetta liquidando l anticipo, che sia nello stesso esercizio o in seguito. 15. Nell elaborare la presente relazione e dichiarazione di affidabilità, la Corte ha esaminato il lavoro di revisione contabile svolto dal revisore esterno indipendente sui conti dell Istituto, conformemente a quanto disposto dall articolo 208, paragrafo 4, del regolamento finanziario dell UE Le osservazioni che seguono non mettono in discussione il giudizio della Corte. OSSERVAZIONI SULLA GESTIONE DI BILANCIO 17. I riporti di stanziamenti impegnati per il Titolo III (spese operative) sono rimasti elevati: 1,7 milioni di euro (51 %), contro 2,2 milioni di euro (60 %) nel Detti riporti sono da ascriversi principalmente a studi che si estendono oltre la fine dell esercizio. L Istituto potrebbe prendere in considerazione l introduzione di stanziamenti di bilancio dissociati per 6 Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 298 del , pag. 1).

6 6 meglio riflettere la natura pluriennale delle operazioni e gli inevitabili sfasamenti temporali tra la firma dei contratti, le consegne e i pagamenti. OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI INTERNI 18. Nel 2016 l Istituto ha pubblicato un bando di gara a procedura aperta per un contrattoquadro relativo alla manutenzione e all aggiornamento degli strumenti e delle risorse dello stesso attinenti alle statistiche di genere, per un importo massimo di 1,6 milioni di euro. Detto bando di gara era suddiviso in due lotti, ma non esplicitava l importo previsto per ciascun lotto. Facendo seguito ad una domanda di un offerente, l Istituto ha chiarito sul proprio sito che l importo massimo per ciascun lotto era stimato a euro. Sono stati tuttavia firmati due contratti-quadro distinti con il medesimo offerente per un importo massimo di 1,6 milioni di euro per lotto. Si prevedeva inoltre la possibilità di accrescere ulteriormente gli importi fino al 50 % per lotto, consentendo in tal modo all Istituto di firmare contratti specifici, per la durata massima del contratto-quadro (quattro anni), per un importo massimo di 4,8 milioni di euro, pari al triplo dell importo annunciato nel bando. Inoltre, la concorrenza sui prezzi indicata nel bando era calcolata esclusivamente sulla base delle tariffe giornaliere, senza tenere conto del tempo necessario per il completamento delle prestazioni. Ciò non dava la possibilità di identificare e scegliere le offerte economicamente più vantaggiose, né di garantire il miglior rapporto tra benefici e costi. Tali debolezze potrebbero aver inciso negativamente sulla concorrenza. I pagamenti eseguiti nel 2016 sono ammontati a euro. In reazione all audit, l Istituto ha approvato modifiche ad entrambi i contratti-quadro, riducendo gli importi massimi a euro ciascuno (con un aumento massimo possibile del 50 %). 19. Il bando di gara con procedura negoziata con un unico offerente relativo alla manutenzione e al supporto di strumenti informatici e banche dati limitava il prezzo massimo per il raggiungimento delle tre realizzazioni stabilite a euro (IVA esclusa), specificando che qualsiasi offerta che avesse superato tale importo non sarebbe stata presa in considerazione. A seguito della ricezione di un offerta per due delle tre realizzazioni attese, l Istituto ha concluso un contratto di servizi per un importo di euro. I pagamenti eseguiti nel 2016 sono ammontati a euro.

7 7 OSSERVAZIONI SULLA SANA GESTIONE FINANZIARIA E SULLA PERFORMANCE 20. Nel gennaio 2016 l Istituto ha pubblicato la propria valutazione esterna, nella quale si concludeva che le attività dell Istituto erano in linea con il mandato dello stesso e che l amministrazione aveva fatto registrare risultati relativamente positivi in termini di governance ed efficienza. La valutazione riportava tuttavia numerose raccomandazioni volte al miglioramento delle operazioni dell Istituto, quali ad esempio stabilire priorità più chiare, indirizzare meglio i propri prodotti, sviluppare sinergie con le parti esterne coinvolte, nonché potenziare il ruolo del proprio consiglio di amministrazione e chiarire il ruolo del forum di esperti. L Istituto ha iniziato ad attuare un piano d azione per l attuazione delle raccomandazioni. SEGUITO DATO ALLE OSSERVAZIONI FORMULATE PER GLI ESERCIZI PRECEDENTI Nell allegato viene fornito un quadro generale delle azioni correttive intraprese a seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per gli esercizi precedenti. La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membro della Corte dei conti europea, a Lussemburgo, nella riunione del 19 settembre Per la Corte dei conti europea Klaus-Heiner LEHNE Presidente

8 1 Allegato Seguito dato alle osservazioni formulate per gli esercizi precedenti Esercizio 2015 Osservazioni della Corte Gli stanziamenti impegnati riportati per il Titolo III sono rimasti ad un livello elevato (61 %, rispetto al 54 % del 2014). Ciò deriva principalmente dalla natura delle attività dell Istituto, le quali prevedono l appalto di studi che coprono diversi mesi, spesso estendendosi oltre la fine dell esercizio. Stato di avanzamento dell azione correttiva (Completata / In corso / Pendente / N.a.) N.a.

9 Istituto europeo per l uguaglianza di genere LA RISPOSTA DELL ISTITUTO 18. I riporti di cui al titolo III sono rimasti al livello determinato a causa delle sfide significative poste da cinque progetti, che ne hanno causato il rinvio al Due di questi progetti sono stati condizionati dai ritardi nella decisione della presidenza del Consiglio (dopo il passaggio dal Regno Unito all Estonia) e dalle lunghe consultazioni con la Commissione. Altri progetti sono stati avviati più tardi del previsto sia a causa della consegna ritardata di progetti e studi pregressi su cui i nuovi progetti si basavano, sia a causa dell impugnazione della decisione di aggiudicazione da parte di candidati non selezionati, ragion per cui si sono dovute svolgere nuove valutazioni. L EIGE ritiene di avere conseguito un risultato positivo degno di nota, poiché, malgrado le sfide causate da fattori di forza maggiore che hanno negativamente influenzato l esecuzione del proprio bilancio, è riuscita a diminuire i riporti operativi (C1) di più del 9 %. Per quanto riguarda gli stanziamenti differenziati, appare degno di nota che, in passato, l EIGE è stata scoraggiata dall introdurre questo approccio a causa del principio di annualità del bilancio; nonostante ciò, l Istituto svolgerà un analisi di fattibilità per sviluppare una solida base per decidere in futuro se introdurre gli stanziamenti differenziati o meno. 19. L Istituto prende atto dell osservazione della Corte in merito al problema, cagionato da un errore amministrativo in virtù del quale l importo specificato per ogni lotto nel contratto quadro non era stato modificato. Pur non avendo i contratti quadro firmati implicazioni di bilancio, entrambi i lotti erano stati aggiudicati allo stesso offerente, il che era stato debitamente comunicato ai candidati nella fase di gara. L EIGE ha preferito procedere con il singolo contratto quadro a causa del mercato assai ristretto caratterizzato da una concorrenza specifica che limita il numero di appaltatori solidi e qualificati. La soluzione del singolo contratto quadro ha fornito una garanzia più solida della qualità e della continuità per questo progetto assai specifico, che potrebbe essere a EIGE - IT

10 Istituto europeo per l uguaglianza di genere rischio se fossero scelti un approccio a cascata o un nuovo confronto competitivo nell ambito di un contratto quadro multiplo. Al fine di conformarsi al principio di sana gestione finanziaria, l EIGE ha modificato i pertinenti modelli delle specifiche tecniche. Nel frattempo, l EIGE attenuerà il rischio fissando un numero massimo di giorni lavorativi nelle richieste future di servizi specifici. 20. L Istituto prende atto dell osservazione della Corte. Avendo l offerente diritti esclusivi relativamente al programma usato dall EIGE, è stata scelta una procedura negoziata eccezionale con un solo offerente. Durante la procedura di negoziazione sono state apportate correzioni alla richiesta originale mediante la previsione di servizi aggiuntivi per far fronte alle accresciute necessità dell EIGE e alla disponibilità di bilancio e a causa del fatto che uno dei tre prodotti inizialmente richiesto dall EIGE non poteva essere realizzato dall offerente. 21. L Istituto prende atto dell osservazione della Corte. Sono già state attuate alcune azioni precoci, quali la strategia di gestione della conoscenza e di comunicazione , adottata dal consiglio di amministrazione il 18 maggio 2016, e il documento di programmazione unico, ove sono riportate azioni dettagliate sulla comunicazione e un maggiore monitoraggio sull uso delle comunicazioni; le linee di riferimento per misurare gli indicatori di realizzazione sono state stabilite nel EIGE - IT