ISTRUZIONI OPERATIVE PER I RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO DELLE SEDI OPERATIVE PROVINCIALI AGGIORNAMENTO OTTOBRE 2016

Transcript

1 ISTRUZIONI OPERATIVE PER I RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO DELLE SEDI OPERATIVE PROVINCIALI AGGIORNAMENTO OTTOBRE 2016

2 2 designare gli incaricati che operano nelle sedi territoriali e dare immediata comunicazione quando gli incaricati perdano le qualità che consentono loro l accesso agli elaboratori o in caso di mancato utilizzo degli stessi per un periodo superiore ai sei mesi; Rilascio Password Rilasciare la password per il primo accesso alle procedure web del CAF CNA agli addetti/incaricati attraverso le procedure web (anche avvalendosi del supervisore del servizio web o delegandolo) Elenco incaricati Trasmettere al Responsabile interno l apposito modulo (ELENCO DEGLI INCARICATI DELLE SEDI OPERATIVE PROVINCIALI) di avvenuta consegna della lettera di incarico e della sua ricezione, compresa la consegna e l avvenuta ricezione del fascicolo di istruzioni. Provvedere al suo aggiornamento Blocco password Intervenire immediatamente a bloccare o sospendere la password di accesso qualora l incaricato non sia più addetto ai servizi CAF CNA (anche avvalendosi del supervisore del servizio web o delegandolo) Cambio password Informare tutti gli addetti individuati per lo svolgimento del servizio che, al primo accesso alle procedure web del CAF CNA, devono modificare la password e stampare e sottoscrivere la lettera d incarico che contiene il conferimento di incarico, l ambito del trattamento e le istruzioni Lettera di incarico Verificare che la lettera d incarico sia sottoscritta dall incaricato e conservarne copia agli atti

3 3 concorrere nel predisporre ed attuare misure organizzative idonee a garantire l'assolvimento degli obblighi d'informativa e d'acquisizione del consenso nei confronti degli interessati; Affissione locandina Verificare che presso le sedi dove si effettua il servizio o nelle sale d attesa sia affissa la locandina contenente l informativa sulla privacy (disponibile nella nostra area riservata w2/documentazione Consenso Verificare che al momento della somministrazione del servizio l incaricato della sede faccia firmare tutti i consensi all interessato

4 4 far rispettare le misure minime di sicurezza indicate dagli articoli da 33 a 36 e nell allegato B del D.Lgs. 196/2003 e concorrere a prevedere e far rispettare le misure di sicurezza fisiche e logiche tecnicamente in grado di precludere ogni danno a CAF CNA e alle sedi operative territoriali presso le quali opera; Istruzioni privacy Verificare che tutti gli addetti/incaricati siano stati informati delle misure di sicurezza da adottare nel trattamento dei dati (abbiano da Voi ricevuto il fascicolo «Informazioni privacy per gli incaricati del trattamento dei dati personali da parte di CAF CNA») e siano stati sensibilizzati al riguardo Elenco incaricati Indicare l avvenuta ricezione da parte dell incaricato del fascicolo privacy sull apposito modulo

5 5 organizzare e gestire, nell ambito della competenza assegnatale, tutte le operazioni di trattamento dei dati personali affinché esse vengano effettuate nel rispetto delle disposizioni di legge; controllare tutte le operazioni di trattamento dei dati personali che si riferiscono ai dipendenti, collaboratori, consulenti per le attività di Sua competenza/che si svolgono nelle Sedi operative territoriali da lei coordinate; vigilare sul rispetto delle istruzioni impartite agli incaricati e segnalare al Responsabile interno della protezione dei dati eventuali casi critici per i quali potrebbero anche essere adottati provvedimenti disciplinari in capo al/i soggetto/i inadempiente/i; Conservazione Verificare che la documentazione acquisita per l elaborazione delle pratiche sia conservata in luoghi sicuri non accessibili al pubblico, ogni qualvolta non siano sotto il diretto controllo di chi li deve utilizzare per ragioni d ufficio o quando i locali in cui viene svolta l ordinaria attività non siano occupati da personale preposto. Segnalare anomalie Segnalare immediatamente al Responsabile interno eventuali anomalie riscontrate nell operato degli incaricati Misure minime di sicurezza Verificare che nello svolgimento del servizio siano rispettate le altre misure minime di sicurezza e le istruzioni del Responsabile interno (quindi che gli addetti/incaricati si attengano alle istruzioni impartite) Nomine incaricati Avere agli atti le nomine degli incaricati e conservare tutta la documentazione inerente in modo ordinato (cartellina/faldone) - tenere aggiornata la documentazione

6 6 attuare interventi organizzativi tali da consentire di informare immediatamente il Responsabile interno della protezione dei dati dell eventuale esercizio di diritti ex art. 7 o di qualsiasi richiesta proveniente dal Garante; Provvedere a dare attuazione immediata a tutte le indicazioni organizzative e comportamentali in materia di privacy portate alla sua attenzione dal Titolare o dal Responsabile interno del trattamento Accesso dati personali Informare tutti gli incaricati che nell ipotesi in cui un interessato eserciti i diritti dell articolo 7 (accedere ai propri dati personali per verificarne l utilizzo o, eventualmente, per correggerli, aggiornarli nei limiti previsti dalla legge, ovvero per cancellarli od opporsi al loro trattamento, se trattati in violazione di legge) dovrà essere attivato il Responsabile delle sedi operative provinciali che a sua volta dovrà darne informazione al Responsabile interno. Attuazione indicazioni occorre fare in modo che vengano attuate immediatamente nella sede tutte le indicazioni fornite. In questo modo oltre a rendere lecito e sicuro il trattamento dei dati si evitano per Caf inutili sanzioni che potrebbero essere comminate in sede di verifica ispettiva (Agenzia delle Entrate, Garante della privacy, Nucleo speciale della guardia di finanza). Pertanto è importante prestare molta attenzione su aspetti quali, ad esempio, l acquisizione corretta delle deleghe, il rispetto delle distanze di cortesia, la conservazione di documenti contenenti dati sensibili distinta dagli atri documenti, la verifica della corretta conservazione di eventuali copie di back, della corretta chiusura degli armadi o degli uffici.

7 7 verificare che non vi sia utilizzo personale ed improprio da parte degli incaricati degli strumenti in dotazione, delle apparecchiature hardware e software; vietare l installazione di qualsiasi software, soggetto a tutela autoriale, contenuto in dischetti, CD-ROM, DVD-ROM e altri dispositivi removibili attuali e futuri, o direttamente scaricato da Internet, senza la licenza d uso e senza autorizzazione; autorizzare, tra queste attività, solo quelle ritenute necessarie al perseguimento dei fini istituzionali di CAF; escludere che gli incaricati, nei locali della sede territoriale o dei soggetti presso i quali saranno chiamati eventualmente ad operare, possano introdurre computer, periferiche, altre apparecchiature, ulteriori a quelli fornitele, senza preventiva autorizzazione; autorizzare, tra questi strumenti, solo quelli ritenuti necessari al perseguimento dei fini istituzionali di CAF; Consapevolezza Caf affida ai responsabili della sede territoriale, considerati soggetti dotati di esperienza, capacità ed affidabilità, il compito di effettuare quel controllo quotidiano sull operato dagli incaricati che permette di stabilire correttamente quando le esigenze operative richiedano o meno limitate deroghe ai principi generali portati a conoscenza del personale attraverso la lettera d incarico ed istruzioni. Gli sviluppi tecnologici necessitano sempre più di consapevolezza a tutti i livelli e adattabilità secondo le necessità operative, pertanto Caf, dopo aver provveduto ad adeguatamente formare i propri incaricati, sa di poter contare sulla vostra professionalità e sulle vostre competenze per assicurare sempre scelte corrette e conformi alle norme e ai fini istituzionali di del Caf di Cna.

8 8 Predisporre senza indugio una relazione scritta da presentare al titolare e al Responsabile interno del trattamento in caso di anomalie relative al trattamento dei dati riscontrate nel corso dell anno coadiuvare il Responsabile interno del trattamento dei dati nella redazione del Documento programmatico volontario sulla sicurezza (che nei prossimi due anni sarà definito Registro dei trattamenti); concorrere col Responsabile interno del trattamento dei dati ad individuare e sottoporre al titolare un programma annuale degli interventi ritenuti necessari per migliorare gli aspetti legati alla sicurezza dei dati, al loro trattamento, alla conservazione e alla distruzione; Controlli Nelle visite del Comitato di controllo saranno effettuati controlli anche in ordine al rispetto della privacy per conto del Responsabile interno del trattamento ed inoltre potrà essere necessario il vostro contributo nella somministrazione di questionari di apprendimento della normativa privacy rivolti agli incaricati Suggerimenti E importante mantenere sempre un atteggiamento propositivo relativamente alla normativa privacy annotando e comunicandoci ogni problema riscontrato, ogni suggerimento ritenuto utile per migliorare la sicurezza dei trattamenti. Queste informazioni verranno recepite e valutate annualmente in sede di redazione di DPS volontario (che dal 2018 si dovrà chiamare «registro dei trattamenti») e di programmi volti a concretizzarsi in azioni migliorative destinate a tutto il territorio. La protezione dei dati, infatti, non deve essere vista come appesantimento burocratico quanto piuttosto uno strumento utile per CAF per poter effettuare trattamenti leciti e fidelizzare i nostri clienti

9 9 evidenziare l eventuale esigenza di interventi formativi in favore degli incaricati per renderli edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi dannosi, dei profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in rapporto alle relative attività, delle responsabilità che ne derivano e delle modalità per aggiornarsi sulle misure adottate; inviare trimestralmente al "Responsabile interno della protezione dei dati" il modulo di autorizzazione d accesso agli archivi dopo l orario di chiusura, qualora siano avvenuti tali accessi; Formazione Lo sforzo organizzativo ed economico sostenuto da Caf per consentire a tutti i nostri incaricati di essere adeguatamente istruiti sulla normativa attraverso la piattaforma di Formerete fa capire quanto sia importante la formazione. La formazione responsabilizza ogni incaricato, consente ai responsabili delle sedi territoriali poter operare con più efficacia e meno dispersione di tempo e di risorse, dà garanzie al nostro cliente di trovarsi di fronte a personale qualificato che sa come trattare i dati che gli affida. Accessi fuori orario il modulo è disponibile nella nostra area riservata unitamente al fac-simile di lettera d incarico, alla modulistica citata in questo documento ed al DPS del CAF CNA gli accessi all elaboratore dopo l orario di chiusura sono monitorati dalle procedure web e ne sarà data informazione al Responsabile interno da parte dell Amministratore di sistema designato