Corso di formazione sulla Privacy

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Marcellino Bianchini
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1 Corso di formazione sulla Privacy F.I.S.M. Venezia Ing. Tiziano Sinigaglia Tiesse Informatica - Padova

2 Codice in materia di trattamento dei dati personali Decreto Legislativo n. 196 del 30/06/2003 Regolamenta e disciplina tutti i trattamenti di dati personali Dati personali : qualunque informazione relativa a persona fisica Trattamento : qualsiasi operazione, effettuata anche senza l ausilio di strumenti elettronici, riguardante la raccolta, l archiviazione, la ricerca, la consultazione, la modifica, l elaborazione e ogni altro utilizzo dei dati personali

3 Dati sensibili e giudiziari Dati sensibili : dati personali riguardanti l origine razziale ed etnica, la fede religiosa, le opinioni politiche, l iscrizione a partiti, sindacati e associazioni religiose, lo stato di salute, la vita sessuale Dati giudiziari : dati personali relativi a procedimenti di carattere penale

4 Titolare, responsabile e incaricati del trattamento dei dati Il titolare è la persona fisica o giuridica che è responsabile di fronte alla legge del trattamento dei dati. Assume tutte le responsabilità civili e penali Gli incaricati sono le persone fisiche autorizzate ad operare sui dati. Devono avere un incarico scritto dal parte del titolare. Non hanno particolari responsabilità, se non quelle che derivano dal contratto di lavoro, o di collaborazione Il responsabile è la persona fisica o giuridica alla quale viene delegato un intero trattamento dei dati o le problematiche della sicurezza. Condivide le responsabilità con il titolare limitatamente al proprio incarico

5 Informativa all interessato L informativa è una comunicazione che deve essere rilasciata alla persona fisica di cui si vogliono trattare i dati personali Può essere data in forma scritta o orale, ma è consigliabile la forma scritta Deve contenere l indicazione del titolare, la natura dei dati trattati e la finalità del trattamento, le conseguenze di un eventuale rifiuto dell interessato, i soggetti coinvolti nel trattamento

6 Consenso dell interessato Il consenso dell interessato non è obbligatorio se il trattamento è finalizzato all adempimento di un contratto o di un obbligo di legge E obbligatorio se si vuole utilizzare i dati a scopi di marketing e pubblicità E obbligatorio nel caso di dati sensibili o giudiziari

7 Consenso alle foto e alle riprese audio e video La legge sulla tutela dell immagine personale richiede uno specifico consenso per : Fotografare il bambino o effettuare riprese audio e video Pubblicare le foto dei bambini in calendari, poster, notiziari, giornalini, ecc. Pubblicare le foto dei bambini in Internet (sito della Scuola, Facebook, ecc.)

8 Informativa cookies Da quest anno ogni sito Internet che utilizza i «cookies» (piccoli file che vengono memorizzati nel computer) ha l obbligo di rilasciare l informativa e richiedere il consenso Differenza fra cookies tecnici e cookies di profilazione Come verificare se il proprio sito Internet utilizza cookies

9 Misure minime di sicurezza per trattamenti con strumenti elettronici Sistema di autenticazione informatica, in grado di permettere l accesso ai dati solo alle persone munite di credenziali di accesso (nome utente e password) La password deve essere lunga almeno 8 caratteri e non può contenere riferimenti agevolmente riconducibili alla persona Deve essere diversa per ogni incaricato del trattamento e va cambiata ogni 6 mesi (3 mesi nel caso di dati sensibili o giudiziari) E bene mantenere per ogni utente una busta chiusa all interno della quale vengono registrati tutti i cambi password

10 Sistema di autenticazione informatica (segue) Le credenziali di accesso vanno disattivate nel caso non vengano utilizzate per più di sei mesi Va attivato un salvaschermo ( screen saver ) con password per evitare intrusioni mentre si è assenti (impostare un tempo di attesa di minuti) Sono richiesti i sistemi operativi Windows Vista, 7, 8,10 o quelli di categoria server

11 Sistema di autorizzazione Il sistema di autenticazione deve permettere anche di impostare delle autorizzazioni o delle limitazioni di accesso ai dati Queste impostazioni vanno diversificate, se necessario, per ogni utente Sono richiesti i sistemi operativi Windows Vista, 7, 8,10 o quelli di categoria server

12 Protezione antivirus e firewall I computer devono essere protetti da un sistema antivirus, che va aggiornato almeno ogni 6 mesi, ma è consigliabile attivare l aggiornamento automatico. Deve essere presente anche un dispositivo che blocchi i tentativi di intrusione dall esterno ( firewall ). Anche questo va aggiornato almeno ogni 6 mesi.

13 Aggiornamento di Windows Deve essere effettuato l aggiornamento periodico dei sistemi operativi Si consiglia l utilizzo della funzione Windows Update, che avviene tramite Internet ed è gratuita Questo aggiornamento va effettuato almeno una volta all anno, ma è consigliabile attivare la procedura automatica.

14 Salvataggio dei dati Deve essere eseguito almeno una volta la settimana il salvataggio ( backup ) degli archivi contenenti dati personali Nel caso in cui non esista una notifica automatica è consigliabile compilare un registro dei backup con la data, l esito e la firma dell incaricato I supporti di backup (pen-drive, dischi USB, CD o DVD, ecc..) vanno custoditi in un luogo riservato, meglio se chiuso a chiave

15 Utilizzo di supporti removibili I supporti rimovibili (CD, DVD, chiavette USB, hard disk USB) contenenti dati sensibili o giudiziari, se non utilizzati, vanno distrutti o resi inutilizzabili. Nel caso debbano essere riutilizzati da altri incaricati, i dati devono essere cancellati in modo sicuro, ossia essere resi non leggibili e non tecnicamente ricostruibili

16 Cifratura dei dati I dati sensibili o giudiziari, in particolare quelli relativi allo stato di salute e alla vita sessuale, qualora siano inviati tramite Internet o posta elettronica, vanno preventivamente cifrati, ossia codificati in modo tale da non essere leggibili da terze persone La stessa precauzione va posta in essere anche quando questi dati vengono trasportati all esterno della struttura su computer portatili o supporti removibili

17 Amministratori e manutentori di sistema Se viene affidato l incarico ad una ditta o persona esterna : L incarico deve essere nominativo e deve riportare il cognome e nome della persona Deve essere creato un utente specifico (con relativa password)

Videosorveglianza Se all esterno o all interno nella scuola viene installato un sistema di videosorveglianza (telecamere) bisogna : Esporre i

18 Videosorveglianza Se all esterno o all interno nella scuola viene installato un sistema di videosorveglianza (telecamere) bisogna : Esporre i cartelli con l informativa Fare una specifica lettera d incarico per chi controlla le telecamere Cancellare le eventuali registrazioni entro 24 ore

19 Documento Programmatico sulla Sicurezza (D.P.S.) La redazione del Documento Programmatico sulla Sicurezza NON è più obbligatoria Si consiglia comunque di tenere un documento semplificato contenente l elenco dei dati trattati e dei soggetti coinvolti, la descrizione e la protezione degli archivi cartacei, le misure di sicurezza informatica messe in atto, la programmazione degli adempimenti periodici Si consiglia di fare una verifica annuale di questo documento E raccomandata un adeguata formazione per gli incaricati

20 Scheda degli adempimenti periodici

21 Certificazione da parte di ditte esterne Qualora le misure minime di sicurezza siano messe in atto con l ausilio di ditte esterne, queste debbono rilasciare una descrizione di quanto effettuato e una dichiarazione di conformità con quanto prescritto dalla legge

22 Trattamento dei dati personali su supporto cartaceo Anche in questi caso gli incaricati devono ricevere una lettera di incarico da parte del titolare I dati sensibili e giudiziari vanno conservati in armadi o contenitori chiusi a chiave Gli incaricati sono responsabili dei dati su supporto cartaceo per tutta la durata del trattamento, avendo cura di riporli nel loro raccoglitore al termine dello stesso. Particolare cura va posta nel caso di locali aperti al pubblico

23 Tutela della privacy negli ambienti di lavoro Chiudere a chiave cassetti ed uffici Spegnere il computer se ci si assenta per un periodo di tempo lungo Non lasciare lavori incompiuti sullo schermo Impostare lo screen saver Non lasciare documenti sulla scrivania Proteggere attentamente i dati Conservare supporti di memoria e stampe in luoghi sicuri Maneggiare e custodire con cura le stampe di materiale riservato

24 Tutela della privacy negli ambienti di lavoro (segue) Prestare attenzione alle fotocopie Non gettare nel cestino le stampe di documenti che possono contenere informazioni confidenziali Non riutilizzare i dischetti per affidare a terzi i vostri dati Prestare particolare attenzione all utilizzo dei computer portatili Proteggere il proprio computer con una password Fare attenzione a non essere spiati mentre si digita una password o qualunque codice di accesso Non permettere l uso del proprio account ad altri colleghi d ufficio Non permettere l uso del proprio computer o del proprio account da personale esterno

25 Tutela della privacy negli ambienti di lavoro (segue) Non utilizzare apparecchiature non autorizzate o per cui non si è autorizzati Non installare programmi non autorizzati Diffidare dei dati o dei programmi la cui provenienza non è certa Applicare con cura le linee guida per la prevenzione da infezioni da virus Usare, se possibile, il salvataggio automatico dei dati. Non dimenticare i salvataggi volontari Non violare le leggi in materia di sicurezza informatica Segnalare tempestivamente all amministratore di sistema qualsiasi variazione del comportamento della propria postazione di lavoro

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