ISTITUTO COMPRENSIVO DI TIONE Via Circonvallazione, TIONE DI TRENTO

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1 COPIA AMBITO DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI A.S. 2015/2016 ISTITUTO COMPRENSIVO DI TIONE Via Circonvallazione, TIONE DI TRENTO

2 UNITÀ 1 - DOCENTI CLASSE DI INCARICATI A PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPO DI TRATTAMENTO EFFETTUATO Funzioni istituzionali di docenza Valutazione e formazione degli alunni Gestione dati degli alunni FINALITÀ E COMPITI TIPI DI DATI STRUMENTI UTILIZZATI *Gestione e organizzazione didattica e amministrativa degli alunni, comportante anche le attività connesse di sorveglianza durante l orario scolastico e extrascolastico (nei casi espressamente definiti) *Gestione prenotazione e escursioni, gestione attività extrascolastiche *Gestione infortuni alunni (primo soccorso) *Assistenza durante il servizio mensa *Gestione documentazione di classe *Registri di classe *Registri personali *Programmazione didattica *Documentazione sullo stato di salute degli alunni *Corrispondenza con le famiglie Dati comuni Dati sensibili Dati giudiziari Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax, Fotocopiatrici, Stampanti) Strumenti audiovisivi Autorizzazione all accesso archivi dati sensibili o giudiziari Sì Autorizzazione all accesso archivi dopo l orario di chiusura Sì OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione solo autorizzati Diffusione solo autorizzati Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice personale (nome utente) Antivirus Back up identificativo Chiavi di chiusura degli archivi/armadi Altro

3 UNITÀ 1 DOCENTI ASSISTENTI EDUCATORI TIPO DI TRATTAMENTO EFFETTUATO Funzioni istituzionali di docenza Valutazione e formazione degli alunni Gestione dati degli alunni CLASSE DI INCARICATI B ASSISTENTI EDUCATORI FINALITA E COMPITI Educazione ed assistenza minori PROFILO DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI Dati comuni Dati sensibili Dati giudiziari STRUMENTI UTILIZZATI Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax, Fotocopiatrici, Stampanti) Strumenti audiovisivi Autorizzazione all accesso archivi dati sensibili o giudiziari Sì Autorizzazione all accesso archivi dopo l orario di chiusura Sì OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up di Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro

4 UNITÀ 2 A.T.A. - AMMINISTRATIVI TIPO DI TRATTAMENTO EFFETTUATO CLASSE DI INCARICATI A FINALITÀ E COMPITI Gestione attività amministrativa e contabile Coordinamento e gestione personale provinciale e comunale, gestione pratiche assunzioni, assenze, malattia, etc.. Gestione rapporti con i fornitori Elaborazione bilancio e adempimenti connessi alle delibere Consiglio d Istituto Gestione pratiche relative agli alunni, iscrizioni, rapporti con i genitori etc.. Attività di protocollo e archiviazione AMMINISTRATIVI di Ruolo AMMINISTRATIVI A tempo determinato *Gestione dell area protocollo relativa agli alunni, ai genitori, al personale e ai docenti; *Catalogazione del protocollo riservato, ivi comprese le sanzioni disciplinari nei confronti del personale; *Accoglimento e valutazione domande di ammissione e procedimento di iscrizione con i relativi atti e documenti allegati e connessi; *Esecuzione degli atti amministrativi-contabili, di ragioneria e di economato; *Redazione di atti amministrativi scolastici e contabili; *Tenuta dell archivio e del protocollo; *Funzioni generali di segreteria e amministrazione; *Attività di formazione, aggiornamento e tutorie per neoassunti; *Gestione amministrativa e contabile, gestione acquisti, gestione personale per le rispettive competenze, fornitori e magazzino, trattamento contabile ed amministrativo e gestione logistica; *Organizzazione, coordinamento promozione di attività e verifica dei risultati rispetto agli obiettivi assegnati; *Gestione alunni, gestione rilevazione presenze; *Gestione e organizzazione richieste di accesso a documenti amministrativi; *Adempimenti in materia di sicurezza (D.Lgs. 81/08); *Gestione rapporto con docenti e personale amministrativo; *Gestione anagrafica studenti, organizzazione attività extrascolastiche, gestione attività iscrizione; *Gestione fornitori, anagrafica, consulenze, incarichi collaboratori; *Gestione infortuni sul lavoro, gestione del personale.

5 PROFILI DI AUTORIZZAZIONE TIPI DI DATI STRUMENTI UTILIZZATI OPERAZIONI DI TRATTAMENTO MISURE DI SICUREZZA Dati comuni Dati sensibili Dati giudiziari Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax, Fotocopiatrici, Stampanti) Strumenti audiovisivi Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Autorizzazione all accesso archivi dati sensibili o giudiziari Sì Autorizzazione all accesso archivi dopo l orario di chiusura solo previa autorizzazione specifica Sì Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione ove autorizzati Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato Back up Chiavi di chiusura degli archivi/armadi Altro

6 UNITÀ 2 A.T.A. - ASSISTENTE DI LABORATORIO SCOLASTICO TIPO DI DATI TRATTAMENTO EFFETTUATO Servizio di assistenza e manutenzione strumenti informatici dell istituto CLASSE DI INCARICATI B TECNICO DI LABORATORIO PROFILO DI AUTORIZZAZIONE FINALITA E COMPITI TIPI DI DATI STRUMENTI UTILIZZATI *Gestione dei servizi di laboratorio e informatici, supporto e assistenza informatica; *Collaborazione con i docenti per la preparazione delle lezioni; *Cura delle attrezzature tecniche e gestione tecnico organizzativa delle attività di manutenzione anche in collaborazione con consulenti o aziende esterne; *Riordino delle attrezzature verifica dell approvvigionamento periodico, anche in relazione con l attività di collaborazione con gli appositi uffici inerenti agli acquisti e al collaudo. Dati comuni Dati sensibili Dati giudiziari Cartaceo Strumenti elettronici (PC,Fax,Fotocopiatrici, Stampanti) Strumenti audiovisivi Autorizzazione all accesso archivi dati sensibili o giudiziari Sì Autorizzazione all accesso archivi dopo l orario di chiusura Sì OPERAZIONI DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro

7 UNITÀ 2 A.T.A. COLLABORATORI SCOLASTICI TIPO DI TRATTAMENTO EFFETTUATO Disbrigo attività di gestione e manutenzione scolastica CLASSE DI INCARICATI C AUSILIARI DI RUOLO AUSILIARI A TEMPO DETERMINATO PROFILO DI AUTORIZZAZIONE FINALITÀ E COMPITI TIPI DI DATI STRUMENTI UTILIZZATI *Mansioni di disbrigo e ausilio attività gestione scolastica; *Assistenza e collaborazione nello svolgimento dei servizi di segreteria e di informazione ad alunni, docenti e collaboratori; *Assistenza e collaborazione nei servizi citati e in quelli indicati dal personale amministrativo(ivi compreso il servizio di fotocopiatura, registrazione e custodia del materiale affidato); *Svolgimento attività di pulizia generale; *Assistenza e aiuto agli studenti nelle attività extrascolastiche e di interscuola. Dati comuni Dati sensibili Dati giudiziari Cartaceo Strumenti elettronici (PC, Fax, Fotocopiatrici, Stampanti) Strumenti audiovisivi Autorizzazione all accesso archivi dati sensibili o giudiziari Sì Autorizzazione all accesso archivi dopo l orario di chiusura Sì OPERAZIONE DI TRATTAMENTO Operazioni standard quali: Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Consultazione Elaborazione Utilizzo Modificazione Blocco Operazioni diverse quali selezione, estrazione, raffronto, interconnessione Comunicazione Diffusione Cancellazione e distruzione al termine degli obblighi di legge e/o su richiesta dell interessato MISURE DI SICUREZZA Password di accesso ai dati Codice identificativo personale (nome utente) Antivirus Back up Chiavi di chiusura degli archivi/ armadi Altro

8 DATI SENSIBILI 1. DATI IDONEI A RIVELARE LE ORIGINI RAZZIALI ED ETNICHE 2. DATI IDONEI A RIVELARE LE CONVINZIONI RELIGIOSE, FILOSOFICHE O DI ALTRO GENERE 3. DATI IDONEI A RIVELARE LE OPINIONI POLITICHE 4. DATI IDONEI A RIVELARE L ADESIONE A PARTITI, SINDACATI, ASSOCIAZIONI OD ORGANIZZAZIONI A CARATTERE RELIGIOSO, FILOSOFICO, POLITICO O SINDACALE 5. DATI IDONEI A RIVELARE LO STATO DI SALUTE 6. DATI IDONEI A RIVELARE LA VITA SESSUALE DATI GIUDIZIARI: I DATI PERSONALI IDONEI A RIVELARE PROVVEDIMENTI DI CUI ALL ARTICOLO 3, COMMA 1, LETTERE DA A) A O) E DA R) A U) DEL D.P.R. 14 NOVEMBRE 2002, N. 313, IN MATERIA DI CASELLARIO GIUDIZIALE, DI ANAGRAFE DELLE SANZIONI AMMINISTRATIVE DIPENDENTI DA REATO E DEI RELATIVI CARICHI PENDENTI, O LA QUALITA DI IMPUTATO O DI INDAGATO AI SENSI DEGLI ARTICOLI 60 E 61 DEL CODICE DI PROCEDURA PENALE. casellario giudiziale è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi riferiti a soggetti determinati; anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari che applicano, agli enti con personalità giuridica e alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica, le sanzioni amministrative dipendenti da reato, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231; anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari riferiti agli enti con personalità giuridica e alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica, cui è stato contestato l'illecito amministrativo dipendente da reato, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231.

9 REGOLE GENERALI: Prima di procedere alla raccolta diretta di dati personali fornire all interessato ( es: utenti, dipendenti, fornitori ) o alla persona presso cui si raccolgono i dati l informativa prevista dall articolo 13 del Codice in materia di protezione di dati personali così come predisposta dal titolare del trattamento. Alla raccolta del dato verificare con la massima attenzione l esattezza degli stessi, la pertinenza, la completezza e la non eccedenza. Raccogliere e registrare i dati personali per scopi conformi alle finalità perseguite dall ente. Aggiornare periodicamente, se necessario, i dati. I dati dovranno essere conservati in una forma che consente l identificazione dell interessato per un periodo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. Tutti i dati personali di cui viene a conoscenza nell ambito dello svolgimento delle proprie funzioni, dovranno essere trattati in modo lecito e secondo correttezza; n si dovranno portare fuori dall Ente supporti informatici o cartacei contenenti dati personali, salvo casi eccezionali che dovranno essere preventivamente autorizzati dal titolare o dal responsabile. n comunicare o diffondere dati personali comuni a soggetti pubblici se non previsto da norma di legge o regolamento o risulti necessario per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. In tale ultimo caso dovrà previamente comunicarlo al titolare o al responsabile del trattamento. ( art. 19 c. 2 del Codice ) n comunicare o diffondere dati personali oggetto del trattamento privati o a enti pubblici economici se non previsto da norma di legge o regolamento. ( art 19 c. 3 ). Il trattamento dei dati particolari (sensibili e giudiziari) ex art. 4 comma 1 lettere d) ed e) del codice deve avvenire nel rispetto delle disposizioni generali ( parte I, titolo III, capo II regole ulteriori per i soggetti pubblici); Osservare scrupolosamente tutte le misure di sicurezza già in atto; Osservare scrupolosamente tutte le misure di sicurezza che saranno successivamente adottate dal titolare, nonché ogni ulteriore istruzione che sarà impartita in relazione a determinati trattamenti; I dati personali relativi allo stato di salute devono essere comunicati agli interessati solo tramite un medico designato dall interessato o dal titolare; Eventuali delibere/determine/atti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute dell interessato devono essere pubblicate procedendo con sistemi di cancellature o codificazioni del dato o del soggetto; I dati devono essere cancellati o distrutti al termine degli obblighi legali di conservazione dei documenti. Evitare di comunicare per telefono informazioni relative a dati sensibili giudiziari. In caso di necessità identificare il chiamante e richiamarlo successivamente.

10 REGOLE PER IL TRATTAMENTO CON STRUMENTI ELETTRONICI: L accesso ai dati e/o agli strumenti elettronici è consentito agli incaricati unicamente con l inserimento di un codice identificativo personale e di una password. La password è personale e segreta. Si invita quindi l incaricato a non comunicarla o scriverla ad esempio su foglietti, sulla tastiera o sul monitor. La password deve essere obbligatoriamente modificata dall incaricato al primo utilizzo e successivamente ogni qualora il sistema la richieda e comunque non oltre 3 mesi. Il programma provvederà alla segnalazione dell obbligo di modifica della password. La password scelta dovrà essere composta da almeno otto caratteri oppure, nel caso in cui lo strumento elettronico non lo permetta, da un numero di caratteri pari al massimo consentito. La password non dovrà contenere riferimenti agevolmente riconducibili all incaricato. Nel caso in cui l accesso ai dati sia consentito tramite dispositivi di autenticazione ( smart card ), essi dovranno essere custoditi diligentemente dall incaricato. Si invitano quindi gli interessati a non lasciali sulle scrivanie o nei cassetti a disposizione di chiunque. Gli strumenti elettronici in dotazione degli incaricati non devono essere lasciati incustoditi o accessibili da terzi durante una sessione del trattamento. In caso di allontanamento dalla propria postazione di lavoro, il computer deve essere spento o bloccato ( premere i tasti Ctrl + Alt + Canc blocca computer ) oppure deve essere attivata la procedura di screensaver ( risorse del computer - pannello di controllo - schermo screensaver - scegliere l immagine desiderata conferma ) o deve essere chiusa a chiave la porta di accesso agli uffici. Tutti i dati personali elaborati che non vengono coperti dal salvataggio centralizzato ( ad esempio quelli contenuti nel disco fisso del PC in dotazione ) devono essere salvati dagli incaricati con frequenza almeno settimanale. Il salvataggio potrà avvenire tramite floppy, masterizzazione o cassette, in base ai sistemi installati. Tali supporti devono essere custoditi a cura dell incaricato in armadi o cassetti chiusi a chiave. Tutti i supporti rimovibili ( come ad esempio cassette, CD DVD supporti USB ), se non vengono più utilizzati devono essere distrutti o resi inutilizzabili. Tali supporti possono comunque essere riutilizzati, anche da altri incaricati, se le informazioni precedentemente in essi contenute non sono intelligibili o tecnicamente in alcun modo ricostruibili. Si raccomanda quindi la totale formattazione dei supporti utilizzati. Se non fosse possibile formattare completamente i supporti utilizzati, gli stessi devono essere distrutti. I software e gli strumenti informatici devono essere utilizzati solamente per i fini strettamente necessari allo svolgimento del proprio lavoro. Di regola non utilizzare fax o posta elettronica per l invio di documenti in chiaro contenenti dati sensibili e giudiziari. Se strettamente necessario procedere alla trasmissione in due tempi diversi, comunicando al richiedente, in un primo tempo, un codice identificativo e inviando successivamente il documento privo del nominativo dell interessato. In ogni caso porre attenzione alla digitazione del numero telefonico. Gli accessi ad Internet e le caselle di posta non possono essere utilizzati per uso personale. Nessun software può essere installato sul proprio personal computer senza preventiva autorizzazione. Utilizzare la connessione ad Internet per il tempo strettamente necessario alle operazioni da svolgere.

11 Qualora si dovessero riscontrare malfunzionamenti o non conformità, comunicare l accaduto al più presto al titolare o al responsabile del trattamento. REGOLE PER I TRATTAMENTI CON STRUMENTI NON ELETTRONICI ( CARTACEO ): Tutti gli incaricati sono tenuti al controllo e alla custodia degli atti e dei documenti contenenti dati personali per l intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento. A tal fine si invitano gli incaricati a portare fuori dai propri uffici atti o documenti solo se strettamente necessario. Si dovrà mantenere assoluto riserbo sui dati personali di cui si viene a conoscenza nell esercizio delle proprie funzioni, avendo cura di rimuovere a fine lavoro i documenti dalla scrivania / piano di lavoro; L accesso dovrà essere limitato ai soli dati la cui conoscenza sia necessaria e sufficiente per lo svolgimento delle operazioni di trattamento. Tutti i documenti contenenti dati personali comuni devono essere conservati negli appositi archivi/armadi. Nessun documento deve essere lasciato sul proprio tavolo o postazione di lavoro in modo che sia accessibile ad altre persone. Al termine delle operazioni affidate, gli atti e i documenti devono comunque essere riposti negli appositi armadi/archivi o restituiti al responsabile del servizio. Particolare attenzione deve essere posta agli atti e ai documenti che contengono dati sensibili o giudiziari. L incaricato deve provvedere alla loro custodia facendo in modo che ad essi non accedano persone non autorizzate. Al tal fine gli incaricati dovranno conservare tali atti o documenti ad esempio in un cassetto della scrivania o in una cartella chiusa o con altro sistema equivalente in caso di ingresso nell ufficio di persone estranee all ufficio stesso. Tutti gli incaricati devono inoltre controllare i propri archivi/armadi affinché non sia possibile l accesso agli stessi da parte di persone non autorizzate. A tal fine vengono assegnate apposite chiavi per la chiusura degli armadi. Gli archivi/armadi dovranno essere chiusi a chiave al termine dell orario lavorativo. Le chiavi dovranno poi essere consegnate al responsabile dell ufficio/conservate dall incaricato. I documenti cartacei che non sono più utilizzati devono essere resi illeggibili (strappare, utilizzare i distruggi-documenti, se esistenti) prima di essere cestinati. ISTRUZIONI PER GLI ADDETTI ALLA MANUTENZIONE/GESTIONE DEGLI STRUMENTI ELETTRONICI: L accesso è consentito unicamente ai soli dati personali la cui conoscenza sia strettamente necessaria per adempiere alle operazioni di manutenzione dei programmi o del sistema informatico: E consentito inoltre eseguire le operazioni strettamente necessarie a tali scopi e/o richieste dal titolare. Qualora fosse necessario eseguire stampe per controllare il funzionamento di stampanti o per verificare il funzionamento di strumenti o programmi installati, non utilizzare files già esistenti ma creare files di prova. Qualora fosse strettamente necessario accedere a files contenenti dati già esistenti ( ad esempio per il recupero di un testo ) limitare l accesso ai dati per il tempo strettamente necessario all assolvimento delle operazioni di manutenzione. Qualora fosse strettamente necessario raccogliere e conservare presso il centro di assistenza i data base aziendali, tali dati dovranno essere custoditi in modo tale che non possano essere accessibili da soggetti non autorizzati. Devono inoltre essere adottate le misure di sicurezza minime previste dal codice in materia di protezione dei dati personali. Qualora si dovessero riscontrare malfunzionamenti o non conformità, comunicare l accaduto al più presto al titolare o al responsabile del trattamento. Tutti i dati personali contenuti nei nostri data base sono protetti da password.

12 Nel casi in cui sia necessario accedere ai dati attraverso i PC in dotazione agli incaricati attenersi alle seguenti indicazioni: in presenza dell incaricato far digitare la password dall incaricato stesso evitando di venirne a conoscenza; in mancanza dell incaricato rivolgersi al custode delle password il quale provvederà all inserimento della password; nei casi in cui sia necessario accedere ai dati attraverso il server, rivolgersi all amministratore di sistema o provvedere, in collaborazione con l amministratore di sistema stesso, alla creazione di credenziali di autenticazione da utilizzarsi esclusivamente per l accesso da parte degli addetti alla manutenzione/gestione dei sistemi informatici. L amministratore di sistema ha facoltà, in qualunque momento di controllare e verificare l operato degli addetti alla manutenzione. In caso di necessità la nostra società consente di prelevare e trasferire presso il centro di assistenza tecnica apparecchiature elettroniche. La password di accesso sarà comunicata dall incaricato il quale provvederà a cambiarla al termine delle operazioni di manutenzione L accesso per la tele - assistenza è consentito unicamente previa richiesta di intervento da parte dell amministratore di sistema della nostra società o comunque da parte di un incaricato a tale mansione o previa richiesta telefonica da parte degli addetti alla manutenzione. L amministratore di sistema o l incaricato attiveranno il programma o le procedure che consentono la tele assistenza oppure acconsentiranno all accesso. L accesso al sistema informatico da parte degli addetti alla manutenzione/gestione del sistema è consentito unicamente previo inserimento di password e ID. Di regola, l amministratore di sistema o l incaricato seguiranno le operazioni eseguite in fase di accesso. E vietato comunicare o diffondere i dati personali di qualsiasi natura provenienti dai data base dell Istituto. La presente nomina si intende revocata di diritto alla scadenza del rapporto contrattuale o alla risoluzione, per qualsiasi causa, dello stesso. In tal caso dovranno essere cancellati tutti i dati provenienti dai dati base aziendali conservati. Il titolare del trattamento si riserva la possibilità di effettuare verifiche sui trattamenti svolti per conto dell Istituto dagli addetti alla manutenzione/gestione. ISTRUZIONI PER IL TRATTAMENTO DI DATI CON SISTEMI DI VIDEOSORVEGLIANZA: provvedere alla conservazione in cassetto o armadio chiuso a chiave delle cassette registrate nonché alla loro cancellazione dopo sette giorni, tranne nei casi in cui si siano rilevati illeciti. Consentire l accesso ai dati registrati unicamente al titolare nonché agli organi delle autorità giudiziarie o di polizia preposti alle indagini. n utilizzare le immagini registrate per altri scopi o permettere l accesso alle immagini a soggetti non autorizzati È fatto obbligo di prendere visione dei documenti relativi all attuazione del D.Lgs. 196/2003, compreso il disciplinare per l utilizzo di internet, posta elettronica e telefono, pubblicati sul sito dell Istituto Comprensivo di Tione al link privacy. Tione di Trento, 26 gennaio 2016