Università Popolare degli Studi di Milano INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

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1 1 INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Allegato al contratto con lo studente Ai sensi dell art. 13 del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 codice in materia di protezione dei dati personali 1. Informativa per lo studente I dati personali dello studente saranno utilizzati nel pieno rispetto dell informativa sulla privacy i cui principi fondamentali sono dettati: dalla direttiva 95/46/CE tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e della circolazione dei dati ; dalla direttiva 97/66/CE tutela della privacy nelle telecomunicazioni dalla direttiva 97/07/CE e dal decreto legislativo 185/99 protezione dei consumatori nei contratti a distanza ; dal decreto legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali ; dal decreto legislativo 70/2003 in tema di commercio elettronico. 2. Natura dei dati trattati L Università tratta i dati personali forniti dallo studente e principalmente: a) dati anagrafici, identificativi ed informativi contenuti nelle procedure informatiche di registrazione dell Utente e propedeutiche all'immatricolazione (nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, codice fiscale e recapiti); b) dati relativi al titolo di studio per l accesso al corso universitario; c) dati relativi agli esiti scolastici, intermedi e finali, o comunque connessi alla carriera universitaria; d) dati relativi agli studenti diversamente abili; e) dati fiscali nonché quelli di natura economica necessari per lo svolgimento dei rapporti contrattuali, in essere o futuri; Si richiama all attenzione che tra i dati personali trattati vi sono quelli definiti giudiziari ai sensi dell art. 4, comma 1, lettera e) del D.lgs. 196/2003 e sensibili ai sensi dell art. 4, comma 1, lett. d) del D.lgs. 196/ Finalità del trattamento. Nel rispetto della legge, in base al principio di indispensabilità, l Università può trattare i suddetti dati per lo svolgimento di finalità di gestione amministrativa e/o finalità didattiche e/o per consentire una efficace

2 gestione dei rapporti finanziari e commerciali, e al solo fine di adempiere o esigere l adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla legge. In particolare, i dati forniti dallo studente, saranno oggetto di trattamento finalizzato a: a) rilasciare le credenziali di accesso all area amministrativa, ovvero un account per poter identificare in maniera univoca l utente; b) adempiere a specifiche richieste di informazione, anche tramite contatto telefonico o invio di , proposte nella fase di registrazione e successivamente all immatricolazione, durante tutta la carriera universitaria; c) fornire informazioni più dettagliate al fine della progettazione ed erogazione delle attività formative; d) analizzare le informazioni ottenute al fine della proposizione, mediante l invio di informative promozionali anche telematiche, di offerte di formazione o per attività di promozione di corsi di studio post lauream inclusi nell art. 3 del DM n. 509/99; e) effettuare rilevazioni di tipo statistico; f) consentire l erogazione a distanza degli insegnamenti (immatricolazioni, accessi alla piattaforma digitale per la didattica, tracciamento automatico dei percorsi formativi, curriculum elettronico, pianificazione e gestione degli esami); g) consentire lo svolgimento dell attività amministrativa dell Università (gestione amministrativa/contabile per la durata dell intero percorso formativo, comunicazioni); h) adempiere a determinati obblighi derivanti da leggi, regolamenti, normative comunitarie o dalle richieste ed istruzioni delle Autorità o degli organi di Vigilanza. Tutti i dati personali raccolti in fase di registrazione saranno trattati dall Università con il consenso dell utente e limitatamente in relazione alle finalità di cui ai punti a),b),c),d) ed e). Nella fase di immatricolazione, tra i dati personali acquisiti possono essere ricompresi anche dei dati sensibili. In tal caso l Università tratterà questi dati sensibili esclusivamente con il consenso dell utente registrato e in base ad una sua specifica richiesta per adempiere esclusivamente ai relativi obblighi di legge o contrattuali. 4. Modalità di trattamento. I dati personali forniti dallo studente, assoggettabili a tutti i trattamenti previsti dall articolo 4 lettera a) del D.lgs. 196/2003, sono memorizzati e/o elaborati mediante l ausilio di strumenti elettronici, telematici e manuali (impiego di documentazione su supporto cartaceo) in modo lecito e secondo correttezza per l'espletamento delle finalità sopra indicate. I dati personali sono protetti mediante l adozione delle misure minime previste dagli art. 33, 34, 35 e nell Allegato B del D.lgs. 196/2003, e di idonee misure di sicurezza che ne garantiscono la riservatezza, l integrità, l esattezza, la disponibilità e l aggiornamento. 2

3 5. Natura del conferimento dei dati. Il conferimento dei dati personali forniti dall utente in fase di registrazione è strumentale al rilascio delle credenziali di accesso all area riservata, a stabilire un contatto con il mondo dell Università e ad effettuare l immatricolazione. Di conseguenza, il loro mancato conferimento comporterà l impossibilità di registrarsi. I dati personali conferiti in fase di immatricolazione sono strettamente strumentali all esecuzione del rapporto contrattuale e derivano anche da un obbligo di legge. In caso di rifiuto la prestazione contrattuale non potrà essere iniziata o portata a compimento e ciò potrà costituire giusta causa di sospensione o interruzione del rapporto. 6. Titolare e responsabile del trattamento Il titolare del trattamento dei dati è l Università Popolare degli Studi di Milano, sita in Milano, Corso Buenos Aires n Ambito di conoscenza dei dati. I dati personali forniti dallo studente non verranno diffusi, ovvero conosciuti da soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. I dati personali potranno essere comunicati a: persone fisiche o giuridiche che, anche in forza di contratto con l Ateneo, forniscono specifici servizi elaborativi o svolgono attività connesse, strumentali o di supporto, previa nostra lettera di incarico che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza e addetti alla esecuzione di servizi esterni; società collegate; enti od organismi autorizzati per l assolvimento dei relativi obblighi nei limiti delle previsioni di legge. Potrebbero altresì venire a conoscenza dei dati personali dello studente: soggetti che hanno necessità di accedere ai suddetti dati personali dello studente per finalità ausiliare al rapporto contrattuale, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano banche e/o istituti di credito incaricati della regolazione dei pagamenti secondo le modalità convenute); soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme quali forze di polizia, autorità giudiziaria, organismi di informazione e sicurezza e altri soggetti pubblici ai sensi dell art,58, comma 2 per finalità di difesa o sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati; Qualsiasi altra comunicazione a terzi sarà effettuata dall Università solo se imposta da un obbligo di legge o per adempiere al contratto sottoscritto con lo studente, ovvero a seguito di uno specifico consenso. L ambito di eventuali comunicazioni di dati sarà esclusivamente nazionale e/o intracomunitario. 3

4 8. Tempi di conservazione dei dati. I dati personali dell utente registrato verranno conservati in una forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. L utente registrato può in qualunque momento richiederne la cancellazione esercitando i diritti di cui all art.7 del D.lgs. 196/2003. I dati personali dello studente, la documentazione necessari e pertinenti agli incarichi in corso, da instaurare o cessati, verranno conservati per tutta la durata del corso universitario e successivamente al termine dello stesso, in una forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati, ovvero limitatamente all espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative. 9. I diritti dell interessato. L interessato può far valere nei confronti dell Università i diritti di cui all art. 7 del D.lgs. 196/2003 ed in particolare: a) ottenere la conferma dell esistenza di dati personali che la riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intelligibile; b) ottenere l indicazione dell origine dei dati personali, nonché delle finalità e modalità del trattamento; c) ottenere l indicazione della logica applicata nei trattamenti effettuati con l ausilio di strumenti elettronici; d) ottenere l aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando ne avrà l interesse, l integrazione dei dati; e) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge; f) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati di cui non è necessaria la conservazione, in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; g) ottenere l attestazione che l aggiornamento, la rettificazione, l integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco sono stati portati a conoscenza, anche per quanto riguarda il contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, tranne che nei casi in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato; h) opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; i) opporsi in tutto o in parte, al trattamento di dati personali che la riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 4

5 Data e Luogo Firma dello Studente Nome e cognome leggibile C.F.: 5