ELENCO DOCUMENTI DA TRASMETTERE PER AUDIT PROGETTI FIRB 2006 E 2007

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1 Marzo 2014 Servizio di Auditing interno ELENCO DOCUMENTI DA TRASMETTERE PER AUDIT PROGETTI FIRB 2006 E 2007 La Check list deve essere sottoscritta dal Responsabile Amministrativo del Progetto e dal Responsabile del Servizio di Auditing interno Check list Nota: un costo può essere considerato ammissibile se sia stato effettivamente sostenuto nel periodo di vigenza del Progetto, cioè nel periodo compreso tra la data del decreto di approvazione della graduatoria e la data di scadenza (criterio di cassa: eccezioni solo per oneri differiti e prelievi di magazzino); si sia verificato nel rispetto delle leggi e dei regolamenti; si sia verificato nel rispetto di altre eventuali condizioni particolari fissate nei decreti di approvazione, nei contratti, nei disciplinari, ecc. File excel predisposto dal Servizio di Auditing interno in collaborazione con il Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico, da utilizzare per la rendicontazione dei costi di ogni singolo Progetto, formato da singoli fogli di lavoro corrispondenti alle varie categoria di costo e da un foglio di lavoro riepilogativo. Tutti i costi devono intendersi al netto dell IVA; tuttavia, nel caso in cui la rendicontazione dei costi imputabili al Progetto sia presentata da un soggetto che non può recuperare, parzialmente o totalmente, l eventuale IVA sui suddetti costi, la quota dell IVA non recuperata può essere considerata come costo ammissibile. A.1 PERSONALE DIPENDENTE del soggetto beneficiario A 1.1 Personale a tempo indeterminato; A 1.2 Personale a tempo determinato; NOTA: Aspetti e casi particolari: personale comandato o distaccato: i costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli relativi a personale comandato o distaccato presso l università/ente/istituto/società/ecc. cui afferisce l unità di ricerca; nei rapporti tra enti pubblici e/o università regolati da apposite convenzioni i costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli del personale del partner pubblico convenzionato; consorzi: nel caso di unità di ricerca afferenti a consorzi per i quali sia previsto nell atto costitutivo, come modalità operativa, l utilizzo, presso una propria sede, del personale dei consorziati, i costi relativi a tale voce potranno comprendere, nel rispetto del criterio di cassa, anche i costi del personale dipendente dai consorziati; consorzi interuniversitari: nel caso di unità di ricerca afferenti a consorzi interuniversitari, i costi relativi a tale voce potranno comprendere in ogni caso, anche i costi del personale universitario; mesi persona: per ogni anno solare e per ogni A1.1-A1.2: 1. Dichiarazione firmata da Responsabile del Servizio Stipendi sul costo effettivo annuo lordo (esclusi compensi aggiuntivi, straordinari, diarie e compresi i contributi di legge o contrattuali e gli oneri differiti) 2. Autocertificazione del Responsabile Scientifico di Unità in merito all impegno dedicato effettivamente al Progetto. Determinazione della spesa (tutte le voci): Costo mensile: costo effettivo annuo lordo/11 mesi lavorativi annui Costo imputabile al Progetto: mesi persona effettivamente dedicati al Progetto * costo mensile

2 docente/ricercatore, anche tenendo conto del contemporaneo eventuale impegno su più progetti, non potrà essere superato il limite di 11 mesi persona; in caso di superamento del predetto limite il MIUR riterrà non ammissibile un importo pari al prodotto del costo mensile medio relativo al docente/ricercatore per il numero di mesi persona (anche non intero) eccedenti. A.1 PERSONALE DIPENDENTE da altri soggetti (Atenei/enti) personale, docente e non docente, con contratto a tempo indeterminato, dipendente da altri Atenei/Enti direttamente impegnato nelle attività di ricerca (valorizzazione ore uomo). NOTA: salvo casi eccezionali, da motivare e sottoporre esplicitamente in sede di rendicontazione alla valutazione del MIUR, il costo della voce A.1 NON PUO SUPERARE IL 30% DEL COSTO COMPLESSIVO DEL PROGETTO (detratta la spesa relativa ai contratti per giovani ricercatori e/o ricercatori di chiara fama) 1. Autocertificazione del Responsabile Scientifico di Unità in merito all impegno dedicato effettivamente al Progetto. 2. Dichiarazione del costo effettivo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa dell altro Ente da cui risulti, per ogni anno, anche il non superamento del monte ore complessivo. NOTA: si segnala che il MIUR consente una campionatura di almeno il 30% del costo totale. Tuttavia, il Servizio di Auditing interno ha ritenuto di effettuare un controllo sul totale della voce di spesa (vedasi lettera CODAU al MIUR del 4/11/2013 prot. 36/13) A.2 PERSONALE NON DIPENDENTE PAGATO CON ALTRI FONDI Nota: si segnala che il MIUR consente una campionatura di almeno il 30% del numero totale e almeno il 50% del costo totale. Tuttavia il Servizio di Auditing interno ha ritenuto di effettuare un controllo sul totale della voce di spesa (vedasi lettera CODAU al MIUR del 4/11/2013 prot. 36/13) 1. Contratto o lettera d incarico per il Progetto 2. Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa A.2 PERSONALE a contratto NON DIPENDENTE da destinare al Progetto A 2. Personale non dipendente il cui rapporto giuridico con l Ateneo ha decorrenza non anteriore alla data di approvazione del progetto ed il cui costo è a carico del progetto (co.co.co/co.co.pro, assegno di ricerca o dottorato di ricerca, borsa di studio solo se nel progetto sono previste attività di formazione). Tale personale deve essere direttamente impegnato nelle 1. Bando di concorso (ove previsto) 2. Contratto o lettera d incarico per il Progetto, con l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione 3. Dichiarazione del costo annuo lordo da

3 attività tecnico scientifiche o in quelle di gestione tecnico scientifica del Progetto. parte della competente struttura amministrativa 4. Ricevuta di registrazione da parte della Corte dei Conti (ove prevista) 5. Mandati di pagamento quietanzati o dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell avvenuto pagamento Determinazione della spesa Costo mensile: costo effettivo annuo lordo/ mesi lavorativi annui (pari ad 11) Costo imputabile al Progetto: mesi persona effettivamente dedicati al Progetto * costo mensile B-SPESE GENERALI Determinazione costo ammissibile come al punto A.1 NOTA: trattasi di costi indirettamente connessi con lo svolgimento del Progetto, non collocabili nelle altre voci di spesa. Sono riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dell ammontare dei costi relativi a tutto il personale (contratti con giovani ricercatori e/o ricercatori di chiara fama compresi). Non è pertanto necessario che in sede di rendicontazione sia predisposta apposita documentazione per tale voce. Di conseguenza, non è escluso che possano ricadere nell ambito di questa voce anche altri costi, non espressamente previsti, tra cui quelli relativi ad incrementi di costo complessivo del Progetto.

4 C-SPESE PER CONTRATTI CON GIOVANI RICERCATORI O CON RICERCATORI DI CHIARA FAMA (I costi per tali contratti sono riconosciuti dal MIUR al 100%) C.1 Contratti con Giovani Ricercatori; C.2 Contratti con Ricercatori di chiara fama NOTA: I contratti per Giovani Ricercatori dovranno prevedere: a) un impegno a tempo pieno con una durata non inferiore ai 3 anni; b) stipulati con laureati di età non superiore a 32 anni o con laureati con documentata esperienza almeno triennale nel settore della ricerca scientifica e tecnologica o contitolari di dottorato di ricerca o di altro titolo di formazione post laurea equipollente. I livelli retributivi minimi dovranno essere compresi nei limiti seguenti: - importo non inferiore all assegno di ricerca per i laureati di età non superiore ai 32 anni; - importo compreso tra la retribuzione del ricercatore universitario confermato ed il professore associato confermato per i laureati con documentata esperienza almeno triennale nel settore della ricerca scientifica e tecnologia ed i titolari di dottorato di ricerca o di altro titolo di formazione post laurea equipollente. 1. Bando di concorso (ove previsto) 2. Contratto con l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle modalità di esecuzione e con l indicazione del progetto sul quale grava il contratto 3. C.V. del ricercatore 4. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa 5. Mandati di pagamento quietanzati o dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell avvenuto pagamento NOTA: I contratti per Ricercatori di chiara fama internazionale dovranno prevedere un impegno di durata complessiva non inferiore ai 6 mesi in equivalente tempo pieno. Potranno essere riconosciuti compensi equivalenti alle retribuzioni corrisposte in Italia per le qualifiche comparabili a quelle ricoperte dagli stessi ricercatori nei Paesi di origine. NOTA: ll totale della voce C deve essere almeno pari al 10% del costo complessivo del Progetto (VINCOLO DEL 10%). D. Attrezzature, strumentazione e prodotti software (di nuovo acquisto) NOTA: IL CONTROLLO SULLE SPESE DEVE ESSERE TOTALE 1. Documentazione a supporto della scelta del contraente 2. Contratto di acquisto/buono d ordine 3. Documento di trasporto 4. Fattura 5. Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) 6. Mandati di pagamento quietanzati e documenti a supporto della regolarità contabile (DURC, Equitalia, tracciabilità, ecc.)

5 E- STAGES E MISSIONI ALL ESTERO In questa voce rientrano tutte le spese sostenute per missioni, anche finalizzate alla partecipazione a stages inerenti il Progetto, senza vincoli temporali, da e solo da docenti/ricercatori/tecnici effettivamente partecipanti al Progetto ed il cui impegno temporale risulti pertanto attestato nell ambito della rendicontazione della voce di spesa personale (voci A e C). NOTA: si segnala che il MIUR consente una campionatura di almeno il 10% di titoli di spesa per almeno il 30% del costo totale. Tuttavia, il Servizio di Auditing interno ha ritenuto di effettuare un controllo sul totale della voce di spesa (vedasi lettera CODAU al MIUR del 4/11/2013 prot. 36/13) 7. Dichiarazione del Responsabile di unità circa l uso (parziale o totale) sul Progetto, diario d uso 8. Qualora l attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l ente ospitante Determinazione della spesa Il costo è commisurato all importo di fattura: C=(M/T) * F dove M sta per mesi di utilizzo effettivo, T è il tempo di deprezzamento pari a 36 mesi, F è il costo dell attrezzatura indicato in fattura. Nel caso di utilizzo in quota parte il costo (come sopra determinato) è corretto come segue Q=C*P: dove P è la percentuale di utilizzo nel progetto. Ammissibilità del costo per intero Il costo può essere imputato interamente al progetto, ma solo nel caso in cui le attrezzature, al termine del progetto, risultino scientificamente obsolete o non più utilmente utilizzabili in attività di ricerca, o ai fini produttivi. Occorre apposita dichiarazione del responsabile dell unità. Per i beni il cui costo unitario non è superiore a Euro 516,46 è consentita la deduzione integrale delle spese di acquisizione (art. 102 comma 5 D.P.R. n. 917 del 22/12/1986 TUIR) Per le missioni: 1. Modulo di richiesta di autorizzazione a svolgere la missione firmata dal Responsabile scientifico con indicazione della motivazione scientifica che rende necessaria la missione e durata della missione stessa 2. Nota spese di missione, contenente il dettaglio delle spese sostenute 3. Giustificativi di spesa della missione (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc,) 4. Mandati di pagamento quietanzati

6 F- SERVIZI DI CONSULENZA E SIMILI (consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche, rimborsi per viaggi e soggiorni per consulenti scientifici, prestazioni di servizi di tipo non scientifico, acquisizioni di brevetti, know how, diritti di licenza, opere edili ed impiantistiche) NOTA: IL CONTROLLO SULLE SPESE DEVE ESSERE TOTALE G- ALTRI COSTI DI ESERCIZIO Materie prime, componenti, semilavorati, materiali commerciali, materiali da consumo specifico (es. reagenti), spese per colture ed allevamento (es. ricerche di interesse agrario), strumentazioni utilizzate per la realizzazione di prototipi e/o impianti pilota, spese sostenute per corsi, congressi ecc. NOTA: si segnala che il MIUR consente una campionatura di almeno il 10% di titoli di spesa per almeno il 30% del costo totale. Tuttavia, il Servizio di Auditing interno ha ritenuto di effettuare un controllo sul totale della voce di spesa (vedasi lettera CODAU al MIUR del 4/11/2013 prot. 36/13) 1. Procedure di selezione (ove previste); documentazioni relative alle eventuali gare effettuate 2. Contratto/lettera di incarico con l indicazione delle attività da svolgersi, del periodo in cui devono essere svolte e indicazione del progetto di ricerca sul quale grava il contratto. Deve risultare chiaramente la pertinenza al Progetto 3. Fatture/ricevute compensi 4. Mandati di pagamento quietanzati 5. Relazione o altro mezzo di prova circa l esecuzione del servizio, controfirmata per verifica o accettazione dal responsabile scientifico 1. Procedure di selezione (ove previste); documentazione relativa alle eventuali gare effettuate 2. Documenti di trasporto 3. Fattura (in caso di scontrino fiscale, solo scontrino parlante ) 4. Mandati di pagamento quietanzati 5. Attestazione circa l utilizzo nel Progetto