ELENCO DOCUMENTI DA TRASMETTERE PER AUDIT PROGETTI PRIN 2009

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1 28 Aprile 2014 Servizio di Auditing interno ELENCO DOCUMENTI DA TRASMETTERE PER AUDIT PROGETTI PRIN 2009 I documenti devono essere in copia conforme all originale La Check list deve essere sottoscritta dal Responsabile Amministrativo del Progetto e dal Responsabile del Servizio di Auditing interno Check list Nota: un costo può essere considerato ammissibile se sia stato effettivamente sostenuto nel periodo di vigenza del Progetto, cioè nel periodo compreso tra la data del decreto di approvazione della graduatoria e la data di scadenza (criterio di cassa: eccezioni solo per oneri differiti e prelievi di magazzino); si sia verificato nel rispetto delle leggi e dei regolamenti; si sia verificato nel rispetto di altre eventuali condizioni particolari fissate nei decreti di approvazione, nei contratti, nei disciplinari, ecc. File Excel predisposto dal Servizio di Auditing interno in collaborazione con il Servizio Ricerca e trasferimento tecnologico, da utilizzare per la rendicontazione dei costi di ogni singolo Progetto, formato da singoli fogli di lavoro corrispondenti alle varie categorie di costo e da un foglio di lavoro riepilogativo. Tutti i costi devono intendersi al netto dell IVA; tuttavia, nel caso in cui la rendicontazione dei costi imputabili al Progetto sia presentata da un soggetto che non può recuperare, parzialmente o totalmente, l eventuale IVA sui suddetti costi, la quota dell IVA non recuperata può essere considerata come costo ammissibile. Informazioni utili per la rendicontazione: - Data di approvazione dei progetti: 14/07/ Data di scadenza dei progetti: 17/10/2013 Per il criterio di cassa possono essere rendicontate spese collocate tra il 14/07/2011 ed il 17/10/2013 A.1 PERSONALE DIPENDENTE del soggetto beneficiario A 1.1 Personale a tempo indeterminato; A 1.2 Personale a tempo determinato; A1.1-A1.2: 1. Dichiarazione firmata da Responsabile del Servizio Stipendi sul costo effettivo annuo lordo (esclusi compensi aggiuntivi, straordinari, diarie e compresi i contributi di legge o contrattuali e gli oneri differiti) 1

2 2. Autocertificazione del Responsabile Scientifico di Unità in merito all impegno dedicato effettivamente al Progetto. A.2 PERSONALE DIPENDENTE da altri soggetti (Atenei/Enti) A 2.1 personale, docente e non docente, con contratto a tempo indeterminato A2.2 personale, docente e non docente, con contratto a tempo determinato NOTA: Aspetti e casi particolari: personale comandato o distaccato: i costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli relativi a personale comandato o distaccato presso l università/ente/istituto/società/ecc. cui afferisce l unità di ricerca; nei rapporti tra enti pubblici e/o università regolati da apposite convenzioni i costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli del personale del partner pubblico convenzionato; consorzi: nel caso di unità di ricerca afferenti a consorzi per i quali sia previsto nell atto costitutivo, come modalità operativa, l utilizzo, presso una propria sede, del personale dei consorziati, i costi relativi a tale voce potranno comprendere, nel rispetto del criterio di cassa, anche i costi del personale dipendente dai consorziati; consorzi interuniversitari: nel caso di unità di ricerca afferenti a consorzi interuniversitari, i costi relativi a tale voce potranno comprendere in ogni caso, anche i costi del personale universitario; mesi persona: per ogni anno solare e per ogni docente/ricercatore, anche tenendo conto del contemporaneo eventuale impegno su più progetti, non potrà essere superato il limite di 12 mesi persona; in caso di superamento del predetto limite il MIUR riterrà non ammissibile un importo pari al prodotto del costo mensile medio relativo al docente/ricercatore per il numero di mesi persona (anche non intero) eccedenti. A.2.1-A.2.2 : 1. Autocertificazione del Responsabile Scientifico di Unità in merito all impegno effettivamente dedicato al Progetto 2. Dichiarazione del costo effettivo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa dell altro Ente NOTA: salvo casi eccezionali, da motivare e sottoporre esplicitamente in sede di rendicontazione alla valutazione del MIUR, il costo delle voci A.1, A.2 e A.3 NON PUO SUPERARE IL 30% DEL COSTO COMPLESSIVO DEL PROGETTO 2

3 A.3 PERSONALE NON DIPENDENTE: SOLO PERSONALE CON CONTRATTO ATTIVATO CON L ATENEO/ENTE CUI AFFERISCE L UNITA DI RICERCA (ACQUISITO CON FONDI LIBERI) A.3 bis ALTRO PERSONALE NON DIPENDENTE (ART. 18 COMMA 5, L. 240/2010- c.d. Legge Gelmini e s.m.i. Lettera F) 1. Contratto o lettera d incarico per il Progetto 2. Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa 3. Mandati di pagamento quietanzati NOTA: salvo casi eccezionali, da motivare e sottoporre esplicitamente in sede di rendicontazione alla valutazione del MIUR, il costo delle voci A.1, A.2 e A.3 NON PUO SUPERARE IL 30% DEL COSTO COMPLESSIVO DEL PROGETTO A4 - Personale non dipendente (da destinare a questo specifico progetto solo afferente all'ateneo/ente cui afferisce l'unità di ricerca) Nota: si segnala che il MIUR nella nota dell 08/04/2014 prot. 8109, libero), esclusi i contratti di importo superiore a ,00 euro lordi ente per i quali è richiesto il controllo totale. Tuttavia, il Servizio di Auditing interno ha ritenuto di effettuare un controllo totale per questa voce di spesa. Determinazione della spesa (tutte le voci A1, A2, A3): Costo mensile: costo effettivo annuo lordo/12 mesi lavorativi annui Costo imputabile al Progetto: mesi persona effettivamente dedicati al Progetto * costo mensile Riferirsi all ultimo anno utile, per il PRIN 2009 riferirsi all anno Se si tratta di personale cessato dal servizio riferirsi all ultimo anno di servizio. 1. Bando di concorso (ove previsto) 2. Contratto o lettera d incarico per il Progetto, con l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione e con l eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti 3. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa 4. Mandati di pagamento quietanzati Determinazione della spesa Costo mensile: costo effettivo annuo lordo/ mesi lavorativi annui (pari ad 12) Costo imputabile al Progetto: mesi persona effettivamente dedicati al Progetto * costo mensile 3

4 B-SPESE GENERALI NOTA: trattasi di costi indirettamente connessi con lo svolgimento del Progetto, non collocabili nelle altre voci di spesa. Sono riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dell ammontare dei costi relativi a tutto il personale (voce A). Non è pertanto necessario che in sede di rendicontazione sia predisposta apposita documentazione per tale voce. Di conseguenza, non è escluso che possano ricadere nell ambito di questa voce anche altri costi, non espressamente previsti, tra cui quelli relativi ad incrementi di costo complessivo del Progetto. C. Attrezzature, strumentazione e prodotti software Software con licenza d uso - a tempo determinato va considerato materiale d uso - a tempo indeterminato è attrezzatura NOTA: IL CONTROLLO SULLE SPESE DEVE ESSERE TOTALE COME DA NOTA MIUR dell 08/04/2014 prot Fattura 2. Mandati di pagamento quietanzati e documenti a supporto della regolarità contabile (DURC, Equitalia, tracciabilità, ecc.) 3. Dichiarazione del Responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo della attrezzatura sul progetto (se diversa dal 100%) 4. Qualora l attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l ente ospitante Determinazione della spesa Il costo è commisurato all importo della fattura: C=(M/T) * F dove M sta per mesi di utilizzo effettivo, T è il tempo di deprezzamento pari a 36 mesi, F è il costo dell attrezzatura indicato in fattura. Nel caso di utilizzo in quota parte il costo (come sopra determinato) è corretto come segue Q=C*P: dove P è la percentuale di utilizzo nel progetto. Ammissibilità del costo per intero Il costo può essere imputato interamente al progetto, ma solo nel caso in cui le attrezzature, al termine del progetto, risultino scientificamente obsolete o non più utilmente utilizzabili in attività di ricerca, o ai fini produttivi. Occorre apposita dichiarazione del responsabile 4

5 dell unità. Per i beni il cui costo unitario non è superiore a Euro 516,46 è consentita la deduzione integrale delle spese di acquisizione (art. 102 comma 5 D.P.R. n. 917 del 22/12/1986 TUIR) D- SERVIZI DI CONSULENZA E SIMILI UTILIZZATI PER L ATTIVITA DI RICERCA (consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche, rimborsi per viaggi e soggiorni per consulenti scientifici, prestazioni di servizi di tipo non scientifico, acquisizioni di brevetti, know how, diritti di licenza, opere edili ed impiantistiche) 1. Contratto/lettera di incarico con l indicazione delle attività da svolgersi, del periodo in cui devono essere svolte 2. Fatture/ricevute compensi 3. Mandati di pagamento quietanzati NOTA: IL CONTROLLO SULLE SPESE DEVE ESSERE TOTALE COME DA NOTA MIUR dell 08/04/2014 prot E- ALTRI COSTI DI ESERCIZIO DIRETTAMENTE IMPUTABILI ALL ATTIVITA DI RICERCA Materie prime, componenti, semilavorati, materiali commerciali, materiali da consumo specifico (es. reagenti), spese per colture ed allevamento (es. ricerche di interesse agrario), strumentazioni utilizzate per la realizzazione di prototipi e/o impianti pilota, spese sostenute per corsi, congressi ecc. 1. Fattura 2. Mandati di pagamento quietanzati 5

6 E- CONVEGNI, STAGES E MISSIONI ALL ESTERO Per le missioni: 1. Lettera di incarico o modulo di autorizzazione missione all estero 2. Nota spese del personale, contenente il dettaglio delle spese sostenute e copie di biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, ecc.. 3. Mandati di pagamento quietanzati 6