Bando ESPRESSIONI di INTERESSE

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1 Bando ESPRESSIONI di INTERESSE Manuale di Istruzioni per l utilizzo dei file excel di rendicontazione PREMESSA La rendicontazione dei progetti a valere sul bando Espressioni di Interesse si sviluppa in 2 fasi. La prima sarà svolta da tutti i partner utilizzando ciascuno un file excel preimpostato e disponibile sul sito internet Finanziamenti On Line. La seconda fase sarà a carico del Capofila che dovrà inserire sulla sezione riservata di Finanziamenti On Line i dati forniti dai singoli partner con i file excel. Per quest ultima fase è a disposizione degli utenti un Manuale di Istruzioni scaricabile nella sezione online Rendicontazione. Il presente documento vuole invece fornire utili istruzioni per l utilizzo e la compilazione dei file excel. Innanzitutto, l iter di rendicontazione dovrebbe seguire questi step: N STEP ATTIVITÀ Il capofila richiede a Finlombarda S.p.A. i file excel e li distribuisce ai partner di progetto Ciascun partner compila il proprio file excel, seguendo le Istruzioni riportate in questo documento Completata la compilazione dei file excel, i partner li consegneranno al Capofila Il Capofila carica i file excel sulla sezione riservata del sito Finanziamenti On Line Il capofila, seguendo il Manuale di Istruzione presente nella sezione Rendicontazione del sito Finanziamenti Online, inserisce nel sistema GEFO tutti i dati presenti sui file excel forniti dai partner ed effettua l invio telematico Il Capofila stampa il file.pdf generato dal software e, dopa averlo timbrato e firmato, lo invia a Finlombarda entro e non oltre 10 giorni dalla data dell invio telematico 1

2 COMPOSIZIONE DEI FILE EXCEL I file excel sono costituiti da 18 fogli: 16 fogli sono relativi alle singole voci di costo; 1 foglio è il riepilogo dei costi ammessi e rendicontati; 1 foglio è per la verifica sullo stato dei pagamenti delle voci di spesa rendicontate. La tab. 1 fornisce informazioni di base sui 18 fogli. Tabella 1 - Informazioni di base sui Fogli excel N Codice/Nome Categoria di Costo Voce di Spesa Da Compilare 1 RI-A.1 Ricerca Industriale Personale Tecnico SI 2 RI-A.2 Ricerca Industriale Personale di Management SI 3 SS-A.1 Sviluppo Sperimentale Personale Tecnico SI 4 SS-A.2 Sviluppo Sperimentale Personale di Management SI 5 RI-B Ricerca Industriale Strumenti e Attrezzature SI 6 SS-B Sviluppo Sperimentale Strumenti e Attrezzature SI 7 RI-C Ricerca Industriale Ricerca Contrattuale, Competenze Tecniche, Brevetti, Consulenze SI 8 SS-C Sviluppo Sperimentale Ricerca Contrattuale, Competenze Tecniche, Brevetti e Consulenze SI 9 D-Spese.Generali Ricerca + Sviluppo Spese Generali SI 10 RI-E Ricerca Industriale Altri costi di esercizio SI 11 SS-E Sviluppo Sperimentale Altri costi di esercizio SI 12 RI-F Ricerca Industriale Studi di Fattibilità SI 13 SS-F Sviluppo Sperimentale Studi di Fattibilità SI 14 RI-G Ricerca Industriale Diritti di proprietà Intellettuale SI 15 SS-G Sviluppo Sperimentale Diritti di proprietà Intellettuale SI 16 H Ricerca + Sviluppo Personale messo a disposizione da Centri di Ricerca o Grandi Imprese SI 17 TOTALE Riepilogo di tutti i costi: ammessi, rendicontati (sia in fase intermedia che in fase finale) NO 18 PAGAMENTI Controllo sullo stato dei pagamenti delle spese rendicontate NO La figura 1 fornisce un anteprima di come si presenta la sequenza dei 16 fogli attivi dei file excel: Figura 1 - Sequenza dei fogli attivi dei file excel predisposti 2

3 FOGLI: Struttura di base Tutti i fogli (ad eccezione del n. 9, 17 e 18) hanno la stessa struttura di base, con alcune differenza legate alla diversa natura dei costi. La struttura di base è molto semplice ed è rappresentata in fig.2 (schermata ridotta al 25%). TITOLO Categoria di Costo e voce di spesa VALIDITÀ di SPESA Date di INIZIO e di FINE di ammissibilità della voce di costo in esame + TERMINE ULTIMO di PAGAMENTO Data entro cui tutte le spese devono essere pagate (quietanzate) SPESE RENDICONTATE (Rendicontazione Intermedia) Sezione di inserimento dei dati di spesa: fatture, fornitori, importi, pagamenti, ecc. SPESE RENDICONTATE (Rendicontazione Finale) Sezione di inserimento dei dati di spesa: fatture, fornitori, importi, pagamenti, ecc. Figura 2 - Struttura di Base dei fogli excel TOTALI Costi rendicontati in fase Intermedia, Finale, Totale e stato dei Pagamenti Il fogli sono protetti. Solo alcune celle posso essere compilate: nella tabella Rendicontazione Intermedia possono essere inseriti dati solo nelle celle di colore AZZURRO; nella tabella Rendicontazione Finale possono essere inseriti dati solo nelle celle di color VERDE CHIARO. Le altre celle assumo automaticamente valori (numeri o date) e non possono essere selezionate dall utente. Inoltre, alcune celle possono assumere soltanto specifici valori per cui all inserimento di dati non ammissibili il file risponde con una segnalazione di errore e non permette forzature. La fig.3 mostra cosa accade quando si vuole inserire un valore non ammissibile. 3

4 Esempio. L utente vuole inserire i seguenti dati. FATTURA - Imponibile: FATTURA - Iva: VALORE (della FATTURA) IMPUTABILE al PROGETTO - Imponibile: L inserimento dei primi due dati non comporta chiaramente alcun problema. Quando poi l utente intente inserire il valore di nella cella VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Imponibile, il software evidenzia un errore in quanto il valore imputabile al progetto non può chiaramente essere superiore al valore della fattura stessa. Figura 3 - Esempio di 'Segnalazione di Errore' di inserimento valore numerico non ammissibile In figura 4 è riportato un altro esempio. In questo caso il controllo è effettuato sull inserimento di una data. Dai dati in alto a sinistra del foglio si evince che il periodo di validità delle spese parte dalla data del 29/12/2009 (INIZIO Validità fatture) e finisce il 01/06/2011 (FINE Validità fatture). In questo caso, rappresentato in fig. 4, il software evidenzia un errore in quanto l utente sta inserendo una fattura con data 20/12/2009, cioè con data precedente alla data di INIZIO Validità fatture. In altre parole il software non permette la registrazione di tale fattura poiché questa non è rendicontabile. 4

5 Figura 4 - Esempio di 'Segnalazione di Errore' di inserimento 'data' non ammissibile FOGLI: Caratteristiche peculiari Come detto sopra, tutti i fogli hanno una struttura di base simile. Sono tuttavia individuabili alcune differenze, dovute alla diversa tipologia di spesa a cui si riferiscono o alla diversa natura dell informazione che forniscono. È possibile identificare 5 gruppi di fogli, come specificato nella tabella seguente (tab.2): N GRUPPO FOGLI APPARTENENTI AL GRUPPO 1 1 1, 2, 3, 4 e e 6 3 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14 e e 18 1 I numeri si riferiscono a quelli riportati nella prima colonna a sinistra della tab.1. 5

6 GRUPPO n.1 Il Gruppo 1 comprende tutti i fogli che riguardano la rendicontazione di costi di Personale. La figura 5 fornisce un anteprima della tabella che i partner dovranno compilare. Si ricorda che, in questo caso, dovranno essere compilate solo le celle di colore AZZURRO. - Cognome e Nome - Qualifica - Ruolo svolto nel progetto - Data di avvio attività (formato gg/mm/aaaa) - Data di fine attività (formato gg/mm/aaaa) - Costo medio orario - Ore lavorate sul progetto Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente il Costo dell addetto rendicontato sul progetto nonché, a fine tabella (vedi fig.6), il Costo totale del personale rendicontato sul progetto. Quest ultimo viene inoltre riportato in calce al foglio (vedi fig.7) sia nella cella RENDICONT. INTERMEDIA sia nella cella RENDICONTAZIONE TOTALE. Inoltre, sempre in calce al foglio viene fornita l informazione relativa alla data della fattura più remota (questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto). Nel Gruppo 1 non sono richieste informazioni relative al pagamento. Figura 5 - GRUPPO 1: Costi di Personale (tabella e calcolo automatico costi singolo addetto) 6

7 Figura 6 - GRUPPO 1: Costi di Personale (calcolo automatico costi totali di personale) Figura 7 - GRUPPO 1: Costi di Personale (riepilogo totali costi rendicontati in fase intermedia, finale e totale). GRUPPO n.2 Il Gruppo 2 comprende tutti i fogli che riguardano la rendicontazione di costi che prevedono l imputazione al progetto delle sole quote di ammortamento. Nel caso del bando Espressioni di Interesse, le uniche voci di costo di questo tipo sono quelle per l acquisto di Strumenti e Attrezzature. La figura 8 fornisce un anteprima della tabella da dover compilare. In questo gruppo (come in tutti gli altri che seguiranno ad eccezione dei Costi Generali) verranno richiesti anche i dati sui pagamenti ed il software effettuerà dei controlli sulle date di ammissibilità dei pagamenti. Per quest ultimo tipo di controllo, il foglio riporta in alto a sinistra un ulteriore data DATA ULTIMA di PAGAMENTO, cioè la data oltre la quale non è più ammesso il pagamento delle fatture e, di conseguenza, la rendicontabilità delle stesse. 7

8 Figura 8 - GRUPPO 2: Costi per Beni ammortizzabili (ammissibilità delle sole quote di ammortamento) 8

9 I dati richiesti sono: - Data fattura (formato gg/mm/aaaa) - N fattura - Fornitore - Descrizione bene - FATTURA - Imponibile - FATTURA - IVA (anche se detraibile) - Anni di ammortamento fiscale Il software calcola automaticamente il valore della Quota di Ammortamento annua (sia per il valore dell imponibile sia per l IVA). - Durata di utilizzo del bene espresso in ANNI (questo valore non può essere superiore al periodo che intercorre tra la data di acquisto del bene e la data di fine progetto) Il software calcola automaticamente il valore del bene imputabile al progetto (sia per il valore dell imponibile sia per l IVA 2 ). - LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Imponibile pagato - LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Iva 3 - Data di pagamento - Modalità di pagamento 4 Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente i totali (cfr. fig.6) sia dei valori imputati al progetto (imponibile e iva) sia dei valori pagati (imponibile e iva). Questi totali verranno inoltre riportati in calce al foglio (cfr. fig.7) sia nella cella RENDICONT. INTERMEDIA sia nella cella RENDICONTAZIONE TOTALE. Inoltre, sempre in calce al foglio verrà fornita l informazione relativa alla data della fattura più remota (questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto). 2 Se il beneficiario ha dichiarato in sede di domanda che il costo da lui sostenuto per l IVA è un costo detraibile, la colonna VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Iva avrà di default un valore pari a zero e non sarà modificabile. 3 Se il beneficiario ha dichiarato in sede di domanda che il costo da lui sostenuto per l IVA è un costo detraibile, il software non permetterà l inserimento del valore dell IVA nella colonna LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Iva Pagata. In questo caso, questa colonna presenterà di default un valore pari a zero. 4 Sono ammesse le sole modalità di pagamento elencate al paragrafo 5.2 delle Linee Guida di Rendicontazione pubblicate sul sito internet di Finlombarda S.p.A.. 9

10 GRUPPO n.3 Il Gruppo 3 comprende tutti i fogli che riguardano la rendicontazione di spese interamente rendicontabili sul progetto. La figura 9 fornisce un anteprima della tabella che i partner dovranno compilare. Figura 9 - GRUPPO 3: Costi per Beni non ammortizzabili (ammissibilità dell intera spesa sostenuta) I dati richiesti sono: - Data fattura (formato gg/mm/aaaa) - N fattura - Consulenza/Società di Servizi/Fornitore - Oggetto della fattura - FATTURA - Imponibile - FATTURA - IVA (anche se detraibile) - VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Imponibile - VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Iva 5 - LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Imponibile pagato - LIQUIDAZIONE PARTE IMPUTATA AL PROGETTO - Iva 6 - Data di pagamento - Modalità di pagamento 7 5 Se il beneficiario ha dichiarato in sede di domanda che il costo da lui sostenuto per l IVA è un costo detraibile, il software non permetterà l inserimento del valore dell IVA nella colonna VALORE IMPUTABILE AL PROGETTO - Iva. In questo caso, questa colonna presenterà di default un valore pari a zero. 6 Cfr nota precedente. 7 Sono ammesse le sole modalità di pagamento elencate al paragrafo 5.2 delle Linee Guida di Rendicontazione pubblicate sul sito internet di Finlombarda S.p.A.. 10

11 Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente i totali (cfr. fig.6) sia dei valori imputati al progetto (imponibile e iva) sia dei valori pagati (imponibile e iva). Questi totali verranno inoltre riportati in calce al foglio (cfr. fig.7) sia nella cella RENDICONT. INTERMEDIA sia nella cella RENDICONTAZIONE TOTALE. Inoltre, sempre in calce al foglio verrà fornita l informazione relativa alla data della fattura più remota (questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto). Una volta inserite le informazioni richieste, il software calcolerà automaticamente i totali (cfr. fig. 6) sia dei valori imputati al progetto (imponibile e iva) sia dei valori pagati (imponibile e iva). Questi totali verranno inoltre riportati in calce al foglio (cfr. fig.7) sia nella cella RENDICONT. INTERMEDIA sia nella cella RENDICONTAZIONE TOTALE. Inoltre, sempre in calce al foglio verrà fornita l informazione relativa alla data della fattura più remota (questa informazione servirà a Finlombarda per la verifica del rispetto dei tempi di avvio del progetto). GRUPPO n.4 Nel Gruppo 4 rientra soltanto il foglio n.9 relativo ai Costi Generali. Poiché le spese generali vengono imputate al progetto in maniera forfetaria, non è richiesto l inserimento di alcuna fattura, ma soltanto del valore imputabile al progetto (celle di colore AZZURRO e celle di color VERDE CHIARO). Figura 10 - GRUPPO 4: Costi Generali Una volta inseriti i dati richiesti, il foglio calcola la percentuale delle Spese Generali sul costo totale del Personale (totale dei fogli n.1, 2, 3 e 4) e ne verifica il rispetto del massimale imposto da bando (15%). A destra delle tabelle è presente una cella che fornisce l esito della verifica. 11

12 Nella fig.11 la verifica risulta positiva - MASSIMALE RISPETTATO - in quanto la percentuale di incidenza dei Costi Generali (pari ad ) sui Costi del Personale (pari ad ) è di 12,4%, cioè inferiore al 15%. Figura 11 - Verifica POSITIVA del rispetto dei massimali delle Spese Generali: MASSIMALE RISPETTATO Di contro, nella fig.12 la verifica risulta negativa - MASSIMALE NON RISPETTATO - in quanto la percentuale di incidenza dei Costi Generali (pari ad ) sui Costi del Personale (pari ad ) è di 16,6%, cioè superiore al 15%. Figura 12 - Verifica NEGATIVA del rispetto dei massimali delle Spese Generali: MASSIMALE NON RISPETTATO 12

13 ATTENZIONE! Un esito negativo di tale verifica non blocca l inserimento del dato, ma lo sforamento sarà comunque tagliato in fase di istruttoria se il massimale del 15% non sarà rispettato a livello di budget totale di progetto. GRUPPO n.5 Nel Gruppo 5 rientrano 2 fogli riepilogativi nei quali non potrà essere inserito alcun dato (i fogli sono interamente bloccati). I due fogli sono: Foglio 17: Riepilogo Rendicontazione (fig.13) Il Foglio (nominato TOTALE ) riporta, per ogni voce di costo, le spese rendicontate in fase intermedia, in fase finale, il totale rendicontato (intermedia + finale) e il totale delle spese ammesse. Le prime tre colonne saranno compilate automaticamente a seguito dell inserimento dei dati negli altri fogli. La quarta colonna (colore grigio) è già compilata e riporta il budget ammesso in fase di istruttoria. Figura 13 - Foglio 17: Riepilogo Rendicontazione 13

14 Foglio 18: Controllo Pagamenti (fig.14) Il Foglio (nominato PAGAMENTI ) riporta, per ogni categoria costo, il totale delle spese imputate al progetto (imponibile + iva, se indetraibile), il totale dei pagamenti dichiarati e l eventuale non pagato (scoperto). Figura 14 - Foglio 17: Controllo Pagamenti 14